Resposta rápida: o melhor CRM para um arquiteto mantém as propostas de honorários andando, transforma cada etapa de projeto e cada aprovação do cliente num passo com data e deixa os projetistas complementares na mesma ficha do cliente. Para um escritório de até 20 pessoas, a Zoye faz isso com uma assistente de IA cuidando do follow-up, a partir de 29 dólares por mês para 10 membros. Se o que você precisa de verdade é apontamento de horas, honorários apropriados e gestão financeira de projetos, veja Monograph, BQE Core ou Deltek Ajera, muitas vezes ao lado de um CRM.
Pontos principais (outubro de 2026)
- Propostas pesam mais quando faltam contratos: no índice de faturamento de escritórios de arquitetura da AIA e da Deltek de setembro de 2026, o índice de consultas subiu para 53,2, enquanto o valor dos novos contratos de projeto assinados caiu para 43,7 (abaixo de 50 indica queda).
- A maioria dos escritórios é pequena: a pesquisa de escritórios 2024 da AIA conta mais de 19.000 escritórios de arquitetura nos EUA, cerca de 75% com menos de 10 funcionários e 28% de arquitetos que trabalham sozinhos.
- Dois dos seis concorrentes analisados, BQE Core e Deltek Ajera, não publicam preços; o Monograph mostra uma faixa de 45 a 490 dólares por mês na calculadora e vende o módulo Pipeline à parte.
- Etapas, aprovações e licenças funcionam melhor como tarefas com responsável e data ligadas ao contrato, em qualquer ferramenta.
- A Zoye não é um sistema de apontamento de horas nem de gestão financeira de projetos para escritórios de arquitetura. Ela cuida do funil de propostas, dos follow-ups, das etapas, das aprovações, dos projetistas, dos documentos e das faturas.
Como um escritório de arquitetura ganha trabalho e onde ele escapa
Um escritório de arquitetura vende contratos longos e incertos por meio de propostas de honorários e depois os executa em etapas que exigem, cada uma, uma decisão do cliente. O trabalho se perde nos intervalos: um contato respondido tarde, uma proposta sem follow-up, uma aprovação parada três semanas enquanto o cronograma escorrega. Um CRM se paga quando fecha essas brechas.
O mercado deixa a fase de proposta mais difícil. O relatório da AIA de setembro de 2026, publicado em 21 de outubro de 2026, registrou o índice de faturamento em 44,7, contra 47,2 em agosto. As consultas continuaram crescendo, até 53,2, mas o valor dos novos contratos de projeto assinados caiu para 43,7. Em resumo: os clientes continuam perguntando e assinam menos. Ganham os escritórios que respondem bem e fazem follow-up direito.
Os escritórios também são pequenos. O resumo da pesquisa de escritórios 2024 da AIA aponta mais de 19.000 escritórios nos Estados Unidos, cerca de 75% com menos de 10 funcionários: 28% são arquitetos sozinhos, 32% têm de duas a quatro pessoas e 15% de cinco a nove. Num escritório desse tamanho, a sócia que projeta costuma ser a mesma que escreve propostas, corre atrás de aprovações e liga para o engenheiro de estruturas.
O funil de propostas, etapa por etapa
Um funil típico de propostas de honorários num escritório pequeno tem sete estágios. Dê os nomes que combinam com o seu jeito de trabalhar, mas mantenha poucos:
- Contato. Um cliente particular, incorporador, instituição ou cliente recorrente entra em contato, muitas vezes com um programa vago e um terreno.
- Primeira reunião ou visita ao terreno. Você descobre orçamento, prazos, quem decide e se quer o trabalho.
- Proposta em preparação. Escopo, etapas, base dos honorários (percentual do custo da obra, valor fixo por etapa ou por hora) e exclusões.
- Proposta enviada. Com uma data de decisão combinada, não esperada.
- Negociação. Escopo reduzido, etapas separadas, honorários revistos. Muitas vezes duas ou três versões.
- Ganha. Contrato assinado, sinal solicitado, contrato aberto.
