CRM für Großhändler und Distributoren: 7 beste Optionen (2026)

Kurze Antwort: Das beste CRM für einen Distributor weiß, wann jeder Kunde wieder bestellen sollte, warnt den richtigen Außendienstler, bevor die Bestellung überfällig ist, und hält die WhatsApp-Nachrichten, Angebote und Preislisten jedes Ladeninhabers in einem Datensatz. Für ein Distributions- oder Großhandelsunternehmen mit bis zu 20 Personen erledigt das Zoye mit einer KI-Assistentin, die das Nachfassen übernimmt, im Growth-Plan für 59 $ im Monat (47 $ bei jährlicher Abrechnung) für bis zu 20 Mitglieder, dem Plan mit den Workflow- und WhatsApp-Automatisierungen. Lager, Einkauf und EDI bleiben in Ihrem ERP oder Ihrer Warenwirtschaft.

Das Wichtigste (Oktober 2026)

• US-Großhändler hielten Ende August 2026 geschätzte Lagerbestände im Wert von 965,7 Milliarden Dollar, 6,6 % mehr als ein Jahr zuvor, laut dem vorläufigen Bericht des US Census Bureau vom 30. September 2026. Je mehr Geld im Lager steckt, desto teurer wird jede verpasste Nachbestellung.
• Die B2B-Pulse-Studien von McKinsey zeigen, dass Geschäftskunden ihre Zeit ungefähr zu je einem Drittel auf persönliche Treffen, Fernkontakt und digitale Selbstbedienung verteilen, und 41 % bevorzugen bei einem neuen Lieferanten weiterhin den persönlichen Kontakt. Besuche und WhatsApp zählen beide.
• Von den sechs hier geprüften Wettbewerbern veröffentlicht Repsly keine Preise und verlangt einen 12-Monats-Vertrag mit Vorauszahlung; die Einstiegspreise pro Platz reichen von 14 $ (Zoho CRM, Pipedrive) bis 25 $ (Salesforce Starter Suite).
• Nachbestell-Erinnerungen funktionieren am besten als terminierte Aufgaben, die bei jeder erfassten Bestellung entstehen, mit Abständen je nach Kundenstufe.
• Zoye ist keine Warenwirtschaft, kein ERP und kein EDI-System. Zoye führt Kunden, Nachbestellungen, Besuche, Angebote, Preislisten und WhatsApp-Gespräche neben dem System, das Ihr Lager hält.

Wie ein Distributor verkauft und wo Nachbestellungen verloren gehen

Der Umsatz eines Distributors ist überwiegend wiederkehrend: dieselben paar hundert Abnehmer bestellen dieselben Artikel jede Woche oder jeden Monat. Gewonnen wird, wer im richtigen Moment, mit dem richtigen Preis und auf dem Kanal des Käufers präsent ist. Verloren geht Geld, wenn ein Kunde still aufhört zu bestellen und es sechs Wochen lang niemand merkt.

Das unterscheidet einen Distributor von den meisten Unternehmen, die ein CRM kaufen. Eine Beratung oder Agentur jagt vor allem neue Kunden. Ein Distributor pflegt vor allem einen bestehenden Kundenstamm: Läden, Restaurants, Werkstätten, Handwerksbetriebe, Praxen oder Wiederverkäufer, die schon bei Ihnen kaufen und mehr kaufen könnten, oder zu einem Wettbewerber wechseln, der öfter vorbeikommt. Neukunden sind wichtig, aber ein kleiner, stetiger Rückgang der Nachbestellungen über den ganzen Kundenstamm kostet meist mehr als ein schwacher Akquisemonat.

Es geht um viel Geld. Der vorläufige Bericht der Wirtschaftsindikatoren des US Census Bureau für August 2026 bezifferte die Lagerbestände der Großhändler zum Monatsende auf 965,7 Milliarden Dollar, 0,7 % mehr als im Juli und 6,6 % mehr als im August 2025. Wenn Ware vor der Nachfrage eingekauft wird, lässt ein Kunde, der nicht mehr bestellt, diese Ware in Ihren Regalen liegen.

Auch die Erwartungen der Käufer haben sich verändert. Die B2B-Pulse-Studien von McKinsey beschreiben eine „Drittel-Regel“: Geschäftskunden verteilen ihre Zeit gleichmäßig auf persönliche Treffen, Fernkontakt wie Anrufe und Messaging sowie digitale Selbstbedienung. Dieselbe Arbeit zeigt, dass 41 % bei einem neuen Lieferanten persönliche Kanäle bevorzugen und 40 % beim Erstkauf. Praktisch braucht ein Distributor Außendienstler, die vorbeikommen, ein Telefon, das abgenommen wird, und einen schnellen schriftlichen Kanal, der für viele Ladeninhaber WhatsApp heißt.

