Kurze Antwort: ein Kundenaufnahmebogen soll drei Fragen klären, bevor Sie Zeit in eine Anfrage stecken: Können wir helfen, wie schnell, und ungefähr in welchem Umfang? Starten Sie mit sechs Grundfeldern, ergänzen Sie die wenigen, die Ihr Geschäft wirklich braucht, markieren Sie alles andere als optional und lassen Sie sensible Daten aus dem Formular heraus. Unten finden Sie acht kopierfertige Vorlagen und eine Gesprächsversion für WhatsApp und Instagram.
Das Wichtigste (Oktober 2026)
- 6 Felder decken fast jede Aufnahme ab: Name, Kontaktweg, Bedarf, Zeitpunkt, Budget oder Umfang und Quelle. Jede der acht Vorlagen unten hat 6 bis 9 Felder.
- Nach der DSGVO beschränkt Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c personenbezogene Daten auf das Notwendige, und Artikel 9 Absatz 1 ordnet Gesundheitsdaten einer besonderen Kategorie mit strengeren Regeln zu.
- Formular-Tools starten ohne Kosten und werden schnell teurer: Stand Oktober 2026 erlaubt der kostenlose Starter-Tarif von Jotform 5 Formulare und 100 Einsendungen pro Monat, der Free-Tarif von Paperform 30 Einsendungen pro Monat.
- Auf WhatsApp sind Fragen innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht Servicenachrichten, und Meta gibt jeder Geschäftsnummer seit dem 1. Oktober 2026 1.000 kostenlose Servicenachrichten pro Monat.
- Zoye hat keinen Formular-Baukasten: Die Aufnahme passiert im Chat, und jede Antwort wird in ein Feld der Kontaktkarte geschrieben.
Wozu dient ein Kundenaufnahmebogen?
Ein Kundenaufnahmebogen sammelt gerade so viel über eine neue Anfrage, dass Sie drei Dinge entscheiden können: ob Sie zusammenpassen, wer sich darum kümmert und was Sie für das erste Gespräch vorbereiten. Er ist ein Sortierwerkzeug, keine Akte.
Die meisten Aufnahmebögen scheitern auf dieselbe Weise: Sie wollen alles erfassen, was das Unternehmen je brauchen könnte, und wer nur einen Preis wissen wollte, soll plötzlich seine ganze Geschichte erzählen, und bricht ab. Hilfreich ist es, den Weg des Kunden in zwei Schritte zu teilen:
- Aufnahme (vor der Zusage). Sie brauchen die Anfrage, den Zeitpunkt, den ungefähren Umfang und einen Kontaktweg. Ergebnis: eine Antwort, ein Angebot oder ein vereinbarter Anruf.
- Onboarding (nach der Zusage). Sie brauchen Zugänge, Freigebende, Vorlieben, Unterlagen und Zahlungsdaten. Ergebnis: ein reibungsloser Start. Unsere Checkliste für das Kunden-Onboarding beschreibt diese Phase, samt Fragebogen, der dort weitermacht, wo die Aufnahme aufhört.
Unsicher, wohin eine Frage gehört? Wenn die Antwort weder ändert, ob Sie den Auftrag annehmen, noch was Sie heute antworten, gehört sie ins Onboarding.
Die 6 Felder, die jeder Kundenaufnahmebogen braucht
Egal welche Branche: Ein Aufnahmebogen braucht sechs Felder, nämlich Name, Kontaktweg, Bedarf, Zeitpunkt, eine Budget- oder Größenspanne und die Information, wie die Person Sie gefunden hat. Mit diesen sechs können Sie gleich beim ersten Mal sinnvoll antworten. Alles danach hängt von Ihrem Geschäft ab.
