CRM für SHK und Klima: 8 Optionen für kleine Heizungs- und Klimabetriebe (2026)

Kurze Antwort: Das beste CRM für einen Heizungs-, Lüftungs- und Klimabetrieb ist das, das sich den Kunden zwischen zwei Einsätzen merkt: das noch offene Angebot für den Anlagentausch, den Wartungsvertrag, der im März verlängert wird, den Kessel, der vor dem Winter geprüft werden muss. Für kleine Teams, die Geld eher beim Nachfassen als bei den Routen verlieren, ist Zoye unsere Wahl, ab 29 Dollar im Monat für 10 Mitglieder. Für Betriebe mit Disponent sind ServiceTitan, FieldEdge und Successware die Spezialisten, alle nur auf Anfrage bepreist.

Das Wichtigste (Oktober 2026)

• ENERGY STAR empfiehlt jedes Frühjahr einen Kühl-Check und jeden Herbst einen Heiz-Check, damit hat ein HVAC-Kundenstamm zwei natürliche Buchungsfenster pro Jahr, die ein CRM vor dem Ansturm füllen sollte.
• Das US Bureau of Labor Statistics (BLS) zählt 440.900 Stellen für HVAC-Mechaniker und -Installateure im Jahr 2025 und erwartet 11 % Wachstum von 2025 bis 2035, mit üblichen Überstunden in der Hochsaison, genau dann, wenn das Nachfassen liegen bleibt.
• Drei der sieben Wettbewerber in dieser Liste (ServiceTitan, FieldEdge und Successware) veröffentlichen keine Preise; Housecall Pro, Jobber, Service Fusion und HubSpot schon.
• Funktionen für Wartungsverträge sitzen in manchen Preislisten weit oben: Housecall Pro führt Recurring Service Plans im Max-Tarif (299 Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung), ServiceTitan Customizable Memberships nur in The Works.
• Zoye ist kein Werkzeug für Disposition, GPS oder Routenoptimierung. Sie übernimmt Anrufe, Angebote, Verträge, Wartungstermine, Rechnungen und WhatsApp-Nachrichten.

Wie ein Heizungs- und Klimabetrieb Aufträge gewinnt und wo er sie verliert

Ein Heizungs- und Klimabetrieb verdient sein Geld vor allem mit drei Strömen: dringenden Reparaturen, Anlagentausch und wiederkehrender Wartung. Jeder hat sein eigenes Nachfass-Problem. Reparaturen gehen verloren, wenn in der Hitzewelle niemand abnimmt, Tauschaufträge, wenn ein großes Angebot unbeantwortet bleibt, und die Wartung, wenn niemand den Frühjahrstermin rechtzeitig bucht.

Aus dem Büro betrachtet hat das Jahr einen Rhythmus, den die meisten allgemeinen CRMs ignorieren. Die Nachfrage steigt zweimal steil an, in den ersten heißen und den ersten kalten Wochen, und fällt dazwischen ab. Laut BLS arbeiten HVAC-Techniker in den Spitzenzeiten von Heiz- und Kühlsaison oft abends, am Wochenende und mit Überstunden und haben teils Bereitschaft für Notfälle. In diesem Moment hat der Inhaber am wenigsten Zeit für Notizen, und genau dann kommen die meisten Anfragen.

Notfälle kommen in Wellen

Ein Anruf „die Klimaanlage kühlt nicht mehr“ am ersten richtig heißen Sommertag ist der leichteste Verkauf überhaupt, sofern jemand rangeht. Das Problem: Zwanzig solcher Anrufe kommen am selben Nachmittag. Das Telefon klingelt, während der Inhaber auf dem Dach steht, Sprachnachrichten stapeln sich, und der Kunde in der aufgeheizten Wohnung ruft binnen Minuten den nächsten Betrieb an. Ein CRM für Heizung und Klima muss jeden Anruf als Lead mit Name, Nummer und Störung erfassen, auch wenn niemand abheben kann, und am Ende des Einsatzes die Rückrufliste klar zeigen.

