Respuesta rápida: el mejor CRM para un arquitecto es el que mantiene en movimiento las propuestas de honorarios, convierte cada fase de diseño y cada aprobación del cliente en un paso con fecha y guarda a los consultores en la misma ficha que el cliente. Para un estudio de hasta 20 personas, Zoye lo hace con una asistente de IA que se encarga del seguimiento, desde 29 dólares al mes para 10 miembros. Si lo que necesitas son partes de horas, honorarios devengados y contabilidad de proyectos, mira Monograph, BQE Core o Deltek Ajera, a menudo junto a un CRM.
Claves (octubre de 2026)
- Las propuestas pesan más cuando escasean los contratos: en el índice de facturación de estudios de arquitectura de AIA y Deltek de septiembre de 2026, las consultas subieron a 53,2 mientras el valor de los nuevos contratos de diseño firmados cayó a 43,7 (por debajo de 50 indica descenso).
- La mayoría de los estudios son pequeños: la encuesta de estudios 2024 de AIA cuenta más de 19.000 estudios de arquitectura en Estados Unidos, cerca del 75 % con menos de 10 empleados y un 28 % de profesionales en solitario.
- Dos de los seis rivales analizados, BQE Core y Deltek Ajera, no publican precios; Monograph muestra un rango de 45 a 490 dólares al mes en su calculadora y vende el módulo Pipeline como complemento.
- Fases, aprobaciones y licencias funcionan mejor como tareas con responsable y fecha vinculadas al encargo, en cualquier herramienta.
- Zoye no es un sistema de control de horas ni de contabilidad de proyectos para estudios de arquitectura. Gestiona el pipeline de propuestas, los seguimientos, las fases, las aprobaciones, los consultores, los documentos y las facturas.
Cómo gana trabajo un estudio de arquitectura y dónde se le escapa
Un estudio de arquitectura vende encargos largos e inciertos mediante propuestas de honorarios y luego los desarrolla por fases que exigen una decisión del cliente. El trabajo se pierde en los huecos: una consulta contestada tarde, una propuesta sin seguimiento, una aprobación que duerme tres semanas mientras el calendario se desliza. Un CRM se gana su sitio cuando cierra esos huecos.
El mercado complica la fase de propuesta. El informe de AIA sobre septiembre de 2026, publicado el 21 de octubre de 2026, situó el índice de facturación en 44,7, frente a 47,2 en agosto. Las consultas siguieron creciendo hasta 53,2, pero el valor de los nuevos contratos de diseño firmados bajó a 43,7. Dicho de forma sencilla: los clientes siguen preguntando y firman menos. Ganan los estudios que responden bien y hacen un seguimiento como es debido.
Además, los estudios son pequeños. El resumen de la encuesta 2024 de AIA recoge más de 19.000 estudios en Estados Unidos, unos 75 % con menos de 10 empleados: 28 % profesionales en solitario, 32 % de dos a cuatro personas y 15 % de cinco a nueve. En un estudio de ese tamaño, el socio que diseña suele ser también quien redacta propuestas, persigue aprobaciones y llama al ingeniero de estructuras.
El pipeline de propuestas, etapa por etapa
Un pipeline típico de propuestas de honorarios tiene siete etapas. Ponles el nombre que encaje con tu forma de trabajar, pero que sean pocas:
- Consulta. Un particular, un promotor, una institución o un cliente habitual contacta, a menudo con un programa difuso y un solar.
- Primera reunión o visita al solar. Conoces el presupuesto, los plazos, quién decide y si quieres el encargo.
- Propuesta en preparación. Alcance, fases, base de honorarios (porcentaje del coste de obra, importe fijo por fase o por horas) y exclusiones.
- Propuesta enviada. Con una fecha de decisión acordada, no deseada.
- Negociación. Alcance recortado, fases separadas, honorarios revisados. Muchas veces dos o tres versiones.
- Ganada. Contrato firmado, anticipo solicitado, encargo abierto.
- Perdida o aparcada. Con un motivo, para aprender qué trabajos ganas de verdad.