- Perdida ou suspensa. Com o motivo, para aprender quais trabalhos você realmente ganha.
Por onde os honorários vazam
Pontos de vazamento típicos num escritório ilustrativo de cinco pessoas:
- O contato sem dono. Um formulário do site chega na sexta, todo mundo acha que outra pessoa respondeu, e na segunda o cliente fecha com outro escritório.
- A proposta enviada para o silêncio. Sai uma proposta de valor fechado para uma ampliação, o cliente some e ninguém retoma porque parece insistente.
- A aprovação que trava uma etapa. O estudo preliminar está pronto, o cliente não aprovou e a equipe segue no anteprojeto por conta e risco.
- O projetista que perdeu o prazo. O cálculo estrutural para o projeto legal atrasa porque ninguém confirmou a data por escrito.
- A etapa que ninguém faturou. Uma etapa terminou há semanas, mas a fatura espera alguém lembrar.
Todos esses vazamentos têm a mesma forma: o próximo passo mora na cabeça ou na caixa de entrada de alguém, não numa ficha compartilhada com data.
CRM, gestão financeira de projetos ou os dois?
Os softwares para arquitetos se dividem em duas famílias. Sistemas de gestão financeira de projetos e apontamento de horas controlam horas, honorários apropriados por etapa, faturas e rentabilidade depois da assinatura. O CRM acompanha pessoas e decisões: contatos, propostas, aprovações, projetistas e follow-ups. Muitos escritórios precisam dos dois; um pequeno pode começar pelo que vaza mais.
| Pergunta | Gestão financeira de projetos / apontamento de horas | CRM |
|---|---|---|
| Quem pode nos contratar em seguida? | Raramente | Sim, é a função principal |
| Quais propostas estão abertas, e de quanto? | Em parte (Monograph, BQE) | Sim |
| Quem faz o follow-up, e quando? | Raramente | Sim, com tarefas e regras |
| Quantas horas foram para o anteprojeto? | Sim, é a função principal | Não (a Zoye não tem apontamento de horas) |
| Esta etapa estourou o orçamento de honorários? | Sim | Não |
| O cliente aprovou o estudo preliminar? | Às vezes | Sim, como tarefa de aprovação com data |
| O que combinamos com o projetista de instalações? | Raramente | Sim, na ficha do projetista e nas atas |
| Faturar a etapa que acabou de fechar | Sim, a partir de horas e honorários | Sim, uma fatura simples pela ficha do contrato |
Se a maior preocupação é estouro de honorários, comece pela gestão financeira de projetos. Se são propostas que não dão em nada e aprovações que se arrastam, comece por um CRM. Nosso guia sobre CRM e software de gestão de projetos trata da versão geral dessa escolha.
Propostas de honorários: um ritmo de follow-up que não parece insistente
A maioria das propostas não perde para um escritório mais barato. Perde para o silêncio. Um ritmo combinado com antecedência transforma o follow-up num hábito profissional: confirme a data de decisão ao enviar a proposta e faça cada contato trazer algo útil, em vez de só lembrar que você está esperando.
Um ritmo que serve para a maioria das propostas residenciais e comerciais pequenas:
| Dia | O que enviar | Por que funciona |
|---|---|---|
| 0 | A proposta, uma linha resumindo escopo, etapas e honorários, e a data de decisão combinada | Facilita repassar a decisão a um sócio ou conselho |
| 3 | Uma checagem rápida de recebimento e a oferta de passar por ela juntos | Pega propostas que caíram no spam |
| 7 | Uma pergunta ou ideia útil sobre o terreno ou o programa | Mostra raciocínio, não pressão |
| 14 | Uma opção: dividir em etapas, reduzir escopo ou começar por um estudo de viabilidade | Dá ao cliente indeciso um primeiro sim menor |
| 30 | Um encerramento cordial: os honorários valem até uma data, depois a proposta fica suspensa | Muitas vezes traz a resposta real |
Três hábitos sustentam esse ritmo:
- Versione as propostas na ficha. Cada revisão é um documento anexado à mesma oportunidade, com valor e data, para ninguém citar uma versão antiga.