Die Lecks bei einem Beispiel-Distributor mit acht Personen

Stellen Sie sich einen Distributor mit drei Außendienstlern, zwei Innendienstlern, einem Lagerleiter, einer Büroleiterin und einem Inhaber vor, der die größten Kunden noch selbst betreut. Typische Lecks sehen so aus:

• Der stille Kunde. Ein Laden, der alle zwei Wochen bestellte, hat seit fünf Wochen nichts bestellt. Das ERP zeigt die Lücke, aber nur, wenn jemand den Bericht laufen lässt, und das passiert erst beim Quartalsreview.
• Die Bestellung im Handy des Außendienstlers. Ein Ladeninhaber schickt um 7 Uhr per WhatsApp ein Foto einer handgeschriebenen Liste. Der Außendienstler fährt gerade, vergisst es, und der Laden kauft beim Lieferwagen, der mittags vorbeikommt.
• Das Angebot, das versandet. Eine neue Restaurantgruppe hat Preise für vierzig Artikel angefragt. Das Angebot ging per E-Mail raus, wurde zweimal geöffnet, und niemand rief an.
• Der Besuch ohne Notiz. Ein Außendienstler hört, dass ein Kunde mit den Lieferzeiten unzufrieden ist, sagt „ich gebe es weiter“, und die Information stirbt im Auto.
• Die alte Preisliste. Ein Kunde bestellt aus einem PDF, das zwei Preiserhöhungen alt ist, und die Rechnung führt zum Streit.

Keines dieser Lecks ist ein Lagerproblem. Das ERP hat jedes Mal seine Arbeit gemacht. Jedes Leck entstand im Gespräch rund um die Bestellung, und genau dort gehört ein CRM hin.

ERP, Warenwirtschaft, EDI oder CRM: welches System was macht

Software für die Distribution teilt sich in vier Familien. Das ERP oder die Warenwirtschaft hält Bestände, Einkauf, Preisregeln, Aufträge und Rechnungen. EDI tauscht Bestellungen und Rechnungen elektronisch mit großen Handelsketten aus. Das CRM hält die Beziehung: wen anrufen, welche Angebote offen sind, was gesagt wurde und was als Nächstes kommt. Die meisten Distributoren brauchen zuerst ein ERP und dann ein CRM.

Wenn die Bestände nicht stimmen oder Aufträge doppelt erfasst werden, bringen Sie zuerst ERP oder Warenwirtschaft in Ordnung; unser Leitfaden zu Lagerverwaltungssoftware für kleine Unternehmen hilft bei dieser Wahl. Ist das Lager im Griff und das Leck liegt bei Nachbestellungen, Angeboten und Nachfassen, ist das CRM die richtige Stelle. Und wer überlegt, ob eine Suite alles abdeckt, findet im Leitfaden zu Odoo-Alternativen den Vergleich zwischen einem ERP und einem schlankeren Werkzeug für die Kundenseite.

Nachbestell-Erinnerungen: aus der Bestellhistorie wird ein Kalender

Eine Nachbestell-Erinnerung ist eine terminierte Aufgabe, die vor der nächsten erwarteten Bestellung eines Kunden erscheint, nicht danach. Legen Sie den typischen Abstand jedes Kunden aus der Historie fest, erzeugen Sie die Erinnerung bei jeder erfassten Bestellung und benachrichtigen Sie den Betreuer, wenn der Termin ohne Bestellung verstreicht. Diese eine Gewohnheit fängt die meisten stillen Kunden ab.

So richten Sie es in jedem CRM ein:

1. Den Rhythmus jedes Kunden finden. Exportieren Sie aus dem ERP die Bestellungen der letzten sechs Monate je Kunde und notieren Sie den üblichen Abstand. Ein Café bestellt vielleicht wöchentlich, ein Eisenwarenladen alle zwei Wochen, eine Praxis monatlich.
2. Den Abstand am Kunden speichern. Ein eigenes Feld wie „bestellt alle (Tage)“ mit Werten wie 7, 14, 30 oder 60.
3. Das Bestelldatum erfassen. Entweder erfasst der Außendienstler die gewonnene Bestellung beim Kunden, oder ein wöchentlicher ERP-Export aktualisiert ein Feld „letzte Bestellung“.
4. Die Erinnerung aus der Bestellung erzeugen. Mit jeder Bestellung entsteht eine Aufgabe für den Kundenbetreuer, ein bis zwei Tage vor der nächsten erwarteten Bestellung.
5. Das Ausbleiben eskalieren. Verstreicht der Termin ohne neue Bestellung, wird die Aufgabe überfällig, und der Betreuer, bei Schlüsselkunden auch die Vertriebsleitung, erhält einen Hinweis.

Ein Rhythmus, der für viele Distributoren passt:

Zwei Verfeinerungen machen es besser. Erstens: Messen Sie eine ausgebliebene Nachbestellung am Rhythmus des jeweiligen Kunden, nicht an starren 30 Tagen; ein Wochenkunde, der zwei Bestellungen auslässt, ist schon ein verlorener Monat. Zweitens: Halten Sie fest, warum eine Bestellung ausfiel (Betriebsferien, Lager voll, testet einen Wettbewerber, Liquidität), denn „testet einen Wettbewerber“ verlangt eine ganz andere Reaktion als „zwei Wochen geschlossen“.

Für die Formulierung der Nachrichten bietet unser Leitfaden, wie Sie Follow-ups automatisieren, Rhythmen und Vorlagen, die sich kaum verändert übernehmen lassen.

Kundenstufen: wer die Zeit des Außendienstes bekommt

Kundenstufen entscheiden, wie viel Aufmerksamkeit jeder Kunde bekommt. Ordnen Sie Kunden nach Umsatz und Potenzial, meist in A, B und C, und geben Sie jeder Stufe eigene Besuchshäufigkeit, Erinnerungsrhythmus und Kanal. Ohne Stufen verbringt der Außendienst die Woche bei den sympathischsten Kunden, nicht bei den wertvollsten.