Por dónde se escapan los honorarios
Puntos de fuga típicos en un estudio ilustrativo de cinco personas:
- La consulta sin dueño. Llega un formulario el viernes, todos creen que otro ha contestado y el cliente firma con otro estudio el lunes.
- La propuesta enviada al silencio. Sale una propuesta a precio cerrado para una ampliación, el cliente calla y nadie insiste porque parece agobiante.
- La aprobación que frena una fase. El anteproyecto está terminado, el cliente no ha dado el visto bueno y el equipo sigue con el proyecto básico asumiendo el riesgo.
- El consultor que no llegó a tiempo. Los cálculos de estructura para la licencia llegan tarde porque nadie confirmó la fecha por escrito.
- La fase que nadie facturó. Una fase terminó hace semanas, pero la factura espera a que alguien se acuerde.
Todas tienen la misma forma: el siguiente paso vive en la cabeza o el correo de alguien, no en una ficha compartida con fecha.
¿CRM, contabilidad de proyectos o ambos?
El software para arquitectos se divide en dos familias. Los sistemas de contabilidad de proyectos y control de horas registran horas, honorarios devengados por fase, facturas y rentabilidad tras la firma. El CRM sigue a las personas y las decisiones: consultas, propuestas, aprobaciones, consultores y seguimientos. Muchos estudios necesitan ambos; uno pequeño puede empezar por el que más pierde.
| Pregunta | Contabilidad de proyectos / control de horas | CRM |
|---|---|---|
| ¿Quién podría encargarnos el próximo proyecto? | Rara vez | Sí, es su función principal |
| ¿Qué propuestas están abiertas y por cuánto? | En parte (Monograph, BQE) | Sí |
| ¿Quién hace el seguimiento y cuándo? | Rara vez | Sí, con tareas y reglas |
| ¿Cuántas horas llevó el proyecto básico? | Sí, es su función principal | No (Zoye no tiene partes de horas) |
| ¿Esta fase supera su presupuesto de honorarios? | Sí | No |
| ¿Ha aprobado el cliente el anteproyecto? | A veces | Sí, como tarea de aprobación con fecha |
| ¿Qué acordamos con la ingeniería de instalaciones? | Rara vez | Sí, en la ficha del consultor y en las actas |
| Facturar la fase que acaba de cerrarse | Sí, con datos de horas y honorarios | Sí, una factura sencilla desde la ficha del encargo |
Si tu mayor preocupación son los sobrecostes de honorarios, empieza por la contabilidad de proyectos. Si son propuestas que no llegan a nada y aprobaciones que se alargan, empieza por un CRM. Nuestra guía sobre CRM frente a software de gestión de proyectos cubre la versión general de esta elección.
Propuestas de honorarios: un ritmo de seguimiento que no agobia
La mayoría de las propuestas no se pierden frente a un estudio más barato. Se pierden en el silencio. Un ritmo acordado de antemano convierte el seguimiento en un hábito profesional: confirma la fecha de decisión al enviar la propuesta y haz que cada contacto aporte algo, en lugar de recordar que estás esperando.
Un ritmo que sirve para la mayoría de propuestas residenciales y comerciales pequeñas:
| Día | Qué envías | Por qué funciona |
|---|---|---|
| 0 | La propuesta, una línea que resume alcance, fases y honorarios, y la fecha de decisión acordada | Facilita reenviar la decisión a un socio o a un consejo |
| 3 | Un mensaje breve para confirmar que llegó y ofrecer repasarla juntos | Detecta propuestas atrapadas en el spam |
| 7 | Una pregunta o idea útil sobre el solar o el programa | Demuestra criterio, no insistencia |
| 14 | Una opción: dividir en fases, reducir alcance o empezar con un estudio de viabilidad | Da al cliente indeciso un primer sí más pequeño |
| 30 | Un cierre amable: mantienes los honorarios hasta una fecha y luego la aparcas | A menudo provoca la respuesta real |
Tres hábitos lo sostienen:
- Versiona las propuestas en la ficha. Cada revisión es un documento adjunto a la misma oportunidad, con importe y fecha, para que nadie cite una versión antigua.
