תשובה קצרה: טופס קליטת לקוח קיים כדי לענות על שלוש שאלות לפני שמשקיעים זמן באדם מסוים: האם אנחנו יכולים לעזור, כמה מהר, ובערך באיזה היקף. מתחילים משישה שדות ליבה, מוסיפים את המעטים שסוג העסק שלכם באמת צריך, מסמנים את כל השאר כרשות, ומשאירים פרטים רגישים מחוץ לטופס. למטה תמצאו שמונה תבניות מוכנות להעתקה וגרסת שיחה לוואטסאפ ולאינסטגרם.
עיקרי הדברים (אוקטובר 2026)
- 6 שדות מכסים כמעט כל קליטה: שם, דרך יצירת קשר, צורך, תזמון, תקציב או היקף, ומקור. שמונה התבניות למטה כוללות 6 עד 9 שדות כל אחת.
- לפי ה-GDPR האירופי, סעיף 5(1)(ג) קובע שמידע אישי צריך להיות מוגבל למה שנחוץ, וסעיף 9(1) מכניס מידע רפואי לקטגוריה מיוחדת עם כללים מחמירים יותר.
- כלי טפסים מתחילים בלי עלות ומתייקרים מהר: נכון לאוקטובר 2026, תוכנית Starter החינמית של Jotform מאפשרת 5 טפסים ו-100 הגשות בחודש, ותוכנית Free של Paperform מאפשרת 30 הגשות בחודש.
- בוואטסאפ, שאלות קליטה שנשאלות בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח הן הודעות שירות, ו-Meta נותנת לכל מספר עסקי 1,000 הודעות שירות בחינם בחודש מאז 1 באוקטובר 2026.
- ל-Zoye אין בונה טפסים: הקליטה קורית בצ'אט, וכל תשובה נכתבת לשדה בכרטיס איש הקשר.
בשביל מה צריך טופס קליטת לקוח?
טופס קליטת לקוח אוסף בדיוק מספיק על פנייה חדשה כדי להחליט שלושה דברים: האם אתם מתאימים, מי צריך לטפל בפנייה, ומה להכין לשיחה הראשונה. הוא כלי מיון, לא תיק לקוח.
רוב טופסי הקליטה נכשלים באותה דרך: הם מנסים לאסוף את כל מה שהעסק יצטרך אי פעם, כך שמי שרק רצה הצעת מחיר נדרש למלא היסטוריה שלמה, ועוזב. עוזר לחלק את המסע של הלקוח לשני שלבים:
- קליטה (לפני שאמרו כן). צריך לדעת מה הבקשה, מה התזמון, מה ההיקף בערך ואיך להשיג אותם. התוצר הוא תשובה, הצעת מחיר או שיחה שנקבעה.
- אונבורדינג (אחרי שאמרו כן). צריך גישות, מאשרים, העדפות, מסמכים ופרטי תשלום. התוצר הוא התחלה חלקה. צ'קליסט האונבורדינג ללקוחות שלנו מכסה את השלב הזה, כולל השאלון שממשיך מהנקודה שבה הקליטה נעצרת.
לא בטוחים לאן שאלה שייכת? אם התשובה לא תשנה אם תיקחו את העבודה או איך תענו היום, היא שייכת לאונבורדינג.
6 השדות שכל טופס קליטת לקוח צריך
כל טופס קליטה, בכל עסק, צריך שישה שדות: שם, איך להשיג את האדם, מה הוא צריך, מתי, טווח תקציב או היקף, ואיך הגיע אליכם. השישה האלה מאפשרים לענות עם משהו מועיל כבר בפעם הראשונה. כל מה שבא אחריהם תלוי בסוג העסק.