Eine einfache Einteilung für einen kleinen Distributor:

Die Anteile sind ein gängiger Ausgangspunkt, keine Regel: Nutzen Sie Ihre eigenen Umsatzdaten. Wie auch immer Sie teilen, speichern Sie die Stufe als Feld am Kunden, damit Sie danach filtern, berichten und Regeln bauen können. Prüfen Sie die Stufen jedes Quartal. Ein wachsender Kunde sollte aufsteigen und mehr Besuche bekommen; ein schrumpfender sollte absteigen, bevor er einem Außendienstler den ganzen Dienstag kostet.

Stufen machen auch Sammelnachrichten sicherer. Eine neue Preisliste, ein Lieferplan für die Feiertage oder ein Produktrückruf muss die richtigen Kunden erreichen, und nur diese. Eine Liste aus einem lebenden Filter auf dem Stufenfeld bleibt korrekt, wenn Kunden die Stufe wechseln; eine Tabelle mit Telefonnummern kann das nicht.

Besuchsroutinen, die eine Spur hinterlassen

Ein Außendienstbesuch ist nur so viel wert, wie die nächste Person davon sehen kann. Planen Sie Besuche nach Stufen, halten Sie jeden mit drei Fakten fest (was bestellt oder zugesagt wurde, was der Kunde angesprochen hat, was der nächste Schritt ist) und machen Sie aus jeder Zusage eine terminierte Aufgabe. Ein Besuch ohne Notiz ist ein Kostenpunkt ohne Gedächtnis.

Eine Wochenroutine für den Außendienst:

• Montag: die Woche planen. Die fälligen A- und B-Kunden heraussuchen, dazu jeden Kunden mit überfälliger Nachbestellung. Nach Gebiet gruppieren, in Ihrem eigenen Karten- oder Tourenplaner; das CRM zeigt, wer besucht werden muss, die Routenoptimierung ist ein eigenes Werkzeug.
• Bei jedem Besuch: drei Fakten. Bestellt oder zugesagt, angesprochene Probleme, nächster Schritt. Eine Sprachnachricht im Auto genügt, wenn das CRM daraus Notizen und Aufgaben macht.
• Am selben Tag: schriftlich bestätigen. Dem Ladeninhaber kurz schreiben, was vereinbart wurde, damit Bestellung und jede Zusage auf beiden Seiten festgehalten sind.
• Freitag: den Kreis schließen. Jede Zusage der Woche ist erledigt oder hat einen neuen Termin. Überfällige Nachbestellungen bekommen einen Anruf.

Was eine Vertriebsleitung ohne Nachfragen sehen sollte: Besuche pro Außendienstler und Woche, Kunden, die nicht im Rhythmus ihrer Stufe besucht wurden, überfällige Nachbestellungen je Außendienstler und die Gründe für ausgefallene Bestellungen. Wenn es für diese Zahlen ein Meeting braucht, ist die Routine nicht dokumentiert.

WhatsApp-Bestellungen von Ladeninhabern annehmen

Viele Ladeninhaber bestellen schon per WhatsApp: ein Foto einer handgeschriebenen Liste, eine Sprachnachricht hinter der Theke, eine weitergeleitete Nachricht mit Mengen. Die Bestellung ist echt, aber sie lebt im Handy eines einzelnen Außendienstlers. Die Lösung: jede Bestellnachricht in den Kundendatensatz holen, schriftlich bestätigen und noch am selben Tag im Bestellsystem erfassen.

Ein Annahmeablauf, der hält:

1. Ein Ort für Bestellnachrichten. Nachrichten von Kunden landen dort, wo das ganze Team sie sieht, verknüpft mit dem Kunden, nicht nur in einem privaten Handy.
2. Lesen und ordnen. Aus einem Foto oder einer Sprachnachricht wird eine Liste aus Artikeln und Mengen, die ein Mensch prüft, bevor etwas erfasst wird.
3. Die Bestellung dort erfassen, wo sie hingehört. ERP oder Warenwirtschaft bekommen den Auftrag; das CRM hält fest, dass bestellt wurde, den Wert und das Datum der nächsten Nachbestellung.
4. Zurück bestätigen. Der Ladeninhaber bekommt eine kurze schriftliche Bestätigung mit Artikeln, Liefertag und allem, was gerade fehlt.
5. Ausnahmen übergeben. Preisstreit, Reklamationen und Kreditfragen gehen an eine namentlich benannte Person, mit dem ganzen Gespräch im Blick.

Die WhatsApp-Regeln von Meta bestimmen, wie das funktioniert. Laut der Entwicklerdokumentation von Meta darf ein Unternehmen Stand Oktober 2026 innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht frei antworten; außerhalb dieses Fensters dürfen nur genehmigte Nachrichtenvorlagen verschickt werden. Seit dem 1. Oktober 2026 erhält jede Geschäftsnummer 1.000 kostenlose Service-Nachrichten pro Monat, Service-Nachrichten darüber hinaus sind kostenpflichtig, und Utility-Vorlagen innerhalb eines offenen Kundenservice-Fensters werden wieder berechnet. Die Tarife unterscheiden sich je nach Land, prüfen Sie also die Preistabelle von Meta statt Zahlen aus zweiter Hand. In der WhatsApp Business App sind Broadcast-Listen auf 256 Kontakte begrenzt und erreichen nur Personen, die Ihre Nummer gespeichert haben. Unser Leitfaden zu den Preisen der WhatsApp Business API erklärt die Kategorien.

