CRM voor HVAC: 8 opties voor kleine installatiebedrijven in klimaat (2026)

Kort antwoord: het beste CRM voor een bedrijf in verwarming, ventilatie en airco is het CRM dat de klant onthoudt tussen twee bezoeken: de offerte voor vervanging die nog openstaat, het onderhoudscontract dat in maart verlengt, de ketel die voor de winter een beurt moet krijgen. Voor kleine teams die geld verliezen op opvolging en niet op routes is Zoye onze keuze, vanaf 29 dollar per maand voor 10 leden. Voor bedrijven met een planner zijn ServiceTitan, FieldEdge en Successware de specialisten, allemaal op offertebasis.

Kernpunten (oktober 2026)

• ENERGY STAR raadt elk voorjaar een koelcontrole en elk najaar een verwarmingscontrole aan, dus een HVAC-klantenbestand heeft twee natuurlijke boekingsvensters per jaar die een CRM voor de drukte moet vullen.
• Het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics (BLS) telt 440.900 banen voor HVAC-monteurs en -installateurs in 2025 en verwacht 11% groei tussen 2025 en 2035, met veel overwerk in het hoogseizoen, precies wanneer de opvolging blijft liggen.
• Drie van de zeven concurrenten in deze lijst (ServiceTitan, FieldEdge en Successware) publiceren geen prijzen; Housecall Pro, Jobber, Service Fusion en HubSpot wel.
• Functies voor onderhoudscontracten zitten bij sommigen hoog in de prijslijst: Housecall Pro noemt Recurring Service Plans op Max (299 dollar per maand bij jaarbetaling) en ServiceTitan Customizable Memberships alleen in The Works.
• Zoye is geen tool voor planning, gps of route-optimalisatie. Ze regelt meldingen, offertes, contracten, onderhoudsafspraken, facturen en WhatsApp-berichten.

Hoe een HVAC-bedrijf werk binnenhaalt en waar het weglekt

Een HVAC-bedrijf verdient het meeste met drie stromen: spoedreparaties, vervanging van installaties en terugkerend onderhoud. Elk heeft zijn eigen opvolgprobleem. Reparaties lekken weg als tijdens een hittegolf niemand opneemt, vervangingen als een grote offerte onbeantwoord blijft, en onderhoud als niemand het voorjaarsbezoek op tijd inplant.

Vanuit kantoor heeft het jaar een ritme dat de meeste algemene CRM's negeren. De vraag piekt twee keer, in de eerste warme en de eerste koude weken, en zakt daartussen in. Volgens het BLS werken HVAC-monteurs in de pieken van stook- en koelseizoen vaak 's avonds, in het weekend en over, en hebben ze soms storingsdienst. Dat is het moment waarop de eigenaar de minste tijd heeft om iets te noteren, en het moment waarop de meeste aanvragen binnenkomen.

Spoedmeldingen komen in golven

Een melding "de airco koelt niet meer" op de eerste echt hete zomerdag is de makkelijkste verkoop die er is, als er iemand opneemt. Het probleem: er komen er twintig op dezelfde middag. De telefoon gaat terwijl de eigenaar op een dak staat, voicemails stapelen zich op en een klant in een snikhete woning belt binnen minuten het volgende bedrijf. Een CRM voor HVAC moet elke melding vastleggen als lead met naam, nummer en storing, ook als niemand kan opnemen, en aan het eind van de klus de terugbellijst duidelijk tonen.

Vervangingsoffertes zijn groot en traag

Een installatie vervangen is een doordachte aankoop. De klant wil opties (repareren of vervangen, een standaard toestel of een zuinige warmtepomp), kijkt naar financiering, vraagt de buren en wacht soms de volgende storing af om te beslissen. Een vervangingsofferte kan weken openstaan. Zonder regel die op vaste momenten opvolgt, sterft ze stil, en het bedrijf dat op dag drie en dag tien belde, krijgt de opdracht.