Tauschangebote sind groß und langsam

Eine Anlage zu tauschen ist eine überlegte Anschaffung. Der Kunde will Optionen (reparieren oder tauschen, Standardgerät oder effiziente Wärmepumpe), prüft die Finanzierung, fragt den Nachbarn und wartet manchmal auf den nächsten Ausfall, um zu entscheiden. Ein Tauschangebot kann wochenlang offen bleiben. Ohne eine Regel, die in festen Abständen nachfasst, stirbt es leise, und den Auftrag bekommt der Betrieb, der am dritten und am zehnten Tag angerufen hat.

Wartungsverträge sind das stabile Einkommen

Verträge (auch als Abo oder Servicepaket verkauft) geben dem Kunden zwei Besuche im Jahr, Vorrang bei Terminen und meist einen Rabatt auf Reparaturen. Dem Betrieb glätten sie die Saisonkurve und halten den Kunden, wenn die Anlage dann doch ausfällt. Sie funktionieren nur, wenn die Besuche wirklich gebucht und der Vertrag vor dem Ablauf verlängert wird, das heißt, die Liste der Vertragskunden, ihr letzter Besuch und ihr Verlängerungsdatum müssen auf einen Blick sichtbar sein.

Saisonwartung füllt die ruhigen Wochen

Die Wartungs-Checkliste von ENERGY STAR rät, die Kühlung im Frühjahr und die Heizung im Herbst von einem Fachbetrieb prüfen zu lassen, und weist darauf hin, dass Fachbetriebe ausgelastet sind, sobald die heiße oder kalte Saison beginnt. Für einen Heizungs- und Klimabetrieb ist das ein Planungswerkzeug: Erinnerungen Ende Winter und Ende Sommer verwandeln Übergangswochen in gebuchte Einsätze. Dieselbe Liste empfiehlt, Luftfilter einmal im Monat zu prüfen oder zu wechseln, ein Anlass für eine leichte Erinnerung dazwischen.

Wo das Geld versickert, in einer Liste

• Verpasste Anrufe in Hitze oder Kälte, die nie zurückgerufen werden.
• Reparaturen, bei denen der Techniker einen Tausch empfiehlt und niemand das Angebot schickt.
• Tauschangebote ohne Nachfassen nach der ersten Woche.
• Vertragskunden, deren Frühjahrs- oder Herbsttermin nie gebucht wurde.
• Verträge, die auslaufen, weil das Verlängerungsdatum in einer Tabelle stand.
• Einmalkunden, denen nie jemand einen Vertrag angeboten hat.
• Abgeschlossene Aufträge ohne Bewertungsanfrage und ohne Zahlungserinnerung.

Keiner dieser Punkte ist ein Dispositionsproblem. Es sind Gedächtnisprobleme, und das Gedächtnis ist die Aufgabe eines CRM.

Was ein CRM für Heizung und Klima können muss: 10 Punkte

Ein CRM für einen Heizungs- und Klimabetrieb muss jeden Anruf und jede Anfrage als Lead erfassen, die Anlagen- und Einsatzhistorie am Kunden führen, Angebote und Verträge mit Daten verfolgen, Saison-Erinnerungen und Nachfassaktionen automatisch senden und vom Handy aus auch im Dachboden funktionieren. Alles andere ist Zugabe. Bewerten Sie jedes Werkzeug in der Testphase mit dieser Liste.

