Ügyféladatbázis szoftver: 8 eszköz, mezőtérkép és átállás (2026)

Röviden: az ügyféladatbázis szoftver minden ügyfélnek egyetlen közös, naprakész kartont ad, amelyben egyszerre többen is megbízhatnak. Mielőtt eszközöket hasonlítana össze, döntse el, mit tárol (nyolc mezőcsoport a legtöbb cégnek elég), mit hagy ki, és hogyan kezeli a duplikációkat és a hozzájárulásokat. Ezután a csapat mérete és aszerint válasszon, hogy valójában hol beszélget az ügyfeleivel.

A lényeg (2026. október)

• Az ingyenes csomagok valódiak, de szűkösek: a HubSpot ingyenes CRM-je 2 felhasználót és 1000 kontaktot fed le, a Zoho Bigin ingyenes csomagja 1 felhasználót és 500 rekordot, az Airtable Free csomagja pedig bázisonként 1000 rekordot.
• Ötfős csapatnál éves számlázással a listaárak nagyjából havi 35 dollártól (Bigin Express, felhasználónként 7 dollár) nagyjából havi 100 dollárig (HubSpot Sales Hub Starter vagy Airtable Team, helyenként 20 dollár) terjednek.
• A monday CRM éves számlázással helyenként 12 dollártól indul, legalább 3 hellyel; a Less Annoying CRM egyetlen csomagban felhasználónként 15 dollár, 30 napos próbaidővel.
• Az EU GDPR szerint a személyes adatok megtekintésére, helyesbítésére vagy törlésére irányuló kérelemre általában egy hónapon belül kell válaszolni, ami összetett esetben további két hónappal meghosszabbítható.
• Nyolc mezőcsoport (azonosság, elérhetőség, hozzájárulás, forrás, szakasz, előzmények, érték, címkék) a legtöbb kisvállalkozásnak elég; minden további mezőhöz kell valaki, aki frissen tartja.

Mi az ügyféladatbázis szoftver, és miben különbözik a CRM-től?

Az ügyféladatbázis szoftver ügyfelenként egy kartont tárol, amelyet az egész csapat olvas és szerkeszt: azonosság, elérhetőség, hozzájárulás, forrás, szakasz és előzmények. A CRM ugyanez az adatbázis, kiegészítve a körülötte zajló munkával: üzletek, feladatok, emlékeztetők és automatizálások. Kisvállalkozásnál a kettő általában egy eszközben érkezik, és az adatbázis része dönti el, működik-e a többi.

A különbség vásárláskor számít. Az Airtable olyan adatbázis, amelyből táblák és nézetek építésével lesz CRM. A Pipedrive elsősorban értékesítési tölcsér, amelyben a kontaktok az üzletekhez kapcsolódnak. A HubSpot, a Zoho és a Zoye eleve összekapcsolt kontaktokat, cégeket és üzleteket ad.

Bármit választ is, a karton dönti el az eredményt. Az elavult, hozzájárulás nélküli vagy három duplikációra szétesett karton minden utánkövetést elront, ezért ez az útmutató előbb a mezőkkel és a rendtartással foglalkozik, csak utána az eszközökkel. Az utánkövetésről, a szolgáltatásról és az ügyfélkapcsolatok kezeléséről az ügyfélkezelő szoftverekről szóló útmutatónk szól; itt az adatoknál maradunk.

Mikor nem elég többé egy táblázat ügyféladatbázisnak?

A táblázat akkor nem elég, amikor napközben többen is módosítanák, amikor az ügyféladatok több csatornán érkeznek, vagy amikor valaki azt kéri, hogy mutassa meg vagy törölje mindazt, amit róla tárol. Ezek bármelyike a rendezett fájlból egymásnak ellentmondó változatok forrását csinálja.

Egy közös táblázat jó kezdet, és a CRM Excel-sablonunk be is mutat egy működő változatot.

