20 voorbeelden van workflowautomatisering die je deze week kunt aanzetten

De meeste artikelen over automatisering blijven hangen op de hoogte van "automatiseer je repeterende taken", wat klopt en volstrekt nutteloos is. Wat een bedrijf onder de 25 mensen echt nodig heeft, is een lijst met concrete regels, geschreven als trigger, voorwaarde en actie, die je in één middag kunt aanzetten en twee weken later kunt beoordelen.

Dat is precies wat hier staat. Twintig regels, gegroepeerd niet naar afdeling maar naar de plek waar het geld weglekt, want lekken houden zich niet aan organogrammen. Elke regel benoemt wat hem wekt, wat waar moet zijn om hem te laten draaien, wat hij doet en ruwweg wat hij oplevert. Zes ervan zijn kant-en-klare recepten binnen de workflowautomatiseringen van Zoye; de rest zou je zelf in één zin beschrijven, en alle twintig zijn haalbaar voor een team zonder technische mensen.

Lees het als een menukaart, niet als een afvinklijst. Niemand zou twintig regels tegelijk moeten aanzetten, en de laatste secties leggen uit welke twee je eerst bouwt en welke ene bijna iedereen veel te vroeg bouwt.

Hoe je elk voorbeeld leest

Elke regel hieronder heeft dezelfde vier onderdelen, en het loont om daar pietluttig over te doen, want de meeste mislukte automatiseringen sneuvelen op het tweede.

De trigger is de gebeurtenis die de regel wekt. Er wordt een record aangemaakt, een veld verandert, een datum verstrijkt, een fase schuift op.

De voorwaarde is wat waar moet zijn voordat de regel überhaupt iets doet. Hier gaat het mis. Een trigger zonder voorwaarde vuurt op alles, inclusief het testrecord dat je dinsdag maakte en de dubbele lead die je advertentieplatform twee keer doorstuurde. Een te nauwe voorwaarde vuurt nooit, wat erger is, want de regel oogt op het scherm springlevend terwijl hij niets doet.

De acties zijn wat er gebeurt. Meestal meer dan één: iets versturen, een taak aanmaken, een veld bijwerken, iemand op de hoogte stellen.

Wat het oplevert is het eerlijke deel. Sommige van deze regels besparen een kwartier per week. Twee ervan zijn meer waard dan alle andere bij elkaar.

Groep 1: leadreactie, waar het duurste lek zit

Je hebt betaald om deze aanvragen te genereren. Elk uur stilte devalueert ze.

1. Directe eerste reactie op een nieuwe lead

Trigger: er wordt een leadrecord aangemaakt vanuit welke bron dan ook. Voorwaarde: de lead heeft een bereikbaar kanaal en heeft de afgelopen 24 uur geen bericht gehad. Acties: het eerste bericht sturen, een eigenaar toewijzen en een opvolgtaak aanmaken voor de eerstvolgende werkdag. Waarde: de meest lonende regel op deze lijst. Aanvragen die nooit klant worden hebben overwegend geen nee gezegd; ze kregen simpelweg nooit een tweede bericht zolang ze zich nog herinnerden dat ze het eerste hadden gestuurd.

De dubbelingsclausule in de voorwaarde is niet optioneel. Zonder die clausule krijgt iemand die je formulier invult en je daarna via WhatsApp aanschrijft twee identieke welkomstberichten, wat overkomt als slordigheid en niet als snelheid.

2. Routeren op bron, daarna op eigenaar

Trigger: er wordt een leadrecord aangemaakt. Voorwaarde: het bronveld komt overeen met een gedefinieerd kanaal, bijvoorbeeld betaalde advertentie, websiteformulier, aanbeveling of handmatige invoer. Acties: de eigenaar zetten volgens de routeringsregel, het record taggen met de campagne en de bron in de titel van de opvolgtaak zetten. Waarde: het voorkomt de meest demotiverende misser in een klein salesteam, namelijk twee mensen die met een uur ertussen opgewekt dezelfde lead bellen terwijl een derde aanvraag onaangeroerd blijft liggen.

3. Kwalificatieantwoorden landen in velden, niet in een chatverloop

Trigger: een lead beantwoordt de kwalificatievragen. Voorwaarde: minstens de antwoorden over budget en termijn zijn aanwezig. Acties: elk antwoord in een eigen CRM-veld schrijven, de leadfase zetten en pas daarna een mens waarschuwen. Waarde: dit is het verschil tussen een kwalificatieproces en een transcript. Antwoorden in velden zijn filterbaar, rapporteerbaar en zichtbaar op de kaart. Antwoorden in een chatverloop zijn archeologie.

