CRM építészeknek: 7 legjobb megoldás ajánlatokhoz és fázisokhoz (2026)

Rövid válasz: az építésznek az a jó CRM, amely mozgásban tartja a tervezési díjajánlatokat, minden tervezési fázisból és ügyféljóváhagyásból dátumozott lépést csinál, és a szakági tervezőket ugyanazon az adatlapon tartja, mint az ügyfelet. Egy legfeljebb 20 fős irodában ezt a Zoye végzi, a követést egy MI-asszisztens intézi, 10 tagra havi 29 dollártól. Ha valójában munkaidő-nyilvántartás, teljesített díj és projektelszámolás kell, nézze meg a Monograph, a BQE Core vagy a Deltek Ajera rendszert, gyakran egy CRM mellett.

A legfontosabbak (2026. október)

• Az ajánlatok többet számítanak, amikor kevés a szerződés: az AIA és a Deltek építészirodai számlázási indexében 2026 szeptemberére az érdeklődési index 53,2-re nőtt, miközben az újonnan aláírt tervezési szerződések értéke 43,7-re esett (50 alatt csökkenést jelent).
• A legtöbb iroda kicsi: az AIA 2024-es irodafelmérése több mint 19 000 amerikai építészirodát számol, ezek kb. 75%-a 10 főnél kisebb, és 28%-uk egyéni építész.
• A vizsgált hat versenytárs közül kettő, a BQE Core és a Deltek Ajera, nem tesz közzé árat; a Monograph kalkulátora havi 45-490 dolláros sávot mutat, a Pipeline modult pedig külön adja el.
• A fázisok, jóváhagyások és engedélyek bármely eszközben akkor működnek a legjobban, ha felelőssel és dátummal ellátott feladatok, a megbízáshoz kötve.
• A Zoye nem munkaidő-nyilvántartó és nem projektelszámoló rendszer építészirodáknak. Az ajánlati pipeline-t, a követést, a fázisokat, a jóváhagyásokat, a szakági tervezőket, a dokumentumokat és a számlákat viszi.

Hogyan nyer munkát egy építésziroda, és hol csúszik ki a kezéből

Egy építésziroda hosszú, bizonytalan megbízásokat ad el díjajánlatokkal, majd fázisokban teljesíti őket, és minden fázis végén az ügyfélnek döntenie kell. A munka a résekben vész el: későn megválaszolt érdeklődés, követés nélkül maradt ajánlat, három hétig fekvő jóváhagyás, miközben csúszik az ütemterv. A CRM akkor éri meg az árát, ha ezeket a réseket bezárja.

A piac megnehezíti az ajánlati szakaszt. Az AIA 2026. szeptemberi jelentése, amely 2026. október 21-én jelent meg, 44,7-en mérte a számlázási indexet az augusztusi 47,2 után. Az érdeklődés tovább nőtt, 53,2-re, de az újonnan aláírt tervezési szerződések értéke 43,7-re esett. Egyszerűen szólva: az ügyfelek továbbra is kérdeznek, csak kevesebben írnak alá. Azok az irodák nyernek, amelyek jól válaszolnak és rendesen követik az ajánlataikat.

Az irodák ráadásul kicsik. Az AIA 2024-es irodafelmérésének összefoglalója több mint 19 000 irodát talált az Egyesült Államokban, ezek kb. 75%-a 10 főnél kisebb: 28% egyéni építész, 32% két-négy fős és 15% öt-kilenc fős. Ekkora irodában a tervező partner rendszerint az is, aki az ajánlatot írja, a jóváhagyásokat kergeti és felhívja a statikust.

Az ajánlati pipeline lépésről lépésre

Egy kis iroda tipikus díjajánlati pipeline-ja hét szakaszból áll. Nevezze el őket a saját munkamódja szerint, de maradjon kevés:

1. Érdeklődés. Magánmegrendelő, fejlesztő, intézmény vagy visszatérő ügyfél jelentkezik, gyakran homályos programmal és egy telekkel.
2. Első találkozó vagy helyszíni bejárás. Kiderül a költségkeret, a határidő, a döntéshozók köre, és hogy akarja-e a munkát.
3. Ajánlat előkészítése. Munkarészek, fázisok, a díj alapja (az építési költség százaléka, fázisonkénti fix díj vagy óradíj) és kizárások.
4. Ajánlat elküldve. Egyeztetett, nem remélt döntési dátummal.
5. Tárgyalás. Szűkített tartalom, szétválasztott fázisok, módosított díj. Gyakran két-három változat.
6. Elnyerve. Aláírt szerződés, előleg bekérve, megbízás megnyitva.
7. Elvesztve vagy parkoltatva. Indoklással, hogy kiderüljön, milyen munkákat nyer valójában.