Három gyakorlati teszt jelzi, hogy ideje váltani:

1. Az egyidejű szerkesztés tesztje. Ketten ugyanazon a héten módosítják ugyanazt az ügyfelet, és az egyik változtatás elvész, vagy valaki letöltött másolatból dolgozik. Az adatbázis mezőnként naplózza a változásokat, a táblázat többnyire nem.
2. A csatornák tesztje. Az ügyfelek űrlapon, Instagramon, WhatsAppon és e-mailben keresik. Ha mindegyiket kézzel kell begépelni, a táblázat egy nappal a beérkező üzenetek mögött jár, és épp a legfrissebb érdeklődők hiányoznak.
3. A kérelem tesztje. Egy ügyfél megkérdezi, mit tárol róla, vagy a törlését kéri. Táblázatban négy munkalapon és két régi exportban is szerepelhet; adatbázisban egyetlen kartont nyit meg.

Egyik teszt sem a méretről szól: 300 ügyfél is elbukhat mindhármon, míg egy egyéni vállalkozó 3000 sorral még egy évig elboldogulhat.

Mit érdemes tárolni az ügyféladatbázisban?

Az ügyféladatbázisban azt kell tárolni, ami ahhoz kell, hogy azonosítsa az ügyfelet, jogszerűen elérje, tudja, honnan jött, lássa, hol tart, és ismerje az értékét. A gyakorlatban ez nyolc mezőcsoport. Minden mezőnek olyan kérdésre kell válaszolnia, amelyet a csapatból valaki legalább havonta feltesz; amire senki nem kíváncsi, az a mező elavul.

Néhány megjegyzés, hogy ez működjön:

Az azonossághoz kulcs kell. A nevek ismétlődnek, az e-mail-címek változnak, ezért az azonosítót a szoftver adja, az e-mail és a telefon pedig csak az egyeztetést szolgálja.

A telefonszám nemzetközi formátumban szerepel. Plusz jel, országkód és szám szóköz nélkül: így látszanak a duplikációk, míg háromféleképp mentett szám három embernek tűnik.

Az első forrást egyszer írják be. Ha minden új űrlap felülírja, elvész az az adat, amely megmutatja, melyik marketing működik.

Az érték számított, nem begépelt. A kézzel vezetett „teljes költés” egy hónap alatt téves lesz; kösse üzletekhez és számlákhoz.

A címkék rövid listából jönnek. A szabad szövegből hetek alatt „VIP”, „vip” és „V.I.P.” lesz. Állapodjanak meg tíz-tizenöt címkében és mindegyik jelentésében.

Mit ne tároljon az ügyféladatbázisban?

Ne tároljon semmit, amit nehéz volna megindokolni, ha az ügyfél megkérdezi, miért van meg önöknél. Ez kizárja a bankkártyaszámokat, jelszavakat, igazolványmásolatokat, a nem feltétlenül szükséges egészségügyi vagy más érzékeny adatokat, és az ügyfélről alkotott személyes véleményt. Ha kevesebbet tárol, azt könnyebb védeni és pontosan tartani.

Gyakorlati kizárási lista kisvállalkozásnak:

• Kártyaszámok és banki belépési adatok. A kártyaadatokat a fizetési szolgáltató tartja; az adatbázisnak a fizetés állapota és a számla kell.
• Jelszavak és hozzáférési kódok. Soha jegyzetben vagy mellékletben; használjon jelszókezelőt.
• Igazolványmásolatok. Ha szabály írja elő a személyazonosság ellenőrzését, rögzítse, hogy megtörtént és mikor, másolatot pedig csak ott tartson, ahol a szabály megköveteli.
• Nem használt érzékeny adatok. Az egészségre, vallásra és hasonló kategóriákra sok helyen szigorúbb szabályok vonatkoznak. Ha egy szolgáltatáshoz tényleg kell valamelyik, korlátozza, ki látja.
• Vélemények. A „nehéz ügyfél” bejegyzést egyszer maga az ügyfél is elolvashatja egy hozzáférési kérelem nyomán. Tényeket írjon: „3 ajánlatnál kért kedvezményt”.
• Bemásolt e-mail-láncok. Szinkronizálja vagy kapcsolja hozzá a beszélgetést; a bemásolt példány elavul.
• Csak a biztonság kedvéért tartott adatok. Ha egyetlen folyamat sem használ egy mezőt, törölje.

A régi kartonokra is kell szabály: döntse el, meddig őrzi a korábbi ügyfeleket és az elveszett érdeklődőket, például az utolsó kapcsolat után két-három évig, hacsak az ország vagy az ágazat mást nem ír elő, és ennek megfelelően archiváljon vagy töröljön.