Zwei praktische Regeln für Distributoren: Holen Sie die Zustimmung der Kunden ein, bevor Sie Preislisten oder Erinnerungen schicken, und geben Sie in jeder ausgehenden Nachricht eine einfache Abmeldemöglichkeit. Unser Leitfaden, wie Sie WhatsApp mit einem CRM verbinden, geht die Einrichtungsoptionen durch.

Angebote und Preislisten ohne Versionschaos

Bei einem Distributor ist ein Angebot meist eine Liste aus Artikeln, Mengen und Preisen für einen Neukunden oder einen großen Auftrag. Behandeln Sie jedes Angebot als Verkaufschance mit Wert und Nachfassdatum, hängen Sie das Angebotsdokument an und führen Sie pro Stufe genau eine gültige Preisliste. Die meisten Streitfälle beginnen mit einem alten PDF.

Was in Ordnung bleiben muss:

• Preise leben im ERP. Stufenpreise, kundenindividuelle Preise und Aktionen sind Regeln im Bestellsystem. Das CRM hält fest, welche Preisliste ein Kunde bekommt und wann sie verschickt wurde, nicht den Preis jedes Artikels.
• Eine gültige Datei pro Preisliste. Ändern sich Preise, ersetzt die neue Datei die alte im Datensatz, mit Datum. Der Außendienst verschickt aus dem Datensatz, nie aus dem Download-Ordner.
• Jedes Angebot ist eine Verkaufschance. Wert, Artikel in Kurzform, Entscheidungsdatum, Verantwortlicher. Ein Angebot ohne Nachfassdatum ist ein vergessenes Angebot.
• Nach Plan nachfassen. Tag 2: Ist es angekommen? Tag 7: Fragen klären oder Mengen anpassen. Tag 14: eine kleine Testbestellung anbieten. Tag 30: mit Begründung abschließen.
• Auf Öffnungen achten. Wurde die Angebotsmail heute Morgen viermal geöffnet, rufen Sie am Nachmittag an.

Preiserhöhungen verdienen einen eigenen Plan: A-Kunden persönlich informieren, Stufe B und C eine datierte Mitteilung an die aus ihrer Stufe gebaute Liste schicken und Einwände am Kunden festhalten, damit der nächste Besuch sie aufgreift.

Großhändler und Hersteller: dasselbe CRM, andere Druckpunkte

Großhändler, Distributoren und direkt verkaufende Hersteller haben denselben Grundbedarf: wiederkehrende Bestellungen von einem bekannten Kundenstamm. Der Unterschied liegt darin, wo der Druck sitzt. Großhändler konkurrieren über Preis und Tempo, Distributoren über Abdeckung und Service, Hersteller über lange Angebote, Muster und Händlernetze.

• Ein CRM für Großhändler muss schnell sein bei vielen Kunden mit wenig Betreuung: Stufenfilter, geplante Nachrichten an eine ganze Stufe, schnelle Bestellbestätigungen und ein klarer Blick darauf, wer still geworden ist. Großhandelskunden bestellen oft zwischen zwei Aufgaben vom Handy aus.
• Ein CRM für Distributoren ergänzt Außendienst, Besuchsroutinen, Berichte für die vertretenen Marken und mehr Produktfragen. Kundenstufen und Besuchsnotizen wiegen schwerer.
• Ein CRM für Hersteller, die an Händler oder Fachkunden verkaufen, stützt sich auf Angebote, Muster, Spezifikationsfragen und längere Entscheidungen. An jeder Chance sind oft Technik oder Produktion beteiligt, daher zählen teamübergreifende Aufgaben so viel wie die Pipeline. Produktionsplanung und Stücklisten bleiben im Fertigungssystem oder ERP.

Die folgende Checkliste deckt alle drei ab. Gewichten Sie die Punkte danach, wo Sie am meisten verlieren.

Was ein CRM für Distributoren können muss: 10-Punkte-Checkliste

Prüfen Sie jedes Werkzeug vor einer Demo an diesen zehn Punkten. Ein Werkzeug, das drei davon verfehlt, schickt Ihren Außendienst innerhalb eines Quartals zurück zu Handy und Tabelle.

1. Kunden mit Stufen, als Feld zum Filtern, Berichten und für Regeln.
2. Nachbestell-Erinnerungen, die aus erfassten Bestellungen entstehen, mit Abstand pro Kunde.
3. Besuche mit Notizen, nächsten Schritten und Terminen, vom Handy aus erfasst.
4. WhatsApp und E-Mail im Kundendatensatz, sichtbar fürs Team.
5. Angebote als Verkaufschancen, mit Wert, Dokumenten, Entscheidungsdatum und Nachfassen.
6. Preislisten je Stufe gespeichert, aus dem Datensatz versendet, mit Öffnungsverfolgung.
7. Nachrichten an eine ganze Stufe, mit Einwilligung und Abmeldung.
8. Berichte zu überfälligen Nachbestellungen, Besuchen je Außendienstler und Angebotsquote.
9. Import aus dem ERP-Export oder einer Tabelle, ohne Berater.
10. Planbare Kosten für das heutige Team und mit drei weiteren Außendienstlern.

Wenn Ihre Antwort auf „Wo leben die Bestellungen?“ lautet „noch nirgends“, ergänzen Sie einen elften Punkt: Zuerst brauchen Sie ein Bestell- und Lagersystem, und Zoye ist keines.