| שדה | למה שואלים | חובה או רשות |
|---|---|---|
| שם | כדי שהתשובה תהיה אישית ושאפשר יהיה למצוא את הרשומה אחר כך | חובה |
| הדרך הכי טובה להשיג אותך (טלפון, מייל או הצ'אט הזה) והפרט עצמו | כדי לענות במקום שבו באמת יקראו | חובה |
| במה נוכל לעזור? (רשימת השירותים שלכם ועוד "אחר") | מנתב את הפנייה לאדם הנכון ולתשובה הנכונה | חובה |
| מתי תרצו להתחיל? (השבוע, החודש, בהמשך, רק בודקים) | מפריד בין עבודה דחופה לבירור, כדי לענות בסדר הנכון | חובה |
| תקציב או היקף משוער (טווחים שתואמים את מדרגות המחיר שלכם) | חוסך הצעות מחיר שלא יתאימו לעולם, וחוסך לשני הצדדים שיחה | רשות, אבל מומלץ מאוד |
| איך שמעת עלינו? | מראה איזה מקור מביא לקוחות אמיתיים; דלגו אם המערכת שלכם רושמת את המקור אוטומטית | רשות |
השתמשו בטווחים לתקציב ולהיקף, כי מספר מדויק מרגיש כמו התחייבות, וכתבו את רשימת השירותים במילים של הלקוחות ולא בשמות הפנימיים שלכם. מתחת לשישה השדות הוסיפו שורה אחת במקום שדה: איך תשתמשו בתשובות, ואם אתם מתכננים לחזור בוואטסאפ, בקשת אישור לשלוח להם הודעות שם. התבניות למטה משמיטות את שאלת המקור כדי לחסוך מקום; הוסיפו אותה מהטבלה הזו אם המערכת שלכם לא רושמת את המקור אוטומטית.
איך כותבים שאלות קליטה שאנשים מסיימים
שאלות קליטה טובות הן קצרות, סגורות כשהתשובה צפויה, ומסומנות בבירור כחובה או רשות. רעיון אחד לכל שאלה, טווחים במקום מספרים מדויקים, והבטחה גלויה של כמה זמן זה לוקח. טופס שאפשר לסיים בטלפון בשתי דקות מקבל תשובות מלאות יותר מטופס ארוך שנראה יסודי.
- שאלה אחת, רעיון אחד. "מה אתם צריכים ומתי?" מקבלת חצי תשובה. פצלו אותה.
- תנו אפשרויות בחירה. רשימה מהירה יותר לענות ולמיין. תמיד הוסיפו "אחר".
- סמנו שאלות רשות ואמרו כמה זמן זה לוקח: "שש שאלות, בערך שתי דקות".
- אל תשאלו פעמיים משהו שכבר נתנו לכם.
- השאירו פרטים רגישים בחוץ מטופס הפנייה הראשונה (ראו את פרק הפרטיות).
- החליטו על ההמשך קודם. טופס מושלם שנענה אחרי יומיים מפסיד לטופס פשוט שנענה באותה שעה.
רוצים לראות את זה בפעולה?
צפו איך Zoye קולטת ליד חדש, עונה ב-WhatsApp ומגדירה את המעקב, הכל מהודעה אחת.
ראו איך זה עובד8 תבניות לטופס קליטת לקוח לפי סוג עסק
כל תבנית למטה היא רשימת שדות שאפשר להעתיק לכל כלי טפסים או להפוך לשאלות בצ'אט, עם הסבר למה שואלים והאם השדה חובה. שדות הליבה כבר משולבים, וכל תבנית קצרה מספיק כדי לסיים אותה בטלפון. התאימו את רשימות הבחירה לשירותים שלכם.
1. טופס קליטה לאימון אישי
טופס קליטה לאימון בודק התאמה: האם האדם מוכן לתהליך, האם המטרה שלו היא משהו שאתם עובדים עליו, והאם הוא יכול להתחייב ללוח הזמנים.
| שדה | למה שואלים | חובה או רשות |
|---|---|---|
| שם | תשובה אישית ורשומה | חובה |
| הדרך הכי טובה להשיג אותך | לענות איפה שקוראים | חובה |
| מה היית רוצה לשנות ב-3 החודשים הקרובים? (טקסט קצר) | מראה את המטרה במילים שלהם, וזה לב ההתאמה | חובה |
| איזה תחום הכי קרוב? (קריירה, עסק, מנהיגות, הרגלים אישיים, אחר) | מנתב לתוכנית או למאמן הנכונים | חובה |
| באיזו תדירות תוכל להיפגש? (כל שבוע, כל שבועיים, פעם בחודש) | מתאים לחבילה | חובה |
| מתי תרצה להתחיל? | עדיפות ותזמון | חובה |
| טווח תקציב לחודש | חוסך שיחה כשהחבילה מחוץ להישג | רשות |
השאירו שאלות בריאות מחוץ לטופס קליטה לאימון; העלו אותן בפגישה הראשונה אם הן רלוונטיות, והפנו הלאה כשהנושא מחוץ לתחום שלכם.