1. Jede Anfrage wird zum Datensatz. Anrufe, Website-Formulare, Nachrichten auf Facebook und Instagram, WhatsApp und Empfehlungen landen in einer Liste mit Quelle.
2. Die Anlage am Kunden. Modell, Seriennummer, Einbaudatum und Fotos vom letzten Besuch bei Person und Adresse.
3. Angebote mit Status. Offen, gesendet, angenommen, verloren, jeweils mit Betrag und Datum, damit ein zehn Tage altes Angebot sofort auffällt.
4. Automatisches Nachfassen. Eine Regel, die nach ein paar Tagen und nach zwei Wochen erneut beim Kunden nachfragt, auf dem Kanal, auf dem er antwortet.
5. Verträge mit Daten. Start, enthaltene Besuche, letzter Besuch und Verlängerungsdatum bei jedem Vertragskunden.
6. Lebende Listen. „Vertragskunden ohne Frühjahrstermin“ sollte eine Liste sein, die sich beim Buchen aktualisiert, kein Bericht, den man neu baut.
7. Saison-Erinnerungen. Kühl-Erinnerungen vor dem Frühjahr und Heiz-Erinnerungen vor dem Herbst, an die richtige Liste und so getaktet, dass der Kalender nicht überläuft.
8. Buchen aus der Nachricht. Der Kunde wählt in der Erinnerung einen Termin, der Einsatz landet im Kalender, und am Vortag geht eine Erinnerung raus.
9. Rechnungen und Zahlungsverfolgung. Die Rechnung auf demselben Datensatz wie der Auftrag und eine freundliche Erinnerung bei Verzug.
10. Updates ohne Hände. Eine Sprachnachricht aus dem Transporter sollte reichen, um den Einsatz abzuschließen, den nächsten zu buchen und die Rechnung zu senden.

Wenn Sie auch eine Dispositionstafel, GPS und eine Festpreisliste brauchen, sind das Funktionen einer Außendienstsoftware. Unser Leitfaden zu Außendienstsoftware für kleine Unternehmen deckt diese Kategorie ab; dieser Artikel bleibt auf der Kundenseite.

Die 8 besten CRMs für Heizung und Klima 2026

Diese acht Optionen decken die realistische Auswahl eines Heizungs- und Kältebetriebs ab: eine KI-Operatorin für die Kundenseite, drei HVAC-Spezialisten für Betriebe mit Disponent, drei Außendienst-Apps mit veröffentlichten Preisen und ein allgemeines CRM. Jeder Eintrag beginnt mit der Einschränkung, die Sie prüfen sollten, dann folgen der Preis vom Oktober 2026 von der Anbieterseite und das passende Team.

1. Zoye: Wartungsverträge, Saison-Erinnerungen und Angebotsnachfassen

Fangen wir mit dem an, was Zoye nicht ist: kein Dispositionswerkzeug. Es gibt keine Einsatztafel, keine GPS-Ortung der Fahrzeuge, keine Routenoptimierung und keine Festpreisliste. Ein Betrieb, der jeden Morgen zehn Techniker ins Gebiet schickt, sollte dafür eine Außendienst-App behalten und kann Zoye daneben betreiben.

Zoye deckt den Teil des Geschäfts ab, der zwischen den Einsätzen passiert. Zoye ist ein AI Business Operator: ein Arbeitsbereich, in dem CRM und Kontakte, Aufgaben, Deals, Kalender, Dokumente, Budget und Rechnungen, Berichte, Workflow-Automationen, WhatsApp-Automationen, Facebook und Instagram, E-Mail-Tracking, der AI Notetaker und das Team bereits miteinander verbunden sind, plus eine KI, die sie für Sie bedient. Die Funktionsseite zeigt jedes davon. In einem Heizungs- und Klimabetrieb teilt sich die Arbeit so auf.

Anrufe und Anfragen. Ein Website-Formular, eine Facebook-Lead-Anzeige, ein Instagram-Kommentar oder eine WhatsApp-Nachricht kommt als Kontakt mit Quelle an. Die WhatsApp-Nachricht für neue Leads geht einmal pro Person raus, und der Qualifizierungsbot kann die Fragen stellen, die Sie am Telefon stellen würden (was macht die Anlage, wie alt ist sie, ist heute jemand zu Hause), und die Antworten direkt in die Felder des Leads schreiben. Wenn Sie vom Dach kommen, ist die Rückrufliste schon sortiert.

Anlagen- und Einsatzhistorie. Jede Kundenkarte trägt den Deal, die Aufgaben, die Dateien und die Rechnungen, also bleiben Fotos vom letzten Besuch, Einbaudatum und Notizen bei der Person. Sie können Zoye ein Foto oder ein PDF schicken, und sie liest es, sodass ein Foto vom Typenschild aus dem Dachboden zu Modell und Seriennummer auf der Karte werden kann.

