CRM pour architectes : 7 meilleures options pour propositions et phases (2026)

Réponse rapide : le bon CRM pour un architecte fait avancer les propositions d'honoraires, transforme chaque phase de conception et chaque validation client en étape datée, et garde les bureaux d'études sur la même fiche que le client. Pour une agence jusqu'à 20 personnes, Zoye fait tout cela avec une assistante IA qui assure les relances, à partir de 29 dollars par mois pour 10 membres. Si votre besoin réel est la feuille de temps, les honoraires acquis et la comptabilité de projet, regardez Monograph, BQE Core ou Deltek Ajera, souvent en complément d'un CRM.

Points clés (octobre 2026)

• Les propositions comptent davantage quand les contrats se font rares : dans l'indice de facturation des agences d'architecture AIA/Deltek de septembre 2026, les demandes sont montées à 53,2 tandis que la valeur des nouveaux contrats de conception signés est tombée à 43,7 (sous 50, c'est un recul).
• La plupart des agences sont petites : l'enquête 2024 de l'AIA compte plus de 19 000 agences d'architecture aux États-Unis, dont environ 75 % de moins de 10 salariés et 28 % d'architectes exerçant seuls.
• Deux des six concurrents étudiés ici, BQE Core et Deltek Ajera, ne publient aucun prix ; Monograph affiche une fourchette de 45 à 490 dollars par mois et vend son module Pipeline en option.
• Phases, validations et permis fonctionnent le mieux comme tâches avec responsable et date reliées à la mission, quel que soit l'outil.
• Zoye n'est pas un logiciel de suivi des temps ni de comptabilité de projet pour agences d'architecture. Elle gère le pipeline des propositions, les relances, les phases, les validations, les bureaux d'études, les documents et les factures.

Comment une agence d'architecture gagne des projets, et où ils lui échappent

Une agence d'architecture vend des missions longues et incertaines par des propositions d'honoraires, puis les réalise en phases qui exigent chacune une décision du client. Le travail se perd dans les intervalles : une demande traitée trop tard, une proposition jamais relancée, une validation qui dort trois semaines pendant que le planning glisse. Un CRM se justifie quand il referme ces trous.

Le marché complique l'étape de la proposition. Le rapport de l'AIA sur septembre 2026, publié le 21 octobre 2026, situe l'indice de facturation à 44,7, contre 47,2 en août. Les demandes ont continué de progresser à 53,2, mais la valeur des nouveaux contrats de conception signés a chuté à 43,7. Autrement dit, les clients se renseignent toujours, et ils signent moins. Les agences qui gagnent sont celles qui répondent bien et relancent correctement.

Les agences sont aussi petites. La synthèse de l'enquête 2024 de l'AIA recense plus de 19 000 agences aux États-Unis, dont environ 75 % comptent moins de 10 salariés : 28 % d'architectes seuls, 32 % de deux à quatre personnes et 15 % de cinq à neuf. Dans une structure de cette taille, l'associé qui conçoit est souvent aussi celui qui rédige les propositions, court après les validations et appelle l'ingénieur structure.

Le pipeline des propositions, étape par étape

Un pipeline typique de propositions d'honoraires compte sept étapes. Nommez-les selon votre façon de travailler, mais gardez-en peu :

1. Demande. Un particulier, un promoteur, une institution ou un client fidèle prend contact, souvent avec un programme flou et un terrain.
2. Premier rendez-vous ou visite du site. Vous découvrez le budget, le calendrier, les décideurs et si le projet vous intéresse.
3. Proposition en préparation. Périmètre, phases, base d'honoraires (pourcentage du coût des travaux, forfait par phase ou taux horaire) et exclusions.
4. Proposition envoyée. Avec une date de décision convenue, pas espérée.
5. Négociation. Périmètre réduit, phases séparées, honoraires revus. Souvent deux ou trois versions.
6. Gagnée. Contrat signé, acompte demandé, mission ouverte.
7. Perdue ou en attente. Avec un motif, pour savoir quels projets vous remportez vraiment.

