Kurze Antwort: Das beste CRM für Architekten hält Honorarangebote in Bewegung, macht aus jeder Leistungsphase und jeder Freigabe des Bauherrn einen terminierten Schritt und führt Fachplaner am selben Datensatz wie den Kunden. Für ein Büro bis 20 Personen erledigt Zoye das, eine KI-Assistentin übernimmt das Nachfassen, ab 29 Dollar im Monat für 10 Mitglieder. Wer eigentlich Zeiterfassung, erbrachte Honorare und Projektcontrolling braucht, sollte Monograph, BQE Core oder Deltek Ajera ansehen, oft zusätzlich zu einem CRM.
Das Wichtigste (Oktober 2026)
- Angebote zählen mehr, wenn Aufträge knapp sind: Im Architecture Billings Index von AIA und Deltek für September 2026 stiegen die Anfragen auf 53,2, während der Wert neu unterschriebener Planungsverträge auf 43,7 fiel (unter 50 bedeutet Rückgang).
- Die meisten Büros sind klein: Die Bürobefragung 2024 der AIA zählt mehr als 19.000 Architekturbüros in den USA, davon etwa 75 % mit weniger als 10 Beschäftigten und 28 % Einzelarchitekten.
- Zwei der sechs geprüften Wettbewerber, BQE Core und Deltek Ajera, veröffentlichen keine Preise; Monograph zeigt im Rechner eine Spanne von 45 bis 490 Dollar im Monat und verkauft das Pipeline-Modul als Zusatz.
- Phasen, Freigaben und Genehmigungen funktionieren in jedem Werkzeug am besten als Aufgaben mit Verantwortlichem und Datum, verknüpft mit dem Auftrag.
- Zoye ist kein Zeiterfassungs- oder Projektcontrolling-System für Architekturbüros. Sie führt Angebotspipeline, Nachfassen, Phasen, Freigaben, Fachplaner, Dokumente und Rechnungen.
Wie ein Architekturbüro Aufträge gewinnt und wo sie verloren gehen
Ein Architekturbüro verkauft lange, unsichere Aufträge über Honorarangebote und erbringt sie dann in Phasen, die jeweils eine Entscheidung des Bauherrn brauchen. Arbeit geht in den Lücken verloren: eine zu spät beantwortete Anfrage, ein Angebot ohne Nachfassen, eine Freigabe, die drei Wochen liegt, während der Terminplan rutscht. Ein CRM lohnt sich, wenn es diese Lücken schließt.
Der Markt macht die Angebotsphase schwerer. Der AIA-Bericht für September 2026, veröffentlicht am 21. Oktober 2026, sah den Billings Index bei 44,7 nach 47,2 im August. Die Anfragen wuchsen weiter auf 53,2, doch der Wert neu unterschriebener Planungsverträge sank auf 43,7. Einfach gesagt: Bauherren fragen weiter an und unterschreiben seltener. Es gewinnen die Büros, die gut antworten und sauber nachfassen.
Außerdem sind die Büros klein. Die Zusammenfassung der AIA-Bürobefragung 2024 nennt mehr als 19.000 Büros in den USA, etwa 75 % davon mit weniger als 10 Beschäftigten: 28 % Einzelarchitekten, 32 % mit zwei bis vier und 15 % mit fünf bis neun Personen. In einem Büro dieser Größe schreibt die entwerfende Partnerin meist auch die Angebote, jagt Freigaben hinterher und ruft beim Tragwerksplaner an.
Die Angebotspipeline Schritt für Schritt
Eine typische Pipeline für Honorarangebote in einem kleinen Büro hat sieben Stufen. Benennen Sie sie nach Ihrer Arbeitsweise, aber halten Sie sie knapp:
- Anfrage. Privatbauherr, Projektentwickler, Institution oder Stammkunde meldet sich, oft mit unscharfem Raumprogramm und einem Grundstück.
- Erstgespräch oder Ortstermin. Sie erfahren Budget, Zeitplan, Entscheider und ob Sie den Auftrag wollen.
- Angebot in Arbeit. Leistungsumfang, Phasen, Honorargrundlage (Prozent der Baukosten, Pauschale je Phase oder Stundensatz) und Ausschlüsse.
- Angebot versendet. Mit vereinbartem, nicht erhofftem Entscheidungsdatum.
- Verhandlung. Umfang gekürzt, Phasen getrennt, Honorar angepasst. Oft zwei oder drei Fassungen.
- Gewonnen. Vertrag unterschrieben, Abschlag angefordert, Auftrag angelegt.
- Verloren oder geparkt. Mit Grund, damit Sie lernen, welche Aufträge Sie wirklich gewinnen.
Wo Honorar versickert
Typische Lecks in einem beispielhaften Büro mit fünf Personen:
- Die Anfrage ohne Zuständigen. Ein Webformular kommt am Freitag, alle denken, jemand anderes hat geantwortet, und am Montag unterschreibt der Bauherr woanders.