Tauschangebote. Bitten Sie Zoye, das Angebot als Dokument aus Ihren Notizen vor Ort zu erstellen, es an den Deal zu hängen und das Nachfassen einzustellen. Eine Regel meldet sich nach der gewählten Zahl von Tagen beim Kunden und später erneut, wenn noch keine Antwort da ist, und der Deal rückt eine Stufe weiter, sobald er zusagt. Unser Leitfaden zum Automatisieren von Nachfassaktionen listet die Abstände, die die meisten Servicebetriebe nutzen.

Wartungsverträge. Der Vertrag liegt am Kunden und an einem Deal, mit Verlängerungsdatum und enthaltenen Besuchen. Eine smarte Zielgruppe der Vertragskunden bleibt aktuell, wenn sich Datensätze ändern, daher stimmt „Vertragskunden ohne Frühjahrstermin“ immer. Ein geplanter WhatsApp-Versand an diese Zielgruppe, pro Kunde personalisiert und so getaktet, dass die Antworten das Büro nicht überrollen, öffnet das Frühjahrsfenster im Februar und das Herbstfenster im August.

Wartungstermine. Eine einzige Buchungsliste enthält die Zeiten, die Sie anbieten. Der Kunde wählt im Chat, der Einsatz landet im Kalender auf seiner Karte, und die Erinnerungen gehen automatisch raus. Für die Formulierung der Erinnerungen lesen Sie unseren Leitfaden zu Terminerinnerungen per WhatsApp.

Rechnungen und Zahlung. Die Rechnung liegt auf dem Auftrag, ein Zahlungslink geht im WhatsApp-Chat raus (Stripe, in Israel Grow), das Geld landet auf Ihrem eigenen Konto, und das Nachfassen überfälliger Rechnungen gehört zu den fertigen Automations-Rezepten.

All das richten Sie ein, indem Sie beschreiben, was passieren soll, in der App, auf WhatsApp, per Sprachnachricht oder in Slack. Zoye baut die Regel, zeigt sie Ihnen in verständlichen Worten und wartet auf Ihre Freigabe, bevor etwas läuft; jeder Lauf wird protokolliert und lässt sich rückgängig machen. Aus dem Transporter reicht eine Sprachnachricht wie „schließ die Kesselreparatur im Eckhaus ab, schick die Rechnung und setz sie auf die Wartungsliste für Oktober“.

Frühjahrswartungen im Zoye-Kalender: jede aus einer Erinnerung gebucht und mit der Karte des Vertragskunden verbunden.

Ehrliche Grenzen über die Disposition hinaus: Zoye ist keine Buchhaltungssoftware, die Bücher bleiben also in Ihrem Buchhaltungsprogramm, und sie ist auch kein Kassensystem. Das Verbinden Ihrer eigenen geschäftlichen WhatsApp-Nummer kommt bald; heute führt Zoye die WhatsApp-Gespräche mit Ihren Leads über die offizielle WhatsApp Business Platform, und Chats bündelt sie mit Nachrichten und Kommentaren von Instagram und Facebook in einem Posteingang, mit Zuweisung, Team-Notizen und jedem Chat auf der Kontaktkarte.

Preis (Oktober 2026): Zoye wird pro Arbeitsbereich-Tarif abgerechnet, nicht pro Techniker. Almost Free kostet 5 Dollar im Monat (4 bei jährlicher Zahlung) für 1 Mitglied, mit den Kernwerkzeugen, 15 KI-Anfragen im Monat und den Integrationen für Google Calendar, Gmail und Drive, ohne Automationen. Starter kostet 29 Dollar im Monat (23 jährlich) mit 10 Mitgliedern, Growth 59 (47) mit 20, Scale 119 (95) mit 100, und Customize gibt es auf Anfrage. Details auf der Preisseite.

Geeignet für: inhabergeführte Heizungs- und Klimateams mit 1 bis 20 Personen, die Wartungsverträge verkaufen, Tauschangebote schreiben und mit Kunden per WhatsApp sprechen und mehr durch langsames Nachfassen verlieren als durch Routen.

