Шаблон CRM в Excel: 4 листа, 10 формул и сборка за 20 минут (2026)

Коротко: шаблон CRM в Excel, который выдерживает реальную работу, это четыре листа, а не один длинный список: Contacts (контакты), Deals (сделки), Activities (активности) и лист Lists, который питает все выпадающие списки и держит сводку по воронке. Добавьте десять формул (сделки по этапам, сумма воронки, флаг просроченного контакта на основе СЕГОДНЯ, дубликаты, последний контакт) и четыре цветовых правила, и рабочая CRM-таблица в Excel или Google Таблицах готова примерно за 20 минут.

Главное (октябрь 2026)

• Структура ниже использует 4 листа и 36 столбцов на трёх листах с данными, из них 5 столбцов с формулами, в которые никто ничего не вводит.
• Шаблон работает на 10 готовых формулах; все они работают в актуальном Microsoft Excel и в Google Таблицах.
• Сборка занимает около 20 минут в пять шагов, а поддержка сводится к 30-минутному обзору раз в неделю.
• Excel на русском переводит названия функций (COUNTIFS на справочных страницах Microsoft называется СЧЁТЕСЛИМН), а справка Google перечисляет 22 языка для названий функций в Таблицах, русский среди них.
• Есть 5 признаков того, что CRM в таблице начала стоить вам денег; два одновременно обычно означают, что пора переходить.

Когда CRM-таблицы достаточно?

CRM-таблицы достаточно, пока ею пользуются от одного до трёх человек, открытые сделки помещаются на одном экране, а каждый разговор можно записать вручную в тот же день. В этих рамках хорошо собранная таблица лучше CRM, которой пользуются вполсилы: открыть её умеют все, и ничего не нужно устанавливать.

Беда большинства скачиваемых шаблонов в том, что это один лист на двадцать столбцов. Контакты, сделки и заметки живут в одной строке, поэтому клиент с двумя сделками превращается в две строки, телефон вводится дважды, а столбец заметок становится дневником, который невозможно отфильтровать. Решение повторяет структуру настоящей CRM, только в ячейках: по листу на каждый тип записи, связанные короткими ID. Тогда СЧЁТЕСЛИМН и СУММЕСЛИМН отвечают на вопрос «сколько сделок на этапе Предложение отправлено?» без ручного подсчёта.

Если вы ещё решаете, нужна ли вам CRM вообще, на этот вопрос отвечает наш материал о CRM для малого бизнеса.

Структура из 4 листов: Contacts, Deals, Activities, Lists

Шаблон раскладывает данные на четыре листа так, чтобы каждая строка означала что-то одно: одного человека, одну возможность, одно касание или одну настройку. Связывают их ID: каждый контакт получает код вроде C-001, каждая сделка код вроде D-001, а каждая активность ссылается на оба. Имена нужны, чтобы читать, ID нужны формулам.

Названия листов мы оставляем английскими, чтобы формулы вставлялись без правок. Хотите русские названия? Переименуйте лист, когда формулы уже на месте: Excel и Google Таблицы обновят ссылки.

Структуру держат две привычки. Во-первых, не объединяйте ячейки и не оставляйте пустых строк внутри данных: фильтр и сортировка останавливаются на пропуске. Во-вторых, в Excel превратите каждый диапазон в таблицу (выделить, Вставка, Таблица или Ctrl+T), чтобы новые строки автоматически получали формулы и форматирование. В Google Таблицах обычный диапазон работает отлично.

Лист Contacts: каждый столбец и зачем он нужен

Лист Contacts это ваша клиентская база: строка на человека, всё нужное, чтобы с ним связаться, и три столбца с формулами, которые показывают, кто пропал, у кого есть открытая сделка и какие строки задвоены. Держите лист компактным; всё, что относится к конкретной сделке, живёт на листе Deals.

Столбец согласия важнее, чем кажется: это единственная запись о том, кто разрешил вам писать, и именно его чаще всего забывают перенести при смене инструмента.

Лист Deals: воронка продаж в 14 столбцах

Лист Deals это ваш шаблон воронки продаж в Excel: строка на возможность, этап из выпадающего списка, сумма и следующий шаг с датой. Дата контакта самая важная ячейка строки, потому что на ней держатся и флаг просрочки, и еженедельный обзор.