- Das Angebot ins Schweigen. Ein Pauschalangebot für einen Anbau geht raus, der Bauherr meldet sich nicht, und niemand fasst nach, weil es aufdringlich wirkt.
- Die Freigabe, die eine Phase blockiert. Der Vorentwurf ist fertig, der Bauherr hat nicht freigegeben, und das Team arbeitet auf eigenes Risiko am Entwurf weiter.
- Der Fachplaner, der den Termin verpasst. Die Statik für den Bauantrag kommt spät, weil niemand den Termin schriftlich bestätigt hat.
- Die Phase, die keiner abrechnet. Eine Phase ist seit Wochen abgeschlossen, doch die Rechnung wartet, bis jemand daran denkt.
Alle diese Lecks haben dieselbe Form: Der nächste Schritt lebt in einem Kopf oder Postfach, nicht auf einem gemeinsamen Datensatz mit Datum.
CRM, Projektcontrolling oder beides?
Software für Architekten zerfällt in zwei Familien. Projektcontrolling- und Zeiterfassungssysteme erfassen Stunden, erbrachte Honorare je Phase, Rechnungen und Rentabilität nach der Beauftragung. Das CRM verfolgt Menschen und Entscheidungen: Anfragen, Angebote, Freigaben, Fachplaner und Nachfassen. Viele Büros brauchen beides; ein kleines kann mit dem beginnen, was stärker leckt.
| Frage | Projektcontrolling / Zeiterfassung | CRM |
|---|---|---|
| Wer könnte uns als Nächstes beauftragen? | Selten | Ja, die Kernaufgabe |
| Welche Angebote sind offen, und über welchen Betrag? | Teilweise (Monograph, BQE) | Ja |
| Wer fasst nach, und wann? | Selten | Ja, mit Aufgaben und Regeln |
| Wie viele Stunden flossen in den Entwurf? | Ja, die Kernaufgabe | Nein (Zoye hat keine Zeiterfassung) |
| Überschreitet diese Phase ihr Honorarbudget? | Ja | Nein |
| Hat der Bauherr den Vorentwurf freigegeben? | Manchmal | Ja, als terminierte Freigabeaufgabe |
| Was haben wir mit dem TGA-Planer vereinbart? | Selten | Ja, am Fachplaner-Datensatz und in den Protokollen |
| Rechnung für die gerade abgeschlossene Phase | Ja, aus Stunden- und Honorardaten | Ja, eine einfache Rechnung aus dem Auftrag |
Wenn Honorarüberschreitungen Ihre größte Sorge sind, beginnen Sie mit Projektcontrolling. Wenn es Angebote sind, aus denen nichts wird, und Freigaben, die sich ziehen, beginnen Sie mit einem CRM. Unser Ratgeber CRM oder Projektmanagement-Software behandelt die allgemeine Version dieser Wahl.
Honorarangebote: ein Nachfassrhythmus, der nicht aufdringlich wirkt
Die meisten Honorarangebote verlieren nicht gegen ein günstigeres Büro. Sie verlieren gegen Stille. Ein vorher vereinbarter Rhythmus macht das Nachfassen zur professionellen Gewohnheit: Bestätigen Sie beim Versand das Entscheidungsdatum und sorgen Sie dann dafür, dass jeder Kontakt etwas bringt, statt nur zu erinnern, dass Sie warten.
Ein Rhythmus für die meisten Wohnbau- und kleineren Gewerbeangebote:
| Tag | Was Sie senden | Warum es wirkt |
|---|---|---|
| 0 | Das Angebot, eine Zeile Zusammenfassung zu Umfang, Phasen und Honorar sowie das vereinbarte Entscheidungsdatum | Die Entscheidung lässt sich leicht an Partner oder Gremium weitergeben |
| 3 | Kurze Rückfrage, ob es angekommen ist, mit dem Angebot, es gemeinsam durchzugehen | Findet Angebote, die im Spam gelandet sind |
| 7 | Eine hilfreiche Frage oder Idee zum Grundstück oder Raumprogramm | Zeigt Denken, nicht Druck |
| 14 | Eine Option: in Stufen beauftragen, Umfang reduzieren oder mit einer Machbarkeitsstudie beginnen | Gibt zögernden Bauherren ein kleineres erstes Ja |
| 30 | Ein höflicher Abschluss: Honorar gilt bis zu einem Datum, danach wird geparkt | Bringt oft die echte Antwort |
Drei Gewohnheiten halten das stabil:
- Angebote am Datensatz versionieren. Jede Überarbeitung ist ein Dokument am selben Deal, mit Betrag und Datum, damit niemand aus einer alten Fassung zitiert.
- Für jeden Verlust einen Grund notieren. Honorar, Zeitpunkt, anderes Büro, Projekt abgesagt. Nach einem Jahr zeigen diese Gründe, welche Aufträge sich lohnen.
- Öffnungen statt Vermutungen verfolgen. Wurde die Angebotsmail gestern viermal geöffnet, ist heute der Tag für einen Anruf.