Hogyan tartható tisztán egy ügyféladatbázis?

Az ügyféladatbázist négy szokás tartja tisztán: egyetlen egyeztetési szabály a duplikációkra, rögzített listák szabad szöveg helyett, felelős minden kartonhoz, és rövid havi áttekintés. Ehhez jön az igazolható hozzájárulás, valamint gyors válasz a hozzáférési és törlési kérelmekre. A tiszta adat rutin, nem egyszeri projekt.

Duplikációk

Duplikáció akkor keletkezik, ha ugyanaz az ember két csatornán ír, ha egy importot kétszer futtatnak, vagy ha egy e-mail-címet elgépelnek. Mindenhol, az importokat is beleértve, ugyanazt az egyeztetési sorrendet alkalmazza:

1. Azonos e-mail-cím, kis- és nagybetűtől függetlenül: ugyanaz az ember.
2. Azonos mobilszám nemzetközi formátumban: ugyanaz az ember.
3. Azonos teljes név és azonos cég: valószínűleg ugyanaz az ember, összevonás előtt ellenőrizze.

Összevonáskor a legrégebbi első forrást tartsa meg, az előzményeket pedig egyesítse. Egy duplikációt rögzítéskor elkapni sokkal olcsóbb, mint negyedévente nagytakarítást tartani.

Rögzített listák és kötelező mezők

A szakasz, a forrás, a felelős és a címkék legyenek legördülő listák. Létrehozáskor csak a nevet, egy elérhetőséget, a forrást és a felelőst kérje kötelezően; tizenkét kötelező mezőből csak az űrlap kedvéért begépelt „n/a” lesz.

Felelős és havi áttekintés

Minden kartonnak egy megnevezett felelőse van. Havonta egyszer húsz percet szán a szakasz nélküli kartonokra, a 30 napja érintetlen érdeklődőkre, a jelzett duplikációkra és a visszapattant e-mailekre, majd javít, összevon vagy archivál.

Igazolható hozzájárulás

Minden marketingcsatornánál (e-mail, SMS, WhatsApp) rögzítse, hogy az illető hozzájárult-e, mikor és hogyan: űrlapon bejelölt négyzettel, csevegőbeli válasszal, aláírt lappal. A leiratkozás mindent felülír, és minden, az adatbázishoz kapcsolt eszközben le kell tiltania a küldést. Az importált kontaktok addig nem kapnak marketingüzenetet, amíg nem tudja, hogy hozzájárultak.

Jogokkal kapcsolatos kérelmek, általánosságban

Sok adatvédelmi jogszabály jogokat ad az embereknek a saját adataik felett. Az EU GDPR 15-21. cikke a hozzáférést, a helyesbítést, a törlést, a korlátozást, az adathordozhatóságot és a tiltakozást tárgyalja, a 12. cikk szerint pedig a kérelemre általában egy hónapon belül kell válaszolni, ami összetett vagy nagy számú kérelem esetén további két hónappal meghosszabbítható. Más országoknak saját szabályaik és határidőik vannak.

Az adatbázisnak három dolgot kell gyorssá tennie: megtalálni mindent egy emberről, olvasható formában exportálni, és törölni vagy anonimizálni úgy, hogy megmaradjon, amit a jogszabály szerint meg kell őrizni, például a számlák. Ez általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás.

A 8 legjobb ügyféladatbázis szoftver 2026-ban

Az alábbi nyolc eszköz egy, a beszélgetésekből naprakészen tartott kartonokkal dolgozó AI Business Operatortól a CRM-csomagokon, egy tölcsérközpontú CRM-en és egy rugalmas adatbázison át két egyszerű, felhasználónként fizetős CRM-ig terjed. Az árak a gyártók saját oldaláról származnak, 2026 októberi állapot szerint.

1. Zoye - csapatoknak, akiknél az ügyfélkartonnak a beszélgetésekből kell frissülnie

A Zoye nem üres adatbázis, amelyet a nulláról kell megtervezni, és nem tömeges e-mail-marketing eszköz. Ha bármilyen adatszerkezetet összekapcsolt táblákkal és képletekkel szeretne modellezni, a lentebb szereplő Airtable rugalmasabb.