Одно правило для этого листа: у каждой открытой сделки есть следующий шаг и дата контакта. Сделка без них находится не в воронке, а у вас в голове.

Лист Activities: журнал, который отвечает «когда мы говорили в последний раз?»

Лист Activities это сквозной журнал, строка на каждое касание: звонок, письмо, переписка в WhatsApp, встреча или внутренняя заметка. Этот лист чаще всего пропускают, и именно он делает возможными столбец последнего контакта и честный еженедельный обзор.

Новые строки добавляются вниз, старые никогда не правятся; если итог был неверным, его исправляет новая строка, и лист остаётся честной историей.

Лист Lists: выпадающие списки этапов, ответственных и источников

Лист Lists хранит все значения выпадающих списков и сводку по воронке. Когда варианты лежат в одном месте, этап переименовывается один раз, и вся книга подстраивается. Заодно исчезает классика жанра: «Предложение», «предложение отправлено» и «Предл. отпр.», ставшие тремя разными этапами.

Разметка: по списку в столбце, заголовок в строке 1:

• A: Этап со значениями Новый, Связались, Квалифицирован, Предложение отправлено, Переговоры, Won, Lost (строки 2 до 8).
• B и C: столбцы с формулами для числа сделок и суммы по этапу.
• D: Ответственный со значениями Ответственный А, Ответственный Б, Ответственный В.
• E: Источник со значениями Рекомендация, Сайт, Соцсети, Реклама, Мероприятие, Другое.
• F: Тип активности со значениями Звонок, Письмо, WhatsApp, Встреча, Заметка.
• G: Причина проигрыша со значениями Цена, Сроки, Выбрали другого поставщика, Нет ответа, Не подходит.
• I1 до I3: три ячейки сводки для открытой воронки, просроченных контактов и конверсии.

Won и Lost мы оставили по-английски сознательно: формулы ищут именно эти слова. Если назовёте их Выиграна и Проиграна, замените слова в кавычках и в формулах.

Excel: выделите столбец Этап на листе Deals (от E2 вниз), Данные, Проверка данных, Тип данных: Список, и введите =Lists!$A$2:$A$8 как источник. Повторите для ответственного, источника, типа и причины проигрыша с их диапазонами. Короткие постоянные списки вроде статуса, согласия и результата можно вписать прямо в поле источника через точку с запятой, если Excel у вас на русском. На вкладке сообщения об ошибке того же окна оставьте вид «Останов», чтобы никто не ввёл этап не из списка.

Google Таблицы: выделите диапазон, Данные, Настроить проверку данных, Добавить правило, выберите раскрывающийся список из диапазона и укажите Lists!A2:A8. В дополнительных параметрах выберите отклонять ввод, чтобы получить ту же защиту.

10 формул: словами и готовые к копированию

Десять формул превращают четыре листа в CRM: четыре на листе Lists подводят итоги воронки, две на Deals помечают просроченные и застрявшие сделки, три на Contacts следят за историей и дубликатами, и одна считает просроченные контакты. Вставьте каждую во вторую строку своего столбца и протяните вниз.

1. Сделки по этапам (Lists, B2). Считает строки на Deals, где этап совпадает с указанным в A2.

=COUNTIFS(Deals!$E:$E, $A2)

2. Сумма по этапу (Lists, C2). Складывает столбец Сумма у всех сделок этого этапа.

=SUMIFS(Deals!$F:$F, Deals!$E:$E, $A2)

Нужна взвешенная воронка? Добавьте рядом столбец с вашей оценкой вероятности для каждого этапа и умножьте сумму на вероятность. Эти проценты ваши допущения, которые стоит пересматривать раз в квартал, а не факты.

3. Вся открытая воронка (Lists, I1). Складывает все сделки, которые ни выиграны, ни проиграны.

=SUMIFS(Deals!$F:$F, Deals!$E:$E, "<>Won", Deals!$E:$E, "<>Lost")

4. Конверсия (Lists, I3). Выигранные сделки, делённые на все закрытые. Пока вы не закрыли первую, будет ошибка деления, и это нормально.

