Réponse rapide : un logiciel de base de données clients donne à chaque client une fiche unique, partagée et à jour, à laquelle plusieurs personnes peuvent se fier en même temps. Avant de comparer des outils, décidez quoi stocker (huit groupes de champs suffisent à la plupart des entreprises), quoi exclure et comment traiter les doublons et le consentement. Choisissez ensuite selon la taille de l'équipe et l'endroit où vos échanges avec les clients ont vraiment lieu.
À retenir (octobre 2026)
- Les offres gratuites existent mais sont serrées : le CRM gratuit de HubSpot couvre 2 utilisateurs et 1 000 contacts, l'offre gratuite de Zoho Bigin 1 utilisateur et 500 fiches, et l'offre Free d'Airtable 1 000 enregistrements par base.
- Pour une équipe de cinq en facturation annuelle, les prix catalogue vont d'environ 35 dollars par mois (Bigin Express à 7 dollars par utilisateur) à environ 100 dollars par mois (HubSpot Sales Hub Starter ou Airtable Team à 20 dollars par siège).
- monday CRM démarre à 12 dollars par siège en annuel avec 3 sièges minimum ; Less Annoying CRM coûte 15 dollars par utilisateur sur une seule offre, avec 30 jours d'essai.
- Selon le RGPD, une demande d'accès, de rectification ou d'effacement doit en principe recevoir une réponse dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les cas complexes.
- Huit groupes de champs (identité, coordonnées, consentement, source, étape, historique, valeur, étiquettes) suffisent à la plupart des petites entreprises ; chaque champ en plus demande quelqu'un pour le tenir à jour.
Qu'est-ce qu'un logiciel de base de données clients, et en quoi diffère-t-il d'un CRM ?
Un logiciel de base de données clients conserve une fiche par client que toute l'équipe lit et modifie : identité, coordonnées, consentement, source, étape et historique. Un CRM, c'est cette même base plus le travail autour : affaires, tâches, rappels et automatisations. Dans une petite entreprise, les deux arrivent en général dans le même outil, et la partie base de données décide si le reste fonctionne.
La distinction compte au moment d'acheter. Airtable est une base que vous transformez en CRM en construisant tables et vues. Pipedrive est d'abord un pipeline, où les contacts dépendent des affaires. HubSpot, Zoho et Zoye fournissent des contacts, des sociétés et des affaires déjà reliés.
Quel que soit votre choix, c'est la fiche qui fait le résultat. Une fiche périmée, sans consentement ou éclatée en trois doublons fait échouer chaque relance : c'est pourquoi ce guide traite des champs et de l'hygiène avant les outils. Pour les relances, le service et le suivi de compte, voyez notre guide du logiciel de gestion clients ; ici, on reste sur les données.
Quand un tableur cesse-t-il de suffire comme base de données clients ?
Un tableur cesse de suffire quand plus d'une personne doit le modifier dans la journée, quand les informations clients arrivent par plusieurs canaux, ou quand quelqu'un vous demande de montrer ou d'effacer tout ce que vous détenez sur lui. Chacun de ces cas transforme un fichier bien rangé en source de versions contradictoires.
Un tableur partagé est un bon point de départ, et notre modèle de CRM Excel en propose un qui fonctionne.
Trois tests pratiques indiquent qu'il est temps de passer à autre chose :
- Le test de l'édition simultanée. Deux personnes modifient le même client dans la semaine et une modification se perd, ou quelqu'un travaille sur une copie téléchargée. Une base journalise les changements par champ ; un tableur, rarement.
- Le test des canaux. Les clients vous contactent par formulaire, Instagram, WhatsApp et e-mail. Si chaque demande est ressaisie à la main, le fichier a un jour de retard sur la messagerie et ce sont les prospects les plus récents qui manquent.
- Le test de la demande. Un client demande ce que vous savez de lui, ou à être effacé. Dans un tableur, il peut figurer dans quatre onglets et deux vieux exports ; dans une base, vous ouvrez une seule fiche.
Aucun de ces tests ne dépend de la taille : 300 clients peuvent échouer aux trois, tandis qu'un indépendant avec 3 000 lignes peut tenir encore un an.
