Kurze Antwort: Eine gute Kundenservice-Nachricht auf WhatsApp ist ein paar Zeilen lang, sagt, wer schreibt, löst das Anliegen oder nennt eine genaue Uhrzeit und endet mit dem nächsten Schritt. Unten finden Sie 40 fertige Antworten für neun Alltagssituationen (Erstkontakt, Warten, außerhalb der Öffnungszeiten, Bestellstatus, Zahlung, Beschwerde, Nachfassen, Feedback und Verabschiedung), einen Gesprächsleitfaden in sechs Schritten und einen einfachen Test, was sich automatisieren lässt.
Das Wichtigste (Oktober 2026)
- Meta öffnet mit jeder Kundennachricht ein 24-Stunden-Servicefenster; außerhalb davon darf ein Unternehmen auf der WhatsApp Business Plattform nur mit einer genehmigten Vorlage schreiben.
- Seit dem 1. Oktober 2026 erhält jede Nummer auf der Plattform 1.000 kostenlose Servicenachrichten pro Monat, und Utility-Vorlagen innerhalb des Fensters kosten wieder Geld, laut Metas Preisseite.
- Die App WhatsApp Business speichert bis zu 50 Schnellantworten und 20 Labels, laut WhatsApp-Hilfebereich.
- Die App läuft auf einem Telefon plus bis zu 4 verknüpften Geräten, und alle sehen alle Chats: Drei Leute können derselben Kundin zweimal antworten, ohne es zu merken.
- Bei Fernabsatzkäufen gilt eine Widerrufsfrist: 14 Tage in der EU nach der Verbraucherrechte-Richtlinie, 7 Tage in Brasilien nach Artikel 49 des dortigen Verbraucherschutzgesetzbuchs. Ihre Rückgabe-Nachricht sollte der Regel des Landes folgen, in dem Sie verkaufen.
Auf WhatsApp fragt ein Kunde nach dem Preis, schickt den Zahlungsbeleg, beschwert sich über eine Verspätung und bedankt sich, oft im selben Chat. Wer antwortet, tippt dieselben Antworten dutzendfach am Tag, jedes Mal ein wenig anders. Fertige Antworten übernehmen den wiederkehrenden Teil und lassen Ihnen die Aufmerksamkeit für das, was sie wirklich braucht.
Das ist keine Sammlung von Begrüßungen und keine Anleitung zu Metas Vorlagen; dafür gibt es unsere Ratgeber zu WhatsApp-Begrüßungsnachrichten und WhatsApp-Nachrichtenvorlagen. Hier geht es um das Werkzeug für den täglichen Kundenservice. Wenn Sie zuerst sehen möchten, was automatisch laufen kann, zeigt die Seite WhatsApp-Automatisierungen die sechs Automatisierungen von Zoye.
Was eine Kundenservice-Nachricht auf WhatsApp ist
Eine Kundenservice-Nachricht auf WhatsApp ist jede Antwort, die ein Unternehmen sendet, um die Frage, den Wunsch oder das Problem einer Kundin oder eines Kunden zu lösen: eine Bestellung bestätigen, Öffnungszeiten nennen, um einen Moment bitten, Zahlungsdaten schicken, eine Beschwerde bearbeiten. Anders als eine Marketingnachricht antwortet sie auf etwas, das die Kundschaft selbst begonnen hat.
Der Unterschied liegt nicht nur im Ton. Auf der WhatsApp Business Plattform ist eine freie Antwort innerhalb des 24-Stunden-Fensters eine Servicenachricht; ein Hinweis, den das Unternehmen am nächsten Tag von sich aus schickt, etwa „Ihre Bestellung ist unterwegs“, muss eine genehmigte Utility-Vorlage sein; ein Angebot ist Marketing. In der App sieht man davon nichts, doch die Logik bleibt: Kunden freuen sich über das, was ihre Frage beantwortet, und haben wenig Geduld mit dem, was ungefragt kommt.
Fertige Antworten ersetzen das Gespräch nicht. Sie sorgen dafür, dass der vorhersehbare Teil richtig, schnell und mit einer Stimme rausgeht, egal wer gerade Dienst hat: Die Öffnungszeiten werden zum Kürzel mit zwei Fingertipps, die Rückgaberegel ist für alle gleich, und Zahlungsdaten werden nicht mehr hastig mit einer falschen Ziffer getippt.