Hol szivárog el a tervezési díj

Tipikus szivárgási pontok egy szemléltető, ötfős irodában:

• A gazdátlan érdeklődés. Pénteken érkezik egy webes űrlap, mindenki azt hiszi, valaki más válaszolt, hétfőn az ügyfél máshol szerződik.
• A csendbe küldött ajánlat. Kimegy egy fix díjas ajánlat egy bővítésre, az ügyfél elhallgat, és senki nem jelentkezik, mert tolakodónak érzi.
• A fázist megakasztó jóváhagyás. Kész a vázlatterv, az ügyfél nem hagyta jóvá, a csapat saját kockázatra halad a tervfejlesztéssel.
• A határidőt csúsztató szakági tervező. Az engedélyezési tervhez szükséges statikai anyag késik, mert senki nem rögzítette írásban a dátumot.
• A ki nem számlázott fázis. Egy fázis hetekkel ezelőtt lezárult, de a számla arra vár, hogy valaki eszébe jusson.

Mindegyik szivárgás ugyanolyan: a következő lépés valakinek a fejében vagy a postafiókjában él, nem egy közös, dátumozott adatlapon.

CRM, projektelszámolás vagy mindkettő?

Az építészeknek szóló szoftverek két családra oszlanak. A projektelszámoló és munkaidő-nyilvántartó rendszerek az órákat, a fázisonként teljesített díjat, a számlákat és a jövedelmezőséget követik az aláírás után. A CRM az embereket és a döntéseket követi: érdeklődéseket, ajánlatokat, jóváhagyásokat, szakági tervezőket és a követést. Sok irodának mindkettő kell; egy kicsi azzal kezdheti, amelyik jobban szivárog.

Ha a fő gond a díjtúllépés, kezdje projektelszámolással. Ha az eredménytelen ajánlatok és az elhúzódó jóváhagyások, kezdje CRM-mel. A CRM vagy projektmenedzsment szoftver útmutatónk ennek a döntésnek az általános változatát tárgyalja.

Díjajánlatok: követési ritmus, ami nem tolakodó

A legtöbb díjajánlatot nem egy olcsóbb iroda viszi el. A csend nyeli el. Az előre egyeztetett követési ritmus a követést szakmai szokássá teszi: az ajánlat elküldésekor erősítse meg a döntési dátumot, utána minden megkeresés hozzon valami hasznosat, ne csak azt jelezze, hogy vár.

Egy ritmus, amely a legtöbb lakó- és kisebb kereskedelmi ajánlathoz illik:

Három szokás tartja életben:

• Verziózza az ajánlatokat az adatlapon. Minden módosítás ugyanahhoz az üzlethez csatolt dokumentum, összeggel és dátummal, hogy senki ne régi változatból idézzen.
• Rögzítse minden vesztés okát. Díj, időzítés, másik irodát választottak, elmaradt a projekt. Egy év után ezek mutatják meg, milyen munkákra érdemes menni.
• Megnyitásokat kövessen, ne találgatást. Ha az ajánlatot tartalmazó e-mailt tegnap négyszer megnyitották, ma kell telefonálni.

Megfogalmazáshoz a követő e-mail sablonjaink kevés módosítással ajánlatokra is jók.

Fázisok feladatként: a koncepciótól a tervezői művezetésig

Egy megbízás fázisokon halad végig, amelyek mind ügyféldöntéssel zárulnak, és sok közülük engedélyre vagy szakági tervezőre is vár. Bármely CRM-ben az a megbízható módszer, ha fázisonként egy szülőfeladat van, alfeladatokkal a munkarészekre, a szakági anyagokra és az ügyfél jóváhagyására, mindegyik felelőssel és dátummal.