Que doit contenir une base de données clients ?
Une base de données clients doit contenir ce qu'il faut pour identifier un client, le contacter légalement, savoir d'où il vient, voir où il en est et connaître sa valeur. Concrètement, huit groupes de champs. Chaque champ doit répondre à une question que quelqu'un dans l'équipe pose au moins une fois par mois ; sinon, il se périme.
| Groupe de champs | Champs types | La question à laquelle il répond | Qui le tient à jour |
|---|---|---|---|
| Identité | Nom complet, société, fonction, identifiant unique | Qui est-ce exactement, et est-ce la même personne que sur cette autre fiche ? | La personne qui crée la fiche |
| Coordonnées | E-mail, mobile au format international, canal préféré, langue | Comment le joindre de la façon qu'il préfère ? | Mis à jour à chaque nouveau message ou formulaire |
| Consentement | Oui ou non au marketing par canal, date, mode de recueil, date de désinscription | Peut-on lui envoyer des offres, et peut-on le prouver ? | Fixé à la collecte, modifié seulement par une action du client |
| Source | Première source (formulaire, publicité, recommandation, passage, import), campagne si connue | Quels canaux amènent des clients qui achètent vraiment ? | Fixée une fois à la collecte, jamais écrasée |
| Étape | Prospect, qualifié, client, ancien client, perdu avec un motif | Où en est la relation aujourd'hui ? | Le responsable de la fiche |
| Historique | Messages, appels, rendez-vous, notes, fichiers, tous datés | Quand avons-nous parlé pour la dernière fois, et qu'a-t-on promis ? | Enregistré au fil de l'eau, idéalement automatiquement |
| Valeur | Affaires gagnées, total dépensé, devis ouverts, factures impayées | Qui compte le plus, et qui nous doit de l'argent ? | Relié aux affaires et factures, jamais saisi |
| Étiquettes | Liste courte et contrôlée : intérêt produit, segment, langue | Qui doit recevoir cette information ou cette offre ? | Le responsable, à partir d'une liste fixe |
Quelques remarques pour que cela tienne :
L'identité a besoin d'une clé. Les noms se répètent et les e-mails changent : laissez le logiciel attribuer un identifiant et servez-vous de l'e-mail et du téléphone seulement pour rapprocher les fiches.
Les numéros vont au format international. Le signe plus, l'indicatif pays et le numéro sans espaces rendent les doublons visibles ; un numéro saisi de trois façons ressemble à trois personnes.
La première source s'écrit une seule fois. Si chaque nouveau formulaire l'écrase, vous perdez l'information qui dit quel marketing fonctionne.
La valeur se calcule, elle ne se saisit pas. Un « total dépensé » tenu à la main est faux au bout d'un mois ; reliez-le aux affaires et aux factures.
Les étiquettes viennent d'une liste courte. Le texte libre devient « VIP », « vip » et « V.I.P. » en quelques semaines. Mettez-vous d'accord sur dix à quinze étiquettes et sur le sens de chacune.
Que ne faut-il pas stocker dans une base de données clients ?
Ne stockez rien que vous auriez du mal à justifier si le client demandait pourquoi vous l'avez. Cela exclut les numéros de carte bancaire, les mots de passe, les copies de pièces d'identité, les données de santé ou autres données sensibles dont vous n'avez pas strictement besoin, et les opinions personnelles sur le client. Stocker moins, c'est protéger et tenir à jour plus facilement.
Une liste d'exclusion pratique pour une petite entreprise :
- Numéros de carte et identifiants bancaires. Votre prestataire de paiement détient les données de carte ; la base a besoin du statut du paiement et de la facture.
- Mots de passe et codes d'accès. Jamais dans une note ou une pièce jointe ; utilisez un gestionnaire de mots de passe.
- Copies de pièces d'identité. Si une règle impose une vérification d'identité, notez qu'elle a eu lieu et quand, et ne gardez une copie que là où la règle l'exige.
- Données sensibles inutilisées. Santé, religion et catégories similaires sont soumises à des règles plus strictes dans beaucoup de pays. Si un service en a vraiment besoin, limitez qui peut les voir.