Groep 2: pijplijnhygiëne, of hoe deals doodgaan aan verwaarlozing

Een pijplijn is alleen nuttig als hij de werkelijkheid weerspiegelt. De meeste pijplijnen van kleine bedrijven zijn een museum van optimistische sluitdatums.

4. Deal zeven dagen stil

Trigger: een geplande dagelijkse controle. Voorwaarde: de deal staat open, staat niet in een fase waarin wachten normaal is, en heeft zeven dagen geen activiteit gehad. Acties: de eigenaar informeren met de dealnaam en de datum van de laatste activiteit, een taak voor hernieuwd contact aanmaken en de deal op het bord markeren. Waarde: alleen de leadreactie gaat hieraan vooraf. Deals sterven zelden aan een afwijzing. Ze sterven doordat niemand zeker weet wie aan zet is.

De clausule over "een fase waarin wachten normaal is" doet ertoe. Als een deal terecht wacht op de bestuursvergadering bij de klant, leert wekelijks porren het team om de melding te negeren, en een melding die iedereen negeert is slechter dan geen melding.

5. Het betreden van een fase maakt zijn eigen checklist aan

Trigger: een deal gaat naar een bepaalde fase, bijvoorbeeld Voorstel verstuurd. Voorwaarde: de checklist hangt nog niet aan de deal. Acties: de standaardtaken van die fase aanmaken met eigenaren en relatieve deadlines, het bijbehorende document koppelen en de datum van de volgende stap zetten. Waarde: het verandert een fasenaam in een echt proces. Kleine teams weten meestal wel wat er in elke fase zou moeten gebeuren en doen dat in ongeveer 60 procent van de gevallen. Deze regel brengt dat naar honderd, zonder er een vergadering over te beleggen.

6. Geen volgende stap bij een actieve deal

Trigger: een dagelijkse controle. Voorwaarde: de deal staat in een actieve fase en heeft geen toekomstige taak of afspraak gekoppeld. Acties: een taak aanmaken die de eigenaar vraagt een volgende stap te bepalen, vandaag te doen. Waarde: sterker dan het klinkt. "Wat is de volgende stap" is de vraag die het betrouwbaarst een echte deal van een hoop onderscheidt, en deze regel stelt hem vanzelf in plaats van te wachten op de pijplijnbespreking.

Groep 3: de overdracht na een gewonnen deal, het minst geautomatiseerde deel van de meeste bedrijven

Iedereen automatiseert het najagen. Bijna niemand automatiseert het moment waarop het najagen lukt, en dat is precies het moment waarop een klant zijn oordeel over je vormt.

7. De onboarding start bij de winst

Trigger: een deal gaat naar Gewonnen. Voorwaarde: de deal heeft een gekoppeld contact en bedrijf. Acties: het onboardingpakket aan taken aanmaken met eigenaren, het welkomstbericht sturen, de startbespreking inplannen, het concept van de eerste factuur genereren en de uitvoerende kant informeren. Waarde: hoog en grotendeels onzichtbaar. Het gat tussen "we hebben gewonnen" en "iemand is begonnen" is precies waar een nieuwe klant je stilletjes verlaagt van indrukwekkend naar gewoon.

8. Het startpakket stelt zichzelf samen

Trigger: de startbespreking wordt ingepland. Voorwaarde: de bespreking is gekoppeld aan een gewonnen deal. Acties: het projectdocument uit de sjabloon maken, vooraf vullen met de dealgegevens, koppelen aan het contact en het bedrijf en delen met het toegewezen team. Waarde: het haalt de twintig minuten overtypen weg die niemand inplant en iedereen verafschuwt, en zorgt dat de start op dezelfde feiten draait waarop de verkoop is gesloten.

9. De verliesreden wordt vastgelegd zolang hij nog klopt

Trigger: een deal gaat naar Verloren. Voorwaarde: het veld verliesreden is leeg. Acties: een taak voor de eigenaar aanmaken met deadline dezelfde dag, en de deal in een beoordelingsstatus houden tot de reden is ingevuld. Waarde: klein per geval, aanzienlijk over een jaar. Een verliesreden die een maand later wordt genoteerd is fictie. Dezelfde dag genoteerd is het het goedkoopste productonderzoek dat je ooit doet.

10. Eerste check-in nadat de levering is gestart

Trigger: een vastgesteld aantal dagen na de winstdatum. Voorwaarde: de klant is nog actief en er is nog geen check-in geweest. Acties: een check-in-taak aanmaken voor de accountverantwoordelijke en het bericht opstellen. Waarde: de goedkoopste volgende verkoop zit bij de klant die je al hebt gewonnen. Een ingeplande check-in haalt dat uit het geheugen van iemand.

