De snelste manier om dit meeste te doen is het de assistent vragen. Ze antwoordt uit je actuele gegevens, dus je hoeft niet eerst een rapport te bouwen.
Facturen
Maak een factuur bij een contact of een deal en ze blijft in de geschiedenis van die klant staan. Zeg het in een zin: "Factureer Gulf Interiors 4.000 voor de inrichting van het kantoor in Seef, betaalbaar binnen dertig dagen." Een factuur heeft een nummer, een datum, voorwaarden en het contact waar ze bij hoort. Dubbele factuurnummers worden opgemerkt. Je kunt ook een factuur of bon die je ontving uploaden en laten lezen in plaats van overtypen.
Uitgaven
Fotografeer een bon en stuur hem naar de assistent. Ze leest het totaal, de leverancier en de datum. Voeg een categorie toe zodat je rapporten bruikbaar zijn, en laat de afbeelding eraan gekoppeld.
Budget
De pagina Budget in de linkerzijbalk bevat geld dat binnenkomt en uitgaat, gekoppeld aan de klanten en deals waar het bij hoort. Ze houdt bij wat je hebt gefactureerd en uitgegeven. Het is geen boekhoudsysteem en het doet geen wettelijke jaarrekeningen, btw-aangiftes of salarisadministratie.
Rapporten
De pagina Reports zet je records om in grafieken: pipeline per fase, leads per bron, nieuwe leads in de tijd. Voor iets specifieks vraag je het gewoon:
- "Hoeveel hebben we vorige maand gefactureerd en hoeveel is er betaald?"
- "Welke deals staan al langer dan drie weken in Proposal?"
- "Welke leadbron leverde dit jaar de meeste gesloten zaken op?"
Bronnen en campagnenamen reizen mee met het contact, zodat je kunt zien welke advertentie of welk evenement omzet bracht, niet alleen leads.
Houd de cijfers betrouwbaar
- Houd fases eerlijk. Een pipeline met alles in een fase rapporteert niets.
- Sluit verloren deals af als verloren.
- Leg de bron vast. Leads van de lead bot, een kaartje of een leadadvertentie nemen hun bron automatisch mee.
- Gebruik een paar eigen velden, consequent ingevuld.
Je gegevens eruit halen
Verwijderde records kun je herstellen uit Archive, en je gegevens zijn van jou om te exporteren.