- Opinions. « Client difficile » pourra un jour être lu par ce client via une demande d'accès. Notez des faits : « a demandé une remise sur 3 devis ».
- Fils d'e-mails collés. Synchronisez ou reliez la conversation ; les copies collées vieillissent.
- Données gardées au cas où. Si aucun processus n'utilise un champ, supprimez-le.
Les anciennes fiches ont aussi besoin d'une règle : décidez combien de temps vous gardez les anciens clients et les prospects perdus, par exemple deux ou trois ans après le dernier contact sauf si votre pays ou votre secteur impose autre chose, puis archivez ou supprimez selon ce calendrier.
Comment garder une base de données clients propre ?
On garde une base propre avec quatre habitudes : une règle unique pour les doublons, des listes fixes au lieu de texte libre, un responsable par fiche et une courte revue mensuelle. On y ajoute un consentement prouvable et un moyen de répondre vite aux demandes d'accès et d'effacement. Des données propres sont une routine, pas un projet ponctuel.
Les doublons
Les doublons viennent d'une même personne qui écrit sur deux canaux, d'un import lancé deux fois ou d'un e-mail mal tapé. Appliquez partout le même ordre de rapprochement, imports compris :
- Même adresse e-mail, sans tenir compte des majuscules : même personne.
- Même numéro de mobile au format international : même personne.
- Même nom complet et même société : probablement la même personne, à vérifier avant de fusionner.
En fusionnant, gardez la première source la plus ancienne et réunissez les historiques. Repérer un doublon à la saisie coûte bien moins qu'un grand ménage trimestriel.
Listes fixes et champs obligatoires
Étape, source, responsable et étiquettes doivent être des listes déroulantes. N'exigez à la création que le nom, un moyen de contact, la source et le responsable ; exiger douze champs ne produit que des « n/a » tapés pour passer le formulaire.
Responsable et revue mensuelle
Chaque fiche a un responsable nommé. Une fois par mois, il consacre vingt minutes aux fiches sans étape, aux prospects sans contact depuis 30 jours, aux doublons signalés et aux e-mails revenus en erreur, puis corrige, fusionne ou archive.
Un consentement que l'on peut prouver
Pour chaque canal marketing (e-mail, SMS, WhatsApp), enregistrez si la personne a accepté, quand et comment : case cochée sur un formulaire, réponse dans une conversation, document signé. Une désinscription l'emporte sur tout et doit bloquer l'envoi dans chaque outil relié à la base. Les contacts importés ne reçoivent aucun marketing tant que leur accord n'est pas connu.
Les demandes liées aux droits, en termes généraux
Beaucoup de lois sur la vie privée donnent aux personnes des droits sur leurs données. Dans le RGPD, les articles 15 à 21 couvrent l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation, la portabilité et l'opposition, et l'article 12 prévoit qu'une demande reçoit en principe une réponse dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois quand les demandes sont complexes ou nombreuses. D'autres pays ont leurs propres règles et délais.
Votre base doit rendre trois choses rapides : retrouver tout ce qui concerne une personne, l'exporter sous une forme lisible, et l'effacer ou l'anonymiser en gardant ce que la loi impose de conserver, comme les factures. Ceci est une information générale, pas un conseil juridique.
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Voir comment ca marcheLes 8 meilleurs logiciels de base de données clients en 2026
Les huit outils ci-dessous vont d'une AI Business Operator qui tient les fiches à jour à partir des conversations jusqu'à des suites, un CRM orienté pipeline, une base flexible et deux CRM simples facturés par utilisateur. Les prix viennent de la page de chaque éditeur, en octobre 2026.
1. Zoye - pour les équipes dont les fiches clients doivent se mettre à jour à partir des conversations
Zoye n'est pas une base vierge que l'on conçoit de zéro, ni un outil d'e-mailing de masse. Si vous voulez modéliser n'importe quelle structure avec des tables liées et des formules, Airtable, plus bas, est plus souple.