| Feld | Warum Sie fragen | Pflicht oder optional |
|---|---|---|
| Name | Damit die Antwort persönlich ist und sich der Datensatz später wiederfinden lässt | Pflicht |
| Bester Kontaktweg (Telefon, E-Mail oder dieser Chat) samt Angabe | Damit Sie dort antworten, wo die Person wirklich liest | Pflicht |
| Wobei können wir helfen? (Liste Ihrer Leistungen plus „Sonstiges“) | Leitet die Anfrage an die richtige Person und zur richtigen Antwort | Pflicht |
| Wann möchten Sie starten? (diese Woche, diesen Monat, später, ich informiere mich nur) | Trennt Dringendes von Recherche, damit Sie in der richtigen Reihenfolge antworten | Pflicht |
| Ungefähres Budget oder ungefährer Umfang (Spannen passend zu Ihren Preisstufen) | Verhindert Angebote für Arbeit, die nie passt, und spart beiden Seiten ein Telefonat | Optional, aber sehr empfohlen |
| Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden? | Zeigt, welche Quelle echte Kunden bringt; weglassen, wenn Ihr System die Quelle automatisch erfasst | Optional |
Nutzen Sie Spannen für Budget und Umfang, denn eine genaue Zahl wirkt wie eine Zusage, und schreiben Sie die Leistungsliste in den Worten Ihrer Kunden statt mit internen Bezeichnungen. Unter die sechs Felder gehört ein Satz statt eines Feldes: wofür Sie die Antworten nutzen, und falls Sie per WhatsApp nachfassen wollen, die Bitte um Erlaubnis dafür. Die Vorlagen unten lassen die Frage nach der Quelle aus Platzgründen weg; übernehmen Sie sie aus dieser Tabelle, wenn Ihr System die Quelle nicht automatisch erfasst.
So schreiben Sie Aufnahmefragen, die zu Ende beantwortet werden
Gute Aufnahmefragen sind kurz, geschlossen, wo die Antwort vorhersehbar ist, und klar als Pflicht oder optional markiert. Ein Gedanke pro Frage, Spannen statt exakter Zahlen und ein sichtbares Versprechen, wie lange es dauert. Ein Formular, das sich auf dem Handy in zwei Minuten ausfüllen lässt, bekommt vollständigere Antworten als ein längeres, das nur gründlich aussieht.
- Eine Frage, ein Gedanke. „Was brauchen Sie und bis wann?“ bekommt eine halbe Antwort. Teilen Sie sie.
- Bieten Sie Auswahl an. Auf eine Liste antwortet man schneller, und sie lässt sich leichter sortieren. Immer „Sonstiges“ ergänzen.
- Markieren Sie optionale Fragen und nennen Sie die Dauer: „Sechs Fragen, etwa zwei Minuten“.
- Fragen Sie nie doppelt nach etwas, das Sie schon haben.
- Lassen Sie sensible Daten weg aus einem Erstkontakt-Formular (siehe Abschnitt Datenschutz).
- Klären Sie zuerst das Danach. Ein perfektes Formular, das nach zwei Tagen beantwortet wird, verliert gegen ein einfaches, das in derselben Stunde beantwortet wird.
Möchten Sie es in Aktion sehen?
Sehen Sie, wie Zoye einen neuen Lead erfasst, auf WhatsApp antwortet und das Follow-up einrichtet, alles aus einer einzigen Nachricht.
So funktioniert es8 Vorlagen für den Kundenaufnahmebogen nach Branche
Jede Vorlage unten ist eine Feldliste, die Sie in jedes Formular-Tool übernehmen oder in Chatfragen verwandeln können, mit Begründung pro Feld und der Angabe, ob es Pflicht ist. Die Grundfelder sind eingearbeitet, und jede Vorlage bleibt kurz genug für das Handy. Passen Sie die Auswahllisten an Ihre Leistungen an.
1. Aufnahmebogen für Coaching
Eine Coaching-Aufnahme prüft die Passung: Ist die Person bereit für einen Prozess, gehört ihr Ziel zu Ihren Themen, und kann sie den Rhythmus halten?
| Feld | Warum Sie fragen | Pflicht oder optional |
|---|---|---|
| Name | Persönliche Antwort und Datensatz | Pflicht |
| Bester Kontaktweg | Dort antworten, wo gelesen wird | Pflicht |
| Was möchten Sie in den nächsten 3 Monaten verändern? (kurzer Text) | Zeigt das Ziel in eigenen Worten, der Kern der Passung | Pflicht |
| Welcher Bereich passt am besten? (Karriere, Unternehmen, Führung, persönliche Gewohnheiten, Sonstiges) | Leitet zum passenden Programm oder Coach | Pflicht |
| Wie oft könnten Sie sich treffen? (wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich) | Ordnet ein Paket zu | Pflicht |
| Wann möchten Sie starten? | Priorität und Planung | Pflicht |
| Monatliches Budget als Spanne | Spart ein Telefonat, wenn das Paket außer Reichweite ist | Optional |
Lassen Sie Gesundheitsfragen aus der Coaching-Aufnahme heraus; sprechen Sie sie in der ersten Sitzung an, wenn sie wichtig sind, und verweisen Sie weiter, wenn das Thema außerhalb Ihres Bereichs liegt.