- Registre o motivo de cada perda. Honorários, prazo, escolheram outro escritório, projeto cancelado. Depois de um ano, esses motivos mostram quais trabalhos perseguir.
- Acompanhe aberturas, não suposições. Se o e-mail da proposta foi aberto quatro vezes ontem, hoje é o dia de ligar.
Para a redação, nossos modelos de e-mail de follow-up servem para propostas com poucos ajustes.
Etapas como tarefas: do estudo preliminar ao acompanhamento de obra
Um contrato passa por etapas que terminam com uma decisão do cliente, e muitas também esperam uma licença ou um projetista. O jeito confiável de conduzir isso em qualquer CRM é uma tarefa principal por etapa, com subtarefas para entregas, insumos dos projetistas e a aprovação do cliente, cada uma com responsável e data.
Uma estrutura de etapas que serve para muitos contratos (renomeie conforme seus contratos):
- Levantamento e programa. Levantamento, programa confirmado, alternativas. Última subtarefa: o cliente escolhe uma direção.
- Estudo preliminar. Plantas, cortes, volumetria, primeira estimativa de custo. Última subtarefa: aprovação por escrito do estudo preliminar.
- Anteprojeto. Materiais, estrutura e instalações compatibilizados com os projetistas. Última subtarefa: projeto congelado de comum acordo.
- Projeto legal e licenças. Protocolo, respostas a exigências, licença emitida. Cada exigência do órgão é uma subtarefa com prazo de resposta.
- Projeto executivo. Desenhos e especificações para concorrência. Última subtarefa: emissão para concorrência ou obra.
- Concorrência. Perguntas das construtoras, adendos, análise de propostas, recomendação.
- Acompanhamento de obra. Visitas, dúvidas da construtora, alterações, medições, lista de pendências, entrega.
Três regras mantêm a estrutura honesta:
- Aprovações são marcos, não anotações. A aprovação do cliente é a última subtarefa de cada etapa. A etapa seguinte só abre depois dela, a menos que você decida por escrito seguir por sua conta e risco.
- Toda exigência do órgão tem data. Quando a prefeitura pede mais documentos, registre como subtarefa com prazo de resposta e responsável.
- Fechar uma etapa dispara a fatura. Se seus honorários são por etapa, a fatura faz parte do fechamento, não de uma arrumação no fim do mês.
A lógica é a mesma para uma ampliação residencial ou uma escola pequena. Os nomes das etapas mudam; o hábito não.
Aprovações do cliente e os documentos por trás delas
Uma aprovação só vale se você conseguir encontrá-la depois. Guarde cada aceite como documento ou mensagem na ficha do cliente, ligado à etapa que ele encerra, com a data e o conjunto de pranchas a que se refere. Quando o cliente perguntar por que a cozinha mudou de lugar, a resposta deve custar uma busca, não uma tarde em conversas antigas de e-mail.
O que guardar em cada aprovação:
- O que foi aprovado: o conjunto de pranchas ou a versão do documento, com nome e data.
- Quem aprovou: a pessoa com autoridade, que nem sempre é quem participa das reuniões.
- Como: documento assinado, e-mail ou mensagem escrita. Uma aprovação verbal é confirmada por escrito no mesmo dia.
- O que mudou depois: pedidos tardios do cliente registrados como alterações, para que honorários adicionais tenham rastro.
Os clientes respondem cada vez mais rápido no WhatsApp do que por e-mail. Uma mensagem como "Aprovado, seguimos com a opção B" é um registro escrito válido se ficar salva na ficha do cliente, e não perdida no celular de alguém.
Quer ver na prática?
Veja a Zoye captar um novo lead, responder no WhatsApp e deixar o follow-up pronto, tudo a partir de uma única mensagem.
Veja como funcionaProjetistas complementares: a terceira parte de todo contrato
Quase todo contrato envolve projetistas: estrutura, instalações hidráulicas e elétricas, ar-condicionado, paisagismo, às vezes acústica ou combate a incêndio. No CRM, eles são contatos como qualquer cliente, ligados a cada contrato em que trabalham, com suas entregas como subtarefas e suas próprias propostas de honorários acompanhadas.