Die 7 besten CRMs für Distributoren 2026

Diese sieben Optionen decken die realistische Auswahl für ein kleines oder mittleres Distributionsunternehmen ab: eine KI-Operatorin für die Kundenseite, vier allgemeine CRMs, eine Retail-Execution-Plattform für Außendienstteams und ein CRM innerhalb eines ERP. Jeder Eintrag beginnt mit der Einschränkung, danach folgt der Preis Stand Oktober 2026 von der Seite des Anbieters.

1. Zoye: die Operatorin für Nachbestellungen, Besuche und WhatsApp-Bestellungen

Zuerst die Einschränkung: Zoye ist keine Warenwirtschaft, kein ERP und kein EDI-System. Zoye führt keine Bestände oder Lagerorte, erstellt keine Lieferantenbestellungen, verwaltet keine Chargen oder Einstandspreise, tauscht keine EDI-Dokumente mit Handelsketten aus, plant keine Touren und führt keine Buchhaltung. Die Rechnungen in Zoye sind einfache Rechnungen mit Zahlungslink; steuerliche Rechnungen, Gutschriften und Kontoauszüge bleiben im ERP oder in der Buchhaltungssoftware. Ein Distributor behält dieses System und nutzt Zoye daneben.

Zoye übernimmt die Kundenseite, auf der Nachbestellungen gewonnen oder verloren werden. Zoye ist ein AI Business Operator: verbundene Werkzeuge in einem Arbeitsbereich, von Kontakten, Firmen, Verkaufschancen und Aufgaben bis zu Kalender, Dokumenten, Rechnungen, Berichten, Automatisierungen, WhatsApp, Facebook und Instagram, E-Mail-Tracking und dem AI Notetaker, mit einer KI-Assistentin, die sie bedient. Alle Werkzeuge stehen auf der Funktionsseite.

Übertragen auf einen Distributor:

• Kunden mit Stufe und Rhythmus. Jeder Kunde ist ein Firmendatensatz mit seinen Kontakten, seiner Stufe und seinem Bestellabstand als eigene Felder. Filtern, Gruppieren und Berichten nach Stufe genügt eine Bitte.
• Nachbestell-Erinnerungen, einmal beschrieben. Sagen Sie Zoye, was passieren soll („wenn eine Bestellung eines A-Kunden erfasst wird, lege für den Betreuer eine Aufgabe in 12 Tagen an und benachrichtige die Vertriebsleitung, wenn sie überfällig ist“), und Zoye baut die Regel, zeigt sie in klarer Sprache und wartet auf Ihre Freigabe, bevor etwas läuft. Zu den Auslösern gehören ein Phasenwechsel, ein geändertes Feld, ein verstrichener Termin und feste Zeitpläne wie jeden Montag um 08:00.
• Besuche direkt aus dem Auto. Eine WhatsApp-Sprachnachricht („war im Laden an der Ecke, wie immer bestellt plus zwei Kartons der Neuheit, Lieferung Donnerstag, Beschwerde über den letzten Fahrer“) wird zu einer Besuchsnotiz, einer erfassten Bestellung und einer Aufgabe für den Lagerleiter. Mehrere Anliegen in einer Sprachnachricht werden zusammen erledigt.
• Aus Bestellfotos werden Daten. Leiten Sie Zoye das Foto einer handgeschriebenen Liste oder eine PDF-Bestellung weiter, und Zoye zieht die Positionen zur Prüfung heraus und legt sie beim Kunden ab. Die Bestellung selbst wird weiterhin im ERP erfasst.
• Angebote und Preislisten im Datensatz. Jedes Angebot ist eine Verkaufschance mit Wert, Dokumenten und Entscheidungsdatum; das E-Mail-Tracking zeigt, wann der Käufer es geöffnet hat, und eine Regel für stockende Chancen legt das Nachfassen an. Preislisten liegen als Dokumente beim Kunden, synchronisiert mit Google Drive.
• Nachrichten an eine ganze Stufe. Intelligente Zielgruppen aus dem Stufenfeld bleiben aktuell, wenn Kunden wechseln, und geplante WhatsApp-Broadcasts verschicken die neue Preisliste oder den Feiertagsplan mit dem Namen jedes Käufers und gesteuertem Tempo, nach Ihrer Bestätigung.
• Antworten aus Live-Daten. „Welche A-Kunden haben nicht in ihrem üblichen Rhythmus bestellt?“ oder „wie viele Besuche hat jeder Außendienstler diese Woche erfasst?“ bekommen echte Zahlen, in der App, auf WhatsApp oder in Slack.
• Besprechungen werden zu Aufgaben. Bei Gesprächen mit großen Käufern oder Marken über Zoom, Google Meet oder Teams nimmt der AI Notetaker als sichtbarer Teilnehmer teil, transkribiert mit Sprechererkennung und macht Zusagen nach Ihrer Freigabe zu Aufgaben.

Die Zoye-Übersicht: offene Angebote, überfällige Nachbestell-Erinnerungen und die Besuche der Woche auf einem Bildschirm.

WhatsApp-Nachrichten an Kunden laufen über Metas offizielle Business-Plattform. Jede Automatisierung fragt nach der Bestätigung, dass der Kunde zugestimmt hat, alles, was mehr als 24 Stunden nach der letzten Antwort des Kunden verschickt wird, nutzt automatisch eine genehmigte Vorlage, und jede ausgehende Nachricht enthält eine Abmeldemöglichkeit. Die eigene geschäftliche WhatsApp-Nummer mit Zoye zu verbinden, ist bald möglich. Heute führt Zoye die WhatsApp-Gespräche mit Ihren Leads, und Chats bündelt sie in einem Posteingang neben Instagram- und Facebook-Nachrichten und -Kommentaren; jeder Verlauf hat einen Verantwortlichen, Teamnotizen und Schnellantworten, und jedes Gespräch wird am Kontakt gespeichert. Mehr auf der Seite zu WhatsApp-Automatisierungen.