Onderhoudscontracten zijn het vaste inkomen

Contracten (ook verkocht als abonnement of servicepakket) geven de klant twee bezoeken per jaar, voorrang bij afspraken en meestal korting op reparaties. Voor het bedrijf vlakken ze de seizoenscurve af en houden ze de klant vast als de installatie het uiteindelijk begeeft. Ze werken alleen als de bezoeken echt worden ingepland en het contract voor de vervaldatum wordt verlengd, dus de lijst van contractklanten, hun laatste bezoek en hun verlengingsdatum moeten in één oogopslag zichtbaar zijn.

Seizoensonderhoud vult de rustige weken

De onderhoudschecklist van ENERGY STAR adviseert een vakman de koeling in het voorjaar en de verwarming in het najaar te laten controleren, en merkt op dat monteurs het druk krijgen zodra het warme of koude seizoen begint. Voor een HVAC-bedrijf is dat een planningsinstrument: herinneringen eind winter en eind zomer maken van tussenseizoensweken geboekte bezoeken. Dezelfde lijst raadt aan luchtfilters eens per maand te controleren of te vervangen, een reden voor een lichte herinnering tussendoor.

Waar het geld weglekt, in één lijst

• Gemiste oproepen tijdens hitte of kou die nooit worden teruggebeld.
• Reparaties waarbij de monteur vervanging aanraadt en niemand de offerte stuurt.
• Vervangingsoffertes zonder opvolging na de eerste week.
• Contractklanten van wie het voorjaars- of najaarsbezoek nooit is ingepland.
• Contracten die verlopen omdat de verlengingsdatum in een spreadsheet stond.
• Eenmalige klanten aan wie niemand een contract aanbood.
• Afgeronde klussen zonder reviewverzoek en zonder factuurherinnering.

Geen van deze punten is een planningsprobleem. Het zijn geheugenproblemen, en het geheugen is de taak van een CRM.

Wat een HVAC-CRM moet kunnen: een lijst van 10 punten

Een CRM voor een HVAC-bedrijf moet elke melding en aanvraag als lead vastleggen, de installatie- en bezoekhistorie op de klant bewaren, offertes en contracten met data volgen, automatisch seizoensherinneringen en opvolging versturen en vanaf de telefoon werken, ook op zolder. De rest is extra. Beoordeel elke tool tijdens de proefperiode met deze lijst.

1. Elke aanvraag wordt een record. Telefoontjes, webformulieren, berichten op Facebook en Instagram, WhatsApp en doorverwijzingen komen in één lijst met hun bron.
2. De installatie op de klant. Model, serienummer, installatiedatum en foto's van het laatste bezoek bij de persoon en het adres.
3. Offertes met status. Open, verstuurd, geaccepteerd, verloren, elk met bedrag en datum, zodat een offerte van tien dagen direct opvalt.
4. Automatische offerteopvolging. Een regel die na een paar dagen en na twee weken opnieuw bij de klant aanklopt, via het kanaal waarop hij reageert.
5. Contracten met data. Start, inbegrepen bezoeken, laatste bezoek en verlengingsdatum bij elke contractklant.
6. Levende lijsten. "Contractklanten zonder voorjaarsbezoek" moet een lijst zijn die bijwerkt als er wordt ingepland, geen rapport dat je steeds opnieuw bouwt.
7. Seizoensherinneringen. Koelherinneringen voor het voorjaar en verwarmingsherinneringen voor het najaar, naar de juiste lijst en in een tempo dat de agenda niet laat overlopen.
8. Boeken vanuit het bericht. De klant kiest een tijd in de herinnering, het bezoek komt in de agenda en de dag ervoor gaat er een herinnering uit.
9. Facturen en betalingen bewaken. De factuur op hetzelfde record als de klus en een vriendelijke herinnering bij achterstand.
10. Handsfree bijwerken. Een spraakbericht vanuit de bus moet genoeg zijn om het bezoek af te sluiten, het volgende te boeken en de factuur te sturen.

Heb je ook een planbord, gps en een vaste prijslijst nodig, dan zijn dat functies van buitendienstsoftware. Onze gids over buitendienstsoftware voor kleine bedrijven behandelt die categorie; dit artikel blijft aan de klantkant.