Zoye est une AI Business Operator. Les contacts sont dans le même espace de travail que les affaires, les tâches, l'agenda, les documents, les factures, les rapports, les automatisations, le suivi des e-mails et l'AI Notetaker, chaque fiche reliée aux autres, et l'IA travaille dans l'entreprise sur l'ensemble. Pour une base de données clients, la fiche cesse d'être un formulaire que quelqu'un doit penser à remplir. Les prospects issus des formulaires publicitaires Facebook et Instagram, des commentaires, des messages privés et des formulaires du site deviennent des contacts avec leur source enregistrée. Une personne qui commente de nouveau est rapprochée du contact qu'elle est déjà, au lieu de devenir une deuxième fiche.
Chaque contact porte tout son historique (messages, fichiers, tâches, rendez-vous, affaires) sur une seule fiche. Vous définissez vos propres champs et étapes, et l'assistante ajoute un champ ou filtre une liste quand vous le demandez, dans l'application, sur WhatsApp, par message vocal, dans Slack ou dans Claude. Les imports ne créent pas de doublons. Le consentement est un fait donné par le client : l'assistante ne peut jamais cocher le consentement à votre place, et les contacts importés d'un tableur ne reçoivent jamais de message automatique. L'AI Notetaker transforme les engagements pris en réunion et les informations corrigées en mises à jour de fiche que vous validez.
Zoye mène les conversations WhatsApp avec vos prospects sur la plateforme officielle WhatsApp Business, et Chats réunit les messages et commentaires Instagram et Facebook avec ces conversations WhatsApp, chacun enregistré sur le contact. La connexion de votre propre numéro WhatsApp professionnel arrive bientôt.
Le tableau de bord lit directement les fiches clients : nouveaux contacts par source, affaires ouvertes par étape et relances prévues aujourd'hui.
Limites : les imports Jira, Notion et ClickUp arrivent bientôt (Trello, Monday.com et les tableurs fonctionnent aujourd'hui) ; la connexion de votre propre numéro WhatsApp professionnel arrive bientôt ; Zoye n'est ni un logiciel de comptabilité ni un outil de tickets d'assistance.
Tarifs (en octobre 2026) : la facturation se fait par espace de travail, pas par siège. L'offre d'entrée, Almost Free, coûte 5 dollars par mois ou 4 dollars en annuel, pour un seul membre, avec les outils de base, 15 prompts IA par mois et les intégrations Google ; les automatisations n'en font pas partie. Starter coûte 29 dollars par mois (23 en annuel) pour 5 membres, Growth 59 dollars (47) pour 10, Scale 119 dollars (95) pour 30, et Customize se fait sur devis. La page des tarifs détaille le contenu de chaque offre.
Idéal pour : les petites équipes dont les clients arrivent par WhatsApp, Instagram, Facebook et formulaires, et qui veulent une base à jour sans ressaisie.
2. HubSpot - la base de contacts gratuite qui devient une suite
Le CRM gratuit de HubSpot est la première étape la plus courante pour quitter le tableur, avec contacts, sociétés, affaires et suivi des e-mails. Le piège arrive avec la croissance : éditions payantes par siège et saut brutal vers Professional.
Tarifs (en octobre 2026) : le CRM gratuit couvre jusqu'à 2 utilisateurs et 1 000 contacts. Sales Hub Starter démarre à 20 dollars par siège et par mois (environ 7 dollars sur certaines offres). Professional coûte 100 dollars par siège en mensuel ou 90 dollars avec engagement annuel, plus des frais d'intégration obligatoires de 1 500 dollars. Notre comparatif HubSpot vs Zoho va plus loin.
Idéal pour : les équipes qui comptent ajouter plus tard les outils marketing de HubSpot.
3. Zoho CRM et Zoho Bigin - le duo économique
Zoho vend ici deux produits. Bigin est un CRM simple à pipeline pour petites équipes, avec une limite de fiches par offre. Zoho CRM est la suite complète, très paramétrable. Les deux sont bon marché par utilisateur ; le vrai coût, c'est le temps de configuration.
Tarifs (en octobre 2026) : Bigin est gratuit pour 1 utilisateur et 500 fiches ; Express coûte 7 dollars par utilisateur et par mois en annuel (9 en mensuel) avec 50 000 fiches, Premier 12 dollars (15) avec 100 000, et Bigin 360 18 dollars (21) avec 1 million. Zoho CRM propose une édition gratuite jusqu'à 3 utilisateurs, puis Standard à 14 dollars et Professional à 23 dollars par utilisateur en annuel (20 et 35 en mensuel), selon la grille tarifaire américaine de Zoho.