2. ServiceTitan: die Plattform für große HVAC-Betriebe im Wohnbereich

ServiceTitan ist der bekannteste Name in der HVAC-Software und für Betriebe mit Telefonannahme, Disponenten, Vertrieb für Anlagentausch und Finanzabteilung gebaut. Die Einschränkung liegt bei Passung und Transparenz: Auf der Preisseite steht kein Preis, und für ein Dreierteam wird die Tiefe schnell zur Last.

Preis (Oktober 2026): drei Stufen, Starter, Essentials und The Works, jeweils mit „Request Pricing“. Die Seite beschreibt eine Abrechnung pro Techniker. Disposition, Terminplanung, Anrufannahme, Rechnungen und Preisliste gibt es in jeder Stufe, mobile Angebote und Lohnabrechnung ab Essentials, anpassbare Mitgliedschaften, erweiterte Berichte und Provisionsverfolgung nur in The Works.

Geeignet für: etablierte HVAC-Betriebe mit vielen Technikern, einem großen Mitgliedschaftsprogramm und einem Büroteam, das das System betreibt.

3. FieldEdge: HVAC-Disposition mit Serviceverträgen und QuickBooks

FieldEdge konzentriert sich auf Servicebetriebe für Wohn- und Gewerbekunden, mit Disposition, Serviceverträgen, Festpreisen und einer bidirektionalen Anbindung an QuickBooks. Die Einschränkung: Man sieht keinen Preis und kann nicht vorher testen. Die Tarife haben einen „Request Pricing“-Knopf, Zusatzmodule „Call for Pricing“, und die FAQ sagt, dass FieldEdge keine kostenlose Testphase anbietet.

Preis (Oktober 2026): Select, Premier und Elite, alle auf Anfrage. Select enthält einfache Serviceverträge, Angebote mit einer Option und 2 mobile Lizenzen; Premier und Elite bringen erweiterte Verträge und Angebote mit mehreren Optionen, mit 4 und 6 Lizenzen. QuickBooks Online und Desktop sowie die Festpreisliste sind in allen dreien enthalten.

Geeignet für: HVAC- und Sanitärbetriebe, die in QuickBooks leben, am Küchentisch Optionen in Gut, Besser, Am besten zeigen und ein Einführungsteam wollen.

4. Successware: Branchensoftware mit integrierter Buchhaltung

Successware richtet sich an kleine und mittlere Betriebe in HVAC, Sanitär, Elektro und verwandten Gewerken, mit Disposition, Marketingwerkzeugen und einer integrierten Buchhaltungsfunktion. Die Einschränkung ist die Sichtbarkeit: Die Website hat keine Preisseite und keine Zahlen, nur eine Anfrage für eine Live-Demo.

Preis (Oktober 2026): nicht veröffentlicht; ein Angebot gibt es vom Anbieter nach einer Demo.

Geeignet für: etablierte Betriebe, die Disposition und Buchhaltung im selben System wollen und bereit für eine vertriebsgeführte Einführung sind.

5. Housecall Pro: veröffentlichte Preise, Servicepläne im oberen Tarif

Housecall Pro ist eine Plattform für Hausdienstleistungen mit Terminplanung, Disposition, Angeboten, Rechnungen, Online-Buchung und Bewertungsmanagement, verbreitet bei kleinen HVAC-Teams. Die Einschränkung für ein vertragsgetriebenes Geschäft ist die Tarifzuordnung: Recurring Service Plans für Wartungsverträge stehen bei Max, und die Zusatzmodule (CSR AI, Pipeline, Voice, Campaigns und weitere) haben keinen veröffentlichten Preis.

Preis (Oktober 2026): Basic 59 Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung (79 monatlich) für 1 Nutzer, Essentials 149 (189) mit 5 Nutzern und Max 299 (329) mit 8 Nutzern plus 35 Dollar im Monat je zusätzlichem Nutzer. Festpreise und Mitarbeiter-GPS ab Essentials. Der 14-tägige Test gibt Zugang zu Max ohne Karte. Unser Leitfaden zu Housecall-Pro-Alternativen rechnet das genauer durch.

