Kort antwoord: een intakeformulier voor klanten bestaat om drie vragen te beantwoorden voordat je tijd in iemand steekt: kunnen we helpen, hoe snel, en ongeveer op welke schaal. Begin met zes basisvelden, voeg de paar toe die jouw bedrijf echt nodig heeft, maak de rest optioneel en houd gevoelige gegevens buiten het formulier. Hieronder vind je acht kopieerklare sjablonen en een gespreksversie voor WhatsApp en Instagram.
De kern (oktober 2026)
- 6 velden dekken bijna elke intake: naam, contactmanier, behoefte, termijn, budget of omvang, en bron. Elk van de acht sjablonen hieronder telt 6 tot 9 velden.
- Volgens de AVG beperkt artikel 5, lid 1, onder c persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is, en zet artikel 9, lid 1 gezondheidsgegevens in een bijzondere categorie met strengere regels.
- Formuliertools beginnen zonder kosten en worden snel duurder: in oktober 2026 geeft het gratis Starter-abonnement van Jotform 5 formulieren en 100 inzendingen per maand, en het Free-abonnement van Paperform 30 inzendingen per maand.
- Op WhatsApp zijn vragen binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant serviceberichten, en Meta geeft elk zakelijk nummer sinds 1 oktober 2026 1.000 gratis serviceberichten per maand.
- Zoye heeft geen formulierbouwer: de intake gebeurt in de chat, en elk antwoord wordt in een veld op de contactkaart gezet.
Waar dient een intakeformulier voor?
Een intakeformulier verzamelt net genoeg over een nieuwe aanvraag om drie dingen te beslissen: of jullie bij elkaar passen, wie de aanvraag oppakt en wat je voorbereidt voor het eerste gesprek. Het is een sorteerinstrument, geen dossier.
De meeste intakeformulieren gaan op dezelfde manier mis: ze willen alles verzamelen wat het bedrijf ooit nodig zou kunnen hebben, dus wie alleen een prijs wilde weten, moet zijn hele verhaal doen, en haakt af. Het helpt om de route van de klant in twee stappen te splitsen:
- Intake (vóór het ja). Je hebt de vraag nodig, de termijn, de globale omvang en een manier om iemand te bereiken. Resultaat: een antwoord, een offerte of een ingepland gesprek.
- Onboarding (na het ja). Je hebt toegang, goedkeurders, voorkeuren, documenten en betaalgegevens nodig. Resultaat: een soepele start. Onze checklist voor klantonboarding behandelt die fase, inclusief de vragenlijst die verdergaat waar de intake stopt.
Twijfel je waar een vraag hoort? Als het antwoord niets verandert aan of je de klus aanneemt of wat je vandaag antwoordt, hoort hij bij de onboarding.
De 6 velden die elk intakeformulier nodig heeft
Welk bedrijf je ook hebt, een intakeformulier heeft zes velden nodig: naam, contactmanier, wat iemand nodig heeft, wanneer, een budget- of omvangsbandbreedte, en hoe diegene je vond. Met deze zes kun je meteen de eerste keer iets nuttigs terugsturen. Wat daarna komt, hangt af van je soort bedrijf.
| Veld | Waarom je het vraagt | Verplicht of optioneel |
|---|---|---|
| Naam | Zodat het antwoord persoonlijk is en het record later terug te vinden is | Verplicht |
| Beste manier om je te bereiken (telefoon, e-mail of deze chat) plus het gegeven | Zodat je antwoordt waar iemand het echt leest | Verplicht |
| Waarmee kunnen we helpen? (lijst van je diensten plus "Anders") | Stuurt de aanvraag naar de juiste persoon en het juiste antwoord | Verplicht |
| Wanneer wil je beginnen? (deze week, deze maand, later, ik oriënteer me) | Scheidt spoedwerk van verkennen, zodat je in de juiste volgorde antwoordt | Verplicht |
| Globaal budget of omvang (bandbreedtes die passen bij je prijsniveaus) | Voorkomt offertes voor werk dat nooit past en spaart beide kanten een telefoontje | Optioneel, maar sterk aangeraden |
| Hoe heb je ons gevonden? | Laat zien welke bron echte klanten brengt; sla over als je systeem de bron automatisch vastlegt | Optioneel |
Gebruik bandbreedtes voor budget en omvang, want een exact getal voelt als een toezegging, en schrijf de dienstenlijst in de woorden van je klanten in plaats van interne namen. Zet onder de zes velden één zin in plaats van een veld: waarvoor je de antwoorden gebruikt en, als je via WhatsApp wilt opvolgen, een vraag om toestemming daarvoor. De sjablonen hieronder laten de bronvraag weg om ruimte te sparen; neem hem over uit deze tabel als je systeem de bron niet automatisch vastlegt.