- Anota el motivo de cada pérdida. Honorarios, plazos, eligieron otro estudio, proyecto cancelado. Al cabo de un año, esos motivos te dicen qué trabajos perseguir.
- Sigue aperturas, no suposiciones. Si el correo de la propuesta se abrió cuatro veces ayer, hoy es el día de llamar.
Para la redacción, nuestras plantillas de correos de seguimiento sirven para propuestas con pocos cambios.
Las fases como tareas: del estudio previo a la dirección de obra
Un encargo avanza por fases que terminan con una decisión del cliente, y muchas esperan además una licencia o a un consultor. La forma fiable de llevarlo en cualquier CRM es una tarea principal por fase, con subtareas para entregables, aportaciones de consultores y la aprobación del cliente, cada una con responsable y fecha.
Una estructura de fases válida para muchos encargos (renómbralas según tus contratos):
- Estudio previo y programa. Levantamiento, programa confirmado, alternativas. Última subtarea: el cliente elige una dirección.
- Anteproyecto. Plantas, secciones, volumetría, primera estimación de coste. Última subtarea: aprobación por escrito del anteproyecto.
- Proyecto básico. Materiales, estructura e instalaciones coordinados con los consultores. Última subtarea: diseño congelado de común acuerdo.
- Licencias y autorizaciones. Solicitud, respuesta a requerimientos, licencia concedida. Cada requerimiento de la administración es una subtarea con su fecha de respuesta.
- Proyecto de ejecución. Planos y pliegos para la licitación. Última subtarea: emisión para licitación u obra.
- Licitación. Preguntas de constructoras, aclaraciones, comparación de ofertas, recomendación.
- Dirección de obra. Visitas, consultas de la constructora, cambios, certificaciones, repasos, recepción.
Tres reglas mantienen la estructura honesta:
- Las aprobaciones son hitos, no notas. La aprobación del cliente es la última subtarea de cada fase. La siguiente no se abre hasta que esté hecha, salvo decisión por escrito de seguir asumiendo el riesgo.
- Cada requerimiento tiene fecha. Cuando el técnico municipal pide más documentación, regístralo como subtarea con el plazo de respuesta y el responsable.
- Cerrar una fase dispara la factura. Si tus honorarios van por fases, la factura forma parte del cierre, no de un repaso a final de mes.
La lógica es la misma para una ampliación de vivienda o un colegio pequeño. Cambian los nombres de las fases; el hábito no.
Las aprobaciones del cliente y los documentos que las respaldan
Una aprobación solo sirve si puedes encontrarla después. Guarda cada visto bueno como documento o mensaje en la ficha del cliente, vinculado a la fase que cierra, con la fecha y el juego de planos al que se refiere. Cuando un cliente pregunte por qué se movió la cocina, la respuesta debería costar una búsqueda, no una tarde entre hilos de correo antiguos.
Qué guardar de cada aprobación:
- Qué se aprobó: el juego de planos o la versión del documento, con nombre y fecha.
- Quién lo aprobó: la persona con autoridad, que no siempre es la que va a las reuniones.
- Cómo: documento firmado, correo o mensaje escrito. Una aprobación verbal se confirma por escrito el mismo día.
- Qué cambió después: las peticiones tardías del cliente se registran como cambios, para que los honorarios adicionales tengan rastro.
Los clientes contestan cada vez más rápido por WhatsApp que por correo. Un mensaje como «Aprobado, seguimos con la opción B» es un registro escrito válido si se guarda en la ficha del cliente y no se pierde en el móvil de alguien.
Quieres verlo en accion?
Mira cómo Zoye capta un nuevo lead, responde por WhatsApp y deja listo el seguimiento, todo con un solo mensaje.
Ver como funcionaConsultores: el tercero en cada encargo
Casi todos los encargos implican consultores: estructuras, instalaciones, urbanización, paisajismo y a veces acústica o protección contra incendios. Son contactos del CRM como cualquier cliente, vinculados a cada encargo en el que participan, con sus entregables como subtareas y sus propias propuestas de honorarios en seguimiento.