Où fuient les honoraires

Points de fuite typiques dans une agence fictive de cinq personnes :

• La demande sans propriétaire. Un formulaire arrive un vendredi, chacun croit qu'un autre a répondu, et le client signe ailleurs le lundi.
• La proposition envoyée dans le silence. Un forfait pour une extension part, le client se tait, et personne ne relance de peur de paraître insistant.
• La validation qui bloque une phase. L'esquisse est terminée, le client n'a pas validé, et l'équipe avance à ses risques sur l'APD.
• Le bureau d'études en retard. Les éléments structure du dossier de permis arrivent tard parce que personne n'a confirmé la date par écrit.
• La phase jamais facturée. Une phase s'est terminée il y a des semaines, mais la facture attend que quelqu'un y pense.

Toutes ces fuites ont la même forme : l'étape suivante vit dans la tête ou la boîte mail de quelqu'un, pas sur une fiche partagée et datée.

CRM, comptabilité de projet, ou les deux ?

Les logiciels pour architectes se répartissent en deux familles. Les outils de comptabilité de projet et de suivi des temps mesurent les heures, les honoraires acquis par phase, les factures et la rentabilité après la signature. Le CRM suit les personnes et les décisions : demandes, propositions, validations, bureaux d'études et relances. Beaucoup d'agences ont besoin des deux ; une petite peut commencer par celui qui fuit le plus.

Si votre principale inquiétude est le dépassement d'honoraires, commencez par la comptabilité de projet. Si ce sont des propositions qui n'aboutissent pas et des validations qui traînent, commencez par un CRM. Notre guide CRM ou logiciel de gestion de projet traite la version générale de ce choix.

Propositions d'honoraires : un rythme de relance qui ne paraît pas insistant

La plupart des propositions ne sont pas perdues face à une agence moins chère. Elles se perdent dans le silence. Un rythme de relance convenu à l'avance fait de la relance une habitude professionnelle : confirmez la date de décision à l'envoi, puis rendez chaque contact utile au lieu de rappeler que vous attendez.

Un rythme adapté à la plupart des propositions résidentielles et petits tertiaires :

Trois habitudes rendent ce rythme solide :

• Versionnez les propositions sur la fiche. Chaque révision est un document joint à la même affaire, avec montant et date, pour que personne ne cite une ancienne version.
• Notez le motif de chaque perte. Honoraires, calendrier, autre agence choisie, projet abandonné. Au bout d'un an, ces motifs vous disent quels projets viser.
• Suivez les ouvertures, pas les suppositions. Si l'e-mail de la proposition a été ouvert quatre fois hier, c'est aujourd'hui qu'il faut appeler.

Pour les formulations, nos modèles d'e-mails de relance s'adaptent aux propositions avec peu de changements.

Les phases en tâches : de l'esquisse au suivi de chantier

Une mission passe par des phases qui se terminent chacune par une décision du client, et beaucoup attendent aussi un permis ou un bureau d'études. La méthode fiable, dans n'importe quel CRM, est une tâche parente par phase, avec des sous-tâches pour les livrables, les apports des BET et la validation du client, chacune avec un responsable et une date.

Une structure de phases qui convient à beaucoup de missions (renommez selon vos contrats) :

1. Esquisse et programme. Relevé, programme confirmé, variantes. Dernière sous-tâche : le client choisit une direction.
2. Avant-projet sommaire (APS). Plans, coupes, volumétrie, premier chiffrage. Dernière sous-tâche : validation écrite de l'APS.
3. Avant-projet définitif (APD). Matériaux, structure et réseaux coordonnés avec les BET. Dernière sous-tâche : gel de la conception convenu.
4. Permis et autorisations. Dépôt, réponses aux demandes de pièces, permis obtenu. Chaque demande de l'administration est une sous-tâche avec sa date de réponse.
5. Dossier de consultation. Plans et pièces écrites pour l'appel d'offres. Dernière sous-tâche : diffusion aux entreprises.
6. Consultation des entreprises. Questions, additifs, analyse des offres, recommandation.
7. Suivi de chantier. Visites, questions des entreprises, demandes de modification, situations de travaux, réserves, réception.