Für Formulierungen passen unsere Vorlagen für Nachfass-E-Mails mit wenigen Änderungen auch für Angebote.
Leistungsphasen als Aufgaben: von den Grundlagen bis zur Objektüberwachung
Ein Auftrag läuft durch Phasen, die jeweils mit einer Entscheidung des Bauherrn enden, und viele warten zusätzlich auf eine Genehmigung oder einen Fachplaner. Verlässlich lässt sich das in jedem CRM mit einer übergeordneten Aufgabe pro Phase führen, mit Unteraufgaben für Leistungen, Fachplaner-Zulieferungen und die Freigabe, jeweils mit Verantwortlichem und Datum.
Eine Phasenstruktur, die zu vielen Aufträgen passt (benennen Sie sie nach Ihren Verträgen):
- Grundlagen und Programm. Bestandsaufnahme, bestätigtes Raumprogramm, Varianten. Letzte Unteraufgabe: Der Bauherr wählt eine Richtung.
- Vorentwurf. Grundrisse, Schnitte, Kubatur, erste Kostenschätzung. Letzte Unteraufgabe: schriftliche Freigabe des Vorentwurfs.
- Entwurf. Materialien, Tragwerk und Technik mit den Fachplanern abgestimmt. Letzte Unteraufgabe: vereinbarter Planungsstand eingefroren.
- Genehmigungsplanung. Bauantrag, Nachforderungen, Baugenehmigung. Jede Nachforderung der Behörde ist eine eigene Unteraufgabe mit Antwortfrist.
- Ausführungsplanung. Pläne und Leistungsbeschreibungen für die Vergabe. Letzte Unteraufgabe: Freigabe zur Ausschreibung oder Ausführung.
- Vergabe. Bieterfragen, Nachträge zur Ausschreibung, Angebotsprüfung, Vergabevorschlag.
- Objektüberwachung. Baustellenbesuche, Rückfragen der Firmen, Änderungen, Abschlagsrechnungen prüfen, Mängelliste, Abnahme.
Drei Regeln halten die Struktur ehrlich:
- Freigaben sind Meilensteine, keine Notizen. Die Freigabe des Bauherrn ist die letzte Unteraufgabe jeder Phase. Die nächste Phase öffnet erst danach, außer Sie entscheiden schriftlich, auf eigenes Risiko weiterzuarbeiten.
- Jede Behördennachforderung hat ein Datum. Fordert die Baubehörde Unterlagen nach, legen Sie eine Unteraufgabe mit Frist und Verantwortlichem an.
- Der Phasenabschluss löst die Rechnung aus. Wird Ihr Honorar nach Phasen fällig, gehört die Rechnung zum Abschluss, nicht zur Aufräumrunde am Monatsende.
Die Logik ist bei einem Hausanbau dieselbe wie bei einer kleinen Schule. Die Phasennamen ändern sich, die Gewohnheit nicht.
Freigaben des Bauherrn und die Dokumente dahinter
Eine Freigabe nützt nur, wenn man sie später findet. Speichern Sie jede Zustimmung als Dokument oder Nachricht am Kundendatensatz, verknüpft mit der Phase, die sie abschließt, mit Datum und dem Planstand, auf den sie sich bezieht. Fragt der Bauherr, warum die Küche gewandert ist, sollte die Antwort eine Suche kosten, nicht einen Nachmittag in alten Mailverläufen.
Was Sie zu jeder Freigabe festhalten:
- Was freigegeben wurde: Planstand oder Dokumentversion, mit Namen und Datum.
- Wer freigegeben hat: die Person mit Entscheidungsbefugnis, nicht immer die, die in den Besprechungen sitzt.
- Wie: unterschriebenes Dokument, E-Mail oder schriftliche Nachricht. Eine mündliche Freigabe wird am selben Tag schriftlich bestätigt.
- Was sich danach geändert hat: spätere Wünsche des Bauherrn als Änderungen erfassen, damit Zusatzhonorare eine Spur haben.
Bauherren antworten auf WhatsApp zunehmend schneller als per E-Mail. Eine Nachricht wie „Freigegeben, wir machen Variante B“ ist ein gültiger schriftlicher Nachweis, wenn sie am Kundendatensatz gespeichert wird und nicht im Telefon einer Person verschwindet.
Möchten Sie es in Aktion sehen?
Sehen Sie, wie Zoye einen neuen Lead erfasst, auf WhatsApp antwortet und das Follow-up einrichtet, alles aus einer einzigen Nachricht.
So funktioniert esFachplaner: die dritte Partei in jedem Auftrag
Fast jeder Auftrag hat Fachplaner: Tragwerk, technische Gebäudeausrüstung, Elektro, Tiefbau, Freianlagen, manchmal Akustik oder Brandschutz. Im CRM sind sie Kontakte wie jeder Kunde, verknüpft mit allen Aufträgen, an denen sie mitarbeiten, mit ihren Leistungen als Unteraufgaben und ihren eigenen Honorarangeboten im Blick.
