CRM Excel sablon: 4 munkalap, 10 képlet, 20 perces összerakás (2026)

Röviden: egy CRM Excel sablon, ami kibírja a hétköznapokat, négy munkalapból áll, nem egyetlen hosszú listából: Contacts (kapcsolatok), Deals (üzletek), Activities (tevékenységek) és egy Lists lap, ami minden legördülő listát kiszolgál és a tölcsér összesítőjét is tartja. Tegyél hozzá tíz képletet (üzletek szakaszonként, tölcsérérték, a MA függvényre épülő lejárt utánkövetés jelzés, duplikátumok, utolsó kapcsolat) és négy színszabályt, és nagyjából 20 perc alatt működő táblázatos CRM-ed lesz Excelben vagy Google Táblázatokban.

A lényeg (2026. október)

• Az alábbi szerkezet 4 munkalapot és a három adatlapon 36 oszlopot használ, ebből 5 képletoszlop, amibe soha senki nem gépel.
• 10 másolható képlet hajtja a sablont; mind működik a mai Microsoft Excelben és a Google Táblázatokban.
• Az összerakás körülbelül 20 perc öt lépésben, a karbantartás pedig heti egy 30 perces átnézés.
• A magyar Excel lefordítja a függvényneveket (a COUNTIFS a Microsoft súgóoldalain DARABHATÖBB), a Google súgója pedig 22 nyelvet sorol fel a Táblázatok függvényneveihez, köztük a magyart.
• 5 jel mutatja, hogy a táblázatos CRM elkezdett pénzbe kerülni; ha kettő egyszerre jelen van, általában itt az ideje váltani.

Mikor elég egy CRM-táblázat?

Egy CRM-táblázat addig elég, amíg egy-három ember használja, a nyitott üzletek elférnek egy képernyőn, és minden beszélgetést még aznap kézzel be lehet írni. Ebben a tartományban egy jól felépített táblázat jobb, mint egy félgőzzel használt CRM, mert mindenki tudja, hogyan kell megnyitni, és nincs mit telepíteni.

A legtöbb letölthető sablon gondja, hogy egyetlen lap húsz oszloppal. A kapcsolatok, üzletek és megjegyzések ugyanabban a sorban ülnek, így egy kétüzletes ügyfélből két sor lesz, a telefonszámát kétszer gépelik be, a megjegyzésoszlop pedig szűrhetetlen naplóvá válik. A megoldás ugyanaz a szerkezet, amit egy valódi CRM használ, csak cellákban: rekordtípusonként egy lap, rövid azonosítókkal összekötve. Így a DARABHATÖBB és a SZUMHATÖBB megválaszolja, hogy „hány üzlet van az Ajánlat elküldve szakaszban?", anélkül hogy bárki kézzel összeadna.

Ha még azon gondolkodsz, kell-e egyáltalán CRM, a CRM kisvállalkozásoknak című útmutatónk erre a kérdésre válaszol.

A 4 munkalapos szerkezet: Contacts, Deals, Activities, Lists

A sablon négy lapra osztja az adatokat, hogy minden sor egyetlen dolgot jelentsen: egy embert, egy lehetőséget, egy érintést vagy egy beállítást. Az azonosítók kötik össze őket: minden kapcsolat kap egy C-001-hez hasonló kódot, minden üzlet egy D-001-hez hasonlót, és minden tevékenység mindkettőre hivatkozik. A nevek olvasásra valók, az azonosítók a képleteknek.

A lapneveket angolul hagyjuk, hogy a képletek változtatás nélkül beilleszthetők legyenek. Magyar neveket szeretnél? Nevezd át a lapot, miután a képletek már a helyükön vannak: az Excel és a Google Táblázatok frissíti a hivatkozásokat.

Két szokás tartja egyben a szerkezetet. Először: ne egyesíts cellákat és ne hagyj üres sorokat az adatok között, mert a szűrés és a rendezés megáll a résnél. Másodszor: Excelben alakíts minden tartományt táblázattá (kijelölés, Beszúrás, Táblázat, vagy Ctrl+T), hogy az új sorok automatikusan megkapják a képleteket és a formázást. Google Táblázatokban a sima tartomány is tökéletes.