A Zoye egy AI Business Operator. A kontaktok ugyanabban a munkaterületben vannak, mint az üzletek, feladatok, a naptár, a dokumentumok, számlák, riportok, automatizálások, az e-mail-követés és az AI Notetaker, minden rekord kapcsolódik a többihez, és az MI a vállalkozáson belül dolgozik mindezeken. Ügyféladatbázisként ez azt jelenti, hogy a karton többé nem olyan űrlap, amelynek kitöltésére valakinek emlékeznie kell. A Facebook és Instagram hirdetési űrlapjairól, kommentekből, közvetlen üzenetekből és weboldali űrlapokról érkező érdeklődők kontaktként jelennek meg, a forrásuk mentve. Aki újra kommentel, azt a rendszer a már meglévő kontaktjához rendeli, nem lesz belőle második karton.

Minden kontakt a teljes előzményét (üzenetek, fájlok, feladatok, találkozók, üzletek) egyetlen kartonon hordozza. A mezőket és szakaszokat ön határozza meg, és kérésre a Zoye hozzáad egy mezőt vagy szűr egy listát az alkalmazásban, WhatsAppon, hangüzenetben, Slackben vagy a Claude-ban. Az importálás nem hoz létre duplikációt. A hozzájárulás az ügyfél által megadott tény: a Zoye soha nem jelöli be ön helyett, és a táblázatból importált kontaktok soha nem kapnak automatikus üzenetet. Az AI Notetaker a megbeszéléseken vállalt teendőkből és a javított adatokból kartonfrissítéseket készít, amelyeket ön hagy jóvá.

A Zoye a hivatalos WhatsApp Business Platformon beszélget az érdeklődőivel WhatsAppon, a Chats pedig az Instagram- és Facebook-üzeneteket és -kommenteket ezekkel a WhatsApp-beszélgetésekkel együtt gyűjti egy helyre, mindegyiket a kontaktra mentve. A saját üzleti WhatsApp-szám csatlakoztatása hamarosan érkezik.

Az áttekintés közvetlenül az ügyfélkartonokból olvas: új kontaktok forrás szerint, nyitott üzletek szakasz szerint és a mára esedékes utánkövetések.

Korlátok: a Jira-, Notion- és ClickUp-import hamarosan érkezik (a Trello, a Monday.com és a táblázatok ma is működnek); a saját üzleti WhatsApp-szám csatlakoztatása hamarosan érkezik; a Zoye nem könyvelőprogram és nem ügyfélszolgálati jegykezelő.

Árak (2026. október): a díj munkaterületenként, nem helyenként számít. A belépő csomag, az Almost Free havi 5 dollár, éves számlázással 4 dollár, egyetlen tagnak szól, és az alapeszközöket, havi 15 MI-promptot és a Google-integrációkat tartalmazza; automatizálások nincsenek benne. A Starter havi 29 dollár (évesen 23) legfeljebb 5 tagnak, a Growth 59 dollár (47) legfeljebb 10-nek, a Scale 119 dollár (95) legfeljebb 30-nak, a Customize pedig egyedi ajánlat alapján. Az árak oldalon látható, mit tartalmaz az egyes csomag.

Kinek ajánlott: kis csapatoknak, akiknek ügyfelei WhatsAppon, Instagramon, Facebookon és űrlapokon érkeznek, és újragépelés nélkül naprakész adatbázist szeretnének.

2. HubSpot - ingyenes kontaktadatbázis, amelyből teljes csomag lesz

A HubSpot ingyenes CRM-je a leggyakoribb első lépés a táblázattól elfelé, kontaktokkal, cégekkel, üzletekkel és e-mail-követéssel. A csapda a növekedéssel jön: helyenként fizetős kiadások és meredek ugrás a Professional szintre.

Árak (2026. október): az ingyenes CRM legfeljebb 2 felhasználót és 1000 kontaktot fed le. A Sales Hub Starter helyenként havi 20 dollártól indul (egyes ajánlatoknál nagyjából 7 dollár). A Professional havi számlázással helyenként 100 dollár, éves elköteleződéssel 90, plusz kötelező 1500 dolláros bevezetési díj. A HubSpot és Zoho összehasonlításunk részletesebb.

Kinek ajánlott: csapatoknak, amelyek később a HubSpot marketingeszközeit is bevezetnék.