Preise (Stand Oktober 2026): Zoye berechnet pro Arbeitsbereich-Plan mit Mitgliederkontingent, nicht pro Außendienstler. Almost Free kostet 5 $ im Monat oder 4 $ bei jährlicher Abrechnung für 1 Mitglied, mit den Kernwerkzeugen, 15 KI-Anfragen im Monat und Google-Integrationen, ohne Automatisierungen. Starter für 29 $ (23 $ jährlich) umfasst 10 Mitglieder und 5 GB. Growth für 59 $ (47 $) umfasst 20 Mitglieder und 10 GB und ergänzt Workflow-Automatisierungen sowie WhatsApp-Automatisierungen mit 250 Nachrichten im Monat. Scale für 119 $ (95 $) umfasst 100 Mitglieder und 25 GB, Customize gibt es auf Anfrage. Details auf der Preisseite.

Geeignet für: Distributoren, Großhändler und kleine Hersteller mit bis zu etwa 20 Personen, die bereits ein Bestell- und Lagersystem haben und Geld an Nachbestellungen, Angeboten und WhatsApp-Nachrichten verlieren, die nie in einem Datensatz landen.

2. Zoho CRM: konfigurierbar, günstig pro Platz, Teil einer großen Familie

Zoho CRM ist ein umfangreiches, anpassbares CRM zu niedrigen Preisen pro Nutzer, und Zoho verkauft auch Lagerverwaltung, Buchhaltung und eine ganze Suite, sodass ein Distributor bei einem Anbieter bleiben kann. Die Einschränkung ist der Aufwand: Nachbestelllogik, Stufen und Besuchsroutinen bauen Sie selbst aus Feldern, Workflows und Erweiterungen, und die besten Ergebnisse erfordern meist die Verbindung mehrerer Zoho-Produkte.

Preise (Stand Oktober 2026, US-Preisliste von Zoho): eine kostenlose Edition für bis zu 3 Nutzer, dann Standard 14 $, Professional 23 $, Enterprise 40 $ und Ultimate 52 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, oder 20 $, 35 $, 50 $ und 65 $ monatlich. Die Zoho-Seite zeigt je nach Region die lokale Währung, prüfen Sie also den Preis für Ihre.

Geeignet für: Distributoren mit jemandem, der gern Software konfiguriert, und die später vielleicht Zoho Inventory oder Zoho Books ergänzen. Unser Leitfaden zu Zoho-CRM-Alternativen erklärt, warum Teams wechseln.

3. HubSpot: starke Pipeline und E-Mail, Preis pro Platz

HubSpot bietet Kontakte, Verkaufschancen, E-Mail-Tracking, Termine und Berichte, mit einem kostenlosen CRM für bis zu 2 Nutzer. Die Einschränkung für Distributoren: Es ist für Neukunden-Pipelines und Marketing gebaut. Nachbestellrhythmen, Stufen und Besuchsroutinen müssen aus Eigenschaften und Workflows zusammengesetzt werden, und wirklich nützliche Automatisierung beginnt erst bei Professional, mit Onboarding-Gebühr.

Preise (Stand Oktober 2026): Das kostenlose CRM umfasst bis zu 2 Nutzer. Sales Hub Starter ab 20 $ pro Platz und Monat (bei manchen Angeboten etwa 7 $). Professional kostet 90 $ pro Platz jährlich oder 100 $ monatlich plus eine verpflichtende Onboarding-Gebühr von 1.500 $, Enterprise beginnt bei 150 $ pro Platz mit 3.500 $ Onboarding-Gebühr.

Geeignet für: Distributoren mit einem Innendienst, der aktiv Neukunden gewinnt, und einem passenden Marketingplan. HubSpot oder Pipedrive vergleicht die beiden häufigsten Kandidaten.

4. Pipedrive: eine klare Pipeline für Neukunden

Pipedrive ist ein Vertriebs-CRM rund um eine visuelle Pipeline und Aktivitätserinnerungen. Die Einschränkung: Pipedrive denkt in Verkaufschancen, nicht in Kunden. Ein Angebot bis zum unterschriebenen Kunden bringt es gut voran, die folgenden Nachbestellungen weniger, und volle E-Mail-Synchronisierung sowie Automatisierungen beginnen bei Growth, nicht im Einstiegsplan.

Preise (Stand Oktober 2026): Lite 14 $, Growth 39 $, Premium 59 $ und Ultimate 79 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung, oder 24 $, 49 $, 79 $ und 99 $ monatlich. Die Preisseite von Pipedrive blockiert automatisierten Zugriff, prüfen Sie die Zahlen dort vor dem Kauf.

Geeignet für: einen Distributor, der sich auf die Eröffnung neuer Kunden konzentriert und Nachbestellungen anderswo führt. Siehe unsere Pipedrive-Alternativen.

5. Salesforce Starter Suite: der Einstieg in eine große Plattform

Salesforce Starter Suite bündelt Vertriebs-, Service- und E-Mail-Marketing-Grundlagen in einem Einstiegspaket des größten CRM-Anbieters. Die Einschränkung ist die Treppe: Branchenfunktionen und tiefere Automatisierung stecken in höheren Editionen, die ein Vielfaches kosten, und die meisten Distributoren, die Starter entwachsen, brauchen für den nächsten Schritt einen Partner.