Sok megbízáshoz illő fázisstruktúra (nevezze át a saját szerződései szerint):

1. Koncepció és program. Felmérés, megerősített program, koncepcióváltozatok. Utolsó alfeladat: az ügyfél irányt választ.
2. Vázlatterv. Alaprajzok, metszetek, tömeg, első költségbecslés. Utolsó alfeladat: a vázlatterv írásos jóváhagyása.
3. Tervfejlesztés. Anyagok, szerkezet és gépészet a szakági tervezőkkel összehangolva. Utolsó alfeladat: egyeztetett tervzár.
4. Engedélyezés. Benyújtás, hiánypótlások, engedély kiadása. A hatóság minden kérése külön alfeladat a válaszhatáridővel.
5. Kiviteli terv. Rajzok és műszaki leírás a tenderhez. Utolsó alfeladat: kiadás tenderre vagy kivitelezésre.
6. Tender. Kivitelezői kérdések, kiegészítések, ajánlatértékelés, javaslat.
7. Tervezői művezetés. Helyszíni bejárások, kivitelezői kérdések, módosítási kérések, teljesítésigazolások, hibalista, átadás.

Három szabály tartja őszintén a struktúrát:

• A jóváhagyás kapu, nem jegyzet. Az ügyfél jóváhagyása minden fázis utolsó alfeladata. A következő fázis addig nem nyílik meg, vagy csak akkor, ha írásban döntött a kockázatvállalásról.
• Minden hatósági kérésnek van dátuma. Ha az engedélyező további adatot kér, rögzítse alfeladatként a válaszhatáridővel és a felelőssel.
• A fázis lezárása elindítja a számlát. Ha a díj fázisonként esedékes, a számla a lezárás része, nem hónap végi pótmunka.

A logika ugyanaz egy családi ház bővítésénél és egy kis iskolánál. A fázisok neve változik, a szokás nem.

Ügyféljóváhagyások és a mögöttük álló dokumentumok

Egy jóváhagyás csak akkor ér valamit, ha később meg is találja. Minden jóváhagyást dokumentumként vagy üzenetként mentsen az ügyfél adatlapjára, a lezárt fázishoz kötve, dátummal és azzal a tervsorozattal, amelyre vonatkozik. Ha az ügyfél megkérdezi, miért került át a konyha, a válasz egy keresés legyen, ne egy délután régi levélszálak között.

Mit őrizzen meg minden jóváhagyásnál:

• Mit hagytak jóvá: a tervsorozatot vagy a dokumentum változatát, névvel és dátummal.
• Ki hagyta jóvá: azt, akinek döntési joga van, ami nem mindig az, aki a megbeszéléseken ül.
• Hogyan: aláírt dokumentum, e-mail vagy írásos üzenet. A szóbeli jóváhagyást aznap írásban is meg kell erősíteni.
• Mi változott utána: az ügyfél későbbi kéréseit módosításként rögzítse, hogy a többletdíjnak legyen nyoma.

Az ügyfelek WhatsAppon egyre gyorsabban válaszolnak, mint e-mailben. Egy „Jóváhagyva, mehet a B változat” üzenet érvényes írásos nyom, ha az ügyfél adatlapjára kerül, és nem vész el valakinek a telefonjában.

Szakági tervezők: minden megbízás harmadik szereplője

A legtöbb megbízásban szakági tervezők is dolgoznak: statikus, gépész, villamos, közmű, tájépítész, néha akusztikus vagy tűzvédelmi szakértő. A CRM-ben ők is kapcsolatok, mint bármely ügyfél, minden olyan megbízáshoz kötve, amelyben részt vesznek, munkarészeik alfeladatként, saját díjajánlataik pedig követve.

Gyakorlati módszerek:

• Egy kapcsolat, sok megbízás. A statikus, akivel minden munkán dolgozik, egyetlen kapcsolat, amely minden projekthez kötődik, így látja a teljes közös terhelését.
• Az ő határidejük az ön alfeladata. „Statikai számítás az engedélyezési tervhez” egy alfeladat az engedélyezési fázisban, az ön felelősségével, a tervező nevével, így a késés a benyújtás előtt kiderül.
• A koordinációs értekezletnek van összefoglalója. Egy rögzített megbeszélés világos teendőkkel megelőzi a két héttel későbbi „azt hittem, te csinálod” beszélgetést. Az MI-alapú értekezlet-jegyzetekről szóló útmutatónk elmagyarázza, hogyan.
• Az ő díjuk hat az önére. Ha a szakági tervezők az ön szerződésében vannak, az ajánlataik ugyanazon az üzleten vannak, mint az öné.

