Всем этим можно управлять, просто разговаривая с ассистентом. Полезно знать, из каких записей всё состоит, чтобы понимать, о чём просить.
Записи
- Контакт: человек. Здесь же живёт и лид, с этапом воронки.
- Компания: организация, к которой привязаны люди.
- Сделка: возможность продажи, со стоимостью, этапом, ожидаемой датой закрытия и участвующими контактами.
- Задача: работа с ответственным и сроком. У задач могут быть подзадачи.
- Заметки и документы: письменные записи и файлы, которые можно прикрепить к любому из перечисленного.
- Событие: встреча или приём в календаре.
У задачи нет собственного поля контакта или компании. Она связана с клиентом через сделку. Чтобы задача была "про" клиента, привяжите её к его сделке.
Создавайте записи одной фразой
"Встретилась с Сарой из Kestrel Labs, ей нужна смета на ремонт офиса, около 12 000, решение до конца месяца, во вторник отправить брошюру". Одна такая фраза может создать контакт, компанию, сделку со стоимостью и датой закрытия и задачу, и всё это будет связано.
Этапы
Этапы - это столбцы вашей воронки. Назовите их словами, которыми вы реально пользуетесь. Обычно хватает пяти-шести. Называйте их по тому, что уже произошло, например "Смета отправлена", а не по ощущениям, вроде "Горячий". Попросите ассистента настроить их или измените в приложении.
Свои поля
Добавьте поле для того, что вы отслеживаете и чего нет по умолчанию, например номер объекта или уровень членства. Просите словами: "Добавь в контакты поле, к какому филиалу они относятся". Добавляйте только те поля, которые будете заполнять. Два надёжных поля лучше десяти пустых.
Как искать
- Спросите: "Кому мы не писали больше месяца?"
- Фильтруйте на любой странице, в том числе по своим полям.
- Используйте теги для групп, которые не являются ни этапом, ни полем.
Удаление и восстановление
Удалённые записи попадают в Archive, откуда их можно восстановить. Если что-то пропало, сначала загляните туда.
Кто что видит
Записи принадлежат одному рабочему пространству, а права задаются для каждого пространства отдельно. Всё, что скрыто от человека в приложении, скрыто и от ассистента, когда он ею пользуется.