Zo schrijf je intakevragen die mensen afmaken
Goede intakevragen zijn kort, gesloten waar het antwoord voorspelbaar is en duidelijk gemarkeerd als verplicht of optioneel. Eén gedachte per vraag, bandbreedtes in plaats van exacte getallen, en een zichtbare belofte van hoe lang het duurt. Een formulier dat in twee minuten op een telefoon is in te vullen, levert vollediger antwoorden op dan een langer formulier dat grondig oogt.
- Eén vraag, één gedachte. "Wat heb je nodig en wanneer?" krijgt een half antwoord. Splits hem.
- Bied keuzes. Op een lijst antwoord je sneller en hij is makkelijker te sorteren. Voeg altijd "Anders" toe.
- Markeer optionele vragen en noem de duur: "Zes vragen, ongeveer twee minuten".
- Vraag nooit twee keer naar iets wat je al hebt.
- Houd gevoelige gegevens buiten een formulier voor het eerste contact (zie het privacydeel).
- Bepaal eerst de opvolging. Een perfect formulier dat na twee dagen wordt beantwoord, verliest van een simpel formulier dat binnen het uur wordt beantwoord.
Wil je het in actie zien?
Zie hoe Zoye een nieuwe lead binnenhaalt, op WhatsApp antwoordt en de follow-up klaarzet, allemaal vanuit één bericht.
Zie hoe het werkt8 sjablonen voor een intakeformulier per soort bedrijf
Elk sjabloon hieronder is een veldenlijst die je in elke formuliertool kunt zetten of kunt omzetten in chatvragen, met per veld waarom je het vraagt en of het verplicht is. De basisvelden zitten erin, en elk sjabloon is kort genoeg om op een telefoon in te vullen. Pas de keuzelijsten aan op je eigen diensten.
1. Intakeformulier voor coaching
Een coachingintake toetst de match: is iemand klaar voor een traject, past het doel bij waar jij mee werkt, en kan diegene het ritme volhouden?
| Veld | Waarom je het vraagt | Verplicht of optioneel |
|---|---|---|
| Naam | Persoonlijk antwoord en record | Verplicht |
| Beste manier om je te bereiken | Antwoorden waar gelezen wordt | Verplicht |
| Wat wil je de komende 3 maanden veranderen? (korte tekst) | Laat het doel in eigen woorden zien, de kern van de match | Verplicht |
| Welk gebied komt het dichtst in de buurt? (loopbaan, onderneming, leiderschap, persoonlijke gewoontes, anders) | Stuurt naar het juiste programma of de juiste coach | Verplicht |
| Hoe vaak zou je kunnen afspreken? (wekelijks, om de week, maandelijks) | Koppelt aan een pakket | Verplicht |
| Wanneer wil je beginnen? | Prioriteit en planning | Verplicht |
| Maandbudget als bandbreedte | Spaart een gesprek als het pakket buiten bereik is | Optioneel |
Laat gezondheidsvragen buiten een coachingintake; breng ze ter sprake in de eerste sessie als ze ertoe doen, en verwijs door als het onderwerp buiten je vak valt.
2. Intake aan de balie van een advocatenkantoor
Een intake bij een advocatenkantoor verzamelt genoeg om belangenconflicten te controleren en de aanvraag door te zetten, zonder de vertrouwelijke details van de zaak. Die details horen bij het consult en worden vastgelegd in het systeem van het kantoor. Dit sjabloon is een algemeen vertrekpunt, geen juridisch advies; je beroepsregels bepalen wat je mag vragen en bewaren.
| Veld | Waarom je het vraagt | Verplicht of optioneel |
|---|---|---|
| Volledige naam | Conflictcheck en record | Verplicht |
| Beste manier om je te bereiken, en of een bericht achterlaten veilig is | Sommige mensen kunnen thuis geen telefoontjes of berichten ontvangen | Verplicht |
| Soort zaak (lijst van je rechtsgebieden plus "Anders") | Stuurt naar de juiste persoon | Verplicht |
| Namen van de andere betrokken personen of organisaties | Nodig voor de conflictcheck voordat iemand details hoort | Verplicht |
| Is er een termijn of datum die je is meegedeeld? | Markeert spoedzaken voor afhandeling op dezelfde dag | Verplicht |
| Een samenvatting van een of twee regels (stuur nog geen documenten) | Geeft context zonder vertrouwelijke details in het formulier | Optioneel |
Zet duidelijk boven de verzendknop dat het versturen van het formulier geen advocaat-cliëntrelatie schept.