Idéal pour : les équipes au budget serré prêtes à investir quelques jours dans le paramétrage.
4. Pipedrive - le CRM centré sur le pipeline
Pipedrive organise tout autour d'affaires qui avancent d'étape en étape, et le fait très bien. La base de contacts est solide mais secondaire : elle sert le pipeline. La synchronisation complète des e-mails, les automatisations et les séquences commencent au-dessus de l'offre d'entrée.
Tarifs (en octobre 2026) : Lite 14 dollars, Growth 39, Premium 59 et Ultimate 79 dollars par siège et par mois en annuel, ou 24, 49, 79 et 99 dollars en mensuel. La page tarifs de Pipedrive bloque la lecture automatisée : vérifiez-y les chiffres actuels. Nos alternatives à Pipedrive expliquent qui finit par le quitter.
Idéal pour : les équipes commerciales dont la question principale est « quelles affaires signent ce mois-ci ? ».
5. monday CRM - pour les équipes déjà sur monday.com
monday CRM place contacts et affaires sur les mêmes tableaux que les équipes monday.com utilisent pour leurs projets, avec des vues et automatisations familières. Les offres plafonnent les contacts et affaires actifs, et le minimum de sièges convient mal à un indépendant.
Tarifs (en octobre 2026) : Basic 12 dollars, Standard 17 et Pro 28 dollars par siège et par mois en annuel (18, 25 et 41 en mensuel), avec 3 sièges minimum et 14 jours d'essai. Les offres autorisent respectivement 1 000, 10 000 et 100 000 contacts et affaires actifs. Notre guide des alternatives à monday.com couvre la plateforme dans son ensemble.
Idéal pour : les équipes qui gèrent déjà leur travail dans monday.com.
6. Airtable - la base flexible que vous façonnez
Airtable est une vraie base relationnelle avec un visage de tableur. Vous modélisez clients, commandes ou tout le reste exactement comme vous le voulez, avec des enregistrements liés et de nombreuses vues. La contrepartie : vous êtes l'architecte, donc la gestion des doublons, la logique de consentement et les rappels sont à construire.
Tarifs (en octobre 2026) : Free avec 1 000 enregistrements par base, Team à 20 dollars par siège et par mois en annuel avec 50 000 enregistrements par base, Business à 45 dollars avec 125 000, et Enterprise Scale sur devis, d'après la page tarifs et la présentation des offres d'Airtable. Nos alternatives à Airtable expliquent quand les équipes passent à autre chose.
Idéal pour : les équipes aux données atypiques avec quelqu'un qui aime construire.
7. Capsule - un gestionnaire de contacts soigné aux plafonds clairs
Capsule se concentre sur les contacts, les sociétés et un pipeline de vente, avec une interface sobre et des offres définies par le nombre de contacts. Il convient aux petites équipes qui veulent un carnet d'adresses ordonné avec historique plutôt qu'une grande suite.
Tarifs (en octobre 2026) : une offre gratuite pour 2 utilisateurs, 250 contacts et 1 pipeline. Les offres payantes sont Starter (30 000 contacts), Growth (60 000), Advanced (120 000) et Ultimate. La page tarifs de Capsule charge les prix par utilisateur selon la devise dans le navigateur et nous n'avons pas pu les lire de façon fiable : vérifiez-les sur la page avant de budgéter.
Idéal pour : les petites équipes qui veulent un gestionnaire de contacts propre et un pipeline simple.
8. Less Annoying CRM - une offre, un prix
Less Annoying CRM reste volontairement simple : contacts, notes, tâches, agenda et pipelines, support inclus et un prix unique pour tous. Il propose moins d'automatisations et d'intégrations que les suites ci-dessus.
Tarifs (en octobre 2026) : 15 dollars par utilisateur et par mois hors taxes, avec contacts illimités (sa FAQ conseille de rester sous environ 50 000 à titre indicatif), 25 Go de stockage par utilisateur et 30 jours d'essai sans carte.
Idéal pour : les dirigeants qui veulent un CRM sans surprise et n'ont pas besoin d'automatisation avancée.