Kilenc kérdés választás előtt

Minden bemutató előtt írja le, hogyan nyer és visz megbízásokat az irodája, és tesztelje minden eszközt ezen a kilenc ponton. Amelyik háromban elbukik, egy negyedéven belül visszaküldi a csapatot a táblázatokhoz és az e-mail mappákhoz.

1. Kezel díjajánlati pipeline-t szakaszokkal, összegekkel, döntési dátumokkal és vesztési okkal?
2. Automatikusan követi a csendben maradt ajánlatot, vagy legalább létrehozza a feladatot?
3. Lehet minden fázis feladat alfeladatokkal, az ügyfél jóváhagyásával mint kapuval?
4. Lehetnek a szakági tervezők több megbízáshoz kötött kapcsolatok?
5. Az ügyfél adatlapján élnek a dokumentumok és jóváhagyások, verziózva és kereshetően?
6. Rögzíti az értekezleteket, és feladattá alakítja a megállapodásokat?
7. Küld számlát, és fogad fizetést linken?
8. Működik telefonról és hanggal a partnernek, aki a hét felét a helyszínen tölti?
9. Kiszámítható az ára a mostani csapatra és két további emberrel?

Ha óradíjban, fázisköltségvetéssel szemben számláz, tegyen fel egy tizedik kérdést is: kezeli a munkaidő-nyilvántartást és a teljesített díjat? A Zoye nem, és ez a legvilágosabb ok arra, hogy a CRM-et egy idő- és számlázási rendszerrel párosítsa.

A 7 legjobb CRM építészeknek 2026-ban

Ez a hét lehetőség lefedi egy kis vagy közepes iroda reális választásait: egy MI-operátor az ügyféloldalra, három építész- és mérnökirodáknak készült platform az idő, a díj és a projektelszámolás köré, egy szakmai szolgáltatói platform és két általános értékesítési CRM. Minden pont a korláttal kezdődik, utána jön a szállító saját oldaláról vett 2026. októberi ár.

1. Zoye: az operátor ajánlatokhoz, fázisokhoz és ügyféljóváhagyásokhoz

Először a korlát: a Zoye nem munkaidő-nyilvántartó és nem projektelszámoló rendszer építészirodáknak. Nincs benne munkaidőlap, teljesített díjról vagy folyamatban lévő munkáról szóló riport, kihasználtsági vagy szorzókövetés, és nincs főkönyv. Nem rajzol, nem modellez, és nem készít szerződésmintákat. Az óradíjban, fázisköltségvetéssel szemben számlázó iroda ehhez tartson meg egy külön rendszert.

A Zoye az ügyféloldalt veszi át, amelyen múlik, hogy egy megbízást elnyernek-e, és simán megy-e. A Zoye egy MI-alapú üzleti operátor: összekapcsolt eszközök egy munkaterületen, a kapcsolatoktól, üzletektől és feladatoktól a naptárig, dokumentumokig, számlákig, riportokig, automatizálásokig, WhatsAppig, Facebookig és Instagramig, e-mail-követésig és az AI Notetakerig, egy MI-vel, amely működteti őket. Minden eszköz a funkciók oldalon látható.