De 8 beste CRM's voor HVAC in 2026

Deze acht opties dekken de realistische keuzes van een verwarmings- en koelbedrijf: één AI-operator voor de klantkant, drie HVAC-specialisten voor bedrijven met een planner, drie buitendienst-apps met gepubliceerde prijzen en één algemeen CRM. Elke beschrijving begint met de beperking die je moet controleren, daarna de prijs van oktober 2026 van de site van de leverancier en het team waarbij het past.

1. Zoye: onderhoudscontracten, seizoensherinneringen en offerteopvolging

Eerst wat Zoye niet is: geen planningstool. Er is geen planbord, geen gps-tracking van bussen, geen route-optimalisatie en geen vaste prijslijst. Een bedrijf dat elke ochtend tien monteurs het werkgebied in stuurt, houdt daarvoor een buitendienst-app en kan Zoye ernaast draaien.

Zoye dekt het deel van een HVAC-bedrijf dat zich tussen de bezoeken afspeelt. Zoye is een AI Business Operator: één werkruimte waarin CRM en contacten, taken, deals, agenda, documenten, budget en facturen, rapporten, workflowautomatiseringen, WhatsApp-automatiseringen, Facebook en Instagram, e-mailtracking, de AI Notetaker en het team al met elkaar verbonden zijn, plus een AI die ze voor je bedient. De functiepagina toont ze allemaal. Bij een verwarmings- en koelbedrijf verdeelt het werk zich zo.

Meldingen en aanvragen. Een webformulier, een Facebook-leadadvertentie, een Instagram-reactie of een WhatsApp-bericht komt binnen als contact met bron. Het WhatsApp-bericht voor nieuwe leads gaat één keer per persoon uit, en de kwalificatiebot kan de vragen stellen die je ook aan de telefoon zou stellen (wat doet de installatie, hoe oud is ze, is er vandaag iemand thuis) en de antwoorden direct in de velden van de lead zetten. Als je van het dak komt, is de terugbellijst al gesorteerd.

Installatie- en bezoekhistorie. Elke klantkaart bevat de deal, de taken, de bestanden en de facturen, dus foto's van het laatste bezoek, de installatiedatum en notities blijven bij de persoon. Je kunt Zoye een foto of pdf sturen en ze leest die, zodat een foto van het typeplaatje op zolder het model en serienummer op de kaart kan worden.

Vervangingsoffertes. Vraag Zoye de offerte als document op te stellen uit je notities ter plekke, aan de deal te koppelen en de opvolging in te stellen. Een regel klopt na het gekozen aantal dagen bij de klant aan en later opnieuw als er nog geen antwoord is, en de deal schuift een fase op zodra de klant ja zegt. Onze gids over opvolging automatiseren zet de termijnen op een rij die de meeste servicebedrijven gebruiken.

Onderhoudscontracten. Het contract staat op de klant en op een deal, met verlengingsdatum en inbegrepen bezoeken. Een slimme doelgroep van contractklanten blijft actueel als records veranderen, dus "contractklanten zonder voorjaarsbezoek" klopt altijd. Een geplande WhatsApp-verzending naar die doelgroep, per klant gepersonaliseerd en zo gespreid dat de reacties het kantoor niet overspoelen, opent het voorjaarsvenster in februari en het najaarsvenster in augustus.

Onderhoudsafspraken. Eén boekingslijst bevat de tijden die je aanbiedt. De klant kiest in de chat, het bezoek komt in de agenda op zijn kaart en de herinneringen gaan automatisch uit. Voor de tekst van de herinneringen zelf, zie onze gids over afspraakherinneringen via WhatsApp.

Facturen en betaling. De factuur staat op het record van de klus, een betaallink gaat uit in de WhatsApp-chat (Stripe, of Grow in Israël) met het geld op je eigen rekening, en het opvolgen van achterstallige facturen is een van de kant-en-klare automatiseringsrecepten.