Geeignet für: HVAC-Teams mit 2 bis 8 Personen, die eine vollständige Außendienst-App mit sichtbarem Preis wollen und bereit für Max sind, wenn Verträge wichtig werden.

6. Jobber: Preise nach Teamgröße, Nachfassen ab Connect

Jobber ist eine ausgereifte Außendienst-App mit Angeboten, Terminplanung, Rechnungen, Zahlungen und Kundenportal. Die Einschränkung ist, wie die Rechnung wächst: Die Tarife hängen an der Teamgröße, automatisches Nachfassen von Angeboten und Kundenerinnerungen beginnen bei Connect, Zwei-Wege-SMS bei Grow, und Marketing, Pipeline und KI-Rezeption sind Zusatzmodule unterhalb von Plus.

Preis (Oktober 2026): Core 29 Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung oder 49 monatlich für 1 Nutzer; Connect ab 99 jährlich oder 139 monatlich; Grow ab 149 oder 199; Plus ab 399 bei jährlicher Zahlung für 5 Nutzer; zusätzlicher Nutzer 29 Dollar im Monat. Marketing Suite kostet 99 Dollar im Monat, AI Receptionist 29 und Pipeline 49. Mehr dazu in unserem Vergleich der Jobber-Alternativen.

Geeignet für: kleine HVAC-Teams, die eine ausgefeilte Außendienst-App wollen und deren Größe gut in eine der Nutzerstufen von Jobber passt.

7. Service Fusion: unbegrenzte Nutzer zum festen Tarifpreis

Service Fusion enthält in jedem Tarif unbegrenzt viele Nutzer, was einem HVAC-Betrieb mit Büro, Azubis und Saisonhelfern entgegenkommt. Die Einschränkung ist der Einstiegspreis: Der günstigste Tarif kostet ein Mehrfaches eines Einstiegstarifs pro Nutzer und lohnt sich erst, wenn mehrere Personen Zugang brauchen.

Preis (Oktober 2026): Starter 208 Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung oder 245 monatlich, Plus 325 oder 382, Pro 533 oder 627, alle mit unbegrenzten Nutzern.

Geeignet für: HVAC-Betriebe, in denen sich acht oder mehr Personen anmelden und die die Kopfzahl aus der Preisentscheidung nehmen wollen.

8. HubSpot: ein allgemeines CRM mit starkem Marketing

HubSpot ist ein allgemeines Vertriebs- und Marketing-CRM mit Pipelines, E-Mail, Formularen und Berichten. Die Einschränkung für Heizung und Klima ist alles nach dem Verkauf: keine Technikerplanung, kein Servicevertrags-Objekt für Wartungsbesuche und keine Außendienst-App, für die eigentliche Arbeit brauchen Sie also weitere Werkzeuge.

Preis (Oktober 2026): kostenlose Werkzeuge zum Start; Starter ab 20 Dollar pro Platz und Monat laut Liste (rund 7 Dollar pro Platz bei manchen Angeboten); Sales Hub Professional 90 Dollar pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung oder 100 monatlich, plus 1.500 Dollar Einrichtungsgebühr.

Geeignet für: größere HVAC-Betriebe mit eigenem Marketingteam, das Kampagnen fährt, und einer separaten Außendienstsoftware für den Betrieb.

CRMs für Heizung und Klima im direkten Vergleich

Die Tabelle stellt alle acht auf dieselbe Grundlage: wofür jede gebaut ist, der niedrigste veröffentlichte Preis im Oktober 2026, wie sie mit Wartungsverträgen umgeht und ob sie disponiert. Kartengebühren und die WhatsApp-Nachrichtengebühren von Meta kommen bei jedem Preis hinzu.

Eine Beispielwoche in einem Heizungs- und Klimabetrieb mit fünf Personen

So greifen die Teile in einer typischen Woche ineinander. Das ist eine Veranschaulichung, keine Kundengeschichte: eine Inhaberin, drei Techniker und eine Person im Büro, die Zoye neben einem Kalender in der ersten heißen Woche des Jahres nutzen. Es geht darum zu zeigen, wo jedes Nachfassen passiert, ohne dass sich jemand daran erinnern muss.