Die 5 Regeln einer guten Kundenservice-Nachricht
Eine gute Kundenservice-Nachricht auf WhatsApp ist kurz, persönlich, konkret, enthält eine echte Uhrzeit und endet mit einem klaren nächsten Schritt. Verstößt eine fertige Antwort gegen eine dieser fünf Regeln, merkt die Kundschaft, dass sie kopierten Text liest, und das Gespräch kühlt ab, selbst wenn die Information stimmt.
- Kurz. Drei oder vier Zeilen auf dem Handydisplay. Braucht es mehr, teilen Sie auf zwei Nachrichten auf oder schicken Sie einen Link.
- Mit Namen auf beiden Seiten. Sprechen Sie Kunden mit Namen an und sagen Sie, wer antwortet. „Hier ist Lena von [Unternehmen]“ verändert den Ton jeder fertigen Antwort.
- Konkret. „In Kürze“ ist keine Uhrzeit; „bis 15 Uhr“ schon.
- Mit nächstem Schritt. Sagen Sie, was jetzt passiert, wer es tut und wann. Eine geschlossene Frage hilft: „Soll ich es für Sie zurücklegen?“
- Im Ton der Kundschaft. Schreibt jemand locker, antworten Sie locker. Höchstens ein Emoji pro Nachricht, bei Beschwerden keines.
Eine weitere Regel zählt auf WhatsApp besonders: Viele Menschen schicken lieber Sprachnachrichten. Nehmen Sie die Sprachnachricht an, aber beantworten Sie alles, was Information ist (Betrag, Frist, Adresse, Zahlungsdaten), schriftlich, denn Text kann man nachlesen und an die Person weiterleiten, die bezahlt.
Gesprächsleitfaden für den WhatsApp-Kundenservice: 6 Schritte
Ein Gesprächsleitfaden für den WhatsApp-Kundenservice ist die Reihenfolge, der Ihr Team in jedem Gespräch folgt: begrüßen, verstehen, bestätigen, lösen oder Frist nennen, nachfragen und abschließen. Er schreibt keine genauen Worte vor. Er legt die Reihenfolge fest, damit kein Gespräch ohne Antwort, Absprache oder Notiz endet.
| Schritt | Was zu tun ist | Nachrichten in diesem Ratgeber |
|---|---|---|
| 1. Begrüßen | Schnell antworten, sich vorstellen, zeigen, dass ein Mensch gelesen hat | 1 bis 5 |
| 2. Verstehen | Eine Frage nach der anderen, bis klar ist, was gewünscht ist | 3 und 5 |
| 3. Bestätigen | Das Anliegen in einer Zeile wiederholen, bevor Sie handeln | 6 und 15 |
| 4. Lösen oder Frist nennen | Antworten oder genau sagen, wann | 6 bis 9, 15 bis 24 |
| 5. Nachfragen | Fragen, ob alles erledigt ist | 18 und 30 |
| 6. Abschließen und notieren | Verabschieden und das Ergebnis in der Kundenkarte festhalten | 37 bis 40 |
Schritt 3 fällt am häufigsten weg. Das Anliegen zu wiederholen („also zweimal [Produkt], Lieferung an die übliche Adresse, richtig?“) wirkt bürokratisch, doch so korrigiert die Kundschaft den Fehler, bevor daraus ein Paket wird. Schritt 6 folgt dicht dahinter: Notiert niemand die Absprache, fragt die nächste Person alles noch einmal. Antworten mehrere Leute, vereinbaren Sie außerdem, dass betreut, wer zuerst geantwortet hat, bis zum Schluss, und dass jede Übergabe an ein anderes Team mit einer Zusammenfassung in einer Zeile kommt.
40 fertige Kundenservice-Nachrichten nach Situation
Die 40 Nachrichten unten decken neun Situationen im WhatsApp-Kundenservice ab. Ersetzen Sie die Teile in eckigen Klammern durch Ihre Angaben. Felder wie {Name} werden in Tools, die die Kundenkarte lesen, automatisch ausgefüllt; in der App tippen Sie den Namen selbst.