3. Zoho CRM és Zoho Bigin - a takarékos páros

A Zoho itt két terméket kínál. A Bigin egyszerű, tölcsérközpontú CRM kis csapatoknak, csomagonkénti rekordkorláttal. A Zoho CRM a teljes, erősen testre szabható csomag. Mindkettő olcsó felhasználónként; a valódi ár a beállításra fordított idő.

Árak (2026. október): a Bigin ingyenes 1 felhasználónak és 500 rekordig; az Express felhasználónként havi 7 dollár éves számlázással (havonta 9) 50 000 rekorddal, a Premier 12 dollár (15) 100 000-rel, a Bigin 360 pedig 18 dollár (21) 1 millióval. A Zoho CRM-nek legfeljebb 3 felhasználós ingyenes kiadása van, utána a Standard 14, a Professional 23 dollár felhasználónként éves számlázással (havonta 20 és 35), a Zoho amerikai árlistája szerint.

Kinek ajánlott: szűk költségvetésű csapatoknak, amelyek néhány napot szánnának a beállításra.

4. Pipedrive - a tölcsérközpontú CRM

A Pipedrive mindent a szakaszokon haladó üzletek köré szervez, és ezt nagyon jól csinálja. A kontaktadatbázis megbízható, de másodlagos: a tölcsért szolgálja. A teljes e-mail-szinkron, az automatizálások és a szekvenciák a belépő csomag fölött kezdődnek.

Árak (2026. október): Lite 14, Growth 39, Premium 59 és Ultimate 79 dollár helyenként havonta éves számlázással, vagy havi számlázással 24, 49, 79 és 99 dollár. A Pipedrive árak oldala blokkolja az automatikus olvasást, ezért a friss számokat ott ellenőrizze. A Pipedrive-alternatívákról szóló cikkünk megmutatja, ki nő ki belőle.

Kinek ajánlott: értékesítésközpontú csapatoknak, akiknek a fő kérdése, mely üzletek zárulnak ebben a hónapban.

5. monday CRM - csapatoknak, akik már a monday.com-ot használják

A monday CRM a kontaktokat és üzleteket ugyanazokra a táblákra teszi, amelyeken a monday.com-os csapatok a projektjeiket viszik, ismerős nézetekkel és automatizálásokkal. A csomagok korlátozzák az aktív kontaktok és üzletek számát, a minimális helyszám pedig kevésbé illik egyedül dolgozó vállalkozóhoz.

Árak (2026. október): Basic 12, Standard 17 és Pro 28 dollár helyenként havonta éves számlázással (havonta 18, 25 és 41), legalább 3 hellyel és 14 napos próbaidővel. A csomagok rendre 1000, 10 000 és 100 000 aktív kontaktot és üzletet engednek. A monday.com-alternatívákról szóló útmutató a teljes platformot tárgyalja.

Kinek ajánlott: csapatoknak, akik már a monday.com-ban végzik a munkájukat.

6. Airtable - a rugalmas adatbázis, amelyet ön formál

Az Airtable valódi relációs adatbázis táblázatos arccal. Ügyfeleket, rendeléseket vagy bármi mást pontosan úgy modellezhet, ahogy szeretne, összekapcsolt rekordokkal és sok nézettel. Az ára: ön az építész, így a duplikációkezelést, a hozzájárulási logikát és az emlékeztetőket önnek kell felépítenie.

Árak (2026. október): Free bázisonként 1000 rekorddal, Team helyenként havi 20 dollár éves számlázással bázisonként 50 000 rekorddal, Business 45 dollár 125 000-rel, az Enterprise Scale pedig ajánlat alapján, az Airtable árak oldala és csomagáttekintője szerint. Az Airtable-alternatívákról szóló áttekintés elmagyarázza, mikor lépnek tovább a csapatok.

Kinek ajánlott: szokatlan adatokkal dolgozó csapatoknak, ahol valaki szeret építeni.

7. Capsule - rendezett kontaktkezelő világos korlátokkal

A Capsule a kontaktokra, cégekre és egy értékesítési tölcsérre összpontosít, nyugodt felülettel és a kontaktok számához kötött csomagokkal. Olyan kis csapatoknak való, amelyek inkább előzményekkel ellátott, rendezett címjegyzéket akarnak, mint nagy csomagot.