Egy építésziroda nyelvére fordítva:

• Egy pillantással olvasható ajánlati pipeline. Minden érdeklődés üzlet lesz összeggel, díjalappal és döntési dátummal. Az ajánlat változatai dokumentumként az üzleten vannak, az e-mail-követés pedig megmutatja, mikor nyitotta meg az ügyfél.
• Egyszer leírt követés. Mondja el a Zoye-nak, minek kell történnie („ha egy díjajánlatra 7 napig nincs válasz, hozz létre hívási feladatot a partnernek, és írj egy rövid érdeklődő üzenetet”), a Zoye felépíti a szabályt, közérthetően megmutatja, és az ön jóváhagyására vár, mielőtt bármi elindulna.
• Fázisok feladatként, jóváhagyási kapukkal. Egy elnyert megbízás fázisonként kap egy feladatot, alfeladatokkal a munkarészekre, a szakági anyagokra és az ügyfél jóváhagyására, mindegyik felelőssel és dátummal. A lejárt dátum értesíti a felelőst, és ha minden alfeladat kész, a szülőfázis automatikusan lezárul.
• Szakági tervezők ugyanazon az adatlapon. A statikus, a gépész és a tájépítész olyan kapcsolat, amely minden közös megbízáshoz kötődik, az anyagaik dátumozott alfeladatok.
• Értekezletek, amelyekből feladat lesz. Ügyféltalálkozókon és koordinációs hívásokon Zoomon, Google Meeten vagy Teamsen az AI Notetaker látható résztvevőként csatlakozik, beszélőnként átír, összefoglalja a döntéseket, és az ön jóváhagyásával feladattá alakítja a vállalásokat.
• A partner telefonja mint iroda. Egy hangüzenet a helyszínről („az ügyfél jóváhagyta a vázlattervet, nyisd meg a tervfejlesztést, és kérd el a statikustól a terheket 20-ig”) frissíti az adatlapot, megnyitja a fázist és létrehozza a feladatot. Egy PDF-ben küldött program vagy egy névjegykártya fotója ellenőrizhető rekord lesz.
• Jóváhagyások és dokumentumok egy helyen. Jóváhagyások, tervkiadási feljegyzések és módosítási kérések az ügyfélhez és a megbízáshoz kapcsolódnak, a Google Drive szinkronban marad. Az elektronikus aláírás a Zoye-ban hamarosan érkezik.
• Fázisonkénti díj időben kiszámlázva. A számlák a megbízás adatlapján vannak. Az ügyfél WhatsApp-csevegésébe küldött fizetési link a Stripe-on keresztül közvetlenül az ön számlájára fut, az üzlet pedig automatikusan fizetett állapotba kerül.

Fázisok a Zoye feladattábláján: minden megbízás koncepciója, vázlatterve, engedélyezése és tervezői művezetése felelőssel és dátummal halad előre.

Az ügyfeleknek szóló WhatsApp-üzenetek a Meta hivatalos üzleti platformján mennek. Minden automatizálás megkéri, hogy erősítse meg: az ügyfél hozzájárult az üzenetekhez; amit az ügyfél utolsó válasza után több mint 24 órával küld, az jóváhagyott sablonnal megy; és minden kimenő üzenetből le lehet iratkozni. Az iroda saját WhatsApp-számának összekapcsolása hamarosan érkezik. Addig a Zoye viszi a WhatsApp-beszélgetéseket az érdeklődőkkel, a Chats postafiók pedig az Instagram- és Facebook-üzenetek és -kommentek mellé teszi őket, minden szálnak felelőse és belső jegyzetei vannak.

Ár (2026. október): a Zoye munkaterület-csomag alapján számláz, tagkerettel, nem építészenként. Az Almost Free havi 5 dollár vagy éves fizetéssel 4 dollár egy főre, az alapeszközökkel, havi 15 MI-kéréssel és Google-integrációkkal, automatizálások nélkül. A Starter 29 dollár (évesen 23), 10 tag és 5 GB. A Growth 59 dollár (47), 20 tag és 10 GB, és hozzáadja a munkafolyamat-automatizálásokat és a WhatsApp-automatizálásokat havi 250 üzenettel. A Scale 119 dollár (95), 100 tag és 25 GB, a Customize egyedi ajánlat. Részletek az árak oldalon.

Kinek való: egyéni építészeknek és legfeljebb kb. 20 fős irodáknak, amelyek a követés nélküli ajánlatokon, a lassú jóváhagyásokon és a szakági koordináción veszítenek, önállóan vagy egy idő- és számlázási rendszer mellett.