2. Aufnahme am Empfang einer Kanzlei
Der Aufnahmebogen einer Kanzlei sammelt genug, um Interessenkonflikte zu prüfen und die Anfrage weiterzuleiten, ohne die vertraulichen Details der Angelegenheit zu erfassen. Die Details gehören in die Erstberatung und werden im System der Kanzlei festgehalten. Diese Vorlage ist ein allgemeiner Ausgangspunkt, keine Rechtsberatung; was Sie fragen und speichern dürfen, bestimmt Ihr Berufsrecht.
| Feld | Warum Sie fragen | Pflicht oder optional |
|---|---|---|
| Vollständiger Name | Konfliktprüfung und Datensatz | Pflicht |
| Bester Kontaktweg, und ob eine Nachricht hinterlassen werden darf | Manche Anfragende können zu Hause keine Anrufe oder Nachrichten empfangen | Pflicht |
| Art der Angelegenheit (Liste Ihrer Rechtsgebiete plus „Sonstiges“) | Leitet zur richtigen Person | Pflicht |
| Namen der anderen beteiligten Personen oder Organisationen | Nötig für die Konfliktprüfung, bevor jemand Details hört | Pflicht |
| Gibt es eine Frist oder ein Datum, das Ihnen genannt wurde? | Markiert dringende Fälle für die Bearbeitung am selben Tag | Pflicht |
| Eine Zusammenfassung in ein bis zwei Zeilen (bitte noch keine Dokumente senden) | Gibt Kontext, ohne Vertrauliches ins Formular zu holen | Optional |
Schreiben Sie deutlich über den Absendeknopf, dass das Absenden kein Mandatsverhältnis begründet.
3. Aufnahme am Praxisempfang
Die Aufnahme am Praxisempfang dient dazu, den richtigen Termin bei der richtigen Person zu buchen. Sie ist keine Anamnese. Fragen Sie den Besuchsgrund allgemein ab und überlassen Sie klinische Details dem Dokumentationssystem der Praxis, in dem der Zugriff geregelt ist. Für Praxen gelten fast überall Gesetze zum Schutz von Gesundheitsdaten, prüfen Sie also Ihre.
| Feld | Warum Sie fragen | Pflicht oder optional |
|---|---|---|
| Vollständiger Name | Termin und Zuordnung zur Akte | Pflicht |
| Geburtsdatum | Findet die richtige Patientenakte und vermeidet Dubletten | Pflicht |
| Telefonnummer, und ob Anruf oder Nachricht bevorzugt wird | Erinnerungen und Änderungen | Pflicht |
| Neue Patientin, neuer Patient oder bereits bekannt | Bestimmt Termindauer und Formalitäten | Pflicht |
| Besuchsgrund (allgemeine Liste: Kontrolle, Folgetermin, neues Anliegen, Sonstiges) | Bucht Termin und Behandler ohne klinische Details | Pflicht |
| Bevorzugte Tage und Uhrzeiten | Planung | Pflicht |
| Bevorzugte Behandlerin oder bevorzugter Behandler, falls vorhanden | Kontinuität der Behandlung | Optional |
Ein Gesundheitsfragebogen vor dem Termin gehört nach der Buchung ins Patientensystem der Praxis, nie in den Aufnahmebogen oder in einen Chat.
4. Aufnahme für eine Kreativagentur
Die Aufnahme einer Agentur macht aus einem vagen „Wir brauchen eine neue Website“ ein Briefing, das sich kalkulieren lässt. Sie fragt nach Ergebnis, Termin, Budgetspanne und Entscheider, denn diese vier Punkte zeigen, ob das Projekt zu Ihrem Team passt.