3. Intake aan de balie van een praktijk
Een intake aan de balie van een praktijk dient om de juiste afspraak bij de juiste persoon te plannen. Het is geen medisch dossier. Vraag de reden van het bezoek in algemene termen en laat klinische details aan het dossiersysteem van de praktijk, waar de toegang geregeld is. Bijna overal gelden voor praktijken wetten over medische gegevens, dus check wat voor jou geldt.
| Veld | Waarom je het vraagt | Verplicht of optioneel |
|---|---|---|
| Volledige naam | Afspraak en koppeling aan het dossier | Verplicht |
| Geboortedatum | Vindt het juiste patiëntdossier, voorkomt dubbele records | Verplicht |
| Telefoonnummer, en of je liever gebeld wordt of een bericht krijgt | Herinneringen en wijzigingen | Verplicht |
| Nieuwe of bestaande patiënt | Bepaalt de duur van de afspraak en het papierwerk | Verplicht |
| Reden van bezoek (algemene lijst: controle, vervolgafspraak, nieuwe klacht, anders) | Plant het juiste tijdslot en de juiste behandelaar zonder klinische details | Verplicht |
| Voorkeursdagen en -tijden | Planning | Verplicht |
| Voorkeursbehandelaar, indien van toepassing | Continuïteit van zorg | Optioneel |
Een gezondheidsvragenlijst vóór het bezoek hoort na het boeken in het patiëntsysteem van de praktijk, nooit in het intakeformulier of in een chat.
4. Intake voor een creatief bureau
De intake van een bureau maakt van een vaag "we hebben een nieuwe website nodig" een briefing die je kunt prijzen. Hij vraagt naar het resultaat, de deadline, de budgetbandbreedte en wie beslist, want die vier bepalen of het project bij je team past.
| Veld | Waarom je het vraagt | Verplicht of optioneel |
|---|---|---|
| Naam en functie | Laat zien of je met de beslisser praat | Verplicht |
| Naam van bedrijf of merk | Je kunt het bestaande werk bekijken vóór het gesprek | Verplicht |
| Beste manier om je te bereiken | Antwoorden waar gelezen wordt | Verplicht |
| Wat heb je nodig? (merkidentiteit, website, campagne, content, video, anders) | Stuurt naar het juiste team en prijsmodel | Verplicht |
| Wat is de deadline, en ligt die vast? | Een vaste datum verandert prijs en bezetting | Verplicht |
| Budgetbandbreedte | De snelste matchtest voor bureauwerk | Verplicht |
| Wie keurt het werk goed? | Voorkomt verrassingen bij de goedkeuring | Optioneel |
| Links naar werk dat je mooi vindt (optioneel) | Versnelt het eerste gesprek | Optioneel |
5. Offerteaanvraag voor aannemers en vakmensen
Een offerteaanvraag verzamelt wat je nodig hebt om een klus te prijzen of te beslissen of een bezoek de moeite waard is: soort werk, locatie, omvang, foto's, timing en toegang. Foto's zeggen meer dan elke beschrijving, dus vraag er vroeg om.
| Veld | Waarom je het vraagt | Verplicht of optioneel |
|---|---|---|
| Naam | Persoonlijk antwoord en record | Verplicht |
| Telefoonnummer | Bezoeken worden telefonisch of per bericht afgesproken | Verplicht |
| Soort werk (lijst van je diensten plus "Anders") | Stuurt naar de juiste ploeg | Verplicht |
| Adres of omgeving van de klus | Controleert of het binnen je werkgebied ligt | Verplicht |
| Globale omvang (één ruimte, meerdere ruimtes, het hele pand, buiten) | Bepaalt of een offerte op afstand kan | Verplicht |
| Foto's van de plek (optionele upload) | Maakt een eerste bezoek vaak overbodig | Optioneel |
| Ben je eigenaar van het pand? | Eigenaren kunnen het werk goedkeuren; huurders hebben meestal toestemming van de eigenaar nodig | Verplicht |
| Wanneer moet het werk klaar zijn? | Planning en prioriteit | Verplicht |
| Budgetbandbreedte | Voorkomt een offerte voor een complete renovatie als een reparatie bedoeld was | Optioneel |
6. Intake voor boekhouders en administratiekantoren
De intake van een boekhouder of administratiekantoor schat de opdracht in: welke rechtsvorm, welke diensten, hoeveel boekingen, welke software en welke deadlines. Hij vraagt nooit om fiscale nummers, kopieën van identiteitsbewijzen of bankinlogs. Die komen later via een beveiligd klantportaal, als de opdracht getekend is.