Formas prácticas de gestionarlos:
- Un contacto, muchos encargos. El ingeniero de estructuras con el que trabajas siempre es un único contacto vinculado a todos los proyectos, así ves toda su carga contigo.
- Sus plazos son tus subtareas. «Cálculo de estructura para la licencia» es una subtarea de la fase de licencias, bajo tu responsabilidad y con el consultor nombrado, de modo que un retraso aparece antes de la fecha de entrega.
- Las reuniones de coordinación tienen acta. Una reunión grabada con acciones claras evita el «creía que lo hacías tú» dos semanas después. Nuestra guía sobre actas de reunión con IA explica cómo funciona.
- Sus honorarios afectan a los tuyos. Si los consultores van dentro de tu contrato, sus propuestas están en la misma oportunidad que la tuya.
Nueve preguntas antes de elegir
Antes de cualquier demostración, escribe cómo gana y gestiona encargos tu estudio y prueba cada herramienta con estos nueve puntos. Una que falle en tres devolverá al equipo a las hojas de cálculo y las carpetas de correo en un trimestre.
- ¿Gestiona un pipeline de propuestas de honorarios con etapas, importes, fechas de decisión y motivo de pérdida?
- ¿Hace seguimiento automático cuando una propuesta se queda sin respuesta, o al menos crea la tarea?
- ¿Puede cada fase ser una tarea con subtareas, incluida la aprobación del cliente como hito?
- ¿Pueden los consultores ser contactos vinculados a varios encargos a la vez?
- ¿Viven documentos y aprobaciones en la ficha del cliente, con versiones y búsqueda?
- ¿Graba reuniones y convierte los acuerdos en tareas?
- ¿Envía facturas y cobra mediante enlace?
- ¿Funciona desde el móvil y por voz, para el socio que pasa media semana en obra?
- ¿Es el precio previsible para tu equipo hoy y con dos personas más?
Si facturas por horas frente a presupuestos por fase, añade una décima: ¿gestiona partes de horas y honorarios devengados? Zoye no lo hace, y es la razón más clara para combinar un CRM con un sistema de horas y facturación.
Los 7 mejores CRM para arquitectos en 2026
Estas siete opciones cubren lo realista para un estudio pequeño o mediano: una operadora de IA para el lado del cliente, tres plataformas de arquitectura e ingeniería centradas en horas, honorarios y contabilidad de proyectos, una plataforma de servicios profesionales y dos CRM comerciales generalistas. Cada ficha empieza por su limitación y sigue con el precio de octubre de 2026 de la propia web del proveedor.
1. Zoye: la operadora de propuestas, fases y aprobaciones
Primero la limitación: Zoye no es un sistema de control de horas ni de contabilidad de proyectos para estudios de arquitectura. No tiene partes de horas, ni informes de honorarios devengados o trabajo en curso, ni seguimiento de ocupación o multiplicadores, ni libro contable. No dibuja, no modela y no genera modelos de contrato. Un estudio que factura por horas frente a presupuestos por fase debe mantener un sistema específico para esa parte.
Lo que Zoye asume es el lado del cliente, el que decide si un encargo se gana y avanza bien. Zoye es una operadora de negocio con IA: herramientas conectadas en un mismo espacio, desde contactos, oportunidades y tareas hasta calendario, documentos, facturas, informes, automatizaciones, WhatsApp, Facebook e Instagram, seguimiento de correos y AI Notetaker, con una IA que las maneja por ti. Cada herramienta está en la página de funciones.
Aplicado a un estudio de arquitectura:
- Un pipeline de propuestas que se lee de un vistazo. Cada consulta se convierte en una oportunidad con importe, base de honorarios y fecha de decisión. Las versiones de la propuesta van como documentos, y el seguimiento de correos muestra cuándo la abrió el cliente.