Contacts lap: minden oszlop és a szerepe

A Contacts lap az ügyféladatbázis: soronként egy ember, minden, ami az eléréséhez kell, és három képletoszlop, ami megmutatja, ki tűnt el, kinek van nyitott üzlete és mely sorok duplikátumok. Tartsd karcsún; ami egy konkrét üzletre vonatkozik, az a Deals lapra való.

A hozzájárulás oszlop fontosabb, mint amilyennek látszik: ez az egyetlen nyoma annak, ki egyezett bele, hogy írj neki, és ezt felejtik el a leggyakrabban átvinni eszközváltáskor.

Deals lap: az értékesítési tölcsér 14 oszlopban

A Deals lap a sales pipeline Excel sablonod: soronként egy lehetőség, legördülő listából választott szakasz, érték és dátummal ellátott következő lépés. Az utánkövetés dátuma a sor legfontosabb cellája, mert erre épül a lejárt jelzés és a heti átnézés is.

Egy szabály ehhez a laphoz: minden nyitott üzletnek van következő lépése és utánkövetési dátuma. Az az üzlet, amelyiknél ez a kettő hiányzik, nincs a tölcsérben, csak a fejedben.

Activities lap: a napló, ami megmondja, mikor beszéltetek utoljára

Az Activities lap egy folyamatos napló, érintésenként egy sorral: hívás, e-mail, WhatsApp-beszélgetés, találkozó vagy belső jegyzet. Ezt a lapot szokták kihagyni, pedig ez teszi lehetővé az utolsó kapcsolat oszlopot és az őszinte heti átnézést.

Az új sor mindig alulra kerül, régit soha nem szerkesztünk; ha egy összefoglaló hibás volt, egy új sor javítja, így a lap hű történet marad.

Lists lap: legördülő listák szakaszokhoz, felelősökhöz és forrásokhoz

A Lists lap tárolja a legördülő listák összes értékét és a tölcsér összesítőjét. Ha az opciók egy helyen vannak, egy szakaszt egyszer nevezel át, és az egész füzet követi. Megszűnik a klasszikus eset is, amikor az „Ajánlat", az „ajánlat elküldve" és az „Ajánl. elk." három külön szakasszá válik.

Elrendezés: oszloponként egy lista, fejléc az 1. sorban:

• A: Szakasz ezekkel: Új, Megkeresve, Minősítve, Ajánlat elküldve, Tárgyalás, Won, Lost (2-8. sor).
• B és C: képletoszlopok az üzletek számához és értékéhez szakaszonként.
• D: Felelős ezekkel: A felelős, B felelős, C felelős.
• E: Forrás ezekkel: Ajánlás, Weboldal, Közösségi média, Hirdetés, Rendezvény, Egyéb.
• F: Tevékenységtípus ezekkel: Hívás, E-mail, WhatsApp, Találkozó, Jegyzet.
• G: Elvesztés oka ezekkel: Ár, Időzítés, Mást választott, Nincs válasz, Nem illik.
• I1-I3: három összesítő cella a nyitott tölcsérhez, a lejárt utánkövetésekhez és a nyerési arányhoz.

A Won és a Lost szándékosan angol, mert a képletek pontosan ezeket a szavakat keresik. Ha Nyert és Elveszett nevet adsz nekik, a képletekben az idézőjeles szavakat is cseréld le.

Excel: jelöld ki a Deals lap Szakasz oszlopát (E2-től lefelé), Adatok, Érvényesítés, a megengedett értéknél Lista, forrásként pedig írd be: =Lists!$A$2:$A$8. Ismételd meg a felelős, forrás, típus és elvesztés oka oszlopnál a saját tartományukkal. A rövid, fix listák, mint a státusz, a hozzájárulás és az eredmény, közvetlenül a forrás mezőbe is beírhatók, magyar Excelben pontosvesszővel elválasztva. Ugyanebben az ablakban a hibaüzenet fülön hagyd a leállítás stílust, hogy senki ne írhasson be listán kívüli szakaszt.

Google Táblázatok: jelöld ki a tartományt, Adatok, adatérvényesítés, új szabály, válaszd a tartományból vett legördülő listát, és add meg: Lists!A2:A8. A speciális beállításoknál válaszd a bevitel elutasítását ugyanezért a védelemért.