Praktische Wege im Umgang mit Fachplanern:
- Ein Kontakt, viele Aufträge. Der Tragwerksplaner, mit dem Sie bei jedem Projekt arbeiten, ist ein Kontakt, der mit allen Projekten verknüpft ist, sodass Sie seine gesamte Auslastung mit Ihnen sehen.
- Ihre Termine sind Ihre Unteraufgaben. „Statik für den Bauantrag“ ist eine Unteraufgabe in der Genehmigungsphase, verantwortet von Ihnen, mit dem Fachplaner benannt, sodass eine Verspätung vor dem Einreichtermin auffällt.
- Koordinationsbesprechungen bekommen ein Protokoll. Eine aufgezeichnete Besprechung mit klaren Aufgaben verhindert das „Ich dachte, du machst das“ zwei Wochen später. Unser Ratgeber zu KI-Besprechungsnotizen erklärt, wie das funktioniert.
- Deren Honorar beeinflusst Ihres. Führen Sie Fachplaner in Ihrem Vertrag, liegen deren Angebote am selben Deal wie Ihres.
Neun Fragen vor der Auswahl
Schreiben Sie vor jeder Demo auf, wie Ihr Büro Aufträge gewinnt und abwickelt, und prüfen Sie jedes Werkzeug an diesen neun Punkten. Ein Werkzeug, das bei drei scheitert, schickt das Team innerhalb eines Quartals zurück zu Tabellen und Mailordnern.
- Führt es eine Pipeline für Honorarangebote mit Stufen, Beträgen, Entscheidungsdaten und Verlustgrund?
- Fasst es automatisch nach, wenn ein Angebot still bleibt, oder legt es wenigstens die Aufgabe an?
- Kann jede Phase eine Aufgabe mit Unteraufgaben sein, inklusive Freigabe als Meilenstein?
- Können Fachplaner Kontakte sein, die mit mehreren Aufträgen verknüpft sind?
- Liegen Dokumente und Freigaben am Kundendatensatz, versioniert und durchsuchbar?
- Zeichnet es Besprechungen auf und macht Vereinbarungen zu Aufgaben?
- Verschickt es Rechnungen und nimmt Zahlungen per Link an?
- Funktioniert es vom Telefon und per Sprache, für die Partnerin, die die halbe Woche auf der Baustelle ist?
- Ist der Preis planbar für Ihr Team heute und mit zwei weiteren Personen?
Rechnen Sie Stunden gegen Phasenbudgets ab, ergänzen Sie eine zehnte Frage: Unterstützt es Zeiterfassung und erbrachte Honorare? Zoye tut das nicht, und das ist der klarste Grund, ein CRM mit einem Zeit- und Abrechnungssystem zu kombinieren.
Die 7 besten CRMs für Architekten 2026
Diese sieben decken die realistischen Optionen für kleine und mittlere Büros ab: eine KI-Operatorin für die Kundenseite, drei Plattformen für Architektur- und Ingenieurbüros rund um Zeit, Honorar und Projektcontrolling, eine Plattform für professionelle Dienstleister und zwei allgemeine Vertriebs-CRMs. Jeder Eintrag beginnt mit der Einschränkung, dann folgt der Preis Stand Oktober 2026 von der Anbieterseite.
1. Zoye: die Operatorin für Angebote, Phasen und Freigaben
Zuerst die Einschränkung: Zoye ist kein Zeiterfassungs- oder Projektcontrolling-System für Architekturbüros. Sie hat keine Stundenzettel, keine Berichte zu erbrachten Honoraren oder angearbeiteten Leistungen, kein Auslastungs- oder Faktorcontrolling und keine Buchhaltung. Sie zeichnet nicht, modelliert nicht und erstellt keine Vertragsmuster. Ein Büro, das Stunden gegen Phasenbudgets abrechnet, sollte dafür ein eigenes System behalten.
Zoye übernimmt die Kundenseite, die darüber entscheidet, ob ein Auftrag gewonnen wird und rund läuft. Zoye ist eine KI-Business-Operatorin: verbundene Werkzeuge in einem Arbeitsbereich, von Kontakten, Deals und Aufgaben über Kalender, Dokumente, Rechnungen, Berichte und Automatisierungen bis zu WhatsApp, Facebook und Instagram, E-Mail-Tracking und dem AI Notetaker, mit einer KI, die sie für Sie bedient. Jedes Werkzeug steht auf der Funktionsseite.
Übertragen auf ein Architekturbüro:
- Eine Angebotspipeline auf einen Blick. Jede Anfrage wird ein Deal mit Betrag, Honorargrundlage und Entscheidungsdatum. Angebotsfassungen liegen als Dokumente am Deal, und das E-Mail-Tracking zeigt, wann der Bauherr das Angebot geöffnet hat.
- Nachfassen, einmal beschrieben. Sagen Sie Zoye, was passieren soll („wenn ein Honorarangebot nach 7 Tagen unbeantwortet ist, lege eine Anrufaufgabe für die Partnerin an und entwirf eine kurze Nachfrage“), und Zoye baut die Regel, zeigt sie in klarer Sprache und wartet auf Ihre Freigabe, bevor etwas läuft.