Erstkontakt
1. Antwort auf das erste „Hallo“
Hallo {Name}! Hier ist [Ihr Name] von [Unternehmen]. Ihre Nachricht ist angekommen. Wie kann ich Ihnen heute helfen?
2. Wenn die Frage schon gestellt wurde
Hallo {Name}, danke für Ihre Nachricht. Ich sehe Ihre Frage zu [Thema] und antworte Ihnen gleich ausführlich.
3. Um das Anliegen zu verstehen
Damit ich schneller helfen kann: Suchen Sie [Option A] oder [Option B]? Falls es um etwas anderes geht, beschreiben Sie es gern in Ihren Worten.
4. Wiederkehrende Kundschaft
Schön, wieder von Ihnen zu hören, {Name}! Beim letzten Mal hatten Sie [Produkt oder Leistung]. Geht es darum oder um etwas Neues?
5. Kundschaft aus einer Anzeige oder einem Beitrag
Hallo {Name}! Sie kommen über unsere [Anzeige oder unseren Beitrag] zu [Angebot]. Soll ich Ihnen gleich Preise und Lieferzeiten schicken?
Um einen Moment bitten
6. Anliegen bestätigen und um Zeit bitten
Verstanden: Sie brauchen [Zusammenfassung des Anliegens]. Ich prüfe das und melde mich bis [Uhrzeit]. Passt das?
7. Rückfrage bei einem anderen Team
Die Antwort hängt von unserem Team [Bereich] ab. Ich habe Ihre Frage weitergegeben und melde mich bis [Tag und Uhrzeit], auch wenn es nur heißt, dass wir noch dran sind.
8. Wenn das Warten länger dauert als versprochen
{Name}, entschuldigen Sie die Wartezeit. Eine endgültige Antwort zu [Thema] habe ich noch nicht, die neue Einschätzung ist aber [neue Frist]. Ich habe Sie nicht vergessen.
9. Viel los
Gerade kommen sehr viele Nachrichten an, {Name}, und Ihr Chat ist Nummer [Zahl] in der Warteschlange. Rechnen Sie mit etwa [Zeit]. Wenn Sie möchten, schreiben Sie jetzt schon alles, dann antworte ich gesammelt.
Außerhalb der Öffnungszeiten
10. Öffnungszeiten-Nachricht
Hallo! Unser Team antwortet [Tage] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]. Ihre Nachricht ist gespeichert, und wir antworten nach Eingang, sobald wir öffnen.
11. Mit Antwortzeit
Danke für Ihre Nachricht an [Unternehmen]. Wir haben gerade geschlossen, aber morgen ab [Uhrzeit] meldet sich jemand aus dem Team. Wenn Sie mögen, schreiben Sie schon jetzt, was Sie brauchen.
12. Wochenende und Feiertage
Heute ist [Wochenende oder Feiertag] und das Team hat frei. Wir sind [Tag] um [Uhrzeit] wieder da. Bestellen können Sie jederzeit über [Link].
13. Mit Weg für Dringendes
Wir haben gerade geschlossen. Ist es dringend und geht es um [Art des Notfalls], rufen Sie [Telefonnummer] an. Alles andere beantworten wir ab [Uhrzeit] am [Tag].
14. Pause tagsüber
Wir sind bis [Uhrzeit] in der Pause. Danach beantworten wir die Nachrichten in der Reihenfolge des Eingangs, Ihre ist schon auf der Liste.
Bestell- und Lieferstatus
15. Bestellung bestätigt
Bestellung bestätigt, {Name}! [Menge] x [Produkt], insgesamt [Betrag]. Voraussichtliche Lieferung: [Datum]. Falls sich etwas ändert, sage ich hier Bescheid.
16. Bestellung verschickt
Ihre Bestellung ist unterwegs! Sendungsnummer: [Code]. Sie sollte [Tag oder Zeitfenster] ankommen.
17. Verzögerung
{Name}, Ihre Bestellung verzögert sich, der neue Termin ist der [Datum]. Ich weiß, das ist ärgerlich. Möchten Sie lieber stornieren oder den Artikel tauschen, schreiben Sie mir, dann erledige ich das sofort.