A 10 képlet, szavakban és másolható formában

Tíz képlet tesz CRM-et a négy lapból: négy a Lists lapon összesíti a tölcsért, kettő a Deals lapon jelzi a lejárt és beragadt üzleteket, három a Contacts lapon követi a kapcsolattörténetet és a duplikátumokat, egy pedig megszámolja a lejárt utánkövetéseket. Mindegyiket az oszlopa 2. sorába illeszd, majd húzd le.

1. Üzletek szakaszonként (Lists, B2). Megszámolja a Deals sorait, ahol a szakasz egyezik az A2-ben írt szakasszal.

=COUNTIFS(Deals!$E:$E, $A2)

2. Érték szakaszonként (Lists, C2). Összeadja az Érték oszlopot az adott szakasz összes üzleténél.

=SUMIFS(Deals!$F:$F, Deals!$E:$E, $A2)

Súlyozott tölcsért szeretnél? Tegyél mellé egy oszlopot a saját valószínűségi becsléseddel szakaszonként, és szorozd össze az értékkel. Ezek a százalékok a te feltételezéseid, negyedévente érdemes újranézni őket, nem tények.

3. Teljes nyitott tölcsér (Lists, I1). Összeadja az összes üzletet, ami se nem nyert, se nem veszett el.

=SUMIFS(Deals!$F:$F, Deals!$E:$E, "<>Won", Deals!$E:$E, "<>Lost")

4. Nyerési arány (Lists, I3). A nyert üzletek osztva az összes lezárttal. Amíg nincs lezárt üzleted, osztási hibát mutat, és ez így helyes.

=COUNTIF(Deals!$E:$E, "Won")/(COUNTIF(Deals!$E:$E, "Won")+COUNTIF(Deals!$E:$E, "Lost"))

5. Lejárt utánkövetés jelzés (Deals, J2). Ha az utánkövetés dátuma ki van töltve, korábbi a mainál, és az üzlet még nyitott, OVERDUE jelenik meg; különben a cella üres. Mivel a MA minden fájlmegnyitáskor újraszámol, a jelzés naponta frissül anélkül, hogy bárki hozzányúlna.

=IF(AND(I2<>"", I2<TODAY(), E2<>"Won", E2<>"Lost"), "OVERDUE", "")

6. Napok a szakaszban (Deals, K2). A mai dátum mínusz a jelenlegi szakaszba lépés dátuma, hogy lásd, mi ragadt be. Számformátum, nem dátum.

=IF(G2="", "", TODAY()-G2)

7. Lejárt utánkövetések összesen (Lists, I2). Megszámolja az OVERDUE jelzésű üzleteket. Hétfőn ez az első szám, amit megnézel.

=COUNTIF(Deals!$J:$J, "OVERDUE")

8. Nyitott üzletek kapcsolatonként (Contacts, K2). Megszámolja az adott azonosítóhoz tartozó, se nem nyert, se nem elveszett üzleteket.

=COUNTIFS(Deals!$B:$B, A2, Deals!$E:$E, "<>Won", Deals!$E:$E, "<>Lost")

9. Utolsó kapcsolat (Contacts, J2). A legutóbbi tevékenység dátuma ezzel a kapcsolattal, vagy üres cella, ha még nincs. Dátumformátum.

=IF(COUNTIF(Activities!$B:$B, A2)=0, "", MAXIFS(Activities!$A:$A, Activities!$B:$B, A2))

10. Duplikátumellenőrzés (Contacts, L2). Ha az e-mail ki van töltve és többször szerepel az oszlopban, DUPLICATE jelenik meg.