Formas práticas de lidar com eles:
- Um contato, vários contratos. O engenheiro de estruturas com quem você trabalha em todos os projetos é um contato só, ligado a todos eles, e você vê toda a carga dele com você.
- Os prazos deles são suas subtarefas. "Cálculo estrutural para o projeto legal" é uma subtarefa da etapa de licenças, sob sua responsabilidade, com o projetista indicado, então um atraso aparece antes da data de protocolo.
- Reuniões de compatibilização têm ata. Uma reunião gravada com ações claras evita o "achei que você ia fazer" duas semanas depois. Nosso guia sobre atas de reunião com IA explica como funciona.
- Os honorários deles afetam os seus. Se os projetistas estão no seu contrato, as propostas deles ficam na mesma oportunidade que a sua.
Nove perguntas antes de escolher
Antes de qualquer demonstração, escreva como seu escritório ganha e conduz contratos e teste cada ferramenta nestes nove pontos. Uma que falhe em três vai devolver a equipe às planilhas e pastas de e-mail em um trimestre.
- Ela conduz um funil de propostas de honorários com estágios, valores, datas de decisão e motivo de perda?
- Ela faz follow-up automaticamente quando uma proposta fica sem resposta, ou pelo menos cria a tarefa?
- Cada etapa pode ser uma tarefa com subtarefas, incluindo a aprovação do cliente como marco?
- Os projetistas podem ser contatos ligados a vários contratos ao mesmo tempo?
- Documentos e aprovações ficam na ficha do cliente, com versões e busca?
- Ela grava reuniões e transforma combinados em tarefas?
- Ela emite faturas e recebe por link?
- Funciona pelo celular e por voz, para a sócia que passa metade da semana na obra?
- O preço é previsível para sua equipe hoje e com mais duas pessoas?
Se você fatura por hora contra orçamentos de etapa, acrescente uma décima: ela faz apontamento de horas e honorários apropriados? A Zoye não faz, e esse é o motivo mais claro para combinar um CRM com um sistema de horas e faturamento.
Os 7 melhores CRMs para arquitetos em 2026
Estas sete opções cobrem as escolhas realistas para um escritório pequeno ou médio: uma operadora de IA para o lado do cliente, três plataformas de arquitetura e engenharia centradas em horas, honorários e gestão financeira de projetos, uma plataforma de serviços profissionais e dois CRMs de vendas genéricos. Cada item começa pela limitação e segue com o preço de outubro de 2026 tirado do site do próprio fornecedor.
1. Zoye: a operadora de propostas, etapas e aprovações
Primeiro a limitação: a Zoye não é um sistema de apontamento de horas nem de gestão financeira de projetos para escritórios de arquitetura. Ela não tem apontamento de horas, relatórios de honorários apropriados ou trabalho em andamento, controle de ocupação ou multiplicadores, nem razão contábil. Não desenha, não modela e não gera modelos de contrato. Um escritório que fatura por hora contra orçamentos de etapa deve manter um sistema próprio para essa parte.
O que a Zoye assume é o lado do cliente, que decide se um contrato é ganho e se anda bem. A Zoye é uma operadora de negócios com IA: ferramentas conectadas num só espaço de trabalho, de contatos, oportunidades e tarefas a agenda, documentos, faturas, relatórios, automações, WhatsApp, Facebook e Instagram, rastreamento de e-mails e AI Notetaker, com uma IA que opera tudo por você. Cada ferramenta está na página de recursos.
Num escritório de arquitetura, fica assim:
- Um funil de propostas que se lê num relance. Cada contato vira uma oportunidade com valor, base de honorários e data de decisão. As versões da proposta ficam anexadas como documentos, e o rastreamento de e-mails mostra quando o cliente abriu.