| Veld | Waarom je het vraagt | Verplicht of optioneel |
|---|---|---|
| Naam en bedrijfsnaam | Record en opdrachtbevestiging | Verplicht |
| Beste manier om je te bereiken | Antwoorden waar gelezen wordt | Verplicht |
| Rechtsvorm (eenmanszaak, vof, bv, anders) | Bepaalt welke aangiftes nodig zijn | Verplicht |
| Gewenste diensten (boekhouding, salarisadministratie, jaarrekening, belastingaangiftes, advies) | Omvang en prijs | Verplicht |
| Ongeveer hoeveel boekingen per maand? (bandbreedtes) | De grootste factor in de werklast van de boekhouding | Verplicht |
| Aantal medewerkers (bandbreedtes) | Omvang van de salarisadministratie | Optioneel |
| Boekhoudsoftware die je nu gebruikt, indien van toepassing | Bepaalt het overstapwerk | Optioneel |
| Is er een deadline in zicht of een achterstallige aangifte? | Spoedwerk gaat voor | Verplicht |
7. Eerste bezoek aan kapsalon of schoonheidssalon
De intake voor een eerste bezoek boekt de juiste behandeling, de juiste duur en de juiste persoon, en meldt wat de professional moet weten voordat er begonnen wordt. Houd hem kort; het meeste gesprek vindt toch in de stoel plaats.
| Veld | Waarom je het vraagt | Verplicht of optioneel |
|---|---|---|
| Naam | Afspraak en record | Verplicht |
| Telefoonnummer | Herinneringen en wijzigingen | Verplicht |
| Gewenste behandeling (lijst) | Duur en prijs | Verplicht |
| Voorkeur voor een teamlid, indien van toepassing | Toewijzing | Optioneel |
| Voorkeursdagen en -tijden | Planning | Verplicht |
| Heb je deze behandeling al eens gehad? | Sommige behandelingen vragen om een test of een langere eerste afspraak | Verplicht |
| Is er iets wat we vóór je bezoek moeten weten, zoals allergieën of gevoeligheden? | Veiligheid, als korte notitie | Optioneel |
| Inspiratiefoto's (optionele upload) | Stemt verwachtingen af vóór het bezoek | Optioneel |
Bewaar de allergienotitie op de klantkaart, alleen zichtbaar voor wie hem nodig heeft, en bevestig hem opnieuw voor elke behandeling waarvoor hij telt.
8. Kennismakingsvragenlijst voor consultants
Een kennismakingsvragenlijst toetst of er een echt probleem is dat het waard is om voor te betalen, van wie het is en hoe succes wordt beoordeeld. Vraag vroeg naar impact en timing: een probleem zonder kosten en zonder deadline wordt zelden een project.
| Veld | Waarom je het vraagt | Verplicht of optioneel |
|---|---|---|
| Naam en functie | Beslissingsbevoegdheid | Verplicht |
| Naam en omvang van de organisatie (bandbreedtes) | Match en omvang | Verplicht |
| Beste manier om je te bereiken | Antwoorden waar gelezen wordt | Verplicht |
| Welk probleem willen jullie oplossen? (korte tekst) | De kern van de opdracht | Verplicht |
| Wat gebeurt er als het nog zes maanden onopgelost blijft? | Laat urgentie en waarde zien | Verplicht |
| Wat hebben jullie al geprobeerd? | Voorkomt dat je herhaalt wat niet werkte | Optioneel |
| Hoe gaan jullie succes beoordelen? | Bepaalt de maatstaf voor het voorstel | Optioneel |
| Planning en budgetbandbreedte | Matchtest | Verplicht |
Privacybasis voor een intakeformulier
De privacyregel voor intake is simpel: verzamel alleen wat je nodig hebt voor de volgende stap, bewaar het alleen zo lang als nodig, en zet gevoelige gegevens in een systeem dat daarvoor gebouwd is, nooit in een open chat of gedeelde inbox. Wat volgt is algemene informatie, geen juridisch advies; lokale regels en je beroepsorganisatie bepalen de details.