2. Monograph: projektmenedzsment és díjkezelés építészeknek

A Monograph építész- és mérnökirodáknak készült: fázisonkénti tervezés, erőforrás-beosztás, munkaidő-követés, számlázás és díjriportok. Az üzletfejlesztésnél a korlát az, hogy a csomag a projektek teljesítését fedi: az árak oldal szerint a Pipeline külön, kiegészítőként érhető el, így az ajánlati oldal pluszköltség, és az ára nem látszik előre.

Ár (2026. október): nincsenek nyilvános, megnevezett csomagok. Az árak oldalon egy kalkulátor a megadott létszámtól függően havi 45-490 dollárt ad, és jelzi, hogy a csomag tartalmazza az alapfunkciókat (előrejelzés, riportok, beosztás), a Pipeline viszont kiegészítő. Pontos számot bemutatón adnak.

Kinek való: kis és közepes irodáknak, amelyek fázisköltségvetést, órákat és díjat szeretnének egy szakmai eszközben, és vállalják a Pipeline vagy egy külön CRM hozzáadását.

3. BQE Core: idő-, számlázási és könyvelési modulok

A BQE Core szakmai szolgáltató cégeknek szól, köztük építészeknek és mérnököknek: idő- és költségkövetés, számlázás és projektmenedzsment, valamint opcionális Accounting, CRM, HR és Payroll modulok. A korlát az átláthatatlanság: az árak oldalon semminek nincs ára, a CRM pedig külön modul.

Ár (2026. október): nem nyilvános. Az oldal „felhasználónkénti árazást” említ, Foundations csomagot kínál, és minden kiegészítő modulnál „Request Quote” linket mutat.

Kinek való: 10 fős vagy nagyobb irodáknak, amelyek időt, számlázást és könyvelést akarnak egy rendszerben, és keretet szánnak az ajánlatra és a bevezetésre.

4. Deltek Ajera: projektelszámolás kis építész- és mérnökirodáknak

A Deltek az Ajerát kis építész- és mérnökirodáknak szóló projektmenedzsment- és könyvelőszoftverként írja le, amely a projektmenedzsmentet projektalapú könyveléssel, számlázással és ütemezéssel köti össze. A korlát: könyvelés-központú rendszer, az üzletfejlesztés nem a fókusza, az ára pedig nem nyilvános.

Ár (2026. október): nem nyilvános. Az Ajera oldala árlista helyett bemutatókérést kínál; bármilyen máshol látott szám harmadik fél becslése, ezért kérjen a Deltektől írásos ajánlatot a bevezetéssel együtt.

Kinek való: kis építész- és mérnökirodáknak, amelyeknek teljes projektelszámolás kell, és készen állnak egy strukturált bevezetésre.

5. Productive: szakmai szolgáltatásmenedzsment értékesítési pipeline-nal

A Productive projekteket, költségvetést, erőforrás-tervezést, munkaidő-követést, számlázást és értékesítési pipeline-t kínál ügynökségeknek és szakmai szolgáltatóknak. A korlát építészeknek: ügynökségi költségvetésekre és számlázható órákra épül, nem tervezési fázisokra és engedélyekre, a felhasználónkénti ár pedig minden új hellyel nő.

Ár (2026. október): felhasználónként, alapból 10 felhasználós nézettel. Az oldal az Essentialt 10-12, a Professionalt 25-29 dollárra tette felhasználónként havonta a fizetési módtól függően, és a saját számai sem voltak teljesen egységesek, ezért fizetésnél ellenőrizze. Az Ultimate bemutató után egyedi ajánlat. 14 napos próbaidő van, az éves fizetés akár 17% megtakarítást ígér.

Kinek való: többszakmás stúdióknak, amelyek már ügynökségként működnek, átalánydíjas szerződésekkel és számlázható órákkal, és egy helyen akarják a pipeline-t és az erőforrásokat.

6. HubSpot: általános CRM, amelyet az irodára szab

A HubSpot pipeline-okat, e-mailt, találkozókat és riportokat ad, ingyenes CRM-szinttel legfeljebb két felhasználónak. A korlát, hogy semmi sem építészetre készült: nincsenek fázisok, jóváhagyások, szakági kapcsolatok, ezeket egyedi mezőkből és feladatokból kell összerakni, a hasznos automatizálás pedig a Professional csomagban van.