| Feld | Warum Sie fragen | Pflicht oder optional |
|---|---|---|
| Name und Funktion | Zeigt, ob Sie mit der entscheidenden Person sprechen | Pflicht |
| Name des Unternehmens oder der Marke | Erlaubt einen Blick auf bestehende Arbeiten vor dem Gespräch | Pflicht |
| Bester Kontaktweg | Dort antworten, wo gelesen wird | Pflicht |
| Was brauchen Sie? (Markenauftritt, Website, Kampagne, Inhalte, Video, Sonstiges) | Leitet zum richtigen Team und Preismodell | Pflicht |
| Was ist der Termin, und ist er fix? | Ein fixer Termin verändert Preis und Besetzung | Pflicht |
| Budgetspanne | Der schnellste Passungstest in der Agenturarbeit | Pflicht |
| Wer gibt die Arbeit frei? | Vermeidet Überraschungen in der Freigabephase | Optional |
| Links zu Arbeiten, die Ihnen gefallen (optional) | Beschleunigt das erste Gespräch | Optional |
5. Angebotsanfrage für Handwerksbetriebe
Eine Angebotsanfrage für Handwerksbetriebe sammelt, was Sie brauchen, um einen Auftrag zu kalkulieren oder zu entscheiden, ob sich ein Vor-Ort-Termin lohnt: Art der Arbeit, Ort, Umfang, Fotos, Zeitpunkt und Zugang. Fotos sagen mehr als jede Beschreibung, fragen Sie also früh danach.
| Feld | Warum Sie fragen | Pflicht oder optional |
|---|---|---|
| Name | Persönliche Antwort und Datensatz | Pflicht |
| Telefonnummer | Vor-Ort-Termine werden per Telefon oder Nachricht abgestimmt | Pflicht |
| Art der Arbeit (Liste Ihrer Leistungen plus „Sonstiges“) | Leitet zum richtigen Team | Pflicht |
| Adresse oder Gegend des Auftrags | Prüft, ob er im Einsatzgebiet liegt | Pflicht |
| Ungefährer Umfang (ein Raum, mehrere Räume, ganzes Objekt, außen) | Entscheidet, ob ein Angebot aus der Ferne möglich ist | Pflicht |
| Fotos der Stelle (optionaler Upload) | Erspart oft den ersten Vor-Ort-Termin | Optional |
| Sind Sie Eigentümer der Immobilie? | Eigentümer können Arbeiten freigeben; Mieter brauchen meist die Zustimmung der Eigentümer | Pflicht |
| Wann soll die Arbeit erledigt werden? | Planung und Priorität | Pflicht |
| Budgetspanne | Verhindert ein Angebot für eine Komplettsanierung, wenn eine Reparatur gemeint war | Optional |
6. Aufnahme für Steuerberatung und Buchhaltung
Die Aufnahme in Steuerberatung oder Buchhaltung bemisst den Auftrag: welche Rechtsform, welche Leistungen, wie viele Buchungen, welche Software und welche Fristen. Sie fragt nie nach Steuernummern, Ausweiskopien oder Bankzugängen. Die kommen später über ein sicheres Mandantenportal, wenn der Auftrag unterschrieben ist.
| Feld | Warum Sie fragen | Pflicht oder optional |
|---|---|---|
| Name und Name des Unternehmens | Datensatz und Auftragsbestätigung | Pflicht |
| Bester Kontaktweg | Dort antworten, wo gelesen wird | Pflicht |
| Rechtsform (Einzelunternehmen, Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft, Sonstiges) | Bestimmt die nötigen Erklärungen und Abschlüsse | Pflicht |
| Benötigte Leistungen (Buchhaltung, Lohnabrechnung, Jahresabschluss, Steuererklärungen, Beratung) | Umfang und Preis | Pflicht |
| Etwa wie viele Buchungen pro Monat? (Spannen) | Der wichtigste Aufwandstreiber in der Buchhaltung | Pflicht |
| Zahl der Beschäftigten (Spannen) | Umfang der Lohnabrechnung | Optional |
| Aktuell genutzte Buchhaltungssoftware, falls vorhanden | Bestimmt den Umstellungsaufwand | Optional |
| Gibt es eine nahe Frist oder eine überfällige Erklärung? | Dringendes zuerst | Pflicht |
7. Erstbesuch im Friseur- oder Kosmetiksalon
Die Aufnahme für den Erstbesuch bucht die richtige Leistung, die richtige Termindauer und die richtige Person und meldet, was die Fachkraft vor dem Start wissen muss. Halten Sie sie kurz; das meiste Gespräch findet ohnehin im Stuhl statt.