2. טופס פנייה לדלפק קבלה במשרד משפטי
טופס פנייה במשרד משפטי אוסף מספיק כדי לבדוק ניגוד עניינים ולנתב את הפנייה לאדם הנכון, בלי לאסוף את הפרטים החסויים של התיק. הפרטים שייכים לפגישת הייעוץ ונרשמים במערכת של המשרד. התבנית היא נקודת פתיחה כללית ולא ייעוץ משפטי; כללי המקצוע שלכם קובעים מה מותר לשאול ולשמור.
| שדה | למה שואלים | חובה או רשות |
|---|---|---|
| שם מלא | בדיקת ניגוד עניינים ורשומה | חובה |
| הדרך הכי טובה להשיג אותך, והאם בטוח להשאיר הודעה | יש פונים שלא יכולים לקבל שיחות או הודעות בבית | חובה |
| סוג העניין (רשימת תחומי העיסוק שלכם ועוד "אחר") | מנתב לאדם הנכון | חובה |
| שמות האנשים או הגופים האחרים המעורבים | נחוץ לבדיקת ניגוד עניינים לפני שמישהו שומע פרטים | חובה |
| יש מועד אחרון או תאריך שנמסר לך? | מסמן עניינים דחופים לטיפול באותו יום | חובה |
| תקציר של שורה או שתיים (בבקשה אל תשלחו מסמכים בשלב הזה) | נותן הקשר ומשאיר פרטים חסויים מחוץ לטופס | רשות |
כתבו בבירור, מעל כפתור השליחה, ששליחת הטופס לא יוצרת יחסי עורך דין ולקוח.
3. טופס קליטה לדלפק קבלה בקליניקה
טופס קליטה בקליניקה קובע את התור הנכון אצל האדם הנכון. הוא לא היסטוריה רפואית. שאלו על סיבת הביקור במונחים כלליים, והשאירו פרטים קליניים למערכת הרשומות של הקליניקה, שבה הגישה מבוקרת. ברוב המקומות חלים על קליניקות חוקי פרטיות רפואית, אז בדקו מה נדרש אצלכם.
| שדה | למה שואלים | חובה או רשות |
|---|---|---|
| שם מלא | קביעת תור והתאמת רשומה | חובה |
| תאריך לידה | מתאים לרשומת המטופל הנכונה ומונע כפילויות | חובה |
| מספר טלפון והאם עדיפות לשיחות או להודעות | תזכורות ושינויים | חובה |
| מטופל חדש או חוזר | קובע את אורך התור ואת הניירת | חובה |
| סיבת הביקור (רשימה כללית: בדיקה שגרתית, מעקב, בעיה חדשה, אחר) | קובע את התור והמטפל הנכונים בלי פרטים קליניים | חובה |
| ימים ושעות מועדפים | תזמון | חובה |
| מטפל מועדף, אם יש | רצף טיפולי | רשות |
שאלון בריאות לפני ביקור שייך למערכת המטופלים של הקליניקה אחרי קביעת התור, אף פעם לא לטופס הקליטה או לשרשור צ'אט.
4. טופס קליטה לסוכנות קריאייטיב
טופס קליטה לסוכנות הופך "אנחנו צריכים אתר חדש" עמום לבריף שאפשר לתמחר. הוא שואל על התוצר, המועד, טווח התקציב ומי מחליט, כי ארבעת הדברים האלה קובעים אם הפרויקט מתאים לצוות שלכם.