Dit alles stel je in door te beschrijven wat er moet gebeuren, in de app, via WhatsApp, met een spraakbericht of in Slack. Zoye bouwt de regel, laat hem in gewone taal zien en wacht op je goedkeuring voordat er iets draait; elke uitvoering wordt gelogd en is terug te draaien. Vanuit de bus is een spraakbericht genoeg, zoals "sluit de ketelreparatie in het hoekhuis af, stuur de factuur en zet ze op de onderhoudslijst van oktober".

Voorjaarsonderhoud in de Zoye-agenda: elk bezoek geboekt vanuit een herinnering en gekoppeld aan de kaart van de contractklant.

Eerlijke grenzen naast planning: Zoye is geen boekhoudpakket, dus de boekhouding blijft in je boekhoudsoftware, en ze is ook geen kassasysteem. Je eigen zakelijke WhatsApp-nummer koppelen komt binnenkort; vandaag voert Zoye de WhatsApp-gesprekken met je leads via het officiële WhatsApp Business-platform, en Chats bundelt ze met berichten en reacties van Instagram en Facebook in één inbox, met toewijzing, teamnotities en elk gesprek op de contactkaart.

Prijs (oktober 2026): Zoye rekent per werkruimteplan, niet per monteur. Almost Free kost 5 dollar per maand (4 bij jaarbetaling) voor 1 lid, met de kerntools, 15 AI-verzoeken per maand en de koppelingen met Google Calendar, Gmail en Drive, zonder automatiseringen. Starter kost 29 dollar per maand (23 per jaar) met 10 leden, Growth 59 (47) met 20, Scale 119 (95) met 100, en Customize gaat op offerte. Details op de prijspagina.

Geschikt voor: door de eigenaar geleide HVAC-teams van 1 tot 20 mensen die onderhoudscontracten verkopen, vervangingen offreren en met klanten via WhatsApp praten, en meer verliezen aan trage opvolging dan aan routes.

2. ServiceTitan: het platform voor grote HVAC-bedrijven in de woningmarkt

ServiceTitan is de bekendste naam in HVAC-software, gebouwd voor bedrijven met telefonisten, planners, een verkoopteam voor vervangingen en een financiële afdeling. De beperking zit in passendheid en transparantie: op de prijspagina staat geen prijs, en voor een team van drie wordt die diepgang al snel ballast.

Prijs (oktober 2026): drie niveaus, Starter, Essentials en The Works, elk met "Request Pricing". De pagina spreekt van prijzen per monteur. Planning, agenda, oproepen aannemen, facturatie en prijslijst zitten in elk niveau, mobiele offertes en salarisadministratie vanaf Essentials, en aanpasbare lidmaatschappen, uitgebreide rapporten en commissiebeheer alleen in The Works.

Geschikt voor: gevestigde HVAC-bedrijven met veel monteurs, een groot abonnementsprogramma en een kantoorteam dat het systeem draait.

3. FieldEdge: HVAC-planning met servicecontracten en QuickBooks

FieldEdge richt zich op servicebedrijven voor woningen en bedrijfspanden, met planning, servicecontracten, vaste prijzen en een tweerichtingskoppeling met QuickBooks. De beperking is dat je geen prijs ziet en niet vooraf kunt proberen: de pakketten hebben een knop "Request Pricing", de add-ons "Call for Pricing", en de FAQ zegt dat FieldEdge geen gratis proefperiode biedt.

Prijs (oktober 2026): Select, Premier en Elite, allemaal op offerte. Select bevat basis-servicecontracten, offertes met één optie en 2 mobiele licenties; Premier en Elite voegen uitgebreide contracten en offertes met meerdere opties toe, met 4 en 6 licenties. De koppeling met QuickBooks Online en Desktop en de vaste prijslijst zitten in alle drie.

Geschikt voor: HVAC- en loodgietersbedrijven die in QuickBooks leven, aan de keukentafel opties goed, beter, best presenteren en een implementatieteam willen.

4. Successware: vakmanssoftware met ingebouwde boekhouding

Successware richt zich op kleine en middelgrote bedrijven in HVAC, loodgieterswerk, elektra en verwante vakken, met planning, marketingtools en een ingebouwde boekhoudfunctie. De beperking is zichtbaarheid: de website heeft geen prijspagina en geen bedragen, alleen een aanvraag voor een live demo.