| Feld | Warum Sie fragen | Pflicht oder optional |
|---|---|---|
| Name | Termin und Datensatz | Pflicht |
| Telefonnummer | Erinnerungen und Änderungen | Pflicht |
| Gewünschte Leistung (Liste) | Termindauer und Preis | Pflicht |
| Bevorzugtes Teammitglied, falls vorhanden | Zuordnung | Optional |
| Bevorzugte Tage und Uhrzeiten | Planung | Pflicht |
| Hatten Sie diese Behandlung schon einmal? | Manche Behandlungen brauchen einen Test oder einen längeren ersten Termin | Pflicht |
| Gibt es etwas, das wir vor Ihrem Besuch wissen sollten, etwa Allergien oder Empfindlichkeiten? | Sicherheit, als kurze Notiz | Optional |
| Inspirationsfotos (optionaler Upload) | Gleicht Erwartungen vor dem Besuch ab | Optional |
Bewahren Sie die Allergie-Notiz auf der Kundenkarte auf, sichtbar nur für das Team, das sie braucht, und bestätigen Sie sie vor jeder betroffenen Behandlung erneut.
8. Fragebogen zum Erstgespräch für Beratung
Ein Fragebogen zum Erstgespräch prüft, ob es ein echtes Problem gibt, dessen Lösung Geld wert ist, wem es gehört und woran Erfolg gemessen wird. Fragen Sie früh nach Auswirkung und Zeitpunkt: Ein Problem ohne Kosten und ohne Frist wird selten ein Projekt.
| Feld | Warum Sie fragen | Pflicht oder optional |
|---|---|---|
| Name und Funktion | Entscheidungsbefugnis | Pflicht |
| Name und Größe der Organisation (Spannen) | Passung und Umfang | Pflicht |
| Bester Kontaktweg | Dort antworten, wo gelesen wird | Pflicht |
| Welches Problem möchten Sie lösen? (kurzer Text) | Der Kern des Auftrags | Pflicht |
| Was passiert, wenn es sechs Monate ungelöst bleibt? | Zeigt Dringlichkeit und Wert | Pflicht |
| Was haben Sie bisher versucht? | Vermeidet, Gescheitertes zu wiederholen | Optional |
| Woran werden Sie den Erfolg messen? | Legt den Maßstab für das Angebot fest | Optional |
| Zeitplan und Budgetspanne | Passungstest | Pflicht |
Datenschutz-Grundlagen für den Kundenaufnahmebogen
Die Datenschutzregel für die Aufnahme ist einfach: Erheben Sie nur, was Sie für den nächsten Schritt brauchen, bewahren Sie es nur so lange auf wie nötig, und legen Sie sensible Daten in ein System, das dafür gebaut ist, nie in einen offenen Chat oder ein geteiltes Postfach. Was folgt, ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung; die Details bestimmen Ihr örtliches Recht und Ihre Berufskammern.
Wenig erheben, kurz speichern. Die DSGVO verlangt in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c, dass Daten „dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sind, und Buchstabe e, dass sie in identifizierbarer Form „nur so lange“ gespeichert werden, „wie es erforderlich ist“. Das sind gute Gewohnheiten auch dort, wo die DSGVO nicht gilt: Legen Sie fest, wie lange Sie Anfragen aufbewahren, aus denen keine Kunden wurden, und löschen Sie sie nach diesem Plan.
Wissen, welche Daten besonders sind. Artikel 9 Absatz 1 DSGVO nennt besondere Kategorien mit strengeren Regeln: rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten, Gesundheitsdaten sowie Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung. Praxen, und Salons, die nach Allergien fragen, berühren Gesundheitsdaten. In den USA können Regeln wie HIPAA für Praxen und deren Softwareanbieter gelten. Wenn Ihre Aufnahme solche Daten braucht, nutzen Sie ein Tool, das diese Anforderungen unterstützt; Stand Oktober 2026 nennt Jotform HIPAA-taugliche Funktionen ab dem Gold-Tarif.
Sensibles gehört nicht in den Chat. WhatsApp, Instagram und E-Mail eignen sich, um zu klären, was jemand braucht und bis wann, nicht für Ausweisnummern, Bankdaten, Krankengeschichten oder Fallunterlagen. Fragen Sie diese später über ein sicheres Portal ab und sagen Sie das auch: „Bitte senden Sie hier keine Ausweis- oder Bankdaten. Wir schicken Ihnen einen sicheren Link.“
Sagen, warum Sie fragen, und begrenzen, wer es sieht. Ein Satz wie „Wir nutzen Ihre Antworten nur, um auf Ihre Anfrage zu antworten“ deckt die Transparenz in einfachen Worten ab. Danach liegen die Antworten auf der Kundenkarte, sichtbar für die Personen, die die Anfrage bearbeiten, statt als Screenshot weitergeleitet zu werden.