18. Bestellung zugestellt
Bei uns ist Ihre Bestellung als zugestellt markiert. Ist alles gut angekommen? Fehlt etwas oder stimmt etwas nicht, schicken Sie mir ein Foto, dann kümmere ich mich darum.
19. Termin bestätigt, für Dienstleistungen
Ihr Termin ist bestätigt: [Tag] um [Uhrzeit], [Ort oder Link]. Am Vortag schicke ich eine Erinnerung. Möchten Sie verschieben? Antworten Sie einfach hier.
Zahlung
20. Zahlungsdaten senden
Der Gesamtbetrag ist [Betrag]. Sie können per [Zahlungsart] an [Zahlungsdaten] zahlen, Empfänger: [Firmenname]. Bitte prüfen Sie diesen Namen vor dem Bestätigen und schicken Sie mir den Beleg hier.
21. Zahlungslink oder Code
Hier ist [der Link oder der Code] für die Zahlung Ihrer Bestellung über [Betrag]. Er gilt bis [Datum und Uhrzeit]. Wenn Sie bezahlt haben, geben Sie mir kurz Bescheid.
22. Beleg erhalten
Ihr Beleg ist da, {Name}, vielen Dank! Sobald die Zahlung auf dem Konto erscheint, bestätige ich und gebe [Bestellung oder Leistung] frei.
23. Zahlung noch nicht sichtbar
Die Zahlung über [Betrag] sehe ich noch nicht. Können Sie prüfen, ob sie ausgeführt wurde und ob der Empfänger [Firmenname] war? Falls sie terminiert ist, kommt sie zum festgelegten Datum.
24. Sicherheitshinweis
Ein wichtiger Hinweis: [Unternehmen] fragt nie nach Passwörtern, Bestätigungscodes oder Zahlungen auf ein anderes Konto als [Zahlungsdaten]. Erhalten Sie so etwas in unserem Namen, fragen Sie bitte bei uns nach, bevor Sie zahlen.
Beschwerde
25. Erste Antwort
{Name}, das tut mir sehr leid, und danke, dass Sie es uns sagen. Ich möchte es genau verstehen: Erzählen Sie mir, was passiert ist, und schicken Sie, falls vorhanden, ein Foto?
26. Den Fehler übernehmen
Sie haben recht, der Fehler liegt bei uns. Ich kümmere mich schon darum und sage Ihnen bis [Frist] genau, wie wir das in Ordnung bringen.
27. Optionen anbieten
Um das zu lösen, kann ich [Option 1, etwa umtauschen oder neu senden] oder [Option 2, etwa erstatten]. Was passt Ihnen besser?
28. Widerruf innerhalb der gesetzlichen Frist
Da Sie aus der Ferne bestellt haben, haben Sie ab Lieferung [Zahl] Tage Zeit, es sich anders zu überlegen. Schreiben Sie mir, ob Sie lieber umtauschen oder Ihr Geld zurück möchten, den Rest erledige ich.
29. Sehr verärgerte Kundschaft
Ich verstehe Ihren Ärger, und er ist berechtigt. Ich gebe das Gespräch an [Name] weiter, der oder die das sofort entscheiden kann. [Name] sieht alles, was Sie bereits geschrieben haben, Sie müssen also nichts wiederholen.
Nachfassen
30. Nach einer Problemlösung
Hallo {Name}! Ich wollte kurz nachfragen, ob [Lösung] funktioniert hat. Ist alles in Ordnung?
31. Angebot ohne Antwort
Hallo {Name}, das Angebot für [Produkt oder Leistung], das ich Ihnen geschickt habe, gilt bis [Datum]. Gibt es noch Fragen, die ich beantworten kann?
32. Abgebrochene Bestellung
Ich sehe, dass Sie [Produkt] ausgewählt, aber nicht abgeschlossen haben. Gab es ein Problem bei der Zahlung? Wenn Sie möchten, schließen wir die Bestellung hier ab.