- Phasen als Aufgaben mit Freigabe-Meilensteinen. Ein gewonnener Auftrag trägt eine Aufgabe pro Phase mit Unteraufgaben für Leistungen, Fachplaner-Zulieferungen und die Freigabe des Bauherrn, jeweils mit Verantwortlichem und Datum. Ein überschrittenes Datum benachrichtigt den Verantwortlichen, und wenn alle Unteraufgaben erledigt sind, schließt sich die übergeordnete Phase automatisch.
- Fachplaner am selben Datensatz. Tragwerk, TGA und Freianlagen sind Kontakte, die mit jedem gemeinsamen Auftrag verknüpft sind, ihre Zulieferungen terminierte Unteraufgaben.
- Besprechungen, aus denen Aufgaben werden. Bei Bauherren- und Koordinationsterminen in Zoom, Google Meet oder Teams nimmt der AI Notetaker als sichtbarer Teilnehmer teil, transkribiert mit Sprecherkennung, fasst Entscheidungen zusammen und macht Zusagen nach Ihrer Freigabe zu Aufgaben.
- Das Telefon der Partnerin als Büro. Eine Sprachnachricht von der Baustelle („Bauherr hat den Vorentwurf freigegeben, öffne den Entwurf und bitte den Tragwerksplaner um die Lasten bis zum 20.“) aktualisiert den Datensatz, öffnet die Phase und legt die Aufgabe an. Ein Raumprogramm als PDF oder das Foto einer Visitenkarte wird zu einem Datensatz, den Sie prüfen.
- Freigaben und Dokumente an einem Ort. Zustimmungen, Planausgabevermerke und Änderungswünsche hängen an Kunde und Auftrag, Google Drive bleibt synchron. Elektronische Signaturen in Zoye kommen bald.
- Phasenhonorare pünktlich abgerechnet. Rechnungen liegen am Auftrag. Ein Zahlungslink im WhatsApp-Chat des Bauherrn läuft über Stripe direkt auf Ihr Konto, und der Deal wechselt automatisch auf bezahlt.
Phasen auf dem Zoye-Aufgabenboard: Grundlagen, Vorentwurf, Genehmigung und Objektüberwachung jedes Auftrags rücken mit Verantwortlichem und Datum vor.
WhatsApp-Nachrichten an Bauherren laufen über die offizielle Business-Plattform von Meta. Jede Automatisierung fragt nach der Bestätigung, dass der Kunde Nachrichten erhalten möchte, alles, was mehr als 24 Stunden nach seiner letzten Antwort verschickt wird, nutzt eine freigegebene Vorlage, und jede ausgehende Nachricht erlaubt die Abmeldung. Die Verknüpfung der WhatsApp-Nummer Ihres Büros kommt bald. Bis dahin führt Zoye die WhatsApp-Gespräche mit Ihren Interessenten, und der Chats-Posteingang stellt sie neben Instagram- und Facebook-Nachrichten und -Kommentare, jeder Verlauf mit Zuständigem und internen Notizen.
Preis (Stand Oktober 2026): Zoye berechnet pro Arbeitsbereich-Plan mit Mitgliederkontingent, nicht pro Architekt. Almost Free kostet 5 Dollar im Monat oder 4 Dollar bei jährlicher Zahlung für eine Person, mit den Kernwerkzeugen, 15 KI-Anfragen im Monat und Google-Integrationen, ohne Automatisierungen. Starter für 29 Dollar (23 jährlich) umfasst 10 Mitglieder und 5 GB. Growth für 59 Dollar (47) umfasst 20 Mitglieder und 10 GB und bringt Workflow-Automatisierungen sowie WhatsApp-Automatisierungen mit 250 Nachrichten im Monat. Scale für 119 Dollar (95) umfasst 100 Mitglieder und 25 GB, Customize gibt es auf Anfrage. Details auf der Preisseite.
Geeignet für: Einzelarchitekten und Büros bis etwa 20 Personen, die an nicht nachgefassten Angeboten, langsamen Freigaben und der Fachplanerkoordination verlieren, allein oder neben einem Zeit- und Abrechnungssystem.
2. Monograph: Projektsteuerung und Honorare für Architekten
Monograph ist für Architektur- und Ingenieurbüros gebaut: Planung nach Phasen, Personaleinsatz, Zeiterfassung, Rechnungen und Honorarberichte. Die Einschränkung in der Akquise: Der Plan deckt die Projektabwicklung ab, und laut Preisseite wird Pipeline separat als Zusatz angeboten, die Angebotsseite kostet also extra, und der Preis steht nicht vorab da.
Preis (Stand Oktober 2026): keine öffentlichen, benannten Pläne. Die Preisseite bietet einen Rechner, der je nach eingegebener Mitarbeiterzahl 45 bis 490 Dollar im Monat ausgibt, und stellt klar, dass der Plan die Kernfunktionen (Prognosen, Berichte, Personaleinsatz) enthält, während Pipeline ein Zusatz ist. Genaue Zahlen gibt es in einer Demo.