- Follow-ups descritos uma vez. Diga à Zoye o que deve acontecer ("se uma proposta de honorários ficar sem resposta por 7 dias, crie uma tarefa de ligação para a sócia e escreva uma mensagem de retomada") e a Zoye monta a regra, mostra em linguagem simples e espera sua aprovação antes de qualquer coisa rodar.
- Etapas como tarefas com marcos de aprovação. Um contrato ganho recebe uma tarefa por etapa com subtarefas para entregas, insumos dos projetistas e a aprovação do cliente, cada uma com responsável e data. Uma data vencida avisa o responsável, e quando todas as subtarefas terminam, a etapa principal fecha automaticamente.
- Projetistas na mesma ficha. Estrutura, instalações e paisagismo são contatos ligados a cada contrato em comum, com seus insumos como subtarefas com data.
- Reuniões que viram tarefas. Em reuniões com clientes e de compatibilização no Zoom, Google Meet ou Teams, o AI Notetaker entra como participante visível, transcreve identificando quem fala, resume as decisões e transforma compromissos em tarefas com a sua aprovação.
- O celular da sócia como escritório. Um áudio da obra ("o cliente aprovou o estudo preliminar, abra o anteprojeto e peça ao engenheiro de estruturas as cargas até o dia 20") atualiza a ficha, abre a etapa e cria a tarefa. Um programa em PDF ou a foto de um cartão de visita vira um registro para você conferir.
- Aprovações e documentos num só lugar. Aceites, notas de emissão de pranchas e pedidos de alteração ficam ligados ao cliente e ao contrato, com o Google Drive sincronizado. A assinatura eletrônica dentro da Zoye chega em breve.
- Honorários por etapa faturados no prazo. As faturas ficam na ficha do contrato. Um link de pagamento enviado na conversa de WhatsApp do cliente passa pelo Stripe direto para a sua conta, e a oportunidade muda para paga automaticamente.
Etapas no quadro de tarefas da Zoye: estudo preliminar, anteprojeto, licença e acompanhamento de obra de cada contrato avançam com responsável e data.
As mensagens de WhatsApp para clientes passam pela plataforma empresarial oficial da Meta. Cada automação pede que você confirme que o cliente aceitou receber mensagens, tudo o que é enviado mais de 24 horas depois da última resposta dele usa um modelo aprovado, e cada mensagem enviada permite o descadastro. Conectar o número de WhatsApp do seu escritório chega em breve. Por enquanto, a Zoye conduz as conversas de WhatsApp com seus leads, e a caixa Chats as coloca ao lado das mensagens e comentários do Instagram e do Facebook, cada conversa com um responsável e notas internas.
Preço (outubro de 2026): a Zoye cobra por plano de espaço de trabalho com um número de membros incluído, não por arquiteto. O Almost Free custa 5 dólares por mês ou 4 no plano anual para uma pessoa, com as ferramentas principais, 15 pedidos de IA por mês e integrações com o Google, e não inclui automações. O Starter, a 29 dólares (23 no anual), cobre 10 membros com 5 GB. O Growth, a 59 dólares (47), cobre 20 membros com 10 GB e acrescenta automações de fluxo de trabalho e automações de WhatsApp com 250 mensagens por mês. O Scale, a 119 dólares (95), cobre 100 membros com 25 GB, e o Customize é sob orçamento. Detalhes na página de preços.
Indicada para: arquitetos que trabalham sozinhos e escritórios de até cerca de 20 pessoas que perdem com propostas sem follow-up, aprovações lentas e coordenação de projetistas, sozinha ou ao lado de um sistema de horas e faturamento.
2. Monograph: gestão de projetos e honorários feita para arquitetos
O Monograph foi pensado para escritórios de arquitetura e engenharia, com planejamento por etapas, alocação de equipe, apontamento de horas, faturamento e relatórios de honorários. A limitação na prospecção é que o plano cobre a execução dos projetos: a página de preços diz que o Pipeline é oferecido à parte como complemento, então o lado das propostas custa mais e o preço não aparece antes.
Preço (outubro de 2026): sem planos públicos com nome. A página de preços tem uma calculadora que retorna de 45 a 490 dólares por mês conforme o número de funcionários informado, e esclarece que o plano inclui os recursos principais (previsões, relatórios, alocação), enquanto o Pipeline é complemento. Valores exatos vêm numa demonstração.