33. Nachbestellung
{Name}, es ist [Zeitraum] her, dass Sie [Produkt] bekommen haben. Falls es zur Neige geht, lege ich es gern wieder für dieselbe Adresse zurück. Soll ich?
Feedback
34. Einfache Bewertung
Wie bewerten Sie den Service heute von 1 bis 5? Antworten Sie einfach mit der Zahl. Das hilft uns sehr, besser zu werden.
35. Antwort auf eine schlechte Bewertung
Danke für Ihre Offenheit, {Name}. Was hätten wir anders machen können? Ich lese es persönlich und melde mich.
36. Öffentliche Bewertung
Schön, dass alles geklappt hat! Wenn Sie eine Bewertung unter [Link] hinterlassen, helfen Sie anderen, [Unternehmen] kennenzulernen. Es dauert keine Minute.
Verabschiedung
37. Alles erledigt
Gern geschehen, {Name}! Ich schließe den Chat jetzt, aber schreiben Sie uns jederzeit.
38. Keine Antwort der Kundschaft
Da ich nichts mehr von Ihnen gehört habe, schließe ich diese Anfrage. Brauchen Sie zu [Thema] noch etwas, antworten Sie einfach auf diese Nachricht, dann mache ich dort weiter, wo wir aufgehört haben.
39. Dank für den Kauf
Vielen Dank für Ihre Bestellung, {Name}! Bei Fragen zu [Produkt] sind wir für Sie da. Viel Freude damit!
40. Bitte, die Nummer zu speichern
Es war mir eine Freude. Speichern Sie unsere Nummer als [Unternehmen], damit Nachrichten zu Ihren Bestellungen nie zwischen unbekannten Absendern landen.
Lesen Sie jeden Satz vor dem Speichern laut vor; klingt er wie ein Bankschreiben, kürzen Sie ihn. Beachten Sie auch, dass die Nachrichten 15 bis 19 und 31 bis 33 meist auf Initiative des Unternehmens rausgehen, manchmal Tage nach der letzten Nachricht der Kundschaft. In der App ändert das nichts; auf der Plattform ändern sich Regel und Kosten.
Möchten Sie es in Aktion sehen?
Sehen Sie, wie Zoye einen neuen Lead erfasst, auf WhatsApp antwortet und das Follow-up einrichtet, alles aus einer einzigen Nachricht.
So funktioniert esÖffnungszeiten-Nachricht: so richten Sie sie in WhatsApp Business ein
In der App WhatsApp Business ist die Öffnungszeiten-Nachricht die Abwesenheitsnachricht. Sie tragen die Öffnungszeiten im Profil ein, schalten die Abwesenheitsnachricht ein und wählen den Zeitplan „Außerhalb der Öffnungszeiten“. Ab dann erhält jeder, der außerhalb dieser Zeiten schreibt, Ihren Text automatisch.
Schritt für Schritt nach dem WhatsApp-Hilfebereich (Namen und Position der Menüs weichen zwischen Android, iPhone und App-Versionen etwas ab):
- Öffnen Sie die Unternehmenstools: auf Android über das Drei-Punkte-Menü, auf dem iPhone in den Einstellungen.
- Tragen Sie im Unternehmensprofil die Öffnungszeiten für jeden Tag ein.
- Schalten Sie unter Abwesenheitsnachricht den Versand ein und schreiben Sie den Text auf Basis der Nachrichten 10 bis 14.
- Wählen Sie im Zeitplan „Außerhalb der Öffnungszeiten“. Ein eigener Zeitplan eignet sich für Betriebsferien.
- Legen Sie unter Empfänger fest, wer sie bekommt: alle, alle außerhalb Ihres Adressbuchs, alle außer bestimmten Kontakten oder nur bestimmte.
Drei benachbarte Funktionen vervollständigen das Paket. Schnellantworten speichern bis zu 50 Sätze, jeweils mit einem Kürzel wie „/zahlung“ oder „/rueckgabe“, das Sie mit einem Schrägstrich im Chat aufrufen. Die Begrüßungsnachricht geht an alle, die zum ersten Mal oder nach 14 Tagen ohne Kontakt schreiben. Und bis zu 20 Labels, etwa „Zahlung offen“, „Bezahlt“ und „Beschwerde“, zeigen, wo jeder Chat steht; filtern Sie am Ende des Tages nach „Zahlung offen“ und prüfen Sie einen nach dem anderen.