Minimaal verzamelen, kort bewaren. De AVG eist in artikel 5, lid 1, onder c dat gegevens "toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is" zijn, en onder e dat ze in identificeerbare vorm "niet langer dan noodzakelijk" worden bewaard. Dat zijn goede gewoontes, ook waar de AVG niet geldt: bepaal hoe lang je aanvragen bewaart die geen klant werden, en verwijder ze volgens dat schema.
Weet welke gegevens bijzonder zijn. Artikel 9, lid 1 AVG noemt bijzondere categorieën met strengere regels: ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische en biometrische gegevens, gezondheidsgegevens, en gegevens over seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Praktijken, en salons die naar allergieën vragen, raken aan gezondheidsgegevens. In de Verenigde Staten kunnen regels zoals HIPAA gelden voor praktijken en hun softwareleveranciers. Heeft je intake zulke gegevens nodig, gebruik dan een tool die die eisen ondersteunt; in oktober 2026 noemt Jotform HIPAA-geschikte functies vanaf het Gold-abonnement.
Gevoelige gegevens horen niet in de chat. WhatsApp, Instagram en e-mail zijn prima om te weten wat iemand nodig heeft en wanneer, maar niet voor identiteitsnummers, bankgegevens, medische geschiedenis of dossierstukken. Vraag die later op via een beveiligd portaal en zeg dat ook: "Stuur hier alsjeblieft geen identiteitsbewijs of bankgegevens. We sturen je een beveiligde link."
Zeg waarom je het vraagt en beperk wie het ziet. Eén zin als "we gebruiken je antwoorden alleen om je aanvraag te beantwoorden" regelt de transparantie in gewone woorden. Daarna staan de antwoorden op de klantkaart, zichtbaar voor wie de aanvraag behandelt, in plaats van als screenshot rond te gaan.
Formuliertool of intake in de chat: wat past?
Kies een webformulier als mensen je via je website vinden en de intake lang of sterk gestructureerd is. Kies een intake in de chat als mensen je al via WhatsApp of Instagram berichten sturen, want wie je uit de chat naar een formulier stuurt, raak je deels kwijt. Allebei kan, zolang beide in hetzelfde record schrijven. Gangbare formuliertools, met prijzen van de prijspagina van elke aanbieder in oktober 2026:
| Tool | Optie zonder kosten | Betaalde abonnementen vanaf | Goed om te weten |
|---|---|---|---|
| Google Forms | Onderdeel van de Google-apps; check de voorwaarden voor je account | Zakelijk gebruik loopt via de Google Workspace-abonnementen | De productpagina toont geen prijs, kijk in de abonnementsvergelijking van Google |
| Tally | Gratis abonnement, onbeperkt formulieren en inzendingen bij redelijk gebruik | Pro voor $24 per maand, Business voor $74 per maand | Jaarlijks betalen levert 2 maanden korting op |
| Jotform | Starter: 5 formulieren, 100 inzendingen per maand | Bronze voor $39 per maand ($34 bij jaarbetaling) | HIPAA-geschikte functies vanaf Gold, $129 per maand ($99 per jaar gerekend) |
| Typeform | Er wordt een gratis abonnement genoemd | Basic, met 100 reacties per maand | De prijspagina toonde op 24 oktober 2026 twee verschillende prijslijsten, check het bij het afrekenen |
| Paperform | Gratis abonnement, 30 inzendingen per maand | Pro voor $59 per maand ($49 bij jaarbetaling) | Business-abonnement voor $149 per maand ($124 bij jaarbetaling) |
Een formuliertool verzamelt antwoorden goed, maar antwoordt zelden: de inzending belandt in een inbox of spreadsheet, en iemand moet het record aanmaken en terugschrijven. In dat gat koelen de meeste aanvragen af. Een intake in de chat ruilt wat structuur in voor snelheid: ook halve antwoorden geven een reden om op te volgen, en iemand kan tussendoor een eigen vraag stellen. Hij past bij 4 tot 7 vragen met voorspelbare antwoorden; bij twintig velden is een formulier prettiger. Onze uitleg over WhatsApp Flows behandelt de tussenoptie: een native formulier binnen WhatsApp.