Trois règles gardent la structure honnête :

• Les validations sont des jalons, pas des notes. La validation du client est la dernière sous-tâche de chaque phase. La phase suivante ne s'ouvre pas avant, sauf décision écrite de continuer à vos risques.
• Chaque demande de l'administration a une date. Quand l'instructeur réclame une pièce, notez-la en sous-tâche avec l'échéance et le responsable.
• Clore une phase déclenche la facture. Si vos honoraires sont échelonnés par phase, la facture fait partie de la clôture, pas d'un rattrapage en fin de mois.

La logique est la même pour une extension de maison ou une petite école. Les noms des phases changent ; l'habitude, non.

Les validations client et les documents qui les prouvent

Une validation n'a de valeur que si on la retrouve. Enregistrez chaque accord comme document ou message sur la fiche client, relié à la phase qu'il clôt, avec la date et le jeu de plans concerné. Quand un client demande pourquoi la cuisine a bougé, la réponse doit tenir en une recherche, pas en un après-midi dans de vieux fils d'e-mails.

À conserver pour chaque validation :

• Ce qui a été validé : le jeu de plans ou la version du document, par nom et date.
• Qui l'a validé : la personne qui a l'autorité, pas toujours celle présente en réunion.
• Comment : document signé, e-mail ou message écrit. Une validation orale se confirme par écrit le jour même.
• Ce qui a changé ensuite : les demandes tardives du client notées comme modifications, pour que les honoraires supplémentaires aient une trace.

Les clients répondent de plus en plus vite sur WhatsApp que par e-mail. Un message comme « Validé, on part sur l'option B » constitue une trace écrite s'il est enregistré sur la fiche du client et non perdu dans le téléphone de quelqu'un.

Les bureaux d'études : le tiers de chaque mission

La plupart des missions impliquent des bureaux d'études : structure, fluides, VRD, paysage, parfois acoustique ou sécurité incendie. Ce sont des contacts dans votre CRM comme n'importe quel client, reliés à chaque mission où ils interviennent, avec leurs livrables en sous-tâches et leurs propres propositions d'honoraires suivies.

Façons pratiques de gérer les BET :

• Un contact, plusieurs missions. L'ingénieur structure avec qui vous travaillez sur chaque projet est un seul contact relié à tous, ce qui montre toute sa charge avec vous.
• Leurs échéances sont vos sous-tâches. « Notes de calcul structure pour le permis » est une sous-tâche de la phase permis, sous votre responsabilité, avec le BET nommé : un retard apparaît avant la date de dépôt.
• Les réunions de synthèse ont un compte rendu. Une réunion enregistrée avec des actions claires évite le « je croyais que tu t'en occupais » deux semaines plus tard. Notre guide sur les comptes rendus de réunion par IA explique comment.
• Leurs honoraires pèsent sur les vôtres. Si vous portez les BET dans votre contrat, leurs propositions se trouvent sur la même affaire que la vôtre.

Neuf questions à poser avant de choisir

Avant toute démo, écrivez comment votre agence gagne et mène ses missions, puis testez chaque outil sur ces neuf points. Un outil qui en rate trois renverra l'équipe vers les tableurs et les dossiers d'e-mails en un trimestre.

1. Gère-t-il un pipeline de propositions d'honoraires avec étapes, montants, dates de décision et motif de perte ?
2. Relance-t-il automatiquement une proposition restée sans réponse, ou au moins crée-t-il la tâche ?
3. Chaque phase peut-elle être une tâche avec sous-tâches, validation client comprise ?
4. Les bureaux d'études peuvent-ils être des contacts reliés à plusieurs missions ?
5. Documents et validations vivent-ils sur la fiche client, versionnés et consultables ?
6. Enregistre-t-il les réunions et transforme-t-il les actions en tâches ?
7. Envoie-t-il des factures et encaisse-t-il par lien ?
8. Fonctionne-t-il depuis un téléphone et à la voix, pour l'associé sur chantier la moitié de la semaine ?
9. Le prix est-il prévisible pour votre équipe aujourd'hui, et avec deux personnes de plus ?

Si vous facturez au temps passé face à des budgets par phase, ajoutez une dixième question : gère-t-il les feuilles de temps et les honoraires acquis ? Zoye ne le fait pas, et c'est la raison la plus claire d'associer un CRM à un outil de temps et de facturation.