Ár (2026. október): Sales Hub Starter felhasználónként havi 20 dollártól (egyes ajánlatokban kb. 7 dollár), Professional felhasználónként 90 dollár éves vagy 100 dollár havi fizetéssel, plusz 1500 dollár bevezetési díj, Enterprise felhasználónként 150 dollár 3500 dolláros bevezetési díjjal.

Kinek való: nagyobb irodáknak, ahol egy üzletfejlesztési felelős már HubSpotot használ marketingre. A HubSpot alternatívákról szóló útmutatónk könnyebb lehetőségeket mutat.

7. Pipedrive: tiszta értékesítési pipeline, semmi több

A Pipedrive fókuszált értékesítési CRM, áttekinthető vizuális pipeline-nal és teendő-emlékeztetőkkel. A korlát, hogy az eladásnál véget ér: egy elnyert ajánlat után a fázisokhoz, jóváhagyásokhoz és szakági tervezőkhöz más eszköz kell, a teljes e-mail-szinkron és az automatizálás pedig a második csomagtól indul.

Ár (2026. október): Lite felhasználónként havi 14 dollártól éves fizetéssel, Growth felhasználónként 39 dollár éves vagy 49 dollár havi fizetéssel, felette drágább csomagok. A Pipedrive árak oldala blokkolja az automatizált hozzáférést, ezért vásárlás előtt ott ellenőrizze az aktuális számokat.

Kinek való: partnernek vagy értékesítési vezetőnek, akinek csak ajánlati pipeline kell, a teljesítést pedig máshol viszik. Lásd a Pipedrive alternatívákat.

Építészeknek szóló CRM-ek egymás mellett

A táblázat egy szintre hozza a hét lehetőséget: mire készült, mi a legalacsonyabb nyilvános ár 2026 októberében, mitől nő a számla, és hogyan kezeli az ajánlatokat, fázisokat és órákat. A kártyadíjak és a Meta WhatsApp-díjai minden esetben külön járnak.

Két hét egy szemléltető, hatfős irodában

Így áll össze a kép két hét alatt egy szemléltető irodában: két partner, három építész és egy irodavezető, családi házak bővítésével, egy kis iskolával és egy üzlethelyiséggel. A bemutatott eszköz a Zoye, de a szokások bármely CRM-ben működnek.

1. hét, hétfő. A heti nézet tizenegy nyitott díjajánlatot mutat, szemléltető összesített értékük 310 000 dollár, háromnak már lejárt a döntési dátuma. Az egyik partner megkérdezi az asszisztenst: „mely 20 000 dollár feletti ajánlatokra nincs egy hete válasz?”, és három nevet kap a felelősökkel.

1. hét, kedd. Egy magánmegrendelő este kilenckor kitölti a weboldal űrlapját. Az érdeklődés forrással együtt új üzletként érkezik, és megjelenik egy feladat, hogy a partner reggel visszahívja.

1. hét, csütörtök. Az iskola üzemeltetési vezetője e-mailben jóváhagyja a vázlattervet. Az irodavezető elmenti a megbízáshoz, a fázis lezárul, megnyílik a tervfejlesztés, és a fázis számlája fizetési linkkel kimegy.

1. hét, péntek. Koordinációs megbeszélés a statikussal és a gépésszel Teamsen. Az AI Notetaker rögzíti, és négy vállalás (terhek 20-ig, gépészeti helyiség mérete megerősítve, átdolgozott metszetek, egy tűzvédelmi kérdés) egyetlen jóváhagyás után feladattá válik.

2. hét, hétfő. A hatóság további adatot kér az üzlethelyiség csapadékvíz-elvezetéséről. Ez alfeladatként kerül az engedélyezési fázisba, tíznapos válaszhatáridővel és a közműtervező nevével.

2. hét, szerda. Egy fix díjas ajánlat válasz nélkül eléri a 14. napot. A követési szabály feladatot hoz létre egy megírt üzenettel, amely első lépésként megvalósíthatósági tanulmányt kínál. Az ügyfél még aznap délután válaszol, és a szűkebb tartalmat kéri.

2. hét, péntek. Egy ajánlat a díj miatt elveszett, egy tavaszig parkol, kettő elnyert. Az okok az adatlapokon vannak, készen a negyedéves áttekintésre arról, milyen munkákat nyer valójában az iroda.