Zie wat Zoye voor je kan doen
CRM, deals, taken en je automatiseringen voor Instagram, Facebook en WhatsApp in één workspace. Vraag het Zoye gewoon en ze regelt alles voor je.
Ontdek functiesKlantintake via WhatsApp of een Instagram-DM: een reeks om te kopiëren
Voor een intake in de chat stel je één vraag per bericht, bied je knoppen waar het antwoord voorspelbaar is, zeg je meteen hoeveel vragen er komen, en beantwoord je eerst de vraag van de ander. Sla elk antwoord direct op in een veld op de contactkaart, zodat ook een afgebroken intake een bruikbaar record en een reden om op te volgen achterlaat.
De regels die het kader bepalen. Op het WhatsApp Business Platform mag je vrij antwoorden binnen 24 uur na het laatste bericht van de klant; buiten dat venster mogen alleen goedgekeurde sjablonen verstuurd worden. Vragen binnen het venster zijn serviceberichten, en volgens de prijsdocumentatie van Meta krijgt elk zakelijk nummer sinds 1 oktober 2026 1.000 gratis serviceberichten per maand voordat er kosten gelden. Op Instagram staat het berichtenbeleid van Meta antwoorden toe binnen 24 uur na het bericht van iemand. Zeg altijd dat een geautomatiseerde assistent de vragen stelt als dat zo is.
Reeks om te kopiëren (vervang de accolades door je eigen samenvoegvelden):
Bericht 1, de opening: "Hoi {name}, bedankt voor je bericht aan {business}. Zodat we je een echt antwoord kunnen geven, heb ik 5 korte vragen. Het duurt ongeveer twee minuten. Zullen we beginnen?" Knoppen: Beginnen / Ik heb eerst een vraag
Bericht 2, de behoefte: "Waarmee kunnen we je helpen?" Knoppen: je 3 tot 5 meest gevraagde diensten plus Iets anders
Bericht 3, de timing: "Wanneer wil je beginnen?" Knoppen: Deze week / Deze maand / Later / Ik oriënteer me
Bericht 4, de omvang: "Aan welke omvang of welk budget denk je ongeveer? Een bandbreedte is genoeg." Knoppen: je prijsniveaus plus Weet ik nog niet
Bericht 5, de contactvoorkeur: "Als we je moeten bereiken, wat werkt het best: deze chat, bellen of e-mail?"
Bericht 6, nog iets: "Is er nog iets wat we moeten weten voordat we reageren? Je kunt ook een foto of spraakbericht sturen. Stuur hier alsjeblieft geen identiteitsbewijs of bankgegevens."
Bericht 7, de afsluiting: "Dank je, {name}. {owner_name} komt uiterlijk {reply_time} bij je terug met de volgende stap. Verandert er iets, schrijf het dan gewoon hier."
Bericht 8, de herinnering als iemand halverwege stopt (binnen het venster van 24 uur): "Hoi {name}, je was er bijna. Wil je de laatste {remaining_count} vragen nu afmaken, of heb je liever dat {owner_name} je belt?"
Voor Instagram-DM's kort je het in tot drie vragen (behoefte, timing, beste contactmanier) en verhuis je de details naar WhatsApp, een telefoontje of e-mail zodra iemand akkoord is.
Stelt iemand tussendoor een vraag, beantwoord die en ga dan verder met de volgende vraag. Geef de chat aan een mens zodra de antwoorden een warme lead, een klacht of iets ongewoons laten zien, met het hele gesprek in beeld. Onze gids over de WhatsApp-bot voor leadkwalificatie gaat dieper in op de volgorde van vragen, en het artikel over leadkwalificatie met AI laat zien hoe je de antwoorden daarna scoort.
Zo doet Zoye klantintake zonder formulier
Zoye is een AI Business Operator: ze werkt binnen je bedrijf met gekoppelde tools, namelijk contacten, deals, taken, agenda, documenten, facturen, rapporten en de automatiseringen voor WhatsApp, Facebook en Instagram. Zoye heeft geen formulierproduct. De intake gebeurt in het gesprek, en de antwoorden worden direct in de velden van de contactkaart geschreven.