Formular-Tool oder Aufnahme im Chat: was passt?
Nehmen Sie ein Webformular, wenn Menschen Sie über Ihre Website finden und die Aufnahme lang oder stark strukturiert ist. Nehmen Sie die Aufnahme im Chat, wenn man Ihnen ohnehin auf WhatsApp oder Instagram schreibt, denn wer aus dem Chat in ein Formular geschickt wird, geht teilweise verloren. Beides parallel funktioniert, wenn beides in denselben Datensatz schreibt. Gängige Formular-Tools, Preise von der Preisseite des jeweiligen Anbieters, Stand Oktober 2026:
| Tool | Option ohne Kosten | Bezahltarife ab | Gut zu wissen |
|---|---|---|---|
| Google Forms | Teil der Google-Apps; prüfen Sie die Bedingungen für Ihr Konto | Geschäftliche Nutzung über die Google-Workspace-Tarife | Die Produktseite zeigt keinen Preis, sehen Sie im Tarifvergleich von Google nach |
| Tally | Kostenloser Tarif, unbegrenzt Formulare und Einsendungen bei fairer Nutzung | Pro für 24 $ pro Monat, Business für 74 $ pro Monat | Jährliche Zahlung bringt 2 Monate gratis |
| Jotform | Starter: 5 Formulare, 100 Einsendungen pro Monat | Bronze für 39 $ pro Monat (34 $ bei jährlicher Zahlung) | HIPAA-taugliche Funktionen ab Gold, 129 $ pro Monat (99 $ jährlich) |
| Typeform | Ein kostenloser Tarif wird erwähnt | Basic, mit 100 Antworten pro Monat | Die Preisseite zeigte am 24. Oktober 2026 zwei unterschiedliche Preissätze, prüfen Sie beim Kauf |
| Paperform | Kostenloser Tarif, 30 Einsendungen pro Monat | Pro für 59 $ pro Monat (49 $ bei jährlicher Zahlung) | Business-Tarif für 149 $ pro Monat (124 $ jährlich) |
Ein Formular-Tool sammelt Antworten gut, antwortet aber selten: Die Einsendung landet in einem Postfach oder einer Tabelle, und jemand muss den Datensatz anlegen und zurückschreiben. In dieser Lücke kühlen die meisten Anfragen ab. Die Aufnahme im Chat tauscht etwas Struktur gegen Tempo: Auch halbe Antworten geben einen Anlass zum Nachfassen, und die Person kann zwischendurch ihre eigene Frage stellen. Sie passt zu 4 bis 7 Fragen mit vorhersehbaren Antworten; bei zwanzig Feldern ist ein Formular angenehmer. Unsere Erklärung zu WhatsApp Flows zeigt die Zwischenlösung: ein natives Formular direkt in WhatsApp.
Sehen Sie, was Zoye für Sie tun kann
CRM, Deals, Aufgaben und Ihre Automatisierungen für Instagram, Facebook und WhatsApp in einem Workspace. Fragen Sie einfach Zoye, und Zoye richtet alles für Sie ein.
Funktionen entdeckenKundenaufnahme per WhatsApp oder Instagram-Direktnachricht: eine Sequenz zum Kopieren
Für die Aufnahme im Chat stellen Sie eine Frage pro Nachricht, bieten Antwortknöpfe, wo die Antwort vorhersehbar ist, sagen gleich zu Beginn, wie viele Fragen es sind, und beantworten zuerst die Frage der Person selbst. Speichern Sie jede Antwort sofort in einem Feld der Kontaktkarte, damit auch eine abgebrochene Aufnahme einen brauchbaren Datensatz und einen Grund zum Nachfassen hinterlässt.
Die Regeln, die den Rahmen setzen. Auf der WhatsApp Business Platform können Sie innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden frei antworten; außerhalb dieses Fensters dürfen nur freigegebene Vorlagen versendet werden. Fragen innerhalb des Fensters sind Servicenachrichten, und laut Metas Preisdokumentation bekommt jede Geschäftsnummer seit dem 1. Oktober 2026 1.000 kostenlose Servicenachrichten pro Monat, bevor Gebühren anfallen. Auf Instagram erlaubt Metas Messaging-Richtlinie Antworten innerhalb von 24 Stunden nach der Nachricht der Person. Sagen Sie immer dazu, wenn ein automatisierter Assistent die Fragen stellt.