Montag. Die Temperatur springt nach oben, das Telefon klingelt ab 7 Uhr. Anrufe, die das Büro nicht annehmen kann, gehen auf die Mailbox, und Anfragen von der Website und von Facebook kommen als Leads an. An jeden geht die WhatsApp-Nachricht für neue Leads, und die Antworten auf die Qualifizierungsfragen kommen zurück: kühlt nicht, Anlage etwa 14 Jahre alt, ab 15 Uhr ist jemand zu Hause. Bis Mittag hat das Büro eine Rückrufliste nach Dringlichkeit, und jeder Lead hat eine Karte.

Dienstag. Ein Techniker findet einen defekten Verdichter in einem alten Gerät und empfiehlt den Tausch. Aus dem Transporter schickt er eine Sprachnachricht: „Mach ein Tauschangebot für die Familie im Haus am Hang, zwei Optionen, Standard und Wärmepumpe, und fass am Freitag nach.“ Zoye schreibt das Dokument aus seinen Notizen, hängt es an einen neuen Deal und zeigt die Nachfassregel zur Freigabe.

Mittwoch. Die Inhaberin prüft die Vertragsliste. Vierzig Vertragskunden haben noch keinen Frühjahrstermin. Sie gibt einen geplanten WhatsApp-Versand an diese lebende Liste frei, verteilt auf zwei Tage, mit drei Wochen Terminen aus der Buchungsliste. Wer einen Termin wählt, fällt von der Liste.

Donnerstag. Zwei Verträge verlängern sich nächsten Monat. Die Verlängerungsregel schickt jedem Kunden eine kurze Nachricht mit Datum und Leistungsumfang. Einer antwortet mit einer Frage, die mit der ganzen Historie auf der Karte in Chats landet, und das Büro antwortet in einer Minute.

Freitag. Das Tauschangebot vom Dienstag ist noch unbeantwortet. Das Nachfassen geht wie geplant raus und fragt, ob man über die Finanzierung sprechen möchte. Ein Einmalkunde aus der Reparatur vom Montag bekommt ein Angebot für einen Wartungsvertrag, und drei abgeschlossene Aufträge bekommen ihre Rechnung mit Zahlungslink im Chat. Eine zwei Wochen alte, noch offene Rechnung bekommt ihre freundliche Erinnerung.

Am Wochenende hat die Inhaberin ihre Zeit auf Dächern und bei zwei Verkaufsterminen verbracht, und das Büro hat keine einzige Tabelle gebaut. Genau das ist die Aufgabe eines CRM für Heizung und Klima.

WhatsApp, Erinnerungen und was Meta berechnet

Die meisten Erinnerungen in Heizung und Klima sind kurz und zeitkritisch: ein Wartungstermin, ein Techniker auf dem Weg, eine fällige Rechnung. WhatsApp passt dazu, weil Kunden es lesen, aber es gibt Regeln. Über die offizielle WhatsApp Business Platform können Sie 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden frei antworten; außerhalb dieses Fensters kann nur eine genehmigte Vorlage das Gespräch wieder eröffnen.

Im Oktober 2026 nennt die Entwicklerdokumentation von Meta, dass WhatsApp seit dem 1. Juli 2025 pro zugestellter Vorlagennachricht abrechnet, nach Kategorie und Empfängerland, und dass seit dem 1. Oktober 2026 jede Geschäftsnummer 1.000 kostenlose Servicenachrichten im Monat erhält. Marketingvorlagen kosten immer, und Utility-Vorlagen innerhalb eines offenen Kundenservicefensters kosten ab demselben Oktoberdatum wieder. Die Tarife hängen vom Land ab, und Meta ändert sie nur zum Quartalsbeginn, prüfen Sie daher die Preisliste von Meta statt einer Zahl aus einem Artikel. Unser Leitfaden zu den Preisen der WhatsApp Business API erklärt die Kategorien.