Prijs (oktober 2026): niet gepubliceerd; vraag na een demo een offerte aan bij de leverancier.

Geschikt voor: gevestigde bedrijven die planning en boekhouding in één systeem willen en klaar zijn voor een implementatie via de verkoopafdeling.

5. Housecall Pro: gepubliceerde prijzen, serviceplannen in het hoogste pakket

Housecall Pro is een platform voor thuisdiensten met agenda, planning, offertes, facturen, online boeken en reviewbeheer, veel gebruikt door kleine HVAC-teams. De beperking voor een contractgedreven bedrijf is waar functies zitten: Recurring Service Plans voor onderhoudscontracten staan bij Max, en de add-ons (CSR AI, Pipeline, Voice, Campaigns en meer) hebben geen gepubliceerde prijs.

Prijs (oktober 2026): Basic 59 dollar per maand bij jaarbetaling (79 maandelijks) voor 1 gebruiker, Essentials 149 (189) met 5 gebruikers en Max 299 (329) met 8 gebruikers plus 35 dollar per maand per extra gebruiker. Vaste prijzen en gps voor medewerkers vanaf Essentials. De proef van 14 dagen geeft zonder creditcard toegang tot Max. Onze gids over Housecall Pro-alternatieven rekent het verder door.

Geschikt voor: HVAC-teams van 2 tot 8 mensen die een volledige buitendienst-app met zichtbare prijs willen en klaar zijn voor Max zodra contracten belangrijk worden.

6. Jobber: prijs naar teamgrootte, opvolging vanaf Connect

Jobber is een volwassen buitendienst-app met offertes, agenda, facturen, betalingen en klantportaal. De beperking is hoe de rekening groeit: pakketten hangen aan de teamgrootte, automatische offerteopvolging en klantherinneringen beginnen bij Connect, sms in twee richtingen bij Grow, en marketing, pipeline en een AI-receptionist zijn add-ons onder Plus.

Prijs (oktober 2026): Core 29 dollar per maand bij jaarbetaling of 49 maandelijks voor 1 gebruiker; Connect vanaf 99 per jaar of 139 maandelijks; Grow vanaf 149 of 199; Plus vanaf 399 bij jaarbetaling voor 5 gebruikers; extra gebruiker 29 dollar per maand. Marketing Suite kost 99 dollar per maand, AI Receptionist 29 en Pipeline 49. Meer in onze vergelijking van Jobber-alternatieven.

Geschikt voor: kleine HVAC-teams die een verzorgde buitendienst-app willen en waarvan de omvang goed in een van de gebruikersschijven van Jobber past.

7. Service Fusion: onbeperkt gebruikers voor een vaste prijs

Service Fusion bevat in elk pakket onbeperkt gebruikers, handig voor een HVAC-bedrijf met kantoorpersoneel, leerlingen en seizoenskrachten. De beperking is de instapprijs: het goedkoopste pakket kost een veelvoud van een startpakket per gebruiker en loont pas als meerdere mensen toegang nodig hebben.

Prijs (oktober 2026): Starter 208 dollar per maand bij jaarbetaling of 245 maandelijks, Plus 325 of 382, Pro 533 of 627, allemaal met onbeperkt gebruikers.

Geschikt voor: HVAC-bedrijven waar acht of meer mensen inloggen en die het aantal medewerkers uit de prijsbeslissing willen halen.

8. HubSpot: een algemeen CRM met sterke marketing

HubSpot is een algemeen sales- en marketing-CRM met pipelines, e-mail, formulieren en rapporten. De beperking voor HVAC is alles na de verkoop: geen planning van monteurs, geen servicecontract-object voor onderhoudsbezoeken en geen buitendienst-app, dus voor het werk zelf heb je andere tools nodig.

Prijs (oktober 2026): gratis tools om te starten; Starter vanaf 20 dollar per seat per maand volgens de lijst (ongeveer 7 dollar per seat bij sommige aanbiedingen); Sales Hub Professional 90 dollar per seat per maand bij jaarbetaling of 100 maandelijks, plus 1.500 dollar onboarding.