Preise (Stand Oktober 2026): Starter Suite 25 $ pro Nutzer und Monat, Pro Suite 100 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, darüber die Sales-Cloud-Editionen für 195 $ und 395 $ pro Nutzer und Monat, Max auf Anfrage. Eine Testphase wird angeboten.

Geeignet für: Distributoren, die in die größere Salesforce-Plattform hineinwachsen wollen und Budget für die Konfiguration haben. Unser Leitfaden zu Salesforce-Alternativen zeigt schlankere Wege.

6. Repsly: Retail Execution für Außendienstteams

Repsly ist für Außendienstteams im Einzelhandel gebaut: Tourenplanung der Außendienstler, Arbeitstag-Erfassung, Besuchsdaten, Regal-Audits und im Grow-Plan auch Auftragsannahme mit Produktkatalog und Verkaufsdokumenten. Die Einschränkung sind Ausrichtung und Bindung: Repsly zielt auf Marken und ihre Teams im Laden, ist kein allgemeines CRM für Angebote und Pipeline, und der Preis versteckt sich hinter einem Vertriebsgespräch.

Preise (Stand Oktober 2026): nicht veröffentlicht. Die Preisseite zeigt die Pläne Core, Grow, Scale und Flex mit „Book a meeting“-Schaltflächen statt Preisen, nennt für alle Verträge eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten mit jährlicher Vorauszahlung und verkauft ShelfScan als kostenpflichtiges Add-on.

Geeignet für: Distributoren und Marken, deren Außendienst den Tag in Läden verbringt und Besuchs-, Audit- und Bestelldaten dringender braucht als eine Vertriebspipeline.

7. Odoo CRM: das CRM innerhalb eines ERP

Odoo CRM ist eine App in einer Suite, die auch Verkauf, Lager, Einkauf, Rechnungsstellung und Buchhaltung in einer Datenbank abdeckt, was für einen Distributor ohne ERP attraktiv ist. Die Einschränkung: Sobald eine zweite App dazukommt, endet der kostenlose Plan, und eine saubere Einrichtung der Suite ist ein eigenes Projekt mit eigenem Budget.

Preise (Stand Oktober 2026): One App Free ist für unbegrenzt viele Nutzer kostenlos, solange CRM Ihre einzige App ist. Die Installation einer zweiten App führt zu Standard, ausgewiesen mit 13,50 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, ein Rabatt, der 12 Monate für die ersten Nutzer gilt; danach zeigt die Seite 16,90 $. Custom kostet auf derselben Basis 25,50 $, danach 32,00 $. Odoos Success Packs mit Implementierungsstunden beginnen bei 458,82 $. Unser Leitfaden zu Odoo-Alternativen schlüsselt die Kosten auf.

Geeignet für: einen Distributor, der Tabellen und ein altes Bestellsystem durch ein einziges ERP ersetzen will und bereit ist, Zeit oder einen Partner in die Einführung zu investieren.

CRMs für Distributoren im direkten Vergleich

Die Tabelle stellt die sieben Optionen auf eine Stufe: wofür jede gebaut ist, der niedrigste veröffentlichte Preis Stand Oktober 2026, was die Rechnung wachsen lässt und wie jede mit Nachbestellungen, Besuchen und Lager umgeht. Bei allen kommen Zahlungsgebühren und Metas Gebühren pro WhatsApp-Nachricht hinzu.

Eine Beispielwoche bei einem Distributor mit neun Personen

So greifen die Teile in einer Woche bei einem Beispiel-Distributor ineinander: drei Außendienstler, zwei Innendienstler, ein Lagerleiter, eine Büroleiterin, eine Vertriebsleitung und der Inhaber. Das Unternehmen betreut rund 300 Kunden: 40 in Stufe A, 90 in Stufe B, der Rest in Stufe C. Gezeigt wird Zoye; die Gewohnheiten funktionieren in jedem CRM.

Montag, 08:00. Die Montagsregel listet alle Kunden, deren Nachbestell-Erinnerung in diese Woche fällt: insgesamt 52. Jeder Außendienstler sieht seine eigene Liste, A-Kunden oben. Die Vertriebsleitung fragt Zoye: „Welche A-Kunden sind mehr als eine Woche über ihrer üblichen Bestellung?“ und bekommt vier Namen mit Betreuern.

Montag, 11:30. Ein Außendienstler beendet einen Besuch und schickt eine Sprachnachricht: Der Kunde möchte wöchentliche statt zweiwöchentliche Lieferungen und hat nach einer neuen Produktlinie gefragt. Zoye aktualisiert den Bestellabstand, erfasst den Besuch, legt eine Angebotschance für die neue Linie an und eine Aufgabe für den Innendienst, sie zu kalkulieren.

Dienstag, 07:10. Ein Ladeninhaber schickt das Foto einer handgeschriebenen Bestellung. Der Innendienst leitet es an Zoye weiter, prüft die herausgezogenen Positionen, erfasst den Auftrag im ERP und schickt eine Bestätigung mit Liefertag. Die Bestellung wird beim Kunden vermerkt, die nächste Erinnerung entsteht 13 Tage später.