- Seguimientos que describes una vez. Dile a Zoye qué debe pasar («si una propuesta de honorarios no tiene respuesta en 7 días, crea una tarea de llamada para el socio y redacta un mensaje de seguimiento») y Zoye construye la regla, te la muestra en lenguaje claro y espera tu aprobación antes de ejecutar nada.
- Fases como tareas con hitos de aprobación. Un encargo ganado lleva una tarea por fase con subtareas para entregables, aportaciones de consultores y la aprobación del cliente, cada una con responsable y fecha. Una fecha vencida avisa al responsable, y cuando todas las subtareas están hechas, la fase principal se cierra automáticamente.
- Consultores en la misma ficha. Estructuras, instalaciones y paisajismo son contactos vinculados a cada encargo, con sus aportaciones como subtareas con fecha.
- Reuniones que se convierten en tareas. En reuniones con clientes y de coordinación por Zoom, Google Meet o Teams, AI Notetaker entra como participante visible, transcribe identificando a cada hablante, resume decisiones y convierte compromisos en tareas con tu aprobación.
- El móvil del socio como oficina. Una nota de voz desde la obra («el cliente aprobó el anteproyecto, abre el proyecto básico y pide a estructuras las cargas para el día 20») actualiza la ficha, abre la fase y crea la tarea. Un programa en PDF o la foto de una tarjeta de visita se convierte en una ficha que puedes revisar.
- Aprobaciones y documentos en un solo sitio. Vistos buenos, notas de emisión de planos y solicitudes de cambio quedan unidos al cliente y al encargo, con Google Drive sincronizado. La firma electrónica dentro de Zoye llegará pronto.
- Honorarios por fases cobrados a tiempo. Las facturas están en la ficha del encargo. Un enlace de pago enviado en el chat de WhatsApp del cliente pasa por Stripe directamente a tu cuenta, y la oportunidad pasa a pagada automáticamente.
Fases en el tablero de tareas de Zoye: estudio previo, anteproyecto, licencia y dirección de obra de cada encargo avanzan con responsable y fecha.
Los mensajes de WhatsApp a clientes pasan por la plataforma empresarial oficial de Meta. Cada automatización te pide confirmar que el cliente aceptó recibir mensajes, todo lo que se envía más de 24 horas después de su última respuesta usa una plantilla aprobada y cada mensaje saliente le permite darse de baja. Vincular el número de WhatsApp de tu estudio llegará pronto. Por ahora Zoye lleva las conversaciones de WhatsApp con tus clientes potenciales, y la bandeja Chats las coloca junto a los mensajes y comentarios de Instagram y Facebook, cada hilo con un responsable y notas internas.
Precio (octubre de 2026): Zoye cobra por plan de espacio de trabajo con un número de miembros incluido, no por arquitecto. Almost Free cuesta 5 dólares al mes o 4 con facturación anual para una persona, con las herramientas básicas, 15 consultas de IA al mes e integraciones de Google, y no incluye automatizaciones. Starter, a 29 dólares (23 anual), cubre 10 miembros con 5 GB. Growth, a 59 dólares (47), cubre 20 miembros con 10 GB y añade automatizaciones de flujos de trabajo y de WhatsApp con 250 mensajes al mes. Scale, a 119 dólares (95), cubre 100 miembros con 25 GB, y Customize se presupuesta. Detalles en la página de precios.
Ideal para: arquitectos en solitario y estudios de hasta unas 20 personas que pierden con propuestas sin seguimiento, aprobaciones lentas y coordinación de consultores, sola o junto a un sistema de horas y facturación.
2. Monograph: gestión de proyectos y honorarios pensada para arquitectos
Monograph está diseñado para estudios de arquitectura e ingeniería, con planificación por fases, asignación de equipo, control de horas, facturación e informes de honorarios. La limitación en desarrollo de negocio es que su plan cubre la ejecución de proyectos: la página de precios indica que Pipeline se ofrece aparte como complemento, así que la parte comercial cuesta más y su precio no se muestra.