Comparatif des logiciels de base de données clients
Le tableau met les huit côte à côte sur les questions qui comptent pour une base : prix d'entrée, offre gratuite, limites de fiches ou de contacts et façon dont la facture grandit. Prix catalogue en facturation annuelle sauf mention contraire, hors taxes, en octobre 2026, relevés sur la page de chaque éditeur.
| Outil | Premier prix payant | Offre gratuite | Limites de fiches ou contacts | La facture grandit avec | 5 personnes, annuel |
|---|---|---|---|---|---|
| Zoye | 5 $/mois pour 1 membre ; 29 $/mois jusqu'à 5 | Non | Stockage selon l'offre (1 Go à 25 Go) | L'offre, pas les sièges | 23 $/mois (Starter) |
| HubSpot | Dès 20 $/siège (Starter) | 2 utilisateurs, 1 000 contacts | Limites par édition | Sièges, sauts d'édition | Environ 100 $/mois |
| Zoho Bigin | 7 $/utilisateur (Express) | 1 utilisateur, 500 fiches | 50 000 à 1 million de fiches | Sièges, fiches | Environ 35 $/mois |
| Zoho CRM | 14 $/utilisateur (Standard) | Jusqu'à 3 utilisateurs | Limites par édition | Sièges, édition | Environ 70 $/mois |
| Pipedrive | 14 $/siège (Lite) | Non | Limites par offre | Sièges, modules | Environ 70 $/mois |
| monday CRM | 12 $/siège (Basic), 3 sièges minimum | Non | 1 000 à 100 000 contacts et affaires actifs | Sièges, contacts | Environ 60 $/mois |
| Airtable | 20 $/siège (Team) | 1 000 enregistrements par base | 50 000 à 125 000 par base | Sièges, enregistrements | Environ 100 $/mois |
| Capsule | Affiché selon la devise | 2 utilisateurs, 250 contacts | 30 000 à 120 000 contacts | Sièges, contacts | Voir la page |
| Less Annoying CRM | 15 $/utilisateur | Non (essai 30 jours) | Illimité (environ 50 000 conseillés) | Sièges | 75 $/mois |
Presque tous les outils facturent par siège, donc la dernière colonne double quand l'équipe double, et les offres gratuites sont plafonnées sur les fiches, justement ce qui grossit dans une base. Budgétez l'offre dont vous aurez besoin dans un an.
Decouvrez ce que Zoye peut faire pour vous
CRM, affaires, tâches et vos automatisations Instagram, Facebook et WhatsApp dans un seul espace de travail. Demandez simplement à Zoye, elle s'occupe de tout mettre en place.
Explorer les fonctionnalitésComment créer une base de données clients en 7 étapes
On crée une base de données clients en fixant les questions auxquelles elle doit répondre, en choisissant les champs et listes en conséquence, en nettoyant les données existantes, en important un lot test, puis en démarrant avec des responsables clairs et une revue mensuelle. Une petite entreprise y arrive en deux ou trois jours de travail, surtout consacrés au nettoyage.
- Écrivez cinq questions, par exemple : qui n'a pas eu de nouvelles depuis 30 jours, quelle source a amené les clients du dernier trimestre, qui peut recevoir la newsletter, quels devis sont ouverts, qui nous doit de l'argent. Chaque champ doit en servir une.
- Choisissez les champs parmi les huit groupes et retirez tout ce qu'aucune question n'utilise.
- Figez les listes : cinq ou six étapes avec des règles d'entrée claires, les sources, les étiquettes, et qui a le droit de les modifier.
- Rassemblez et nettoyez. Récupérez toutes vos listes, uniformisez les numéros, passez les e-mails en minuscules, fusionnez les doublons et signalez les consentements inconnus.
- Importez un lot test d'environ 20 lignes délicates (deux personnes d'une même société, un e-mail manquant, une longue note) et vérifiez chaque champ.
- Importez le reste et rapprochez le nombre de lignes, puis contrôlez dix fiches au hasard face à la source.
- Démarrez avec des règles : responsable et source sur chaque nouveau contact, première revue mensuelle planifiée, ancien tableur en lecture seule.