Geschikt voor: grotere HVAC-bedrijven met een eigen marketingteam dat campagnes draait, en een apart buitendienstpakket voor de uitvoering.

HVAC-CRM's naast elkaar vergeleken

De tabel zet alle acht op dezelfde basis: waarvoor elk gebouwd is, de laagste gepubliceerde prijs in oktober 2026, hoe het met onderhoudscontracten omgaat en of het plant. Kaartkosten en de kosten van Meta voor WhatsApp-berichten komen bij elke prijs nog bovenop.

Een voorbeeldweek bij een HVAC-bedrijf van vijf mensen

Zo vallen de stukken samen in een gewone week. Dit is een illustratie, geen klantverhaal: een eigenaar, drie monteurs en één persoon op kantoor, die Zoye naast een agenda gebruiken in de eerste warme week van het jaar. Het doel is te laten zien waar elke opvolging gebeurt zonder dat iemand eraan hoeft te denken.

Maandag. De temperatuur schiet omhoog en de telefoon gaat vanaf 7 uur. Oproepen die kantoor niet kan aannemen, gaan naar de voicemail, en aanvragen via de site en Facebook komen binnen als leads. Iedereen krijgt het WhatsApp-bericht voor nieuwe leads, en de antwoorden op de kwalificatievragen komen terug: koelt niet, installatie ongeveer 14 jaar oud, na 15 uur is er iemand thuis. Tegen de middag heeft kantoor een terugbellijst op urgentie en heeft elke lead een kaart.

Dinsdag. Een monteur vindt een kapotte compressor in een oud toestel en raadt vervanging aan. Vanuit de bus stuurt hij een spraakbericht: "maak een vervangingsofferte voor de familie in het huis op de heuvel, twee opties, standaard en warmtepomp, en volg vrijdag op." Zoye schrijft het document uit zijn notities, koppelt het aan een nieuwe deal en toont de opvolgregel ter goedkeuring.

Woensdag. De eigenaar bekijkt de contractlijst. Veertig contractklanten hebben nog geen voorjaarsbezoek. Ze keurt een geplande WhatsApp-verzending naar deze levende lijst goed, gespreid over twee dagen, met drie weken tijdsloten uit de boekingslijst. Wie een tijd kiest, valt van de lijst.

Donderdag. Twee contracten verlengen volgende maand. De verlengingsregel stuurt elke klant een kort bericht met de datum en wat het pakket inhoudt. Eén klant reageert met een vraag, die met de hele historie op de kaart in Chats binnenkomt, en kantoor antwoordt binnen een minuut.

Vrijdag. De vervangingsofferte van dinsdag is nog onbeantwoord. De opvolging gaat zoals gepland uit en vraagt of ze over financiering willen praten. Een eenmalige reparatieklant van maandag krijgt een aanbod voor een onderhoudscontract, en drie afgeronde klussen krijgen hun factuur met betaallink in de chat. Een factuur van twee weken geleden die nog openstaat, krijgt een vriendelijke herinnering.

Tegen het weekend heeft de eigenaar haar tijd op daken en bij twee verkoopgesprekken doorgebracht, en kantoor heeft geen enkele spreadsheet gebouwd. Dat is het werk dat een CRM voor HVAC hoort te doen.

WhatsApp, herinneringen en wat Meta rekent

De meeste HVAC-herinneringen zijn kort en tijdgebonden: een onderhoudsslot, een monteur onderweg, een factuur die vervalt. WhatsApp past daarbij omdat klanten het lezen, maar er gelden regels. Via het officiële WhatsApp Business-platform kun je 24 uur na het laatste bericht van de klant vrij antwoorden; buiten dat venster kan alleen een goedgekeurde sjabloon het gesprek heropenen.