Precio (octubre de 2026): sin planes públicos con nombre. La página de precios ofrece una calculadora que devuelve de 45 a 490 dólares al mes según el número de empleados que introduzcas, y aclara que el plan incluye las funciones básicas (previsiones, informes, asignación) mientras Pipeline es un complemento. Las cifras exactas llegan tras una demostración.
Ideal para: estudios pequeños y medianos que quieren presupuestos por fase, horas y honorarios en una herramienta específica, y aceptan añadir Pipeline o un CRM aparte.
3. BQE Core: módulos de horas, facturación y contabilidad
BQE Core se dirige a firmas de servicios profesionales, incluidos arquitectos e ingenieros, con control de horas y gastos, facturación y gestión de proyectos, además de módulos opcionales de Contabilidad, CRM, RR. HH. y Nóminas. La limitación es la opacidad: nada en su página de precios lleva cifra, y el CRM es un módulo aparte.
Precio (octubre de 2026): no publicado. La página habla de «precio por usuario», ofrece un paquete Foundations y muestra cada módulo adicional con un enlace «Request Quote».
Ideal para: estudios de 10 o más personas que quieren horas, facturación y contabilidad en un sistema y presupuestan una oferta y una implantación.
4. Deltek Ajera: contabilidad de proyectos para estudios pequeños de arquitectura e ingeniería
Deltek describe Ajera como software de gestión de proyectos y contabilidad para estudios pequeños de arquitectura e ingeniería, que une la gestión de proyectos con la contabilidad por proyecto, la facturación y la planificación. La limitación: es un sistema centrado en la contabilidad, el desarrollo de negocio no es su foco y el precio no es público.
Precio (octubre de 2026): no publicado. La página de Ajera ofrece solicitar una demostración en lugar de una tarifa; cualquier cifra que veas en otro sitio es una estimación de terceros, así que pide a Deltek un presupuesto por escrito con la implantación incluida.
Ideal para: estudios pequeños de arquitectura e ingeniería que necesitan contabilidad de proyectos completa y están listos para una implantación estructurada.
5. Productive: gestión de servicios profesionales con pipeline comercial
Productive cubre proyectos, presupuestos, planificación de recursos, control de horas, facturación y pipeline comercial para agencias y firmas de servicios. La limitación para arquitectos es que está construido alrededor de presupuestos y horas facturables al estilo agencia, no de fases de diseño y licencias, y el precio por usuario crece con cada puesto.
Precio (octubre de 2026): por usuario, con una vista por defecto de 10 usuarios. La página mostraba Essential entre 10 y 12 dólares y Professional entre 25 y 29 dólares por usuario al mes según el tipo de facturación, y sus propias cifras no eran del todo coherentes, así que confírmalo al pagar. Ultimate se presupuesta tras una demostración. Hay prueba de 14 días, y la facturación anual anuncia un ahorro de hasta el 17 %.
Ideal para: estudios multidisciplinares que ya funcionan como una agencia, con igualas y horas facturables, y quieren pipeline y recursos juntos.
6. HubSpot: un CRM generalista que adaptas al estudio
HubSpot ofrece pipelines, correo, reuniones e informes, con un CRM gratuito para hasta dos usuarios. La limitación es que nada está pensado para arquitectura: ni fases, ni aprobaciones, ni vínculo con consultores, así que los construyes con propiedades personalizadas y tareas, y la automatización útil está en Professional.
Precio (octubre de 2026): Sales Hub Starter desde 20 dólares por usuario al mes (unos 7 dólares en algunas ofertas), Professional a 90 dólares por usuario con facturación anual o 100 dólares mensual más 1.500 dólares de incorporación, y Enterprise a 150 dólares por usuario con 3.500 dólares de incorporación.
Ideal para: estudios más grandes con un responsable de desarrollo de negocio que ya usa HubSpot para marketing. Nuestra guía de alternativas a HubSpot recoge opciones más ligeras.
7. Pipedrive: un pipeline comercial limpio, nada más
Pipedrive es un CRM de ventas centrado, con un pipeline visual claro y recordatorios de actividad. La limitación es que termina en la venta: una vez ganada la propuesta, fases, aprobaciones y consultores necesitan otra herramienta, y la sincronización completa del correo y la automatización empiezan en el segundo plan.