| שדה | למה שואלים | חובה או רשות |
|---|---|---|
| שם ותפקיד | מראה אם אתם מדברים עם מקבל ההחלטות | חובה |
| שם החברה או המותג | מאפשר להסתכל על החומרים הקיימים לפני השיחה | חובה |
| הדרך הכי טובה להשיג אותך | לענות איפה שקוראים | חובה |
| מה אתם צריכים? (זהות מותג, אתר, קמפיין, תוכן, וידאו, אחר) | מנתב לצוות ולמודל התמחור הנכונים | חובה |
| מה המועד האחרון, והאם הוא קבוע? | תאריכים קשיחים משנים מחיר ואיוש | חובה |
| טווח תקציב | בדיקת ההתאמה המהירה ביותר בעבודת סוכנות | חובה |
| מי מאשר את העבודה? | מונע הפתעות בשלב האישור | רשות |
| קישורים לעבודות שאהבתם (רשות) | מאיץ את השיחה הראשונה | רשות |
5. בקשת הצעת מחיר לקבלן
בקשת הצעת מחיר לקבלן אוספת את מה שצריך כדי לתמחר עבודה או להחליט אם שווה לצאת לביקור: סוג העבודה, איפה, כמה גדולה, תמונות, תזמון וגישה. תמונות עושות יותר מכל תיאור כתוב, אז בקשו אותן מוקדם.
| שדה | למה שואלים | חובה או רשות |
|---|---|---|
| שם | תשובה אישית ורשומה | חובה |
| מספר טלפון | ביקורים באתר מתואמים בטלפון או בהודעה | חובה |
| סוג העבודה (רשימת השירותים שלכם ועוד "אחר") | מנתב לצוות הנכון | חובה |
| כתובת העבודה או האזור | בודק שזה בתוך אזור השירות שלכם | חובה |
| היקף משוער (חדר אחד, כמה חדרים, כל הנכס, חוץ) | קובע אם אפשר לתת הצעת מחיר מרחוק | חובה |
| תמונות של האזור (העלאה, רשות) | לעתים קרובות חוסך ביקור ראשון | רשות |
| הנכס בבעלותך? | בעלים יכולים לאשר עבודה; שוכרים צריכים בדרך כלל את הסכמת הבעלים | חובה |
| מתי תרצה שהעבודה תתבצע? | תזמון ועדיפות | חובה |
| טווח תקציב | מונע הצעה לעבודה מלאה כשרצו תיקון | רשות |
6. טופס קליטה לרואה חשבון ולהנהלת חשבונות
טופס קליטה לרואה חשבון או למנהל חשבונות מעריך את היקף העבודה: איזו ישות, אילו שירותים, כמה תנועות, איזו תוכנה ואילו מועדים. הוא אף פעם לא מבקש מספרי תיק, צילומי תעודה או סיסמאות לבנק. אלה מגיעים בהמשך דרך פורטל לקוחות מאובטח, אחרי חתימה על ההתקשרות.
| שדה | למה שואלים | חובה או רשות |
|---|---|---|
| שם ושם העסק | רשומה ומכתב התקשרות | חובה |
| הדרך הכי טובה להשיג אותך | לענות איפה שקוראים | חובה |
| סוג העסק (עוסק, שותפות, חברה, אחר) | קובע את הדיווחים הנדרשים | חובה |
| שירותים נדרשים (הנהלת חשבונות, שכר, דוחות שנתיים, דוחות מס, ייעוץ) | היקף ומחיר | חובה |
| בערך כמה תנועות בחודש? (טווחים) | הגורם העיקרי בהיקף הנהלת החשבונות | חובה |
| מספר עובדים (טווחים) | היקף השכר | רשות |
| תוכנת הנהלת החשבונות שבה אתם משתמשים היום, אם יש | קובע את עבודת המעבר | רשות |
| יש מועד או דיווח שעבר את המועד? | עבודה דחופה מטופלת קודם | חובה |
7. טופס קליטה לביקור ראשון במספרה או בטיפוח
טופס קליטה לביקור ראשון קובע את השירות הנכון, את אורך התור הנכון ואת האדם הנכון, ומסמן כל מה שאיש המקצוע צריך לדעת לפני שמתחילים. שמרו אותו קצר; רוב השיחה קורית על הכיסא.
| שדה | למה שואלים | חובה או רשות |
|---|---|---|
| שם | תור ורשומה | חובה |
| מספר טלפון | תזכורות ושינויים | חובה |
| השירות המבוקש (רשימה) | אורך התור והמחיר | חובה |
| איש צוות מועדף, אם יש | התאמה | רשות |
| ימים ושעות מועדפים | תזמון | חובה |
| עשית את הטיפול הזה בעבר? | חלק מהטיפולים דורשים בדיקה או תור ראשון ארוך יותר | חובה |
| יש משהו שכדאי שנדע לפני הביקור, כמו אלרגיות או רגישויות? | בטיחות, בהערה קצרה | רשות |
| תמונות השראה (העלאה, רשות) | מיישר ציפיות לפני הביקור | רשות |
שמרו את הערת האלרגיה בכרטיס הלקוח, גלויה רק לאנשי הצוות שצריכים אותה, ואמתו אותה שוב לפני כל טיפול.