=COUNTIF(Deals!$E:$E, "Won")/(COUNTIF(Deals!$E:$E, "Won")+COUNTIF(Deals!$E:$E, "Lost"))

5. Флаг просроченного контакта (Deals, J2). Если дата контакта заполнена, раньше сегодняшней, а сделка ещё открыта, показывает OVERDUE; иначе ячейка пустая. Поскольку СЕГОДНЯ пересчитывается при каждом открытии файла, флаг обновляется каждый день без чьего-либо участия.

=IF(AND(I2<>"", I2<TODAY(), E2<>"Won", E2<>"Lost"), "OVERDUE", "")

6. Дней на этапе (Deals, K2). Сегодняшняя дата минус дата входа в текущий этап, чтобы видеть, что застряло. Формат числовой, не дата.

=IF(G2="", "", TODAY()-G2)

7. Всего просроченных контактов (Lists, I2). Считает сделки с флагом OVERDUE. Это первое число, на которое вы смотрите в понедельник.

=COUNTIF(Deals!$J:$J, "OVERDUE")

8. Открытые сделки по контакту (Contacts, K2). Считает сделки этого ID, которые не выиграны и не проиграны.

=COUNTIFS(Deals!$B:$B, A2, Deals!$E:$E, "<>Won", Deals!$E:$E, "<>Lost")

9. Последний контакт (Contacts, J2). Дата самой свежей активности с этим контактом или пустая ячейка, если активностей пока нет. Формат даты.

=IF(COUNTIF(Activities!$B:$B, A2)=0, "", MAXIFS(Activities!$A:$A, Activities!$B:$B, A2))

10. Проверка дубликатов (Contacts, L2). Если email заполнен и встречается в столбце больше одного раза, показывает DUPLICATE.

=IF(D2="", "", IF(COUNTIF($D:$D, D2)>1, "DUPLICATE", ""))

Формулы в русском Excel. Выше формулы записаны с английскими названиями и запятыми между аргументами. Excel на русском ждёт переведённые названия и точку с запятой: СЧЁТЕСЛИМН (COUNTIFS), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF), ЕСЛИ (IF), И (AND), СЕГОДНЯ (TODAY) и МАКСЕСЛИ (MAXIFS); названия сверены со справочными страницами Microsoft в октябре 2026. Книга, созданная на другом языке, при открытии конвертируется автоматически; по-русски нужно набирать только те формулы, которые вы вводите вручную. Google Таблицы показывают русские названия, только если в меню Файл, Настройки снять опцию, которая всегда оставляет английские названия функций. МАКСЕСЛИ требует Excel 2019 или новее либо Microsoft 365 и работает в Google Таблицах.

Условное форматирование: четыре правила, которые делают проблемы видимыми

Условное форматирование превращает столбцы с формулами в цвет, и проблемы видны без фильтров. Хватает четырёх правил: красный для просроченных контактов, янтарный для застрявших сделок, зелёный для выигранных и оранжевый для дубликатов. Больше цветов, и таблица перестаёт что-либо сообщать.

Примените каждое правило ко всему диапазону данных (например, A2:N1000 на Deals) как правило с формулой. В Excel: Главная, Условное форматирование, Создать правило, вариант с формулой для определения форматируемых ячеек. В Google Таблицах: Формат, Условное форматирование, ваша формула.

• Просрочено, красная заливка (Deals): =$J2="OVERDUE"
• Больше 14 дней на этапе, янтарная заливка (Deals): =AND($K2<>"", $K2>14, $E2<>"Won", $E2<>"Lost")
• Выиграна, зелёная заливка (Deals): =$E2="Won"
• Повторный email, оранжевая заливка (Contacts): =$L2="DUPLICATE"

Знак доллара перед буквой столбца как раз то, что упускают. Он фиксирует столбец, и окрашивается вся строка, а не одна ячейка. Порог в 14 дней только отправная точка: поставьте его на срок, который здоровая сделка обычно проводит на одном этапе в вашем бизнесе.

Два последних штриха: закрепите строку заголовков (Вид, Закрепить области в Excel; Вид, Закрепить в Google Таблицах) и добавьте фильтр на каждый лист, чтобы любой мог одним кликом оставить только свои сделки.