Die Grenze der App zeigt sich, wenn das Team wächst: ein Haupttelefon und bis zu 4 verknüpfte Geräte, alle sehen alles, und es gibt keine Zuweisung, also antworten zwei Leute derselben Person oder niemand. Geht Ihre Abwesenheitsnachricht nicht raus, behandelt unser Ratgeber zur automatischen WhatsApp-Antwort die üblichen Ursachen.
Welche Nachrichten Sie automatisieren und welche ein Mensch übernimmt
Automatisieren Sie, was vorhersehbar und für alle gleich ist: Öffnungszeiten, Bestellbestätigung, Lieferstatus, Erinnerungen, das Senden der Zahlungsdaten und die Bitte um eine Bewertung. Überlassen Sie einem Menschen, was Urteilsvermögen oder Einfühlung braucht: Beschwerden, Ausnahmen, Verhandlungen und verärgerte Kundschaft. Die Automatisierung eröffnet und begleitet das Gespräch; der heikle Teil bleibt bei jemandem aus dem Team.
| Situation | Automatisieren? | Wie |
|---|---|---|
| Erstkontakt | Ja, die erste Antwort | Begrüßung in der App oder automatische Antwort auf der Plattform |
| Außerhalb der Öffnungszeiten | Ja | Abwesenheitsnachricht oder Antwort über die Plattform |
| Häufige Fragen | Ja | Schnellantworten oder KI mit den Informationen des Unternehmens |
| Bestellstatus | Ja | Utility-Vorlage, die bei einer Änderung der Bestellung rausgeht |
| Zahlung | Teilweise | Daten gehen automatisch raus, ein Mensch prüft den Zahlungseingang |
| Beschwerde | Nur die erste Antwort | Ein Mensch übernimmt das Gespräch |
| Nachfassen | Ja, mit Maß | Ein oder zwei Nachrichten, mit leichter Abmeldung |
| Feedback | Ja | Eine Nachricht nach Lieferung oder Termin |
| Verabschiedung | Teilweise | Ein fertiger Satz von der Person, die das Gespräch geführt hat |
Ob Automatisierung hilft, entscheidet die Übergabe an einen Menschen. Legen Sie drei Auslöser fest: Die Kundschaft verlangt es („Ich möchte mit jemandem sprechen“), das Thema ist heikel (Beschwerde, Stornierung, hoher Betrag) oder die Automatisierung kennt die Antwort nicht. In jedem Fall geht das Gespräch mit dem gesamten Verlauf an jemanden im Team, und die Kundschaft erfährt das in einer Zeile, wie in Nachricht 29.
Zur KI: Seit dem 15. Januar 2026 untersagen Metas Bedingungen auf der Plattform allgemeine KI-Chatbots, bei denen die KI selbst das Produkt ist. KI, die die Kundschaft Ihres eigenen Unternehmens betreut, also antwortet, qualifiziert und Termine bucht, bleibt erlaubt. Sagen Sie Kunden, wenn sie mit einem automatischen Assistenten schreiben. Unser Ratgeber zum automatisierten WhatsApp-Kundenservice geht tiefer auf die Ebenen ein.
Sehen Sie, was Zoye für Sie tun kann
CRM, Deals, Aufgaben und Ihre Automatisierungen für Instagram, Facebook und WhatsApp in einem Workspace. Fragen Sie einfach Zoye, und Zoye richtet alles für Sie ein.
Funktionen entdeckenMetas Regeln, wenn der Kundenservice die App verlässt
Auf der WhatsApp Business Plattform antworten Sie nach jeder Kundennachricht 24 Stunden lang frei, außerhalb davon nur mit genehmigten Vorlagen, und Meta berechnet jede zugestellte Nachricht nach Kategorie und Land der Kundschaft. Nachrichten, die Kunden Ihnen schicken, berechnet Meta nicht. Die Regeln haben wir im Oktober 2026 auf Metas eigenen Seiten geprüft:
- Servicenachrichten. Freie Antworten im Fenster, etwa die Nachrichten 1 bis 14, 20 bis 30 und 34 bis 40. Seit dem 1. Oktober 2026 erhält jede Nummer 1.000 davon pro Monat kostenlos, ohne Übertrag; darüber hinaus kosten sie.