=IF(D2="", "", IF(COUNTIF($D:$D, D2)>1, "DUPLICATE", ""))

Képletek magyar Excelben. A fenti képletek angol függvénynevekkel és vesszővel készültek. A magyar Excel a lefordított neveket és pontosvesszőt vár: DARABHATÖBB (COUNTIFS), SZUMHATÖBB (SUMIFS), DARABTELI (COUNTIF), HA (IF), ÉS (AND), MA (TODAY) és MAXHA (MAXIFS); a neveket 2026 októberében ellenőriztük a Microsoft súgóoldalain. Egy másik nyelven készült füzet megnyitáskor automatikusan átalakul; magyarul csak azokat a képleteket kell írnod, amiket te gépelsz be. A Google Táblázatok csak akkor mutat magyar neveket, ha a Fájl, Beállítások alatt kikapcsolod azt az opciót, ami mindig angol függvényneveket használ. A MAXHA Excel 2019 vagy újabb verziót, illetve Microsoft 365-öt igényel, és a Google Táblázatokban is működik.

Feltételes formázás: négy szabály, ami láthatóvá teszi a gondokat

A feltételes formázás színné alakítja a képletoszlopokat, így a gondok szűrés nélkül is kiugranak. Négy szabály elég: piros a lejárt utánkövetésre, borostyán a beragadt üzletekre, zöld a nyert üzletekre, narancs a duplikált kapcsolatokra. Ennél több szín, és a táblázat már semmit sem mond.

Minden szabályt a teljes adattartományra alkalmazz (például A2:N1000 a Deals lapon), képletes szabályként. Excelben: Kezdőlap, Feltételes formázás, Új szabály, majd a képlettel meghatározott formázandó cellák lehetősége. Google Táblázatokban: Formátum, Feltételes formázás, egyéni képlet.

• Lejárt, piros kitöltés (Deals): =$J2="OVERDUE"
• 14 napnál tovább a szakaszban, borostyán kitöltés (Deals): =AND($K2<>"", $K2>14, $E2<>"Won", $E2<>"Lost")
• Nyert, zöld kitöltés (Deals): =$E2="Won"
• Duplikált e-mail, narancs kitöltés (Contacts): =$L2="DUPLICATE"

Az oszlopbetű előtti dollárjelet szokták kihagyni. Ez rögzíti az oszlopot, így az egész sor színeződik, nem csak egy cella. A 14 nap csak kiindulópont: állítsd arra az időre, amennyit egy egészséges üzlet nálad általában egy szakaszban tölt.

Két utolsó simítás: rögzítsd a fejlécsort (Nézet, Ablaktábla rögzítése Excelben; Nézet, Rögzítés Google Táblázatokban), és tegyél szűrőt minden lapra, hogy bárki egy kattintással csak a saját üzleteit lássa.

Így rakod össze 20 perc alatt

Az egész sablon nagyjából 20 perc ebben a sorrendben: szerkezet, listák, képletek, szín. Az első próbálkozás leggyakrabban azért csúszik el, mert a képletek a Lists lap előtt készülnek el.

1. 0-4. perc: lapok és fejlécek. Hozd létre a négy lapot Contacts, Deals, Activities és Lists néven. Az 1. sorba írd be a fenti táblázatok fejléceit, félkövérrel, és rögzítsd a sort.
2. 4-8. perc: a Lists lap. Írd be a szakaszokat, felelősöket, forrásokat, tevékenységtípusokat és elvesztési okokat az oszlopaikba.
3. 8-12. perc: legördülő listák. Adj érvényesítést a szakasz, felelős, forrás, típus, eredmény, státusz, hozzájárulás és elvesztés oka oszlopokhoz.
4. 12-17. perc: képletek. Illeszd be a tíz képletet, húzd le őket, és állíts szám- és dátumformátumot a képletoszlopokra.
5. 17-20. perc: szín és próba. Add hozzá a négy szabályt, majd írj be három mintasort (A ügyfél, B ügyfél, C ügyfél) egy-egy üzlettel és egy már elmúlt utánkövetési dátummal. Ha egy sor pirosra vált, és az összesítő egy lejárt utánkövetést mutat, a sablon működik. Töröld a mintasorokat, és kész.

A heti átnézés: 30 perc, ami hitelesen tartja a táblázatot

Egy CRM-táblázat csak annyira friss, amennyire nemrég nézett bele valaki, ezért adj neki fix idősávot: 30 percet, minden héten ugyanazon a napon, lehetőleg hétfő reggel. Az átnézés a képleteket követi, a lejártaktól a tölcsér értékéig.