Sequenz zum Kopieren (ersetzen Sie die geschweiften Klammern durch Ihre Seriendruckfelder):
Nachricht 1, die Eröffnung: „Hallo {name}, danke für Ihre Nachricht an {business}. Damit wir Ihnen eine richtige Antwort geben können, habe ich 5 kurze Fragen. Das dauert etwa zwei Minuten. Sollen wir starten?“ Knöpfe: Starten / Ich habe erst eine Frage
Nachricht 2, der Bedarf: „Wobei können wir helfen?“ Knöpfe: Ihre 3 bis 5 meistgefragten Leistungen plus Etwas anderes
Nachricht 3, der Zeitpunkt: „Wann möchten Sie starten?“ Knöpfe: Diese Woche / Diesen Monat / Später / Ich informiere mich nur
Nachricht 4, der Umfang: „Welchen Umfang oder welches Budget haben Sie ungefähr im Kopf? Eine Spanne reicht.“ Knöpfe: Ihre Preisstufen plus Weiß ich noch nicht
Nachricht 5, der bevorzugte Kontakt: „Falls wir Sie erreichen müssen, was passt am besten: dieser Chat, ein Anruf oder eine E-Mail?“
Nachricht 6, noch etwas: „Gibt es noch etwas, das wir vor unserer Antwort wissen sollten? Sie können gern ein Foto oder eine Sprachnachricht schicken. Bitte senden Sie hier keine Ausweis- oder Bankdaten.“
Nachricht 7, der Abschluss: „Danke, {name}. {owner_name} meldet sich bis {reply_time} mit dem nächsten Schritt. Wenn sich etwas ändert, schreiben Sie einfach hier.“
Nachricht 8, die Erinnerung bei Abbruch (innerhalb des 24-Stunden-Fensters): „Hallo {name}, Sie sind fast fertig. Möchten Sie die letzten {remaining_count} Fragen jetzt beantworten, oder soll {owner_name} Sie lieber anrufen?“
Für Instagram-Direktnachrichten kürzen Sie auf drei Fragen (Bedarf, Zeitpunkt, bester Kontaktweg) und verlagern die Details auf WhatsApp, ein Telefonat oder E-Mail, sobald die Person zustimmt.
Fragt die Person zwischendurch etwas, antworten Sie und kehren dann zur nächsten Frage zurück. Übergeben Sie den Chat an einen Menschen, sobald die Antworten einen heißen Lead, eine Beschwerde oder etwas Ungewöhnliches zeigen, mit dem gesamten Gespräch im Blick. Unser Leitfaden zum WhatsApp-Bot für die Lead-Qualifizierung vertieft die Reihenfolge der Fragen, und der Artikel zur Lead-Qualifizierung mit KI zeigt, wie Sie die Antworten bewerten.
So erledigt Zoye die Kundenaufnahme ohne Formular
Zoye ist ein AI Business Operator: Sie arbeitet in Ihrem Unternehmen mit verknüpften Werkzeugen, also Kontakten, Deals, Aufgaben, Kalender, Dokumenten, Rechnungen, Berichten sowie den Automatisierungen für WhatsApp, Facebook und Instagram. Zoye hat kein Formularprodukt. Die Aufnahme passiert im Gespräch, und die Antworten werden direkt in die Felder der Kontaktkarte geschrieben.
Auf WhatsApp: der Lead Bot. Der Bot zur Lead-Qualifizierung stellt Ihre Fragen in Ihrer Reihenfolge und Ihren Worten und speichert jede Antwort im richtigen CRM-Feld, sodass ein qualifizierter Lead schon ausgefüllt ist, wenn Sie ihn öffnen. Er übergibt jederzeit an Sie oder an die KI, bucht einen Termin, fasst bei Menschen nach, die mittendrin verstummen, und kann einen Zahlungslink senden. Jeder neue Lead, ob aus einer Anzeige, einem Formular oder von Ihrer Website, kann sofort eine erste Nachricht bekommen. Die WhatsApp-Gespräche mit Ihren Leads laufen über Zoye auf der offiziellen WhatsApp Business Platform; die Anbindung Ihrer eigenen geschäftlichen WhatsApp-Nummer kommt bald. Die Seite zu den WhatsApp-Automatisierungen zeigt den vollen Umfang.