Op WhatsApp: de Lead Bot. De bot voor leadkwalificatie stelt jouw vragen, in jouw volgorde en met jouw woorden, en slaat elk antwoord op in het juiste CRM-veld, zodat een gekwalificeerde lead al ingevuld is als je hem opent. Hij geeft op elk moment over aan jou of aan de AI, plant een afspraak, volgt mensen op die halverwege stilvallen en kan een betaallink sturen. Elke nieuwe lead, uit een advertentie, een formulier of je website, kan direct een eerste bericht krijgen. De WhatsApp-gesprekken met je leads lopen via Zoye op het officiële WhatsApp Business Platform; je eigen zakelijke WhatsApp-nummer koppelen komt binnenkort. De pagina over WhatsApp-automatiseringen toont het volledige pakket.
Op Instagram en Facebook. Als iemand je pagina of Instagram-account een bericht stuurt, of op een story reageert, antwoordt Zoye meteen met knoppen, een bestand of een antwoord in de toon van je merk, en geeft ze alles wat ze niet hoort te beantwoorden aan jou door, met de hele chat op de kaart van de lead. Inzendingen van leadadvertentieformulieren komen binnen als contacten, en je team beantwoordt elk bericht in Chats, met toewijzing en notities.
Heb je al een formulier op je website, houd het: één ingesloten codefragment stuurt elke inzending als lead naar Zoye. Die lead krijgt dan hetzelfde antwoord en dezelfde opvolging als een aanvraag uit de chat.
De intakeantwoorden staan op de contactkaart naast de notities van het team, dus wie antwoordt, begint met het volledige beeld in plaats van een chatgeschiedenis.
Opgebouwd door het te beschrijven. Beschrijf wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld "vraag elke nieuwe WhatsApp-lead welke dienst, wanneer en welk budget, en maak een beltaak voor de eigenaar als hij deze maand wil beginnen", en Zoye bouwt de regel, laat hem zien en wacht op je goedkeuring. Elke WhatsApp-automatisering start uitgeschakeld en vraagt om bevestiging voordat er iets wordt verstuurd.
Eerlijk over de grenzen. Zoye ontwerpt of host geen formulieren en vervangt geen gereguleerd dossiersysteem: medische geschiedenis, dossiers en belastingstukken horen in het systeem dat je beroep vereist. Ze is geen ticketsysteem voor support en beheert geen advertenties.
Prijzen (oktober 2026, volgens onze prijspagina): Almost Free kost $5 per maand ($4 bij jaarbetaling) voor 1 teamlid met de kerntools; automatiseringen horen er niet bij, dus de Lead Bot en automatische antwoorden die hier beschreven staan zitten er niet in. Starter kost $29 per maand ($23 per jaar gerekend) voor maximaal 5 leden, Growth $59 ($47) voor maximaal 10, Scale $119 ($95) voor maximaal 30, en Customize gaat op offerte. De prijspagina laat zien wat elk abonnement bevat.
Klaar om het saaie werk uit handen te geven?
Zoye brengt AI-gedreven CRM, taakbeheer en automatisering samen in één werkruimte.
Aan de slagZet je intake deze week live: een plan in 5 stappen
Een werkende intake, met een formulier of in de chat, kan binnen een week live staan: kies het dichtstbijzijnde sjabloon, kort het in tot de vragen die je antwoord veranderen, geef elk antwoord een veld, schrijf je antwoorden en test met drie echte mensen.
- Dag 1: kiezen en inkorten. Kopieer het dichtstbijzijnde sjabloon en schrap elk veld dat je antwoord niet zou veranderen. Doel: 6 tot 10.
- Dag 2: velden aanmaken. Elk antwoord heeft een eigen veld op de klantkaart nodig, geen alinea in een notitievak.
- Dag 3: antwoorden schrijven. Een offerte, een boekingslink, een gesprek, of een vriendelijk "past niet bij ons" met een doorverwijzing.
- Dag 4: privacyronde. Schrap gevoelige vragen die kunnen wachten, voeg je doelzin toe en leg een bewaartermijn vast.
- Dag 5: testen. Drie mensen buiten je team vullen het in op hun telefoon. Verbeter de vraag waarbij ze aarzelen.
Houd na een maand de vragen waarvan het antwoord een getekende klant voorspelde, en stel de rest ter discussie. De tweede versie van een intakeformulier is bijna altijd korter dan de eerste.
Sturen je klanten je al berichten via WhatsApp of Instagram, plan dan een demo van Zoye en neem je intakevragen mee: we laten je dezelfde vragen als gesprek zien, met elk antwoord direct op de contactkaart.