8. שאלון אפיון ליועץ
שאלון אפיון ליועץ בודק אם יש בעיה אמיתית שווה תשלום, של מי היא, ואיך ימדדו הצלחה. שאלו על ההשפעה והתזמון מוקדם: בעיה בלי מחיר ובלי מועד כמעט אף פעם לא הופכת לפרויקט.
| שדה | למה שואלים | חובה או רשות |
|---|---|---|
| שם ותפקיד | סמכות החלטה | חובה |
| שם הארגון וגודלו (טווחים) | התאמה והיקף | חובה |
| הדרך הכי טובה להשיג אותך | לענות איפה שקוראים | חובה |
| איזו בעיה אתם מנסים לפתור? (טקסט קצר) | לב ההתקשרות | חובה |
| מה יקרה אם היא תישאר בלי פתרון עוד חצי שנה? | מראה דחיפות וערך | חובה |
| מה ניסיתם עד עכשיו? | מונע חזרה על עבודה שלא הצליחה | רשות |
| איך תמדדו הצלחה? | קובע את המדד להצעה | רשות |
| לוח זמנים וטווח תקציב | בדיקת התאמה | חובה |
יסודות פרטיות לטופסי קליטה
כלל הפרטיות בקליטה פשוט: אוספים רק את מה שצריך לצעד הבא, שומרים רק כל עוד צריך, ומכניסים פרטים רגישים למערכת שנבנתה בשבילם, אף פעם לא לצ'אט פתוח או לתיבת דואר משותפת. מה שבא כאן הוא מידע כללי ולא ייעוץ משפטי; הכללים המקומיים והגופים המקצועיים שלכם קובעים את הפרטים.
אוספים מינימום, שומרים לזמן קצר. ה-GDPR האירופי, בסעיף 5(1)(ג), דורש שמידע אישי יהיה "הולם, רלוונטי ומוגבל למה שנחוץ", וסעיף 5(1)(ה) קובע שיישמר בצורה מזהה "לא יותר מהנדרש". שני העקרונות האלה הם הרגל טוב גם במקומות שה-GDPR לא חל בהם: החליטו כמה זמן אתם שומרים פניות שלא הפכו ללקוחות, ומחקו אותן לפי הלוח הזה.
דעו איזה מידע מיוחד. סעיף 9(1) ב-GDPR מונה קטגוריות מיוחדות עם כללים מחמירים: מוצא גזעי או אתני, דעות פוליטיות, אמונות דתיות או פילוסופיות, חברות באיגוד מקצועי, מידע גנטי וביומטרי, מידע רפואי, ומידע על חיי מין או נטייה מינית. קליניקות, ומספרות ששואלות על אלרגיות, נוגעות במידע רפואי. בארצות הברית, כללים כמו HIPAA עשויים לחול על קליניקות ועל ספקי התוכנה שלהן. אם הקליטה שלכם צריכה מידע כזה, השתמשו בכלי שתומך בדרישות; נכון לאוקטובר 2026, Jotform מציינת יכולות שמתאימות ל-HIPAA החל מתוכנית Gold.
פרטים רגישים לא נכנסים לצ'אט. וואטסאפ, אינסטגרם ומייל מתאימים לשאלה מה מישהו צריך ומתי, ולא מתאימים למספרי זהות, פרטי בנק, היסטוריה רפואית או מסמכי תיק. בקשו אותם בהמשך דרך פורטל מאובטח, ואמרו את זה: "בבקשה אל תשלחו כאן תעודת זהות או פרטי בנק. נשלח לכם קישור מאובטח."
אמרו למה אתם שואלים, והגבילו מי רואה. שורה אחת כמו "אנחנו משתמשים בתשובות רק כדי לענות לפנייה שלך" מכסה שקיפות במילים פשוטות. התשובות נשמרות בכרטיס הלקוח, גלויות לאנשים שמטפלים בפנייה, ולא מועברות הלאה בצילומי מסך.