Как собрать всё за 20 минут

Весь шаблон собирается примерно за 20 минут в таком порядке: структура, списки, формулы, цвет. Формулы, написанные до появления листа Lists, самая частая причина неудачной первой попытки.

1. Минуты 0 до 4: листы и заголовки. Создайте четыре листа Contacts, Deals, Activities и Lists. Введите в строку 1 заголовки из таблиц выше, сделайте их жирными и закрепите строку.
2. Минуты 4 до 8: лист Lists. Впишите этапы, ответственных, источники, типы активностей и причины проигрыша в их столбцы.
3. Минуты 8 до 12: выпадающие списки. Добавьте проверку данных для этапа, ответственного, источника, типа, результата, статуса, согласия и причины проигрыша.
4. Минуты 12 до 17: формулы. Вставьте десять формул, протяните вниз и задайте числовой формат и формат даты столбцам с формулами.
5. Минуты 17 до 20: цвет и проверка. Добавьте четыре правила и введите три тестовые строки (Клиент А, Клиент Б, Клиент В) с одной сделкой у каждого и одной уже прошедшей датой контакта. Если одна строка покраснела, а сводка показывает один просроченный контакт, шаблон работает. Удалите тестовые строки, и можно начинать.

Еженедельный обзор: 30 минут, которые держат таблицу честной

CRM-таблица актуальна ровно настолько, насколько недавно в неё кто-то заглядывал, поэтому выделите ей постоянный слот: 30 минут, один и тот же день недели, лучше утро понедельника. Обзор идёт за формулами, от просроченного к стоимости воронки.

1. Сначала просрочки (10 минут). Отфильтруйте Deals по OVERDUE. По каждой строке: сделайте контакт сейчас, поставьте новую дату с причиной в следующем шаге или переведите сделку в Lost с причиной. Цель: закончить с нулём просрочек.
2. Застрявшие сделки (5 минут). Отсортируйте по дням на этапе, от большего к меньшему. Всё янтарное требует решения: другой шаг, другой ответственный или честный Lost.
3. Притихшие клиенты (5 минут). Отсортируйте Contacts по последнему контакту, от самого старого, с фильтром по статусу Клиент. Выберите троих, кому написать на этой неделе, и запишите для каждого запланированную активность.
4. Гигиена (5 минут). Отфильтруйте столбец дубликатов, объедините записи и проверьте, что у каждой открытой сделки есть следующий шаг с датой.
5. Цифры (5 минут). Запишите открытую воронку и конверсию с датой внизу листа Lists. Через несколько недель у вас будет тренд без единого графика.

Пять признаков, что CRM в таблице вам уже мала

Таблица становится мала, когда её обновление отнимает больше времени, чем она экономит, или когда она начинает терять сделки, которые должна была беречь. Эти пять признаков появляются первыми. Стоимость в таблице это примеры с круглыми числами; подставьте свои.

1. Противоречащие копии. Как только кто-то скачал файл или отправил его коллеге по почте, правд становится две. Совместное редактирование в Microsoft 365 или Google Таблицах решает проблему копий, но не привычек.

2. Просрочки не заканчиваются. Таблица умеет покрасить ячейку в красный, но не умеет напомнить вам на телефоне в нужный момент или написать клиенту за вас. Когда каждый обзор заканчивается просроченными строками, таблица превратилась в список угрызений совести.

3. Переписка не доходит до таблицы. Полезное говорится в чате, а перенос в строку именно тот шаг, который выпадает в загруженный день. Наша статья о карточках клиентов объясняет, почему запись, которую ведут вручную, расходится с реальностью.

4. Отчёт дольше, чем продажи. Формулы дают счёт и суммы, но «сделки по источникам в этом квартале против прошлого» это уже сводные таблицы, и этот час отнимается у клиентов.

5. Нет контроля доступа. Доступ настраивается на уровне файла. Можно защитить диапазоны, но сложно сделать так, чтобы новый сотрудник видел только своих клиентов, а в растущей команде это уже вопрос конфиденциальности.