Les 7 meilleurs CRM pour architectes en 2026

Ces sept options couvrent les choix réalistes pour une petite ou moyenne agence : une opératrice IA pour le côté client, trois plateformes architecture et ingénierie centrées sur le temps, les honoraires et la comptabilité de projet, une plateforme de services professionnels et deux CRM commerciaux généralistes. Chaque fiche commence par sa limite, puis le prix d'octobre 2026 relevé sur la page de l'éditeur.

1. Zoye : l'opératrice des propositions, des phases et des validations

D'abord la limite : Zoye n'est pas un logiciel de suivi des temps ni de comptabilité de projet pour agences d'architecture. Elle n'a ni feuilles de temps, ni rapports d'honoraires acquis ou d'en-cours, ni suivi du taux d'occupation, ni grand livre. Elle ne dessine pas, ne modélise pas et ne produit pas de contrats types. Une agence qui facture au temps passé face à des budgets par phase doit garder un outil dédié pour cette partie.

Ce que Zoye prend en charge, c'est le côté client, celui qui décide si une mission est gagnée et se déroule bien. Zoye est une opératrice d'entreprise IA : des outils reliés dans un même espace, des contacts, affaires et tâches à l'agenda, aux documents, factures, rapports, automatisations, WhatsApp, Facebook et Instagram, au suivi des e-mails et à l'AI Notetaker, avec une IA qui les pilote pour vous. Chaque outil est présenté sur la page des fonctionnalités.

Appliqué à une agence d'architecture :

• Un pipeline de propositions lisible d'un coup d'œil. Chaque demande devient une affaire avec son montant, sa base d'honoraires et sa date de décision. Les versions de la proposition sont jointes comme documents, et le suivi des e-mails montre quand le client l'a ouverte.
• Des relances décrites une seule fois. Dites à Zoye ce qui doit se passer (« si une proposition d'honoraires reste sans réponse après 7 jours, crée une tâche d'appel pour l'associé et rédige un message de relance ») et Zoye construit la règle, l'affiche en langage clair et attend votre accord avant que quoi que ce soit ne s'exécute.
• Des phases en tâches avec jalons de validation. Une mission gagnée porte une tâche par phase avec des sous-tâches pour les livrables, les apports des BET et la validation du client, chacune avec un responsable et une date. Une date dépassée alerte le responsable, et quand toutes les sous-tâches sont faites, la phase parente se ferme automatiquement.
• Les BET sur la même fiche. Structure, fluides et paysage sont des contacts reliés à chaque mission, avec leurs apports en sous-tâches datées.
• Des réunions qui deviennent des tâches. Pour les réunions client et de synthèse sur Zoom, Google Meet ou Teams, l'AI Notetaker rejoint l'appel comme participant visible, transcrit avec identification des intervenants, résume les décisions et transforme les engagements en tâches après votre accord.
• Le téléphone de l'associé comme bureau. Un message vocal depuis le chantier (« le client a validé l'APS, ouvre l'APD et demande les descentes de charges au BET structure pour le 20 ») met à jour la fiche, ouvre la phase et crée la tâche. Un programme en PDF ou la photo d'une carte de visite devient une fiche à vérifier.
• Validations et documents au même endroit. Accords, bordereaux de diffusion et demandes de modification sont rattachés au client et à la mission, avec Google Drive synchronisé. La signature électronique dans Zoye arrive bientôt.
• Des honoraires par phase facturés à temps. Les factures sont sur la fiche de la mission. Un lien de paiement envoyé dans la conversation WhatsApp du client passe par Stripe directement sur votre compte, et l'affaire passe en payée automatiquement.

Les phases sur le tableau des tâches de Zoye : esquisse, APS, permis et suivi de chantier de chaque mission avancent avec un responsable et une date.