Semmi szokatlan nem történt ebben a két hétben. A különbség az, hogy minden következő lépésnek volt neve és dátuma.

Az iroda átállítása új CRM-re

Az átállást az élő megbízások köré tervezze, ne az exportfájl köré. Először írja össze a nyitott ajánlatokat, az aktív fázisokat és a függő jóváhagyásokat, hozza át a kapcsolatokat, építse újra a követési szabályokat, és a régi rendszert hagyja olvasható módban, amíg minden nyitott tételnek új helye nem lesz. Egy kis iroda ezt egy nyugodt hét alatt megcsinálja.

1. Írja össze a nyitott munkát. Ajánlatok összeggel és döntési dátummal, megbízások az aktuális fázissal és a következő jóváhagyással, és az érintett szakági tervezők.
2. Exportálja a kapcsolatokat a mostani eszközből, levelezésből vagy telefonról táblázatba.
3. Importálja a Zoye-ba. A táblázat közvetlenül betölthető, ahogy a Trello és Monday.com táblák is. A Jira, a Notion és a ClickUp importálása hamarosan érkezik. Rendezetlenebb forrásnál küldjön az asszisztensnek egy PDF díjtáblázatot vagy egy fotót az irodai tábláról, és ellenőrizhető rekordokat nyer ki belőle.
4. Építse újra a szokásokat: ajánlatkövetési ritmus, fázissablonok jóváhagyási kapukkal, hiánypótlási határidők és lejárt számlák emlékeztetői. A Zoye minden szabályt megmutat, mielőtt elindul.
5. Tartsa meg az idő- és számlázási rendszerét, ha van. A Zoye mellette viszi az ügyféloldalt, a munkaidőlapokon semmit nem kell mozgatni.

Ha az iroda belsőépítészettel is foglalkozik, a CRM belsőépítészeknek útmutató a beszerzés-igényes stúdiókat tárgyalja, a CRM tanácsadóknak pedig a tanácsadói jellegű megbízásokat.

Melyik megoldás illik az irodájához

Aszerint válasszon, hol veszít a legtöbbet az iroda. Ha díjtúllépésen és ki nem számlázott órákon, kezdje a Monograph, a BQE Core vagy a Deltek Ajera rendszerrel. Ha csak értékesítési pipeline kell, elég a Pipedrive vagy a HubSpot. Ha ajánlatokon, jóváhagyásokon, szakági tervezőkön és a köztük lévő követésen, válassza a Zoye-t, önállóan vagy egy idő- és számlázási rendszer mellett.

Néhány gyakori helyzet:

• Egyéni építész, akihez telefonon, e-mailben és WhatsAppon jönnek a megkeresések: az ajánlatkövetés és a jóváhagyások fontosabbak a munkaidőlapnál. A Zoye illik hozzá, az Almost Free pedig egy főt lefed, amíg nincs szükség automatizálásra.
• 3-10 fős iroda fázisonkénti fix díjjal: Zoye a pipeline-hoz, a fázisokhoz és a számlákhoz, időkövetés csak akkor, ha fázisonkénti jövedelmezőséget is akar látni.
• 10-30 fős, óradíjban számlázó iroda: Monograph vagy BQE Core az órákhoz és a díjhoz, mellette Zoye vagy HubSpot az üzletfejlesztéshez.
• Ügynökségként működő iroda átalánydíjjal és számlázható órákkal több szakterületen: Productive, miután a mostani létszám plusz két fő helyárát kiszámolta.

Minden jelöltet próbáljon ki két valódi héten: töltsön be húsz kapcsolatot, nyolc nyitott ajánlatot, két aktív megbízást a fázisaival és egy függő jóváhagyást, és nézze meg, mire figyelmezteti az eszköz kérés nélkül. Ha ezt a saját megbízásain akarja látni, foglaljon Zoye-bemutatót, és hozzon egy elhallgatott ajánlatot és egy elakadt jóváhagyást.

Kapcsolódó olvasnivaló

• CRM vagy projektmenedzsment szoftver
• CRM kivitelezőknek
• A legjobb CRM egyszemélyes vállalkozásnak
• Hogyan automatizáld a követést