Indicado para: escritórios pequenos e médios que querem orçamentos por etapa, horas e honorários numa ferramenta especializada e aceitam somar o Pipeline ou um CRM separado.
3. BQE Core: módulos de horas, faturamento e contabilidade
O BQE Core é voltado a empresas de serviços profissionais, incluindo arquitetos e engenheiros, com apontamento de horas e despesas, faturamento e gestão de projetos, além de módulos opcionais de Accounting, CRM, HR e Payroll. A limitação é a falta de transparência: nada na página de preços tem valor, e o CRM é um módulo separado.
Preço (outubro de 2026): não publicado. A página fala em "preço por usuário", oferece o pacote Foundations e mostra cada módulo adicional com um link "Request Quote".
Indicado para: escritórios a partir de 10 pessoas que querem horas, faturamento e contabilidade num só sistema e vão reservar verba para orçamento e implantação.
4. Deltek Ajera: gestão financeira de projetos para pequenos escritórios de arquitetura e engenharia
A Deltek descreve o Ajera como um software de gestão de projetos e contabilidade para pequenos escritórios de arquitetura e engenharia, que liga a gestão de projetos à contabilidade por projeto, ao faturamento e ao cronograma. A limitação: é um sistema centrado na contabilidade, a prospecção não é o foco e o preço não é público.
Preço (outubro de 2026): não publicado. A página do Ajera oferece pedir uma demonstração em vez de uma tabela de preços; qualquer número visto em outro lugar é estimativa de terceiros, então peça à Deltek um orçamento por escrito com a implantação incluída.
Indicado para: pequenos escritórios de arquitetura e engenharia que precisam de gestão financeira de projetos completa e estão prontos para uma implantação estruturada.
5. Productive: gestão de serviços profissionais com funil de vendas
O Productive cobre projetos, orçamentos, planejamento de recursos, apontamento de horas, faturamento e funil de vendas para agências e empresas de serviços. A limitação para arquitetos é que ele foi construído em torno de orçamentos e horas faturáveis no estilo agência, não de etapas de projeto e licenças, e o preço por usuário cresce a cada assento.
Preço (outubro de 2026): por usuário, com cálculo padrão para 10 usuários. A página mostrava o Essential entre 10 e 12 dólares e o Professional entre 25 e 29 dólares por usuário por mês conforme o tipo de cobrança, e os próprios números da página não eram totalmente coerentes, então confirme na hora de pagar. O Ultimate é orçado após demonstração. Há teste de 14 dias, e o plano anual promete economia de até 17%.
Indicado para: estúdios multidisciplinares que já funcionam como agência, com contratos mensais e horas faturáveis, e querem funil e recursos no mesmo lugar.
6. HubSpot: um CRM genérico que você adapta ao escritório
O HubSpot oferece funis, e-mail, reuniões e relatórios, com um CRM gratuito para até dois usuários. A limitação é que nada foi feito para arquitetura: não há etapas, aprovações nem vínculo com projetistas, então você monta tudo com propriedades personalizadas e tarefas, e a automação útil fica no Professional.
Preço (outubro de 2026): Sales Hub Starter a partir de 20 dólares por usuário por mês (cerca de 7 dólares em algumas ofertas), Professional a 90 dólares por usuário no anual ou 100 dólares no mensal, mais 1.500 dólares de implantação, e Enterprise a 150 dólares por usuário com 3.500 dólares de implantação.
Indicado para: escritórios maiores com uma pessoa de desenvolvimento de negócios que já usa o HubSpot no marketing. Nosso guia de alternativas ao HubSpot traz opções mais leves.
7. Pipedrive: um funil de vendas limpo, nada mais
O Pipedrive é um CRM de vendas focado, com um funil visual claro e lembretes de atividades. A limitação é que ele para na venda: depois que a proposta é ganha, etapas, aprovações e projetistas precisam de outra ferramenta, e a sincronização completa de e-mail e a automação começam no segundo plano.