1. Először a lejártak (10 perc). Szűrd a Deals lapot OVERDUE-ra. Minden sornál: intézd el most az utánkövetést, adj új dátumot indoklással a következő lépésben, vagy tedd Lost-ba az okkal együtt. A cél: nulla lejárttal végezni.
2. Beragadt üzletek (5 perc). Rendezd a szakaszban töltött napok szerint, csökkenően. Minden borostyánszínű sor döntést kér: más lépés, más felelős vagy egy őszinte Lost.
3. Elcsendesedett ügyfelek (5 perc). Rendezd a Contacts lapot az utolsó kapcsolat szerint, a legrégebbitől, Ügyfél státuszra szűrve. Válassz hármat, akit ezen a héten megkeresel, és rögzíts mindegyiknél egy tervezett tevékenységet.
4. Higiénia (5 perc). Szűrd a duplikátum oszlopot, vond össze a sorokat, és nézd meg, hogy minden nyitott üzletnek van-e dátummal ellátott következő lépése.
5. Számok (5 perc). Jegyezd fel a nyitott tölcsért és a nyerési arányt dátummal a Lists lap aljára. Néhány hét múlva egyetlen diagram nélkül is látod a trendet.

Öt jel, hogy kinőtted a táblázatos CRM-et

Akkor nőtted ki a táblázatot, amikor a frissítése több időt visz el, mint amennyit megspórol, vagy amikor elkezdi elveszíteni azokat az üzleteket, amiket védenie kellene. Ez az öt jel jelentkezik először. A táblázatban szereplő költségek kerek számokkal számolt példák; írd át őket a sajátjaidra.

1. Ellentmondó másolatok. Amint valaki letölti a fájlt vagy e-mailben elküldi egy kollégának, két igazság létezik. A Microsoft 365 vagy a Google Táblázatok online szerkesztése megoldja a másolatok gondját, a szokásokét nem.

2. A lejártak sosem fogynak. A táblázat pirosra színezhet egy cellát, de nem tud a megfelelő pillanatban a telefonodon szólni, és nem keresi meg helyetted az ügyfelet. Ha minden átnézés lejárt sorokkal zárul, a táblázat a rossz lelkiismeret listája lett.

3. A beszélgetések nem jutnak el a táblázatig. A hasznos részlet egy chatben hangzik el, és pont a sorba másolás az a lépés, ami egy zsúfolt napon kimarad. Az ügyfélnyilvántartásról szóló cikkünk elmagyarázza, miért távolodik el a kézzel vezetett nyilvántartás a valóságtól.

4. A riport tovább tart, mint az eladás. A képletek darabszámot és összeget adnak, de a „forrásonkénti üzletek ebben a negyedévben az előzőhöz képest" már kimutatás, és ez az óra az ügyfelekre szánt időből megy el.

5. Nincs kontroll afelett, ki mit lát. A megosztás fájlszinten működik. Tartományokat lehet védeni, de nehéz elérni, hogy egy új kolléga csak a saját ügyfeleit lássa, és egy növekvő csapatban ez már adatvédelmi kérdés.

Egy jel ok arra, hogy szorosabbra húzd a rutint. Kettő vagy több egyszerre általában azt jelenti, hogy a táblázat már többe kerül, mint amennyit hoz.

Átállás táblázatról a Zoye-ra úgy, hogy semmi ne vesszen el

A táblázatról a Zoye-ra váltás importálás, nem újraépítés: megtisztítod a fájlt, behozod, és a kapcsolatok, üzletek és szakaszok egy olyan munkaterületre érkeznek, ahol az utánkövetésekből feladatok lesznek, az asszisztens pedig a beszélgetéseidből naprakészen tartja a rekordokat. A négylapos szerkezet úgy készült, hogy ez a lépés gyors legyen.

Importálás előtt (15 perc). Vond össze, amit a duplikátum oszlop talált, ellenőrizd, hogy minden lapon egy fejlécsor van és nincs egyesített cella, és töltsd ki a felelőst és a szakaszt minden nyitott üzletnél. Utána exportálj minden lapot CSV-be, vagy hagyd a füzetet úgy, ahogy van.