- Utility-Vorlagen. Bestellbestätigungen, Versandhinweise, Erinnerungen und Zahlungsbestätigungen, die das Unternehmen selbst anstößt, etwa die Nachrichten 15 bis 19 außerhalb des Fensters. Sie werden pro Zustellung berechnet, seit dem 1. Oktober 2026 auch in einem offenen Fenster (von Juli 2025 bis zum 30. September 2026 waren solche Sendungen im Fenster kostenlos).
- Marketing. Ein Nachfassen mit Aktion, etwa die Nachrichten 31 bis 33 mit einem Angebot, wird meist als Marketing eingestuft und immer berechnet.
- Preise. Die Abrechnung pro Nachricht gilt seit dem 1. Juli 2025, und Meta ändert die Preise nur am ersten Tag eines Quartals. Die Sätze unterscheiden sich je Land, schauen Sie also in Metas Preistabelle; unser Ratgeber zu den Preisen der WhatsApp Business API erklärt die Kategorien.
- Kostenloses Einstiegsfenster. Schreibt jemand über eine Click-to-WhatsApp-Anzeige, die in der Android- oder iOS-App geöffnet wurde, und Sie antworten rechtzeitig, öffnet sich ein Fenster von bis zu 7 Tagen ohne Kosten. Desktop und Web zählen nicht.
- Versandlimits. Für vom Unternehmen gestartete Nachrichten gilt eine Obergrenze eindeutiger Empfänger in rollierenden 24 Stunden: Sie beginnt bei 250 und steigt mit Qualität und Verifizierung auf 2.000, 10.000, 100.000 und unbegrenzt.
- Einwilligung. Schreiben Sie zuerst nur Menschen, die Ihnen ihre Nummer gegeben und Nachrichten zugestimmt haben. Die DSGVO verlangt einen klaren Zweck, halten Sie also in der Kundenkarte fest, wann und wo die Einwilligung erteilt wurde.
In der Praxis heißt das: Bestätigen Sie alles, solange das Fenster offen ist (Nachricht 6 und danach 15 im selben Chat), statt die Bestätigung am nächsten Tag als Vorlage zu schicken.
Woran Sie erkennen, ob Ihre Nachrichten funktionieren
Verfolgen Sie vier Zahlen: die Zeit bis zur ersten menschlichen Antwort, Gespräche, die ohne Wechsel der zuständigen Person gelöst werden, Gespräche, die innerhalb von 7 Tagen aus demselben Grund wieder aufgehen, und die Durchschnittsnote aus Nachricht 34. Taucht ein fertiger Satz immer wieder kurz vor einer Beschwerde oder einem Schweigen auf, liegt das Problem im Satz. Nehmen Sie eine normale Woche als Ausgangspunkt, lesen Sie jede Woche zehn zufällige Gespräche und ändern Sie jeweils zwei oder drei Sätze, damit Sie wissen, was den Unterschied gemacht hat.
Bereit, die lästige Routinearbeit abzugeben?
Zoye vereint KI-gestütztes CRM, Aufgabenverwaltung und Automatisierung in einem Workspace.
Jetzt startenWie Zoye Kundenservice-Nachrichten auf WhatsApp übernimmt
Zoye bringt Gespräch, Kundenkarte und Automatisierungen an einen Ort. WhatsApp-Gespräche mit Ihren Leads sowie Nachrichten und Kommentare von Instagram und Facebook landen in einem gemeinsamen Posteingang, Chats, und jedes Gespräch wird beim Kontakt gespeichert. Die KI von Zoye antwortet, qualifiziert und schlägt Termine vor; bei Bedarf übernimmt ein Mensch.
Zoye ist ein AI Business Operator: dreizehn bereits miteinander verbundene Werkzeuge wie Kontakte, Aufgaben, Deals, Kalender und Rechnungen, dazu eine KI-Assistentin, die sie für Sie in der Web-App, auf WhatsApp, in Slack und über den Claude-Connector bedient.