Árak (2026. október): ingyenes csomag 2 felhasználónak, 250 kontakttal és 1 tölcsérrel. A fizetős csomagok: Starter (30 000 kontakt), Growth (60 000), Advanced (120 000) és Ultimate. A Capsule árak oldala a felhasználónkénti árakat pénznem szerint, a böngészőben tölti be, és ezeket nem tudtuk megbízhatóan kiolvasni, ezért költségvetés előtt ellenőrizze őket az oldalon.

Kinek ajánlott: kis csapatoknak, amelyek tiszta kontaktkezelőt és egyszerű tölcsért keresnek.

8. Less Annoying CRM - egy csomag, egy ár

A Less Annoying CRM szándékosan egyszerű: kontaktok, jegyzetek, feladatok, naptár és tölcsérek, benne foglalt támogatással és mindenkinek egyetlen árral. Kevesebb automatizálást és integrációt kínál, mint a fenti csomagok.

Árak (2026. október): felhasználónként havi 15 dollár plusz adó, korlátlan kontakttal (a GYIK-je irányadóként nagyjából 50 000 alatt maradást javasol), felhasználónként 25 GB tárhellyel és 30 napos, kártya nélküli próbaidővel.

Kinek ajánlott: tulajdonosoknak, akik meglepetések nélküli CRM-et szeretnének, és nincs szükségük fejlett automatizálásra.

Ügyféladatbázis szoftverek összehasonlítása

A táblázat egymás mellé teszi a nyolc eszközt az adatbázis szempontjából fontos kérdésekben: belépő ár, ingyenes csomag, rekord- vagy kontaktkorlát, és mitől nő a számla. Éves számlázású listaárak, ha nincs másként jelölve, adó nélkül, 2026 októberében, minden gyártó saját oldaláról.

Szinte minden eszköz helyenként számláz, így az utolsó oszlop a csapattal együtt duplázódik, az ingyenes csomagok pedig épp a rekordokat korlátozzák, vagyis azt, amiben egy adatbázis nő. Annak a csomagnak az árával számoljon, amelyre egy év múlva lesz szüksége.

Hogyan építsünk ügyféladatbázist 7 lépésben?

Ügyféladatbázist úgy épít, hogy eldönti, milyen kérdésekre kell válaszolnia, ehhez választ mezőket és rögzített listákat, megtisztítja a meglévő adatokat, importál egy próbacsomagot, majd világos felelősökkel és havi áttekintéssel indul. Egy kisvállalkozás ezt két-három munkanap alatt megcsinálja, ennek nagy része tisztítás.

1. Írjon le öt kérdést, például: kinek nem jeleztünk 30 napja, melyik forrás hozta az előző negyedév ügyfeleit, ki kaphat hírlevelet, mely ajánlatok nyitottak, és ki tartozik nekünk. Minden mezőnek valamelyiket szolgálnia kell.
2. Válasszon mezőket a nyolc csoportból, és hagyjon el mindent, amire egyik kérdésnek sincs szüksége.
3. Rögzítse a listákat: öt-hat szakasz egyértelmű belépési szabállyal, a források, a címkék, és hogy ki módosíthatja őket.
4. Gyűjtsön és tisztítson. Szedje össze az összes listát, egységesítse a telefonszámokat, írja kisbetűvel az e-maileket, vonja össze a duplikációkat, és jelölje, hol ismeretlen a hozzájárulás.
5. Importáljon egy próbacsomagot nagyjából 20 nehéz sorból (két ember ugyanattól a cégtől, hiányzó e-mail, hosszú jegyzet), és ellenőrizzen minden mezőt.
6. Importálja a többit, és egyeztessen: vesse össze a sorok számát, majd tíz véletlen kartont a forrással.
7. Induljon szabályokkal: minden új kontaktnak legyen felelőse és forrása, az első havi áttekintés kerüljön a naptárba, a régi táblázat pedig legyen csak olvasható.

Az utolsó lépést szokták kihagyni: az „egyelőre” szerkeszthetőn hagyott táblázat hónapokra két félig igaz adatbázist hagy maga után.

Hogyan vigye át az ügyféladatokat rekordvesztés nélkül?