כלי טפסים או קליטה בצ'אט: מה מתאים?
השתמשו בטופס אינטרנטי כשאנשים מגיעים אליכם דרך האתר והקליטה ארוכה או מובנית. השתמשו בקליטה בצ'אט כשאנשים כבר כותבים לכם בוואטסאפ או באינסטגרם, כי שליחה שלהם מהצ'אט לטופס מאבדת חלק מהם. אפשר להפעיל את שניהם, כל עוד שניהם כותבים לאותה רשומה. כלי טפסים נפוצים, עם מחירים מדף התמחור של כל ספק, נכון לאוקטובר 2026:
| כלי | אפשרות בלי עלות | תוכניות בתשלום החל מ- | שווה לדעת |
|---|---|---|---|
| Google Forms | חלק מהאפליקציות של Google; בדקו את התנאים לחשבון שלכם | שימוש עסקי מוצע דרך תוכניות Google Workspace | דף המוצר לא מציג מחיר, אז בדקו את השוואת התוכניות של Google |
| Tally | תוכנית חינמית, טפסים והגשות ללא הגבלה במסגרת שימוש הוגן | Pro ב-$24 לחודש, Business ב-$74 לחודש | חיוב שנתי נותן חודשיים בהנחה |
| Jotform | Starter: 5 טפסים, 100 הגשות בחודש | Bronze ב-$39 לחודש ($34 בחיוב שנתי) | יכולות שמתאימות ל-HIPAA מתוכנית Gold, $129 לחודש ($99 בשנתי) |
| Typeform | מוזכרת תוכנית חינמית | Basic, עם 100 תגובות בחודש | דף התמחור הציג שתי מערכות מחירים שונות ב-24 באוקטובר 2026, אז אמתו בקופה |
| Paperform | תוכנית חינמית, 30 הגשות בחודש | Pro ב-$59 לחודש ($49 בחיוב שנתי) | תוכנית Business ב-$149 לחודש ($124 בשנתי) |
כלי טפסים אוסף תשובות טוב, אבל כמעט אף פעם לא עונה: ההגשה נוחתת בתיבת מייל או בגיליון, ומישהו צריך ליצור רשומה ולחזור לאדם. בפער הזה רוב הפניות מתקררות. קליטה בצ'אט מוותרת על קצת מבנה לטובת מהירות: גם תשובות חלקיות משאירות משהו לחזור אליו, והאדם יכול לשאול שאלה משלו באמצע. היא מתאימה ל-4 עד 7 שאלות עם תשובות צפויות; לעשרים שדות, טופס עדיף. ההסבר על WhatsApp Flows מכסה את האפשרות שבאמצע: טופס מובנה בתוך וואטסאפ.
רוצים לראות מה Zoye יכולה לעשות בשבילכם?
CRM, עסקאות, משימות ואוטומציות ל-Instagram, ל-Facebook ול-WhatsApp, הכל בסביבת עבודה אחת. פשוט בקשו מ-Zoye והיא תגדיר הכל בשבילכם.
גלו את התכונותקליטת לקוח בוואטסאפ או בהודעה באינסטגרם: רצף מוכן להעתקה
כדי לעשות קליטה בצ'אט, שואלים שאלה אחת בכל הודעה, נותנים אפשרויות לחיצה כשהתשובה צפויה, אומרים מראש כמה שאלות יש, ועונים קודם על השאלה של האדם עצמו. שומרים כל תשובה בשדה בכרטיס איש הקשר ברגע שהיא מגיעה, כך שגם קליטה שנעצרה באמצע משאירה רשומה שימושית וסיבה לחזור.
הכללים שמעצבים את זה. בפלטפורמת WhatsApp Business אפשר להשיב בחופשיות בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח; מחוץ לחלון הזה אפשר לשלוח רק תבניות מאושרות. שאלות שנשאלות בתוך החלון הן הודעות שירות, ולפי תיעוד התמחור של Meta, מאז 1 באוקטובר 2026 כל מספר עסקי מקבל 1,000 הודעות שירות בחינם בחודש לפני שמתחילים חיובים. באינסטגרם, מדיניות ההודעות של Meta מאפשרת לענות בתוך 24 שעות מההודעה של האדם. תמיד אמרו לאנשים שהם מדברים עם עוזר אוטומטי כשעוזר כזה שואל את השאלות.