Один признак повод подтянуть рутину. Два и больше одновременно обычно значат, что таблица теперь стоит дороже, чем приносит.

Как перейти с таблицы на Zoye и ничего не потерять

Переход с таблицы на Zoye это импорт, а не пересборка: вы чистите файл, загружаете его, и контакты, сделки и этапы попадают в рабочее пространство, где контакты по плану становятся задачами, а ассистент поддерживает записи актуальными по вашей переписке. Структура из четырёх листов задумана так, чтобы этот шаг был быстрым.

Перед импортом (15 минут). Объедините то, что нашёл столбец дубликатов, проверьте, что на каждом листе одна строка заголовков и нет объединённых ячеек, и заполните ответственного и этап у каждой открытой сделки. Затем выгрузите каждый лист в CSV или оставьте книгу как есть.

Импорт. Zoye уже сегодня импортирует таблицы без дубликатов. То, что не ложится в стандартное поле, например согласие или причина проигрыша, может жить в пользовательском поле: попросите ассистента его добавить. Назовите этапы воронки так же, как в вашем списке, и каждая сделка окажется там, где была. Если данные лежат менее аккуратно, отправьте ассистенту CSV, PDF или даже скриншот таблицы: он извлечёт контакты, компании, сделки и задачи и разложит их по нужным записям. Доски из Trello и Monday.com тоже импортируются; импорт из Jira, Notion и ClickUp появится скоро. Контактам из таблицы никогда не отправляются автоматические сообщения, и это защищает от случайной рассылки по старому списку.

Что меняется после переезда. Формулы, которые вы построили, становятся тем, что Zoye делает за вас. Флаг просрочки превращается в задачу с датой и ответственным. На вопрос «когда мы говорили в последний раз?» отвечает история самого контакта, потому что чаты WhatsApp, письма и заметки со встреч сохраняются в карточке. Понедельничные цифры становятся вопросом, который можно задать в приложении, в WhatsApp, голосовым сообщением или в Slack: «что просрочено на этой неделе?» или «сколько стоит воронка по этапам?», с ответом по живым данным. На странице возможностей показаны тринадцать инструментов, которые стоят за этими ответами.

Обзорная панель заменяет сводку листа Lists: открытая воронка, просроченные контакты и последние события обновляются по ходу работы, а не только в понедельник утром.

Правила, которые раньше были цветной ячейкой, могут стать автоматизациями. Опишите, что должно происходить («когда сделка 7 дней стоит на этапе Предложение отправлено, создай задачу на контакт для ответственного»), и Zoye соберёт правило, покажет его простыми словами и будет ждать вашего одобрения, прежде чем что-то запустится.

Цены (на октябрь 2026): Almost Free стоит 5 $ в месяц (4 $ при оплате за год) для 1 участника, с базовыми инструментами, 15 запросами к ИИ в месяц и интеграциями Google; автоматизации в него не входят. Starter стоит 29 $ в месяц (23 $ при годовой оплате) до 5 участников, Growth 59 $ (47 $) до 10, Scale 119 $ (95 $) до 30, а Customize рассчитывается индивидуально. На странице цен расписано, что входит в каждый тариф. Наш обзор программ для управления клиентами сравнивает Zoye с другими вариантами, если хочется сначала посмотреть шире.

Остаться в таблице или переходить: как решить

Оставайтесь в таблице, если ею пользуются от одного до трёх человек, еженедельный обзор заканчивается нулём просрочек, а большая часть разговоров по-прежнему записывается. Переходите, когда появились два или больше из пяти признаков: на этом этапе за таблицу платят часами и потерянными сделками.

В любом случае работа не пропадёт: четыре листа, ID, чистый список этапов и следующий шаг с датой у каждой сделки как раз и делают будущий импорт простым. Соберите таблицу на этой неделе, проводите обзор месяц и позвольте счётчику просрочек подсказать, когда пора.

Если ваша таблица уже показывает признаки, возьмите её копию на демо Zoye и посмотрите, как выглядит ваша собственная воронка после импорта.

Читать также

• CRM для малого бизнеса
• Программы для управления клиентами
• Карточки клиентов без разваливающейся таблицы
• Как выбрать CRM