Auf Instagram und Facebook. Schreibt jemand Ihrer Seite oder Ihrem Instagram-Konto oder antwortet auf eine Story, antwortet Zoye sofort mit Knöpfen, einer Datei oder einer Antwort im Ton Ihrer Marke und übergibt Ihnen alles, was sie nicht beantworten sollte, mit dem ganzen Chat auf der Karte des Leads. Einsendungen aus Lead-Anzeigen-Formularen kommen als Kontakte an, und Ihr Team beantwortet jede Nachricht in Chats, mit Zuweisung und Notizen.
Wenn Sie schon ein Formular auf Ihrer Website haben, behalten Sie es: Ein eingebettetes Code-Snippet schickt jede Einsendung als Lead an Zoye. Dieser Lead bekommt dann dieselbe Antwort und dieselbe Nachverfolgung wie eine Anfrage aus dem Chat.
Die Aufnahmeantworten liegen auf der Kontaktkarte neben den Notizen des Teams, sodass, wer antwortet, mit dem vollständigen Bild startet statt mit einem Chatverlauf.
Per Beschreibung aufgebaut. Beschreiben Sie, was passieren soll, etwa „frag jeden neuen WhatsApp-Lead nach Leistung, Zeitpunkt und Budget, und lege eine Anrufaufgabe für die Inhaberin an, wenn er diesen Monat starten will“, und Zoye baut die Regel, zeigt sie Ihnen und wartet auf Ihre Freigabe. Jede WhatsApp-Automatisierung startet ausgeschaltet und fragt vor dem Senden nach Bestätigung.
Ehrlich zu den Grenzen. Zoye gestaltet und hostet keine Formulare und ersetzt kein reguliertes Dokumentationssystem: Krankengeschichten, Fallakten und Steuerunterlagen gehören in das System, das Ihr Beruf vorschreibt. Sie ist kein Ticketsystem für den Support und schaltet keine Anzeigen.
Preise (Stand Oktober 2026, laut unserer Preisseite): Almost Free kostet 5 $ pro Monat (4 $ bei jährlicher Zahlung) für 1 Teammitglied mit den Kernwerkzeugen; Automatisierungen gehören nicht dazu, der hier beschriebene Lead Bot und die automatischen Antworten sind dort also nicht enthalten. Starter kostet 29 $ pro Monat (23 $ monatlich bei jährlicher Zahlung) für bis zu 5 Mitglieder, Growth 59 $ (47 $) für bis zu 10, Scale 119 $ (95 $) für bis zu 30, und Customize gibt es auf Angebot. Die Preisseite zeigt, was jeder Tarif enthält.
Bereit, die lästige Routinearbeit abzugeben?
Zoye vereint KI-gestütztes CRM, Aufgabenverwaltung und Automatisierung in einem Workspace.
Jetzt startenStarten Sie Ihre Aufnahme diese Woche: ein Plan in 5 Schritten
Eine funktionierende Aufnahme, als Formular oder im Chat, kann in einer Woche live sein: die nächstliegende Vorlage wählen, auf die Fragen kürzen, die Ihre Antwort verändern, jeder Antwort ein Feld geben, die Antworten schreiben und mit drei echten Menschen testen.
- Tag 1: wählen und kürzen. Kopieren Sie die nächstliegende Vorlage und streichen Sie jedes Feld, das Ihre Antwort nicht verändern würde. Ziel: 6 bis 10.
- Tag 2: Felder anlegen. Jede Antwort braucht ein eigenes Feld auf der Kundenkarte, keinen Absatz in einem Notizfeld.
- Tag 3: Antworten schreiben. Ein Angebot, ein Buchungslink, ein Anruf oder ein freundliches „passt nicht zu uns“ mit Empfehlung.
- Tag 4: Datenschutz-Durchgang. Sensible Fragen streichen, die warten können, den Zwecksatz ergänzen, eine Aufbewahrungsfrist festlegen.
- Tag 5: testen. Drei Personen außerhalb des Teams füllen auf dem Handy aus. Verbessern Sie die Frage, bei der sie zögern.
Nach einem Monat behalten Sie die Fragen, deren Antworten einen unterschriebenen Auftrag vorhergesagt haben, und stellen den Rest infrage. Die zweite Version eines Aufnahmebogens ist fast immer kürzer als die erste.
Wenn Ihre Kunden Ihnen schon auf WhatsApp oder Instagram schreiben, buchen Sie eine Zoye-Demo und bringen Sie Ihre Aufnahmefragen mit: Wir zeigen Ihnen dieselben Fragen als Gespräch, mit jeder Antwort direkt auf der Kontaktkarte.