Az importálás. A Zoye már ma importál táblázatokat, duplikátumok nélkül. Ami nem fér bele egy szabványos mezőbe, például a hozzájárulás vagy az elvesztés oka, az egyéni mezőben élhet tovább: kérd meg az asszisztenst, hogy adja hozzá. Add a tölcsér szakaszainak ugyanazokat a neveket, mint a listádban, így minden üzlet ott landol, ahol volt. Ha az adataid kevésbé rendezettek, küldj az asszisztensnek CSV-t, PDF-et vagy akár egy táblázatról készült képernyőképet: kiszedi belőle a kapcsolatokat, cégeket, üzleteket és feladatokat, és a megfelelő rekordokhoz rendeli őket. Trello és Monday.com táblák is importálhatók; a Jira, Notion és ClickUp importálás hamarosan érkezik. A táblázatból érkezett kapcsolatok soha nem kapnak automatikus üzenetet, így véletlenül sem írsz egy régi listának.

Mi változik utána. A felépített képleteidből olyan dolgok lesznek, amiket a Zoye végez el helyetted. A lejárt jelzésből dátummal és felelőssel ellátott feladat lesz. A „mikor beszéltünk utoljára?" kérdésre a kapcsolat saját története felel, mert a WhatsApp-beszélgetések, e-mailek és megbeszélés-jegyzetek a rekordon maradnak. A hétfői számok kérdéssé válnak, amit feltehetsz az appban, WhatsAppon, hangüzenetben vagy Slacken: „mi jár le ezen a héten?" vagy „mennyit ér a tölcsér szakaszonként?", élő adatokból kapott válasszal. A funkciók oldala bemutatja azt a tizenhárom eszközt, ami ezek mögött a válaszok mögött áll.

Az áttekintő nézet a Lists lap összesítőjét váltja ki: nyitott tölcsér, lejárt utánkövetések és legutóbbi tevékenység, munka közben frissülve, nem csak hétfő reggel.

Azok a szabályok, amik eddig egy színes cellát jelentettek, munkafolyamat-automatizálássá válhatnak. Írd le, minek kell történnie („ha egy üzlet 7 napja áll az Ajánlat elküldve szakaszban, hozz létre utánkövetési feladatot a felelősének"), a Zoye pedig megépíti a szabályt, közérthetően megmutatja, és a jóváhagyásodra vár, mielőtt bármi elindulna.

Árak (2026. októberi állapot): az Almost Free havi 5 $ (éves számlázással 4 $) 1 csapattagnak, az alapeszközökkel, havi 15 AI-kéréssel és a Google-integrációkkal; automatizálást nem tartalmaz. A Starter havi 29 $ (évesen 23 $) legfeljebb 5 tagnak, a Growth 59 $ (47 $) legfeljebb 10-nek, a Scale 119 $ (95 $) legfeljebb 30-nak, a Customize pedig egyedi ajánlat alapján. Az árak oldalán látod, mit tartalmaz az egyes csomag. Az ügyfélkezelő szoftverekről szóló összehasonlításunk más lehetőségek mellé is odateszi a Zoye-t, ha előbb szélesebben néznél körül.

Maradni a táblázatnál vagy váltani: hogyan dönts

Maradj a táblázatnál, ha egy-három ember használja, a heti átnézés nulla lejárt utánkövetéssel zárul, és a beszélgetések többsége még bekerül. Válts, ha az öt jelből kettő vagy több megjelenik, mert ekkor már órákkal és elveszett üzletekkel fizetsz a táblázatért.

A munka mindenképp megtérül: a négy lap, az azonosítók, a tiszta szakaszlista és a dátummal ellátott következő lépés minden üzletnél pontosan az, ami később egyszerűvé teszi az importálást. Rakd össze a táblázatot ezen a héten, csináld egy hónapig a heti átnézést, és hagyd, hogy a lejártak száma megmondja, mikor jött el az idő.

Ha a táblázatodon már látszanak a jelek, hozz egy másolatot egy Zoye bemutatóra, és nézd meg, hogyan fest a saját tölcséred importálás után.

Kapcsolódó olvasnivaló

• CRM kisvállalkozásoknak
• Ügyfélkezelő szoftver
• Ügyfélnyilvántartás szétcsúszó táblázat nélkül
• Hogyan válassz CRM-et