In Zoye ist jede WhatsApp-Automation aus, bis Sie sie einschalten und die Einwilligung bestätigen, Nachrichten außerhalb des 24-Stunden-Fensters nutzen automatisch eine genehmigte Vorlage, jede ausgehende Nachricht enthält eine Abmeldemöglichkeit, und eine STOP-Antwort gilt im gesamten Arbeitsbereich.

So bringen Sie Ihren Kundenstamm in ein CRM

Der Umzug dauert eine ruhige Woche, wenn Sie ihn um die offene Arbeit herum planen. Exportieren Sie die Kunden, notieren Sie jedes offene Angebot und jeden Vertrag mit Daten, importieren Sie alles, bauen Sie die Erinnerungsregeln neu und behalten Sie das alte System, bis offene Aufträge abgeschlossen sind. Machen Sie es in der Übergangszeit, nie in der ersten Hitzewelle.

1. Kunden exportieren. Die meisten Außendienst-Apps und Tabellen exportieren eine CSV mit Namen, Telefonnummern, E-Mails und Adressen. Behalten Sie die Tags, die Vertragskunden markieren.
2. Offene Angebote und Verträge auflisten. Notieren Sie jedes offene Tauschangebot mit Betrag und Datum und jeden Vertrag mit Start, Verlängerung und letztem Besuch.
3. Importieren. Zoye importiert aus Trello, Monday.com oder einer Tabelle und kann Datensätze aus einer CSV, einem PDF oder einem Screenshot ziehen, den Sie ihr schicken, sodass sogar eine ausgedruckte Vertragsliste zu Datensätzen werden kann, die Sie prüfen. Importe aus Jira, Notion und ClickUp folgen in Kürze.
4. Regeln neu bauen. Beschreiben Sie die gewünschten Nachfassaktionen: Tauschangebot nach 3 und 10 Tagen, Verlängerungserinnerung 30 Tage vorher, Frühjahrs- und Herbstversand an die Vertragsliste. Zoye zeigt jede Regel und wartet auf Ihre Freigabe.
5. Beides parallel betreiben. Behalten Sie das alte System ein paar Wochen, bis offene Aufträge abgeschlossen sind, und wechseln Sie dann komplett.

Welches CRM sollte ein Heizungs- und Klimabetrieb wählen?

Wählen Sie danach, wo das Geld versickert. Ein Betrieb mit Disponent, Mitgliedschaftsprogramm und vielen Fahrzeugen sollte Angebote von ServiceTitan, FieldEdge und Successware einholen. Ein Team, das eine Außendienst-App mit öffentlichem Preis will, sollte Housecall Pro, Jobber und Service Fusion bei seiner genauen Kopfzahl vergleichen. Ein Team, das zwischen Anruf und Rechnung Aufträge verliert, sollte mit Zoye beginnen.

Ein paar typische Konstellationen:

• Ein Techniker allein mit einem Handy voller WhatsApp-Nachrichten: Zoye für Anfragen, Angebote, Verträge und Rechnungen; eine Dispositionstafel bliebe ungenutzt.
• Ein Team mit 3 bis 8 Personen und wachsendem Vertragsbestand: Housecall Pro Max oder Jobber für den Außendienst, oder Zoye, wenn das Nachfassen schmerzt, oder beide zusammen.
• Ein Betrieb mit Büro und Saisonhelfern: Service Fusion, damit zusätzliche Zugänge die Rechnung nicht erhöhen.
• Ein Betrieb mit 25 Technikern und Callcenter: ServiceTitan oder FieldEdge, mit Verlängerungspreis und Einführungsbedingungen schriftlich.

Was immer Sie testen, testen Sie es in Ihrer eigenen Saison. Importieren Sie zwanzig echte Kunden, senden Sie fünf echte Tauschangebote und eine Wartungserinnerung an Ihre Vertragsliste und zählen Sie am Ende der Testphase, was gebucht und was beantwortet wurde. Wenn das Nachfassen der Teil ist, den Sie abgeben möchten, buchen Sie eine Zoye-Demo und bringen Sie das Angebot mit, das letzten Monat unbeantwortet blieb.

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