Geeignet für: kleine und mittlere Büros, die Phasenbudgets, Stunden und Honorare in einem spezialisierten Werkzeug wollen und Pipeline oder ein separates CRM ergänzen.
3. BQE Core: Module für Zeit, Abrechnung und Buchhaltung
BQE Core richtet sich an Dienstleistungsbüros, darunter Architekten und Ingenieure, mit Zeit- und Spesenerfassung, Abrechnung und Projektmanagement sowie optionalen Modulen für Accounting, CRM, HR und Payroll. Die Einschränkung ist die Intransparenz: Auf der Preisseite steht nirgends eine Zahl, und das CRM ist ein eigenes Modul.
Preis (Stand Oktober 2026): nicht veröffentlicht. Die Seite spricht von „Preisen pro Nutzer“, bietet ein Foundations-Paket an und zeigt jedes Zusatzmodul mit einem Link „Request Quote“.
Geeignet für: Büros ab 10 Personen, die Zeit, Abrechnung und Buchhaltung in einem System wollen und ein Angebot plus Einführung einplanen.
4. Deltek Ajera: Projektbuchhaltung für kleine Architektur- und Ingenieurbüros
Deltek beschreibt Ajera als Projektmanagement- und Buchhaltungssoftware für kleine Architektur- und Ingenieurbüros, die Projektsteuerung mit projektbezogener Buchhaltung, Abrechnung und Terminplanung verbindet. Die Einschränkung: ein buchhaltungszentriertes System, Akquise steht nicht im Fokus, und der Preis ist nicht öffentlich.
Preis (Stand Oktober 2026): nicht veröffentlicht. Die Ajera-Seite bietet eine Demo-Anfrage statt einer Preisliste; jede Zahl, die Sie anderswo sehen, ist eine Schätzung Dritter, fordern Sie also ein schriftliches Angebot inklusive Einführung bei Deltek an.
Geeignet für: kleine Architektur- und Ingenieurbüros, die vollständige Projektbuchhaltung brauchen und für eine strukturierte Einführung bereit sind.
5. Productive: Dienstleistungssteuerung mit Vertriebspipeline
Productive deckt Projekte, Budgets, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Rechnungen und eine Vertriebspipeline für Agenturen und Dienstleister ab. Die Einschränkung für Architekten: Es ist um agenturtypische Budgets und abrechenbare Stunden gebaut, nicht um Leistungsphasen und Genehmigungen, und der Preis pro Nutzer wächst mit jedem Platz.
Preis (Stand Oktober 2026): pro Nutzer, standardmäßig für 10 Nutzer gerechnet. Die Seite zeigte Essential mit 10 bis 12 Dollar und Professional mit 25 bis 29 Dollar pro Nutzer und Monat je nach Abrechnungsart, und ihre eigenen Zahlen waren nicht ganz stimmig, prüfen Sie also beim Bezahlen. Ultimate gibt es nach einer Demo auf Anfrage. Es gibt eine 14-tägige Testphase, und die jährliche Zahlung verspricht bis zu 17 % Ersparnis.
Geeignet für: interdisziplinäre Studios, die bereits wie eine Agentur arbeiten, mit Pauschalverträgen und abrechenbaren Stunden, und Pipeline und Ressourcen an einem Ort wollen.
6. HubSpot: ein allgemeines CRM, das Sie ans Büro anpassen
HubSpot bietet Pipelines, E-Mail, Termine und Berichte, mit einer kostenlosen CRM-Stufe für bis zu zwei Nutzer. Die Einschränkung: Nichts ist für Architektur gebaut, keine Phasen, keine Freigaben, keine Fachplaner-Verknüpfung, Sie bauen das aus eigenen Feldern und Aufgaben, und die nützliche Automatisierung steckt in Professional.
Preis (Stand Oktober 2026): Sales Hub Starter ab 20 Dollar pro Nutzer im Monat (in manchen Angeboten etwa 7 Dollar), Professional 90 Dollar pro Nutzer bei jährlicher oder 100 Dollar bei monatlicher Zahlung plus 1.500 Dollar Onboarding, Enterprise 150 Dollar pro Nutzer mit 3.500 Dollar Onboarding.
Geeignet für: größere Büros mit einer Person für Akquise, die HubSpot schon fürs Marketing nutzt. Unser Ratgeber zu HubSpot-Alternativen zeigt schlankere Optionen.
7. Pipedrive: eine saubere Vertriebspipeline, mehr nicht
Pipedrive ist ein fokussiertes Vertriebs-CRM mit klarer visueller Pipeline und Aktivitätserinnerungen. Die Einschränkung: Es endet beim Abschluss. Nach dem gewonnenen Angebot brauchen Phasen, Freigaben und Fachplaner ein anderes Werkzeug, und volle E-Mail-Synchronisierung sowie Automatisierung beginnen im zweiten Plan.