Les messages WhatsApp aux clients passent par la plateforme professionnelle officielle de Meta. Chaque automatisation vous demande de confirmer que le client a accepté d'être contacté, tout envoi plus de 24 heures après sa dernière réponse utilise un modèle approuvé, et chaque message sortant lui permet de se désabonner. Relier le numéro WhatsApp de votre agence arrive bientôt. Pour l'instant, Zoye mène les échanges WhatsApp avec vos prospects, et la boîte Chats les place à côté des messages et commentaires Instagram et Facebook, chaque fil avec un responsable et des notes internes.

Prix (octobre 2026) : Zoye facture par formule d'espace de travail avec un nombre de membres inclus, pas par architecte. Almost Free coûte 5 dollars par mois ou 4 dollars en facturation annuelle pour une personne, avec les outils de base, 15 requêtes IA par mois et les intégrations Google ; elle ne comprend aucune automatisation. Starter à 29 dollars (23 en annuel) couvre 10 membres avec 5 Go. Growth à 59 dollars (47) inclut 20 membres et 10 Go, avec en plus les automatisations de workflow et les automatisations WhatsApp (250 messages par mois). Scale à 119 dollars (95) couvre 100 membres avec 25 Go, et Customize est sur devis. Détails sur la page des tarifs.

Idéal pour : architectes indépendants et agences jusqu'à environ 20 personnes qui perdent sur des propositions non relancées, des validations lentes et la coordination des BET, seule ou à côté d'un outil de temps et de facturation.

2. Monograph : gestion de projet et honoraires pensés pour les architectes

Monograph est conçu pour les agences d'architecture et d'ingénierie : planification par phase, affectation des équipes, suivi des temps, facturation et rapports d'honoraires. La limite côté développement commercial : la formule couvre la réalisation des projets, et la page des tarifs indique que Pipeline est proposé à part en option, donc la partie propositions coûte en plus et son prix n'est pas affiché.

Prix (octobre 2026) : pas de formules publiques nommées. La page des tarifs propose un simulateur qui affiche 45 à 490 dollars par mois selon le nombre de salariés saisi, et précise que la formule inclut les fonctions de base (prévisions, rapports, affectation) tandis que Pipeline est une option. Les montants exacts viennent d'une démo.

Idéal pour : petites et moyennes agences qui veulent budgets de phase, temps et honoraires dans un outil spécialisé, prêtes à ajouter Pipeline ou un CRM séparé.

3. BQE Core : modules de temps, facturation et comptabilité

BQE Core s'adresse aux cabinets de services professionnels, dont architectes et ingénieurs, avec suivi des temps et des frais, facturation et gestion de projet, plus des modules optionnels Comptabilité, CRM, RH et Paie. La limite est l'opacité : aucun élément de la page des tarifs n'a de prix, et le CRM est un module séparé.

Prix (octobre 2026) : non publié. La page parle de « tarification par utilisateur », propose un ensemble Foundations et affiche chaque module complémentaire avec un lien « Request Quote ».

Idéal pour : agences de 10 personnes et plus qui veulent temps, facturation et comptabilité dans un seul système et prévoient un devis et une mise en place.

4. Deltek Ajera : comptabilité de projet pour petites agences d'architecture et d'ingénierie

Deltek présente Ajera comme un logiciel de gestion de projet et de comptabilité pour petites agences d'architecture et d'ingénierie, qui relie la gestion des projets à une comptabilité par projet, à la facturation et au planning. La limite : c'est un système d'abord comptable, le développement commercial n'est pas son centre, et le prix n'est pas public.

Prix (octobre 2026) : non publié. La page d'Ajera propose une demande de démo plutôt qu'une grille tarifaire ; tout chiffre trouvé ailleurs est une estimation de tiers, alors demandez à Deltek un devis écrit incluant la mise en place.

Idéal pour : petites agences d'architecture et d'ingénierie qui ont besoin d'une vraie comptabilité de projet et sont prêtes pour un déploiement structuré.

5. Productive : gestion des services professionnels avec pipeline commercial

Productive couvre projets, budgets, planification des ressources, suivi des temps, facturation et pipeline commercial pour agences et cabinets de services. La limite pour les architectes : l'outil est bâti autour de budgets et d'heures facturables façon agence, pas autour des phases de conception et des permis, et le prix par utilisateur grimpe à chaque siège.