Mittwoch. Die Preiserhöhung geht raus. Der Inhaber ruft über zwei Tage die 40 A-Kunden an; Stufe B und C erhalten eine geplante WhatsApp-Nachricht aus einer lebenden Zielgruppe je Stufe, nachdem die Büroleiterin den Versand bestätigt hat. Drei Kunden antworten mit Einwänden, die für den nächsten Besuch in ihren Datensätzen landen.

Donnerstag. Das Angebot an die Restaurantgruppe erreicht Tag 7. Die Regel für stockende Chancen legt eine Anrufaufgabe an, und das E-Mail-Tracking zeigt, dass der Käufer das Angebot an diesem Morgen zweimal geöffnet hat. Der Außendienstler ruft an, passt zwei Mengen an und gewinnt den Kunden.

Freitag. Der Wochenbericht zeigt 46 von 52 Nachbestellungen erledigt, vier mit erfasstem Grund (zwei wegen Feiertag geschlossen, einer mit vollem Lager, einer testet einen Wettbewerber) und zwei noch offen, mit Anrufen für Montag. Der Kunde, der „einen Wettbewerber testet“, geht an den Inhaber.

Nichts an dieser Woche ist außergewöhnlich. Der Unterschied: Jede Nachbestellung, jeder Besuch und jedes Angebot hatte einen Namen und ein Datum.

Wechseln, ohne Bestellungen zu stören

Wechseln Sie die Kundenseite, nicht das Bestellsystem. Lassen Sie das ERP unangetastet laufen, exportieren Sie Kunden und aktuelle Bestellungen, legen Sie Stufen und Abstände fest, bauen Sie die Erinnerungsregeln neu und holen Sie pro Woche einen Außendienstler herüber. Ein kleiner Distributor schafft das in zwei bis drei Wochen.

1. Kunden und Kontakte exportieren aus ERP, bisherigem CRM oder den Tabellen des Außendienstes, mit dem letzten Bestelldatum und dem üblichen Abstand jedes Kunden.
2. In Zoye importieren. Eine Tabelle lässt sich direkt importieren. Bei unordentlichen Quellen schicken Sie der Assistentin eine CSV, eine Kundenliste als PDF oder einen Screenshot, und sie zieht die Datensätze zur Prüfung heraus.
3. Stufen und Abstände festlegen als Felder, auf Basis von sechs Monaten Bestellhistorie.
4. Gewohnheiten als Regeln neu bauen: Nachbestell-Erinnerungen aus erfassten Bestellungen, Überfälligkeitshinweise für A-Kunden, Nachfassen bei stockenden Angeboten und die Besuchsliste am Montag. Zoye zeigt jede Regel, bevor sie läuft.
5. Außendienstler einzeln umstellen, angefangen bei dem, der ohnehin alles aufschreibt. Seine Woche wird zur Vorlage für die anderen.
6. Das ERP bleibt das führende System für Lager, Aufträge, Preise und Rechnungen. Ein wöchentlicher Export der letzten Bestelldaten hält die Nachbestellfelder aktuell.

Wenn Sie Fachkunden auf Baustellen beliefern, beschreibt unser Leitfaden zum CRM für Bauunternehmer die andere Seite dieser Beziehung, und CRM für kleine Unternehmen erklärt die Grundlagen eines ersten CRM.

Welche Option zu Ihrem Distributionsunternehmen passt

Wählen Sie danach, wo Sie am meisten verlieren. Sind es Lager, Einkauf und Aufträge, beginnen Sie mit einem ERP wie Odoo oder mit Zoho und dessen Lager-App. Lebt Ihr Außendienst in den Läden, sehen Sie sich Repsly an. Sind es Nachbestellungen, Angebote und WhatsApp-Nachrichten, die nie in einem Datensatz landen, wählen Sie Zoye neben dem System, das Sie schon haben.

Einige typische Konstellationen:

• Ein Großhändler mit zwei oder drei Personen, der die meisten Bestellungen per WhatsApp und Telefon bekommt: Nachbestell-Erinnerungen und ein gemeinsamer Datensatz zählen mehr als alles andere. Zoye Growth deckt das Team für 59 $ im Monat (47 $ bei jährlicher Abrechnung) ab, der Plan mit den Erinnerungsregeln und WhatsApp-Automatisierungen.
• Ein Distributor mit fünf bis fünfzehn Personen und Außendienst: Zoye für Kunden, Stufen, Besuche, Angebote und Nachbestellungen, neben dem ERP, das Lager und Preise hält.
• Ein Distributor ohne ERP: Entscheiden Sie zuerst über das Bestell- und Lagersystem. Odoo oder Zoho mit seiner Lager-App kann beide Seiten abdecken, auf Kosten der Einführungszeit.
• Eine Marke oder ein Distributor, dessen Außendienst Regale prüft: Repsly für Besuchs- und Auditdaten, plus ein CRM für die Angebots-Pipeline, wenn Sie an Neukunden verkaufen.
• Ein Hersteller, der über Händler verkauft: ein Pipeline-orientiertes CRM wie Zoye, Pipedrive oder HubSpot für Angebote und Muster, die Produktion bleibt im ERP.

Testen Sie Ihre Auswahl an zwei echten Wochen: Laden Sie 30 Kunden mit Stufe und letztem Bestelldatum, fünf offene Angebote und eine Woche WhatsApp-Bestellungen, und sehen Sie, welche Nachbestellungen das Werkzeug vor Ihnen meldet. Um das mit Ihren eigenen Kunden zu probieren, buchen Sie eine Zoye-Demo und bringen Sie einen Kunden mit, der im letzten Quartal still geworden ist.

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