Preço (outubro de 2026): Lite a partir de 14 dólares por usuário por mês no plano anual, Growth a 39 dólares por usuário no anual ou 49 no mensal, com planos mais caros acima. A página de preços do Pipedrive bloqueia acesso automatizado, então confirme os valores atuais lá antes de comprar.
Indicado para: um sócio ou responsável comercial que só quer um funil de propostas e já conduz a execução em outro lugar. Veja as alternativas ao Pipedrive.
Veja o que a Zoye pode fazer por você
CRM, negócios, tarefas e suas automações de Instagram, Facebook e WhatsApp em um só espaço de trabalho. É só pedir à Zoye e ela configura tudo para você.
Explorar recursosCRMs para arquitetos lado a lado
Aqui as sete opções aparecem lado a lado: o foco de cada uma, o preço publicado mais baixo em outubro de 2026, o que encarece a assinatura e como cada uma lida com propostas, etapas e horas. Taxas de cartão e cobranças de WhatsApp da Meta são à parte em todos os casos.
| Ferramenta | Feita para | Menor preço publicado (out. 2026) | A conta cresce com | Funil de propostas | Etapas e aprovações | Horas e honorários apropriados |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Zoye | Propostas, etapas, aprovações, projetistas | US$ 5/mês (1 membro, sem automações); US$ 29/mês para 10 | Plano com membros incluídos | Sim, com regras de follow-up | Tarefas com subtarefas de aprovação | Não |
| Monograph | Execução e honorários em arquitetura e engenharia | Faixa da calculadora US$ 45 a 490/mês | Tamanho do escritório, complemento Pipeline | Complemento | Planejamento por etapas | Sim |
| BQE Core | Horas, faturamento, contabilidade | Não publicado | Usuários, módulos | Módulo CRM | Projetos e etapas | Sim |
| Deltek Ajera | Gestão financeira de projetos para escritórios pequenos | Não publicado | Orçamento | Não é o foco | Projetos e cronogramas | Sim |
| Productive | Agências e serviços profissionais | Cerca de US$ 10 por usuário/mês (Essential) | Usuários | Sim | Orçamentos e tarefas | Sim |
| HubSpot | CRM genérico de vendas e marketing | US$ 20 por usuário/mês (Starter) | Usuários, implantação | Sim | Propriedades personalizadas | Não |
| Pipedrive | Funil de vendas | US$ 14 por usuário/mês no anual (Lite) | Usuários, planos | Sim | Não | Não |
Duas semanas num escritório ilustrativo de seis pessoas
Veja como as peças se encaixam ao longo de duas semanas num escritório ilustrativo: duas sócias, três arquitetos e uma gerente de escritório, com ampliações residenciais, uma escola pequena e uma loja. A ferramenta mostrada é a Zoye, mas os hábitos valem para qualquer CRM.
Semana 1, segunda. A visão semanal mostra onze propostas de honorários abertas, com valor ilustrativo total de 310.000 dólares, três já passadas da data de decisão. Uma sócia pergunta à assistente "quais propostas acima de 20.000 dólares estão sem resposta há uma semana?" e recebe três nomes com os responsáveis.
Semana 1, terça. Uma cliente particular preenche o formulário do site às nove da noite. O contato entra como nova oportunidade com a origem registrada, e aparece uma tarefa para a sócia ligar de manhã.
Semana 1, quinta. O responsável pela manutenção da escola aprova o estudo preliminar por e-mail. A gerente de escritório salva no contrato, a etapa fecha, o anteprojeto abre e a fatura da etapa sai com link de pagamento.
Semana 1, sexta. Uma reunião de compatibilização com os projetistas de estrutura e instalações acontece no Teams. O AI Notetaker grava, e quatro compromissos (cargas até o dia 20, tamanho da casa de máquinas confirmado, cortes revisados, uma dúvida de combate a incêndio) viram tarefas com uma única aprovação.