רצף להעתקה (החליפו את הסוגריים המסולסלים בשדות המיזוג שלכם):
הודעה 1, הפתיחה: "היי {name}, תודה שכתבת ל-{business}. כדי שנוכל לתת לך תשובה אמיתית, יש לי 5 שאלות קצרות. זה לוקח בערך שתי דקות. נתחיל?" אפשרויות: נתחיל / יש לי קודם שאלה
הודעה 2, הצורך: "במה נוכל לעזור?" אפשרויות: 3 עד 5 השירותים הנפוצים שלכם, ועוד משהו אחר
הודעה 3, התזמון: "מתי היית רוצה להתחיל?" אפשרויות: השבוע / החודש / בהמשך / רק בודק
הודעה 4, ההיקף: "בערך איזה היקף או תקציב יש לך בראש? טווח זה מספיק." אפשרויות: מדרגות המחיר שלכם, ועוד עוד לא בטוח
הודעה 5, העדפת קשר: "אם נצטרך להשיג אותך, מה הכי נוח: הצ'אט הזה, שיחה או מייל?"
הודעה 6, עוד משהו: "יש עוד משהו שכדאי שנדע לפני שנחזור אליך? אפשר לשלוח תמונה או הודעה קולית. בבקשה אל תשלח כאן תעודת זהות או פרטי בנק."
הודעה 7, הסגירה: "תודה, {name}. {owner_name} יחזור אליך עד {reply_time} עם הצעד הבא. אם משהו משתנה, פשוט כתוב כאן."
הודעה 8, תזכורת עדינה אם נעצרו באמצע (נשלחת בתוך חלון 24 השעות): "היי {name}, כמעט סיימת. רוצה להשלים עכשיו את {remaining_count} השאלות האחרונות, או שעדיף ש-{owner_name} יתקשר אליך?"
בהודעות באינסטגרם, קצרו לשלוש שאלות (צורך, תזמון, הדרך הכי טובה להשיג אותם) והעבירו את הפרטים לוואטסאפ, לשיחה או למייל אחרי שהסכימו.
אם האדם שואל משהו באמצע, ענו, ואז חזרו לשאלה הבאה. העבירו את הצ'אט לאדם ברגע שהתשובות מראות ליד חם, תלונה או משהו חריג, כשהשיחה כולה גלויה. המדריך שלנו לבוט סינון לידים בוואטסאפ מעמיק בסדר השאלות, וסינון לידים עם AI מסביר איך לדרג את התשובות אחרי שקיבלתם אותן.
איך Zoye מנהלת קליטת לקוחות בלי טופס
Zoye היא AI Business Operator, סוכנת שעובדת בתוך העסק שלכם בכלים מקושרים: אנשי קשר, עסקאות, משימות, יומן, מסמכים, חשבוניות, דוחות והאוטומציות של וואטסאפ, פייסבוק ואינסטגרם. ל-Zoye אין מוצר טפסים. הקליטה מתבצעת בשיחה, והתשובות נכתבות ישר לשדות בכרטיס איש הקשר.
בוואטסאפ: ה-Lead Bot. בוט סינון הלידים שואל את השאלות שלכם, בסדר ובניסוח שלכם, ושומר כל תשובה בשדה ה-CRM הנכון, כך שליד מסונן כבר ממולא כשאתם פותחים אותו. הוא מעביר אליכם או ל-AI בכל רגע, קובע תור, חוזר לאנשים שנעלמו באמצע ויכול לשלוח קישור לתשלום. כל ליד חדש, ממודעה, מטופס או מהאתר, יכול לקבל הודעה ראשונה מיידית. השיחות בוואטסאפ עם הלידים שלכם עוברות דרך Zoye בפלטפורמת WhatsApp Business הרשמית; חיבור מספר הוואטסאפ העסקי שלכם יגיע בקרוב. דף האוטומציות לוואטסאפ מציג את הסט המלא.