Prix (octobre 2026) : par utilisateur, avec un affichage par défaut pour 10 utilisateurs. La page indiquait Essential entre 10 et 12 dollars et Professional entre 25 et 29 dollars par utilisateur et par mois selon le mode de facturation, et ses propres chiffres n'étaient pas tout à fait cohérents : vérifiez au moment de payer. Ultimate est sur devis après démo. Essai de 14 jours, et la facturation annuelle annonce jusqu'à 17 % d'économie.

Idéal pour : agences pluridisciplinaires qui fonctionnent déjà comme une agence de services, avec forfaits mensuels et heures facturables, et veulent pipeline et ressources au même endroit.

6. HubSpot : un CRM généraliste à adapter à l'agence

HubSpot offre pipelines, e-mails, rendez-vous et rapports, avec un CRM gratuit jusqu'à deux utilisateurs. La limite : rien n'est pensé pour l'architecture, ni phases, ni validations, ni lien avec les BET ; vous les construisez avec des propriétés personnalisées et des tâches, et l'automatisation utile se trouve dans Professional.

Prix (octobre 2026) : Sales Hub Starter à partir de 20 dollars par utilisateur et par mois (environ 7 dollars sur certaines offres), Professional à 90 dollars par utilisateur en annuel ou 100 dollars en mensuel plus 1 500 dollars de mise en service, et Enterprise à 150 dollars par utilisateur avec 3 500 dollars de mise en service.

Idéal pour : agences plus grandes avec un responsable du développement qui utilise déjà HubSpot pour le marketing. Notre guide des alternatives à HubSpot présente des options plus légères.

7. Pipedrive : un pipeline commercial net, rien de plus

Pipedrive est un CRM commercial ciblé, avec un pipeline visuel clair et des rappels d'activité. La limite : il s'arrête à la vente. Une fois la proposition gagnée, phases, validations et BET demandent un autre outil, et la synchronisation complète des e-mails et l'automatisation commencent avec la deuxième formule.

Prix (octobre 2026) : Lite à partir de 14 dollars par utilisateur et par mois en facturation annuelle, Growth à 39 dollars par utilisateur en annuel ou 49 dollars en mensuel, puis des formules supérieures. La page des tarifs de Pipedrive bloque l'accès automatisé : vérifiez les chiffres actuels sur place avant d'acheter.

Idéal pour : un associé ou un responsable commercial qui veut seulement un pipeline de propositions et gère déjà la production ailleurs. Voir les alternatives à Pipedrive.

Les CRM pour architectes côte à côte

Le tableau place les sept options sur un même plan : leur vocation, le prix publié le plus bas en octobre 2026, ce qui fait grimper la facture, et la façon dont propositions, phases et temps sont gérés. Frais de carte et coûts WhatsApp de Meta s'ajoutent dans tous les cas.

Deux semaines dans une agence fictive de six personnes

Voici comment les pièces s'emboîtent sur deux semaines dans une agence fictive : deux associés, trois architectes et une assistante de direction, avec des extensions de maisons, une petite école et un aménagement commercial. L'outil montré est Zoye, mais les habitudes valent pour tout CRM.

Semaine 1, lundi. La vue de la semaine affiche onze propositions d'honoraires ouvertes pour une valeur fictive de 310 000 dollars, dont trois ont dépassé leur date de décision. Une associée demande à l'assistante « quelles propositions de plus de 20 000 dollars sont sans réponse depuis une semaine ? » et obtient trois noms avec leurs responsables.

Semaine 1, mardi. Une particulière remplit le formulaire du site à 21 heures. La demande arrive comme nouvelle affaire avec sa source, et une tâche apparaît pour que l'associé rappelle le matin.

Semaine 1, jeudi. Le responsable des bâtiments de l'école valide l'APS par e-mail. L'assistante de direction l'enregistre sur la mission, la phase se ferme, l'APD s'ouvre, et la facture de la phase part avec un lien de paiement.

Semaine 1, vendredi. Une réunion de synthèse avec les BET structure et fluides a lieu sur Teams. L'AI Notetaker l'enregistre, et quatre engagements (descentes de charges pour le 20, taille du local technique confirmée, coupes révisées, une question de sécurité incendie) deviennent des tâches après une seule validation.