Preis (Stand Oktober 2026): Lite ab 14 Dollar pro Nutzer im Monat bei jährlicher Zahlung, Growth 39 Dollar pro Nutzer jährlich oder 49 Dollar monatlich, darüber teurere Pläne. Die Preisseite von Pipedrive blockiert automatisierte Zugriffe, prüfen Sie die aktuellen Zahlen also dort vor dem Kauf.
Geeignet für: eine Partnerin oder Vertriebsverantwortliche, die nur eine Angebotspipeline will und die Abwicklung anderswo führt. Siehe Pipedrive-Alternativen.
Sehen Sie, was Zoye für Sie tun kann
CRM, Deals, Aufgaben und Ihre Automatisierungen für Instagram, Facebook und WhatsApp in einem Workspace. Fragen Sie einfach Zoye, und Zoye richtet alles für Sie ein.
Funktionen entdeckenCRMs für Architekten im direkten Vergleich
Die Tabelle stellt die sieben Optionen nebeneinander: wofür jede gebaut ist, der niedrigste veröffentlichte Preis Stand Oktober 2026, was die Rechnung wachsen lässt und wie Angebote, Phasen und Zeit behandelt werden. Kartengebühren und die WhatsApp-Gebühren von Meta kommen in jedem Fall hinzu.
| Werkzeug | Gebaut für | Niedrigster veröffentlichter Preis (Okt. 2026) | Rechnung wächst mit | Angebotspipeline | Phasen und Freigaben | Zeiterfassung und erbrachte Honorare |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Zoye | Angebote, Phasen, Freigaben, Fachplaner | 5 $/Monat (1 Mitglied, ohne Automatisierungen); 29 $/Monat für 10 | Plan mit Mitgliederkontingent | Ja, mit Nachfassregeln | Aufgaben mit Freigabe-Unteraufgaben | Nein |
| Monograph | Projektabwicklung und Honorare in Architektur und Ingenieurwesen | Rechnerspanne 45 bis 490 $/Monat | Bürogröße, Pipeline-Zusatz | Zusatz | Phasenplanung | Ja |
| BQE Core | Zeit, Abrechnung, Buchhaltung | Nicht veröffentlicht | Nutzer, Module | CRM-Modul | Projekte und Phasen | Ja |
| Deltek Ajera | Projektbuchhaltung für kleine Büros | Nicht veröffentlicht | Angebot | Nicht im Fokus | Projekte und Terminpläne | Ja |
| Productive | Agenturen und Dienstleister | Etwa 10 $ pro Nutzer/Monat (Essential) | Nutzer | Ja | Budgets und Aufgaben | Ja |
| HubSpot | Allgemeines Vertriebs- und Marketing-CRM | 20 $ pro Nutzer/Monat (Starter) | Nutzer, Onboarding | Ja | Eigene Felder | Nein |
| Pipedrive | Vertriebspipeline | 14 $ pro Nutzer/Monat jährlich (Lite) | Nutzer, Pläne | Ja | Nein | Nein |
Zwei Wochen in einem beispielhaften Büro mit sechs Personen
So greifen die Teile über zwei Wochen in einem beispielhaften Büro ineinander: zwei Partner, drei Architekten und eine Büroleiterin, mit Hausanbauten, einer kleinen Schule und einem Ladenausbau. Gezeigt wird Zoye, die Gewohnheiten funktionieren aber in jedem CRM.
Woche 1, Montag. Die Wochenansicht zeigt elf offene Honorarangebote mit einem beispielhaften Gesamtwert von 310.000 Dollar, drei davon über dem Entscheidungsdatum. Eine Partnerin fragt die Assistentin: „Welche Angebote über 20.000 Dollar sind seit einer Woche unbeantwortet?“, und bekommt drei Namen mit Zuständigen.
Woche 1, Dienstag. Eine Privatbauherrin füllt um 21 Uhr das Webformular aus. Die Anfrage kommt als neuer Deal mit Quelle an, und für den Partner erscheint eine Aufgabe, morgens zurückzurufen.
Woche 1, Donnerstag. Der Gebäudeverantwortliche der Schule gibt den Vorentwurf per E-Mail frei. Die Büroleiterin legt die Freigabe am Auftrag ab, die Phase schließt sich, der Entwurf öffnet sich, und die Phasenrechnung geht mit Zahlungslink raus.
Woche 1, Freitag. Eine Koordinationsbesprechung mit Tragwerks- und TGA-Planer läuft über Teams. Der AI Notetaker zeichnet sie auf, und vier Zusagen (Lasten bis zum 20., Größe der Technikzentrale bestätigt, überarbeitete Schnitte, eine Brandschutzfrage) werden nach einer einzigen Freigabe zu Aufgaben.
Woche 2, Montag. Die Baubehörde fordert für den Ladenausbau zusätzliche Angaben zur Entwässerung. Das wird als Unteraufgabe in der Genehmigungsphase angelegt, mit zehn Tagen Frist und dem Tiefbauplaner als Beteiligtem.