Az ügyféladatok biztonságos átvitele azt jelenti, hogy mindent exportál, minden oszlopot mezőhöz rendel, kis csomaggal tesztel, importálja a többit, ellenőrzi a darabszámokat, és csak ezután fagyasztja be a régi eszközt. A Zoye ma táblázatokat, Trello-táblákat és Monday.com-táblákat importál, és CSV-ből, PDF-ből vagy képernyőképből is kinyeri a rekordokat.

Exportáljon mindent. Mentse el az összes munkalapot, vagy exportálja külön a kontaktokat, cégeket, üzleteket és jegyzeteket, a megőrzendő mellékletekkel együtt. Ellenőrizze, hogy az egyéni mezők és a tevékenységek dátumai benne vannak; egyes alapértelmezett exportok kihagyják az előzményeket.

Rendeljen hozzá import előtt. Készítsen kétoszlopos listát: régi oszlop, új mező. Aminek nincs helye, például a hozzájárulás dátuma vagy a vesztés oka, egyéni mező lesz, nem vész el. A Zoye-ban import előtt kérheti az új mező hozzáadását.

Minden forráshoz a megfelelő utat válassza.

• Táblázat vagy CSV: importálja közvetlenül; a Zoye importja nem hoz létre duplikációt.
• Trello- vagy Monday.com-táblák: importálja őket közvetlenül a Zoye-ba, ahol feladatok és tölcsérek lesznek belőlük.
• PDF, nyomtatott lista vagy képernyőkép: küldje el a Zoye-nak, amely kinyeri a rekordokat, és ellenőrzésre rendezi őket.
• Jira, Notion vagy ClickUp: a közvetlen import hamarosan érkezik; addig előbb exportáljon CSV-be.

Tartsa tiszteletben a hozzájárulást az átállásnál. Az adatokkal együtt vigye át a hozzájárulási mezőket is. A Zoye soha nem küld automatikus üzenetet a táblázatból importált kontaktoknak, így nem mehet ki kampány olyanoknak, akik sosem egyeztek bele.

Fagyassza be, aztán törölje. A régi eszközt egy hónapig hagyja csak olvashatóan, utána törölje a régi másolatokat, hogy a személyes adatok ne éljenek két helyen.

Melyik ügyféladatbázis szoftvert válassza?

Válasszon a csapat mérete, az ügyfelek által használt csatorna és aszerint, mennyi beállítást vállal. Egy egyéni vállalkozó egyszerű listával egy ideig maradhat ingyenes csomagon; a növekvő csapatnak kartononkénti előzmény, felelős és hozzájárulás kell egy helyen; a csevegőben értékesítő csapatnak pedig olyan kartonok, amelyek ezekből a csevegésekből frissülnek.

• Egyedül, 500 ügyfél alatt, szűk keretből: a Bigin ingyenes csomagja vagy a HubSpot ingyenes CRM-je, amíg a rekord- vagy felhasználókorlát nem szorít.
• Egyszerű ár fejenként, kevés beállítással: Less Annoying CRM, felhasználónként 15 dollár.
• Alacsony helyenkénti ár és kedv a beállításhoz: Zoho CRM vagy Bigin.
• Mindenekelőtt értékesítési tölcsér: Pipedrive.
• Már a monday.com-ban dolgoznak: monday CRM, a 3 helyes minimumot szem előtt tartva.
• Szokatlan adatok és egy építő a csapatban: Airtable.
• Rendezett címjegyzék tölcsérrel: Capsule.
• Az ügyfelek WhatsAppon, Instagramon, Facebookon és űrlapokon érkeznek, és a kartonoknak ezekből a beszélgetésekből kell naprakésznek maradniuk: Zoye Growth havi 59 dollárért (éves számlázással 47) legfeljebb 10 tagnak, ez a csomag tartalmazza a WhatsApp- és Meta-automatizációkat.

Bármit választ, az adatbázis pontosan annyit ér, amennyit a körülötte lévő szokások. Rögzítse a mezőket, zárja le a listákat, adjon felelőst minden kartonhoz, és tartsa meg a havi áttekintést. Ha az ügyfelei már csevegőalkalmazásokban írnak önnek, foglaljon Zoye-bemutatót, és hozzon mintát a jelenlegi listájából az import kipróbálásához.

Kapcsolódó olvasnivaló

• Ügyfélkezelő szoftver
• CRM Excel-sablon
• Hogyan válasszunk CRM-et
• CRM adatrögzítés nélkül