Precio (octubre de 2026): Lite desde 14 dólares por usuario al mes con facturación anual, Growth a 39 dólares por usuario anual o 49 mensual, y planes superiores por encima. La página de precios de Pipedrive bloquea el acceso automatizado, así que confirma allí las cifras actuales antes de comprar.
Ideal para: un socio o responsable comercial que solo quiere un pipeline de propuestas y ya gestiona la producción en otra parte. Consulta las alternativas a Pipedrive.
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Explorar funcionesCRM para arquitectos, lado a lado
La tabla pone las siete opciones en el mismo plano: para qué están hechas, el precio publicado más bajo a octubre de 2026, qué hace crecer la factura y cómo tratan propuestas, fases y horas. En todas las opciones hay que sumar las comisiones del procesador de pagos y lo que Meta cobra por cada mensaje de WhatsApp.
| Herramienta | Pensada para | Precio publicado más bajo (oct. 2026) | La factura crece con | Pipeline de propuestas | Fases y aprobaciones | Horas y honorarios devengados |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Zoye | Propuestas, fases, aprobaciones, consultores | 5 $/mes (1 miembro, sin automatizaciones); 29 $/mes para 10 | Plan con miembros incluidos | Sí, con reglas de seguimiento | Tareas con subtareas de aprobación | No |
| Monograph | Ejecución y honorarios en arquitectura e ingeniería | Rango de calculadora 45 a 490 $/mes | Tamaño del estudio, complemento Pipeline | Complemento | Planificación por fases | Sí |
| BQE Core | Horas, facturación, contabilidad | No publicado | Usuarios, módulos | Módulo CRM | Proyectos y fases | Sí |
| Deltek Ajera | Contabilidad de proyectos para estudios pequeños | No publicado | Presupuesto | No es su foco | Proyectos y calendarios | Sí |
| Productive | Agencias y servicios profesionales | Unos 10 $ por usuario/mes (Essential) | Usuarios | Sí | Presupuestos y tareas | Sí |
| HubSpot | CRM generalista de ventas y marketing | 20 $ por usuario/mes (Starter) | Usuarios, incorporación | Sí | Propiedades personalizadas | No |
| Pipedrive | Pipeline de ventas | 14 $ por usuario/mes anual (Lite) | Usuarios, planes | Sí | No | No |
Dos semanas en un estudio ilustrativo de seis personas
Así encajan las piezas durante dos semanas en un estudio ilustrativo: dos socios, tres arquitectos y una responsable de oficina, con ampliaciones de viviendas, un colegio pequeño y un local comercial. La herramienta es Zoye, pero los hábitos sirven en cualquier CRM.
Semana 1, lunes. La vista semanal muestra once propuestas de honorarios abiertas por un valor ilustrativo de 310.000 dólares, tres ya fuera de su fecha de decisión. Una socia pregunta a la asistente «¿qué propuestas de más de 20.000 dólares llevan una semana sin respuesta?» y recibe tres nombres con sus responsables.
Semana 1, martes. Una particular rellena el formulario de la web a las nueve de la noche. La consulta entra como nueva oportunidad con su origen, y aparece una tarea para que el socio llame por la mañana.
Semana 1, jueves. El responsable de mantenimiento del colegio aprueba el anteproyecto por correo. La responsable de oficina lo guarda en el encargo, la fase se cierra, se abre el proyecto básico y sale la factura de la fase con enlace de pago.
Semana 1, viernes. Hay reunión de coordinación con estructuras e instalaciones por Teams. AI Notetaker la graba, y cuatro compromisos (cargas para el día 20, tamaño del cuarto de instalaciones confirmado, secciones revisadas, una duda sobre protección contra incendios) se convierten en tareas tras una sola aprobación.
Semana 2, lunes. El ayuntamiento pide documentación adicional sobre el saneamiento del local comercial. Se registra como subtarea en la fase de licencias, con diez días de plazo y el consultor de urbanización nombrado.
