Dit kun je allemaal doen door met de assistent te praten. Het helpt om de vorm van de records te kennen, zodat je weet waar je om kunt vragen.
De records
- Contact: een persoon. Hier woont ook een lead, met een pipeline-fase.
- Company: een organisatie, met mensen eraan gekoppeld.
- Deal: een kans, met een waarde, een fase, een verwachte sluitingsdatum en de betrokken contacten.
- Task: werk met een eigenaar en een deadline. Taken kunnen subtaken hebben.
- Notes en documenten: geschreven notities en bestanden die je aan al het bovenstaande kunt koppelen.
- Event: een vergadering of afspraak in de agenda.
Een taak heeft geen eigen veld voor contact of bedrijf. Ze bereikt de klant via de deal waaraan ze gekoppeld is. Wil je een taak "over" een klant laten gaan, koppel haar dan aan de deal van die klant.
Maak records met een zin
"Sara van Kestrel Labs gesproken, ze wil een offerte voor de kantoorverbouwing, ongeveer 12.000, besluit eind van de maand, dinsdag de brochure sturen." Die ene zin kan een contact, een bedrijf, een deal met waarde en sluitingsdatum en een taak maken, allemaal aan elkaar gekoppeld.
Fases
Fases zijn de kolommen van je pipeline. Geef ze de namen die je bedrijf echt gebruikt. Vijf of zes is meestal genoeg. Noem ze naar wat er gebeurd is, zoals "Quoted", niet naar hoe je je voelt, zoals "Hot". Vraag de assistent ze in te stellen, of pas ze aan in de app.
Eigen velden
Voeg een veld toe voor iets wat je bijhoudt en de standaardvelden niet dekken, zoals een objectnummer of een lidmaatschapsniveau. Vraag het in gewone woorden: "Voeg een veld toe bij contacten voor welke vestiging ze bij horen." Voeg alleen velden toe die je ook invult. Twee betrouwbare velden zijn beter dan tien lege.
Dingen terugvinden
- Vraag: "Wie is al een maand niet benaderd?"
- Filter op elke pagina, ook op eigen velden.
- Gebruik tags voor groepen die geen fase en geen veld zijn.
Verwijderen en herstellen
Verwijderde records gaan naar Archive, waar je ze kunt herstellen. Lijkt er iets verdwenen, kijk dan eerst daar.
Wie wat ziet
Records horen bij één workspace en rechten stel je per workspace in. Wat in de app voor iemand verborgen is, is ook verborgen voor de assistent als die persoon haar gebruikt.