Du kannst das alles im Gespräch mit der Assistentin erledigen. Es hilft, die Arten von Datensätzen zu kennen, damit du weißt, was du verlangen kannst.
Die Datensätze
- Kontakt: eine Person. Hier lebt auch ein Lead, mit einer Pipeline-Phase.
- Firma: eine Organisation, mit zugeordneten Personen.
- Deal: eine Gelegenheit, mit Wert, Phase, erwartetem Abschlussdatum und den beteiligten Kontakten.
- Aufgabe: Arbeit mit einer verantwortlichen Person und einem Fälligkeitsdatum. Aufgaben können Unteraufgaben haben.
- Notizen und Dokumente: schriftliche Einträge und Dateien, die du an alles Obige anhängen kannst.
- Termin: ein Meeting oder Termin im Kalender.
Eine Aufgabe hat kein eigenes Feld für Kontakt oder Firma. Sie erreicht den Kunden über den Deal, mit dem sie verknüpft ist. Damit eine Aufgabe „zu“ einem Kunden gehört, verknüpfe sie mit seinem Deal.
Datensätze mit einem Satz anlegen
„Habe Sara von Kestrel Labs getroffen, sie möchte ein Angebot für den Büroumbau, etwa 12,000, Entscheidung bis Monatsende, Dienstag die Broschüre schicken.“ Dieser eine Satz kann einen Kontakt, eine Firma, einen Deal mit Wert und Abschlussdatum und eine Aufgabe anlegen, alles miteinander verknüpft.
Phasen
Phasen sind die Spalten deiner Pipeline. Benenne sie mit den Worten um, die dein Geschäft wirklich nutzt. Fünf oder sechs reichen meist. Benenne sie danach, was passiert ist, etwa „Angebot gesendet“, und nicht nach einem Gefühl wie „Heiß“. Bitte die Assistentin, sie einzurichten, oder ändere sie in der App.
Eigene Felder
Füge ein Feld für etwas hinzu, das du verfolgst und das die Standardfelder nicht abdecken, etwa eine Objektnummer oder eine Mitgliedsstufe. Sag es in Worten: „Füge bei Kontakten ein Feld hinzu, zu welcher Filiale sie gehören.“ Füge nur Felder hinzu, die du auch ausfüllst. Zwei verlässliche Felder sind besser als zehn leere.
Dinge finden
- Frag: „Wen habe ich seit einem Monat nicht kontaktiert?“
- Filtere auf jeder Seite, auch nach eigenen Feldern.
- Nutze Tags für Gruppen, die weder eine Phase noch ein Feld sind.
Löschen und Wiederherstellen
Gelöschte Datensätze landen im Archive, wo du sie wiederherstellen kannst. Wenn etwas verschwunden scheint, schau zuerst dort nach.
Wer was sieht
Datensätze gehören zu einem Workspace, und Berechtigungen werden pro Workspace gesetzt. Was in der App vor einer Person verborgen ist, ist auch vor der Assistentin verborgen, wenn diese Person sie nutzt.