Semana 2, segunda. A prefeitura pede informações adicionais sobre drenagem da loja. A exigência entra como subtarefa da etapa de licenças, com prazo de resposta de dez dias e o projetista de infraestrutura indicado.
Semana 2, quarta. Uma proposta de valor fechado chega ao dia 14 sem resposta. A regra de follow-up cria uma tarefa com uma mensagem pronta que oferece um estudo de viabilidade como primeira etapa. O cliente responde na mesma tarde e pede o escopo menor.
Semana 2, sexta. Uma proposta é perdida por honorários, outra fica suspensa até a primavera e duas são ganhas. Os motivos estão nas fichas, prontos para a revisão trimestral dos trabalhos que o escritório realmente ganha.
Nada nessa quinzena é incomum. A diferença é que cada próximo passo tinha nome e data.
Levar o escritório para um novo CRM
Planeje a mudança em torno dos contratos em andamento, não do arquivo de exportação. Liste primeiro as propostas abertas, as etapas ativas e as aprovações pendentes, traga os contatos, recrie as regras de follow-up e mantenha o sistema antigo só para consulta até tudo que está aberto ter um novo lugar. Um escritório pequeno costuma fazer isso numa semana tranquila.
- Liste o trabalho aberto. Propostas com valores e datas de decisão, contratos com a etapa atual e a próxima aprovação, e os projetistas de cada um.
- Exporte os contatos da ferramenta atual, do e-mail ou do celular para uma planilha.
- Importe na Zoye. Uma planilha entra direto, assim como quadros do Trello e Monday.com. A importação do Jira, do Notion e do ClickUp chega em breve. Para fontes mais bagunçadas, envie à assistente um PDF de tabela de honorários ou uma foto do quadro do escritório, e ela extrai registros para você conferir.
- Recrie os hábitos: ritmo de follow-up de propostas, modelos de etapas com marcos de aprovação, prazos de exigências e lembretes de faturas vencidas. A Zoye mostra cada regra antes de ela rodar.
- Mantenha seu sistema de horas e faturamento, se tiver um. A Zoye cuida do lado do cliente ao lado dele, e nada no seu apontamento de horas precisa mudar.
Se o seu escritório também faz interiores, o guia CRM para designers de interiores trata dos estúdios com muitas compras, e o CRM para consultores dos contratos do tipo consultoria.
Pronto para se livrar das tarefas repetitivas?
A Zoye reúne CRM com IA, gestão de tarefas e automação em um só espaço de trabalho.
Começar agoraQual opção combina com o seu escritório
Escolha pelo ponto onde o escritório mais perde. Se for estouro de honorários e horas não faturadas, comece por Monograph, BQE Core ou Deltek Ajera. Se você só precisa de um funil de vendas, Pipedrive ou HubSpot resolvem. Se forem propostas, aprovações, projetistas e o follow-up entre eles, escolha a Zoye, sozinha ou ao lado de um sistema de horas e faturamento.
Alguns perfis comuns:
- Um arquiteto que trabalha sozinho, com contatos chegando por telefone, e-mail e WhatsApp: follow-up de propostas e aprovações importam mais que apontamento de horas. A Zoye se encaixa, e o Almost Free cobre uma pessoa enquanto você não precisa de automações.
- Um escritório de 3 a 10 pessoas com honorário fechado por etapa: a Zoye para o funil, as etapas e as faturas, com controle de horas só se você quiser a rentabilidade por etapa.
- Um escritório de 10 a 30 pessoas que fatura por hora: Monograph ou BQE Core para horas e honorários, com a Zoye ou o HubSpot ao lado para a prospecção.
- Um escritório que funciona como agência, com contratos mensais e horas faturáveis em várias disciplinas: Productive, depois de fazer a conta por assento no seu tamanho mais dois.
Teste cada finalista numa quinzena real: carregue vinte contatos, oito propostas abertas, dois contratos ativos com as etapas e uma aprovação pendente, e veja do que a ferramenta lembra você sem ninguém pedir. Para ver isso nos seus próprios contratos, agende uma demonstração da Zoye e leve uma proposta que ficou sem resposta e uma aprovação travada.