La dernière étape est celle que l'on saute : un tableur laissé modifiable « pour l'instant » vous donne pendant des mois deux bases à moitié vraies.
Comment migrer vos données clients sans perdre de fiches
Migrer des données clients en sécurité, c'est tout exporter, faire correspondre chaque colonne à un champ, tester sur un petit lot, importer le reste, vérifier les comptes et seulement ensuite geler l'ancien outil. Dans Zoye, tableurs, tableaux Trello et tableaux Monday.com s'importent aujourd'hui, et l'assistante extrait des fiches d'un CSV, d'un PDF ou d'une capture d'écran.
Exportez tout. Enregistrez chaque onglet, ou exportez séparément contacts, sociétés, affaires et notes, ainsi que les pièces jointes à conserver. Vérifiez que les champs personnalisés et les dates d'activité sont inclus ; certains exports par défaut laissent l'historique de côté.
Faites la correspondance avant d'importer. Dressez une liste à deux colonnes : ancienne colonne, nouveau champ. Ce qui n'a pas de place, comme une date de consentement ou un motif de perte, devient un champ personnalisé au lieu d'être abandonné. Dans Zoye, vous pouvez demander à l'assistante d'ajouter le champ avant l'import.
Prenez le bon chemin pour chaque source.
- Un tableur ou un CSV : importez-le directement ; les imports de Zoye ne créent pas de doublons.
- Des tableaux Trello ou Monday.com : importez-les directement dans Zoye, où ils deviennent tâches et pipelines.
- Un PDF, une liste imprimée ou une capture d'écran : envoyez-les à l'assistante, qui extrait les fiches et les classe pour que vous les vérifiiez.
- Jira, Notion ou ClickUp : les imports directs arrivent bientôt ; d'ici là, exportez d'abord en CSV.
Respectez le consentement pendant la migration. Emportez les champs de consentement avec les données. Zoye n'envoie jamais de message automatique aux contacts importés d'un tableur, ce qui vous évite d'adresser une campagne à des personnes qui n'ont jamais accepté de la recevoir.
Gelez, puis supprimez. Laissez l'ancien outil en lecture seule pendant un mois, puis supprimez les anciennes copies pour que les données personnelles ne vivent pas à deux endroits.
Prêt à déléguer les tâches répétitives ?
Zoye réunit CRM par IA, gestion des tâches et automatisation dans un seul espace de travail.
CommencerQuel logiciel de base de données clients choisir ?
Choisissez selon la taille de l'équipe, le canal par lequel les clients vous contactent et le temps de paramétrage que vous acceptez. Un indépendant avec une liste simple peut rester un temps sur une offre gratuite ; une équipe qui grandit a besoin d'historique par fiche, de responsables et du consentement au même endroit ; une équipe qui vend par messagerie a besoin de fiches qui se mettent à jour depuis ces conversations.
- Indépendant, moins de 500 clients, petit budget : l'offre gratuite de Bigin ou le CRM gratuit de HubSpot, jusqu'à ce que la limite de fiches ou d'utilisateurs se fasse sentir.
- Un prix simple par personne et peu de paramétrage : Less Annoying CRM à 15 dollars par utilisateur.
- Un coût par siège bas et l'envie de configurer : Zoho CRM ou Bigin.
- Le pipeline avant tout : Pipedrive.
- Déjà sur monday.com : monday CRM, en tenant compte des 3 sièges minimum.
- Des données atypiques et un bâtisseur dans l'équipe : Airtable.
- Un carnet d'adresses ordonné avec pipeline : Capsule.
- Des clients qui arrivent par WhatsApp, Instagram, Facebook et formulaires, et des fiches qui doivent rester à jour depuis ces échanges : Zoye Growth à 59 dollars par mois (47 en annuel) pour 10 membres maximum, la formule qui inclut les automatisations WhatsApp et Meta.
Quel que soit votre choix, la base ne vaut que par les habitudes qui l'entourent. Fixez les champs, verrouillez les listes, donnez un responsable à chaque fiche et tenez la revue mensuelle. Si vos clients vous parlent déjà par messagerie, réservez une démo de Zoye et apportez un extrait de votre liste actuelle pour tester l'import.