In oktober 2026 meldt de ontwikkelaarsdocumentatie van Meta dat WhatsApp sinds 1 juli 2025 per afgeleverd sjabloonbericht rekent, naar categorie en land van de ontvanger, en dat elk zakelijk nummer sinds 1 oktober 2026 1.000 gratis serviceberichten per maand krijgt. Marketingsjablonen kosten altijd geld, en utility-sjablonen binnen een open klantenservicevenster kosten vanaf diezelfde datum in oktober weer geld. Tarieven verschillen per land en Meta past ze alleen aan het begin van een kwartaal aan, dus kijk op de prijslijst van Meta en niet naar een bedrag uit een artikel. Onze gids over prijzen van de WhatsApp Business API legt de categorieën uit.

In Zoye staat elke WhatsApp-automatisering uit tot je haar inschakelt en de toestemming bevestigt, berichten buiten het venster van 24 uur gebruiken automatisch een goedgekeurde sjabloon, elk uitgaand bericht bevat een afmeldoptie en een STOP-antwoord geldt voor de hele werkruimte.

Zo zet je je HVAC-klantenbestand over naar een CRM

Overstappen kost een rustige week als je het rond het openstaande werk plant. Exporteer de klanten, noteer elke openstaande offerte en elk contract met data, importeer alles, bouw de herinneringsregels opnieuw en houd het oude systeem tot openstaande klussen zijn afgerond. Doe het in het tussenseizoen, nooit tijdens de eerste hittegolf.

1. Klanten exporteren. De meeste buitendienst-apps en spreadsheets exporteren een csv met namen, telefoonnummers, e-mails en adressen. Houd de tags die contractklanten markeren.
2. Openstaande offertes en contracten oplijsten. Noteer elke openstaande vervangingsofferte met bedrag en datum, en elk contract met start, verlenging en laatste bezoek.
3. Importeren. Zoye importeert uit Trello, Monday.com of een spreadsheet en kan records halen uit een csv, pdf of screenshot die je haar stuurt, zodat zelfs een geprinte contractlijst records kan worden die je controleert. Importeren vanuit Jira, Notion en ClickUp volgt binnenkort.
4. Regels opnieuw bouwen. Beschrijf de opvolging die je wilt: vervangingsofferte opvolgen na 3 en 10 dagen, verlengingsherinnering 30 dagen vooraf, voorjaars- en najaarsverzending naar de contractlijst. Zoye toont elke regel en wacht op je goedkeuring.
5. Een tijdje parallel draaien. Houd het oude systeem een paar weken aan terwijl openstaande klussen aflopen, en stap dan volledig over.

Welk CRM kiest een HVAC-bedrijf?

Kies op basis van waar het geld weglekt. Een bedrijf met een planner, een abonnementsprogramma en veel bussen vraagt offertes op bij ServiceTitan, FieldEdge en Successware. Een team dat één buitendienst-app met openbare prijs wil, vergelijkt Housecall Pro, Jobber en Service Fusion op het exacte aantal mensen. Een team dat werk verliest tussen telefoontje en factuur, begint met Zoye.

Een paar typische situaties:

• Een zelfstandige monteur met een telefoon vol WhatsApp-berichten: Zoye voor aanvragen, offertes, contracten en facturen; een planbord zou ongebruikt blijven.
• Een team van 3 tot 8 met een groeiend contractbestand: Housecall Pro Max of Jobber voor de buitendienst, of Zoye als de opvolging het pijnpunt is, of beide samen.
• Een bedrijf met kantoorpersoneel en seizoenskrachten: Service Fusion, zodat extra logins de rekening niet verhogen.
• Een bedrijf met 25 monteurs en een callcenter: ServiceTitan of FieldEdge, met de verlengingsprijs en de implementatievoorwaarden op papier.

Wat je ook test, test het in je eigen seizoen. Importeer twintig echte klanten, stuur vijf echte vervangingsoffertes en één onderhoudsherinnering naar je contractlijst, en tel aan het eind van de proef wat er is geboekt en beantwoord. Als opvolging het deel is dat je wilt uitbesteden, boek een Zoye-demo en neem de offerte mee die vorige maand onbeantwoord bleef.

Verder lezen

• Buitendienstsoftware voor kleine bedrijven
• De beste Housecall Pro-alternatieven
• Opvolging automatiseren
• Afspraakherinneringen via WhatsApp