Semana 2, miércoles. Una propuesta a precio cerrado llega al día 14 sin respuesta. La regla de seguimiento crea una tarea con un mensaje redactado que ofrece un estudio de viabilidad como primera etapa. El cliente contesta esa misma tarde y pide el alcance reducido.
Semana 2, viernes. Una propuesta se pierde por honorarios, otra queda aparcada hasta primavera y dos se ganan. Los motivos están en las fichas, listos para la revisión trimestral de qué trabajos gana el estudio de verdad.
Nada de esta quincena es extraordinario. La diferencia es que cada siguiente paso tenía nombre y fecha.
Pasar tu estudio a un nuevo CRM
Planifica el cambio en torno a los encargos vivos, no al archivo de exportación. Haz primero la lista de propuestas abiertas, fases activas y aprobaciones pendientes, trae los contactos, reconstruye las reglas de seguimiento y deja el sistema antiguo en modo consulta hasta que todo lo abierto tenga sitio nuevo. Un estudio pequeño puede hacerlo en una semana tranquila.
- Haz la lista del trabajo abierto. Propuestas con importes y fechas de decisión, encargos con su fase actual y la próxima aprobación, y los consultores de cada uno.
- Exporta los contactos de tu herramienta actual, el correo o el móvil como hoja de cálculo.
- Importa en Zoye. Una hoja de cálculo se importa directamente, igual que los tableros de Trello y Monday.com. La importación desde Jira, Notion y ClickUp llegará pronto. Para fuentes más desordenadas, envía a la asistente un PDF con un baremo de honorarios o una foto de la pizarra del estudio, y extrae fichas para que las revises.
- Reconstruye los hábitos: ritmo de seguimiento de propuestas, plantillas de fases con hitos de aprobación, plazos de requerimientos y recordatorios de facturas vencidas. Zoye te enseña cada regla antes de que se ejecute.
- Mantén tu sistema de horas y facturación si lo tienes. Zoye lleva el lado del cliente a su lado, y nada de tus partes de horas tiene que moverse.
Si tu estudio también hace interiorismo, la guía CRM para diseñadores de interiores trata los estudios con mucho aprovisionamiento, y la de CRM para consultores, los encargos de tipo asesoría.
¿Listo para olvidarte de las tareas repetitivas?
Zoye reúne CRM con IA, gestión de tareas y automatización en un solo espacio de trabajo.
Empezar ahoraQué opción encaja con tu estudio
Elige según dónde pierde más tu estudio. Si son sobrecostes de honorarios y horas sin facturar, empieza por Monograph, BQE Core o Deltek Ajera. Si solo necesitas un pipeline comercial, Pipedrive o HubSpot bastan. Si son propuestas, aprobaciones, consultores y el seguimiento entre todo ello, elige Zoye, sola o junto a un sistema de horas y facturación.
Algunos casos habituales:
- Un arquitecto en solitario que recibe consultas por teléfono, correo y WhatsApp: el seguimiento de propuestas y las aprobaciones importan más que los partes de horas. Zoye encaja, y Almost Free cubre a una persona mientras no necesites automatizaciones.
- Un estudio de 3 a 10 personas con honorarios cerrados por fase: Zoye para el pipeline, las fases y las facturas, con un control de horas solo si quieres rentabilidad por fase.
- Un estudio de 10 a 30 personas que factura por horas: Monograph o BQE Core para horas y honorarios, con Zoye o HubSpot al lado para el desarrollo de negocio.
- Un estudio que funciona como agencia, con igualas y horas facturables en varias disciplinas: Productive, después de hacer la cuenta por puesto con tu tamaño más dos.
Prueba cada candidata durante una quincena real: carga veinte contactos, ocho propuestas abiertas, dos encargos activos con sus fases y una aprobación pendiente, y mira qué te recuerda la herramienta sin pedírselo. Para verlo con tus propios encargos, reserva una demostración de Zoye y lleva una propuesta que se quedó sin respuesta y una aprobación atascada.