Gesprächsleitfaden und freigegebene Antworten liegen in einem gemeinsamen Dokument in den Notizen, damit das ganze Team gleich antwortet.
- Ein Posteingang mit Zuständigen. In Chats lässt sich jedes Gespräch einer Person zuweisen, das Team hinterlässt interne Notizen, die die Kundschaft nicht sieht, und Schnellantworten speichern die Sätze aus diesem Ratgeber.
- Erste Antwort sofort. Die automatische Nachricht an neue Leads hat einen Schalter pro Quelle (Anzeigen, Formulare, Website, API, manuelle Eingabe) und schickt jeder Person nur eine Nachricht.
- Fragen, die zu Daten werden. Der Qualifizierungs-Bot schreibt die Antworten direkt in die Felder der Kundenkarte.
- Termine und Zahlung im Chat. Zoye schlägt Zeiten aus Ihrer Buchungsliste vor, mit automatischen Erinnerungen, und sendet einen Zahlungslink über Stripe: Das Geld geht auf Ihr eigenes Konto, und der Lead wechselt nach der Zahlung in die nächste Phase. Bevorzugt Ihre Kundschaft eine andere Zahlungsart, bleiben die Nachrichten 20 bis 24 nützlich.
- Übergabe ohne Wiederholen. Was Zoye nicht beantworten soll, geht mit dem ganzen Gespräch in der Lead-Karte an jemanden im Team.
- Metas Regeln erledigt. Zoye kümmert sich um die Freigabe der Vorlagen und nutzt automatisch eine genehmigte Vorlage für die erste Nachricht oder nach 24 Stunden ohne Antwort. Jede Sendung enthält eine Abmeldemöglichkeit, ein STOP gilt für den ganzen Workspace, und lehnt Meta eine Nachricht ab, erfahren Sie den Grund.
- Sie beschreiben, Zoye baut. Schreiben Sie der Assistentin etwa: „Wenn eine Bestellung als versendet markiert wird, schick dem Kunden die Nachricht mit der Sendungsnummer.“ Zoye baut die Regel, zeigt Ihnen, wie sie arbeiten wird, und wartet auf Ihre Freigabe. Die sechs WhatsApp-Automatisierungen starten ausgeschaltet und fragen vor dem Senden nach.
Ehrlich gesagt. Zoye läuft auf der offiziellen WhatsApp Business Plattform (Cloud API). Die Anbindung Ihrer eigenen Geschäftsnummer kommt bald, sie wartet auf die Freigabe durch WhatsApp. Zoye ist kein Ticketsystem für den Helpdesk und kein Werkzeug für Massenversand, die Notizen werden noch schrittweise ausgerollt, und Metas Nachrichtengebühren werden separat abgerechnet.
Preise (Oktober 2026): Almost Free kostet 5 $ im Monat oder 4 $ bei jährlicher Zahlung, für 1 Teammitglied und 1 GB, mit den Kernwerkzeugen, 15 KI-Anfragen im Monat und Google-Integrationen, ohne Automatisierungen. Starter kostet 29 $ (23 $ jährlich) für 10 Mitglieder und 5 GB; Growth 59 $ (47 $) für 20 Mitglieder und 10 GB; Scale 119 $ (95 $) für 100 Mitglieder und 25 GB; Customize auf Anfrage. Details unter Preise.
Beginnen Sie mit den 10 Antworten, die Sie am häufigsten tippen
Sie brauchen nicht alle 40 Nachrichten auf einmal. Öffnen Sie die Chats der letzten Woche, markieren Sie die zehn Antworten, die Sie am häufigsten getippt haben, und schreiben Sie jede nach den fünf Regeln neu. Speichern Sie sie als Schnellantworten, richten Sie die Öffnungszeiten-Nachricht ein und stimmen Sie den Leitfaden mit sechs Schritten im Team ab. Ist die erste Antwort schon schnell, stocken die Gespräche aber trotzdem, automatisieren Sie die vorhersehbaren Nachrichten und überlassen Sie dem Team die, die einen Menschen brauchen. Dann lohnt ein Blick auf die Preise von Zoye.