באינסטגרם ובפייסבוק. כשמישהו שולח הודעה לעמוד או לחשבון האינסטגרם, או מגיב לסטורי, Zoye עונה מיד עם כפתורים, קובץ או תשובה בקול של המותג, ומעבירה אליכם כל מה שלא כדאי שהיא תענה עליו, עם כל הצ'אט בכרטיס הליד. הגשות מטופסי מודעות לידים נוחתות כאנשי קשר, והצוות שלכם עונה על כל הודעה ב-Chats, עם שיוך והערות.
אם כבר יש לכם טופס באתר, תשאירו אותו: קטע קוד אחד שמוטמע בו שולח כל הגשה ל-Zoye כליד, שמקבל אז את אותה תשובה ואותו מעקב כמו פנייה מהצ'אט.
תשובות הקליטה יושבות בכרטיס איש הקשר ליד ההערות של הצוות, כך שמי שעונה מתחיל עם התמונה המלאה ולא עם שרשור צ'אט.
נבנה מתיאור. תארו מה צריך לקרות, למשל "שאלי כל ליד חדש בוואטסאפ איזה שירות, מתי ובאיזה תקציב, ואז צרי משימת שיחה לבעל העסק אם הוא רוצה החודש", ו-Zoye בונה את הכלל, מראה לכם אותו ומחכה לאישור שלכם. כל אוטומציה בוואטסאפ מתחילה כבויה ומבקשת אישור לפני שליחה.
מגבלות, בכנות. Zoye לא מעצבת ולא מארחת טפסים, והיא לא מחליפה מערכת רשומות מפוקחת: היסטוריות רפואיות, תיקים משפטיים ומסמכי מס שייכים למערכת שהמקצוע שלכם דורש. היא לא מערכת כרטיסי תמיכה, והיא לא מריצה מודעות.
תמחור (נכון לאוקטובר 2026, מדף התמחור שלנו): Almost Free עולה $5 לחודש ($4 בחיוב שנתי) לחבר צוות אחד עם כלי הליבה; אוטומציות לא כלולות בה, כך שה-Lead Bot והתשובות האוטומטיות שתוארו כאן לא נכללים שם. Starter עולה $29 לחודש ($23 בשנתי) לעד 5 חברי צוות, Growth $59 ($47) לעד 10, Scale $119 ($95) לעד 30, ו-Customize בהצעת מחיר. דף התמחור מפרט מה כוללת כל תוכנית.
מוכנים להיפטר מהעבודה השחורה?
Zoye מאחדת CRM מבוסס AI, ניהול משימות ואוטומציות בסביבת עבודה אחת.
להתחיל עכשיומתחילים את הקליטה השבוע: תוכנית ב-5 צעדים
קליטה עובדת, בטופס או בצ'אט, יכולה לעלות תוך שבוע: בוחרים את התבנית הקרובה, מקצצים לשאלות שמשנות את התשובה שלכם, נותנים לכל תשובה שדה, כותבים את התשובות, ובודקים עם שלושה אנשים אמיתיים.
- יום 1: בוחרים ומקצצים. העתיקו את התבנית הקרובה ומחקו כל שדה שלא ישנה את התשובה שלכם. כוונו ל-6 עד 10.
- יום 2: יוצרים את השדות. כל תשובה צריכה שדה משלה בכרטיס הלקוח, לא פסקה בתיבת הערות.
- יום 3: כותבים את התשובות. הצעת מחיר, קישור לקביעת תור, שיחה, או "לא מתאים" מנומס עם הפניה.
- יום 4: מעבר פרטיות. מוחקים כל שאלה רגישה שיכולה לחכות, מוסיפים את שורת המטרה, וקובעים תקופת שמירה.
- יום 5: בודקים. שלושה אנשים מחוץ לצוות ממלאים בטלפון. מתקנים את השאלה שבה הם מהססים.
אחרי חודש, השאירו את השאלות שהתשובות להן ניבאו לקוח שחתם, ובחנו מחדש את השאר. הגרסה השנייה של טופס קליטה כמעט תמיד קצרה מהראשונה.
אם הלקוחות שלכם כבר כותבים לכם בוואטסאפ או באינסטגרם, קבעו הדגמה של Zoye והביאו את שאלות הקליטה שלכם: נראה לכם את אותן שאלות רצות כשיחה, וכל תשובה נוחתת בכרטיס איש הקשר.
