אפשר לנהל את כל זה בשיחה עם העוזרת. כדאי להכיר את סוגי הרשומות כדי לדעת מה לבקש.
הרשומות
- איש קשר: אדם. כאן גם גר ליד, עם שלב בצנרת.
- חברה: ארגון, עם אנשים מחוברים אליו.
- עסקה: הזדמנות, עם סכום, שלב, תאריך סגירה צפוי ואנשי הקשר המעורבים.
- משימה: עבודה עם אחראי ותאריך יעד. למשימות יכולות להיות תתי-משימות.
- הערות ומסמכים: רשומות כתובות וקבצים שאפשר לצרף לכל אחד מהנ"ל.
- אירוע: פגישה או תור ביומן.
למשימה אין שדה משלה לאיש קשר או לחברה. היא מגיעה ללקוח דרך העסקה שמקושרת אליה. כדי שמשימה תהיה "על" לקוח, קשרו אותה לעסקה שלו.
יוצרים רשומות במשפט
"פגשתי את שרה מ-Kestrel Labs, היא רוצה הצעה לשיפוץ המשרד, בערך 12,000, החלטה עד סוף החודש, לשלוח את החוברת ביום שלישי." משפט אחד כזה יכול ליצור איש קשר, חברה, עסקה עם סכום ותאריך סגירה, ומשימה, הכול מקושר.
שלבים
השלבים הם העמודות של הצנרת. שנו את שמותיהם למילים שהעסק שלכם באמת משתמש בהן. חמישה או שישה בדרך כלל מספיקים. קראו להם לפי מה שקרה, כמו "הוצעה הצעה", ולא לפי תחושה, כמו "חם". בקשו מהעוזרת להגדיר אותם, או ערכו באפליקציה.
שדות מותאמים
הוסיפו שדה למשהו שאתם עוקבים אחריו והברירות מחדל לא מכסות, כמו מספר נכס או רמת חברות. בקשו במילים: "תוסיפי שדה באנשי קשר לאיזה סניף הם שייכים." הוסיפו רק שדות שתמלאו. שני שדות אמינים עדיפים על עשרה ריקים.
למצוא דברים
- שאלו: "מי לא היה בקשר חודש?"
- סננו בכל עמוד, כולל לפי שדות מותאמים.
- השתמשו בתגיות לקבוצות שאינן שלב ואינן שדה.
מחיקה ושחזור
רשומות שנמחקו עוברות ל-Archive, ושם אפשר לשחזר אותן. אם נראה שמשהו נעלם, הסתכלו שם קודם.
מי רואה מה
רשומות שייכות ל-workspace אחד, וההרשאות נקבעות לכל workspace. מה שמוסתר מאדם באפליקציה מוסתר גם מהעוזרת כשהוא משתמש בה.