Semaine 2, lundi. Le service instructeur demande des pièces complémentaires sur l'assainissement de l'aménagement commercial. La demande est notée en sous-tâche de la phase permis, avec une réponse sous dix jours et le BET VRD nommé.

Semaine 2, mercredi. Une proposition au forfait atteint le jour 14 sans réponse. La règle de relance crée une tâche avec un message rédigé qui propose une étude de faisabilité comme première étape. Le client répond l'après-midi même et demande le périmètre réduit.

Semaine 2, vendredi. Une proposition est perdue sur les honoraires, une autre mise en attente jusqu'au printemps, deux sont gagnées. Les motifs sont sur les fiches, prêts pour la revue trimestrielle des projets que l'agence remporte vraiment.

Rien d'exceptionnel dans cette quinzaine. La différence, c'est que chaque étape suivante avait un nom et une date.

Faire passer votre agence sur un nouveau CRM

Organisez le changement autour des missions en cours, pas du fichier d'export. Listez d'abord les propositions ouvertes, les phases actives et les validations en attente, importez les contacts, recréez les règles de relance et gardez l'ancien outil consultable jusqu'à ce que chaque élément ouvert ait trouvé sa place. Une petite agence peut le faire en une semaine calme.

1. Listez le travail ouvert. Propositions avec montants et dates de décision, missions avec leur phase actuelle et la prochaine validation, et les BET de chacune.
2. Exportez les contacts de votre outil actuel, de la messagerie ou du téléphone sous forme de tableur.
3. Importez dans Zoye. Un tableur s'importe directement, tout comme les tableaux Trello et Monday.com. L'import depuis Jira, Notion et ClickUp arrive bientôt. Pour les sources plus désordonnées, envoyez à l'assistante un PDF de barème d'honoraires ou la photo du tableau blanc de l'agence, et elle en extrait des fiches à vérifier.
4. Recréez les habitudes : rythme de relance des propositions, modèles de phases avec jalons de validation, échéances des pièces de permis et rappels de factures en retard. Zoye montre chaque règle avant qu'elle ne s'exécute.
5. Gardez votre outil de temps et de facturation si vous en avez un. Zoye gère le côté client à côté, et rien dans vos feuilles de temps n'a besoin de bouger.

Si votre agence fait aussi de l'architecture intérieure, le guide CRM pour architectes d'intérieur traite des studios très orientés achats, et le guide CRM pour consultants des missions de conseil.

Quelle option convient à votre agence

Choisissez selon l'endroit où votre agence perd le plus. Si ce sont les dépassements d'honoraires et les heures non facturées, commencez par Monograph, BQE Core ou Deltek Ajera. S'il ne vous faut qu'un pipeline commercial, Pipedrive ou HubSpot suffiront. Si ce sont les propositions, les validations, les BET et les relances entre les trois, choisissez Zoye, seule ou à côté d'un outil de temps et de facturation.

Quelques profils courants :

• Un architecte indépendant dont les demandes arrivent par téléphone, e-mail et WhatsApp : la relance des propositions et les validations comptent plus que les feuilles de temps. Zoye convient, et Almost Free couvre une personne tant que vous n'avez pas besoin d'automatisations.
• Une agence de 3 à 10 personnes au forfait par phase : Zoye pour le pipeline, les phases et les factures, avec un outil de temps seulement si vous voulez la rentabilité par phase.
• Une agence de 10 à 30 personnes qui facture au temps passé : Monograph ou BQE Core pour les temps et les honoraires, avec Zoye ou HubSpot à côté pour le développement commercial.
• Une agence qui fonctionne comme une agence de services, avec forfaits mensuels et heures facturables dans plusieurs disciplines : Productive, après avoir fait le calcul par siège à votre taille plus deux.

Testez chaque outil retenu sur une vraie quinzaine : chargez vingt contacts, huit propositions ouvertes, deux missions actives avec leurs phases et une validation en attente, puis regardez ce que l'outil vous rappelle sans qu'on le lui demande. Pour le voir sur vos propres missions, réservez une démo de Zoye et apportez une proposition restée sans réponse et une validation bloquée.

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