Woche 2, Mittwoch. Ein Pauschalangebot erreicht Tag 14 ohne Antwort. Die Nachfassregel legt eine Aufgabe mit einem Nachrichtenentwurf an, der als ersten Schritt eine Machbarkeitsstudie vorschlägt. Der Bauherr antwortet am selben Nachmittag und möchte den kleineren Umfang.
Woche 2, Freitag. Ein Angebot ist am Honorar gescheitert, eines bis zum Frühjahr geparkt, zwei sind gewonnen. Die Gründe stehen an den Datensätzen, bereit für den Quartalsrückblick, welche Aufträge das Büro wirklich gewinnt.
Nichts in diesen zwei Wochen ist ungewöhnlich. Der Unterschied ist, dass jeder nächste Schritt einen Namen und ein Datum hatte.
Das Büro auf ein neues CRM umstellen
Planen Sie den Umstieg um laufende Aufträge herum, nicht um die Exportdatei. Erfassen Sie zuerst offene Angebote, aktive Phasen und ausstehende Freigaben, übernehmen Sie die Kontakte, bauen Sie die Nachfassregeln neu und lassen Sie das alte System lesbar, bis jeder offene Punkt einen neuen Platz hat. Ein kleines Büro schafft das meist in einer ruhigen Woche.
- Offene Arbeit auflisten. Angebote mit Beträgen und Entscheidungsdaten, Aufträge mit aktueller Phase und nächster Freigabe, dazu die beteiligten Fachplaner.
- Kontakte exportieren aus dem bisherigen Werkzeug, dem Mailprogramm oder dem Telefon als Tabelle.
- In Zoye importieren. Eine Tabelle wird direkt importiert, ebenso Boards aus Trello und Monday.com. Importe aus Jira, Notion und ClickUp folgen in Kürze. Für unordentlichere Quellen schicken Sie der Assistentin eine Honorartabelle als PDF oder ein Foto der Bürotafel, und sie extrahiert Datensätze zur Prüfung.
- Gewohnheiten neu aufbauen: Nachfassrhythmus für Angebote, Phasenvorlagen mit Freigabe-Meilensteinen, Fristen für Behördennachforderungen und Erinnerungen an überfällige Rechnungen. Zoye zeigt jede Regel, bevor sie läuft.
- Ihr Zeit- und Abrechnungssystem behalten, falls vorhanden. Zoye führt die Kundenseite daneben, an Ihren Stundenzetteln muss nichts umziehen.
Arbeitet Ihr Büro auch im Innenausbau, behandelt der Ratgeber CRM für Innenarchitekten einkaufsstarke Studios und CRM für Berater beratungsähnliche Aufträge.
Bereit, die lästige Routinearbeit abzugeben?
Zoye vereint KI-gestütztes CRM, Aufgabenverwaltung und Automatisierung in einem Workspace.
Jetzt startenWelche Option zu Ihrem Büro passt
Wählen Sie danach, wo Ihr Büro am meisten verliert. Bei Honorarüberschreitungen und nicht abgerechneten Stunden beginnen Sie mit Monograph, BQE Core oder Deltek Ajera. Brauchen Sie nur eine Vertriebspipeline, reichen Pipedrive oder HubSpot. Geht es um Angebote, Freigaben, Fachplaner und das Nachfassen dazwischen, wählen Sie Zoye, allein oder neben einem Zeit- und Abrechnungssystem.
Einige typische Konstellationen:
- Einzelarchitekt, dessen Anfragen per Telefon, E-Mail und WhatsApp kommen: Angebotsverfolgung und Freigaben zählen mehr als Stundenzettel. Zoye passt, und Almost Free deckt eine Person ab, solange Sie keine Automatisierungen brauchen.
- Büro mit 3 bis 10 Personen und Pauschalhonorar je Phase: Zoye für Pipeline, Phasen und Rechnungen, eine Zeiterfassung nur, wenn Sie die Rentabilität je Phase sehen wollen.
- Büro mit 10 bis 30 Personen, das nach Stunden abrechnet: Monograph oder BQE Core für Zeit und Honorar, daneben Zoye oder HubSpot für die Akquise.
- Büro, das wie eine Agentur arbeitet, mit Pauschalverträgen und abrechenbaren Stunden über mehrere Disziplinen: Productive, nachdem Sie die Kosten pro Platz für Ihre Größe plus zwei durchgerechnet haben.
Testen Sie jede Shortlist an zwei echten Wochen: Laden Sie zwanzig Kontakte, acht offene Angebote, zwei laufende Aufträge mit ihren Phasen und eine ausstehende Freigabe, und sehen Sie, woran das Werkzeug Sie ungefragt erinnert. Wenn Sie das an Ihren eigenen Aufträgen sehen möchten, buchen Sie eine Zoye-Demo und bringen Sie ein Angebot mit, das still geworden ist, und eine Freigabe, die festhängt.