Groep 4: facturen najagen, het lek met een getal ernaast

Dit is de enige groep waarvan de waarde triviaal meetbaar is, omdat je hem in kasdagen uitdrukt.

11. Vriendelijke herinnering voor de vervaldatum

Trigger: drie werkdagen voor de vervaldatum. Voorwaarde: de factuur is onbetaald. Acties: een korte herinnering sturen met bedrag en datum, en de verzending vastleggen op de factuurkaart. Waarde: een aanzienlijk deel van de late betalingen is niet opzettelijk. Het is een factuur die in een drukke week binnenkwam. Een duwtje voor de vervaldatum haalt daar een flink deel van terug, zonder enige ongemakkelijkheid.

12. Achterstallige factuur najagen

Trigger: een dagelijkse controle. Voorwaarde: de factuur is over de vervaldatum en onbetaald. Acties: de bij de achterstand passende herinneringstrap sturen, bij vastgestelde drempels een taak aanmaken voor de accountverantwoordelijke en elke stap op de factuur vastleggen. Waarde: de regel met het best in geld meetbare resultaat van de lijst. Consistentie is het hele mechanisme. Najagen dat betrouwbaar en zonder emotie gebeurt wordt sneller betaald dan najagen dat gebeurt wanneer iemand geïrriteerd genoeg is om eraan te denken.

13. Serieuze escalatie en een besluit over stoppen met werken

Trigger: de factuur passeert een vastgestelde ouderdom, doorgaans 30 of 45 dagen achterstand. Voorwaarde: onbetaald, en eerdere herinneringen zijn afgeleverd. Acties: de eigenaar en degene die de financiën doet informeren, een besluittaak aanmaken over het pauzeren van het werk en een zichtbare markering op de klantkaart zetten. Waarde: deze regel bestaat zodat het besluit door een mens wordt genomen, op tijd en met de feiten voor zich. De escalatie automatiseren is juist. Het besluit automatiseren niet.

14. Ontvangen betaling sluit de lus

Trigger: een factuur wordt als betaald gemarkeerd. Voorwaarde: er staan openstaande najaagtaken voor die factuur. Acties: die taken sluiten, de herinneringsreeks stoppen en de klantkaart bijwerken. Waarde: het voorkomt de misser die het vertrouwen in automatisering sneller sloopt dan wat ook: een herinnering aan een klant die vorige week heeft betaald.

Groep 5: taken deblokkeren, waar intern werk vastloopt

15. Een geblokkeerde taak komt bij een mens terecht

Trigger: een taak wordt als geblokkeerd gemarkeerd, of blijft na de deadline onaangeroerd liggen. Voorwaarde: de taak staat nog open en is toegewezen. Acties: de uitvoerder en diens leidinggevende informeren, de taak toevoegen aan de blokkadelijst op het bord en escaleren als hij na een vastgestelde periode nog steeds geblokkeerd is. Waarde: geblokkeerd werk is standaard onzichtbaar. Iemand weet dat hij vastzit en alle anderen gaan uit van voortgang. Deze regel vervangt de vraag uit de dagstart, die alleen wordt gesteld op dagen dat er een dagstart is.

16. De hoofdtaak sluit wanneer de subtaken klaar zijn

Trigger: de laatste openstaande subtaak wordt afgerond. Voorwaarde: alle subtaken zijn afgerond en de hoofdtaak staat nog open. Acties: de hoofdtaak sluiten, de eigenaar informeren en in gang zetten wat ervan afhing. Waarde: klein op zichzelf, groot bij elkaar opgeteld. Het is het administratieve bezinksel van gestructureerd werk en precies het soort ding dat men vergeet tot het bord vol staat met hoofdtaken die weken geleden af waren.

17. Een taak zonder toewijzing krijgt een eigenaar

Trigger: een taak staat 24 uur zonder toewijzing. Voorwaarde: de taak staat open en heeft een deadline. Acties: hem toewijzen volgens de routeringsregel, of een aangewezen persoon vragen hem toe te wijzen. Waarde: een taak zonder toewijzing is een taak die niemand doet. In teams onder de 25 mensen gebeurt dit voortdurend, omdat iedereen aanneemt dat degene die hem aanmaakte hem wel oppakt.

Groep 6: rapportage, of hoe je je maandag terugkrijgt

18. Maandagse pijplijnsamenvatting

Trigger: een wekelijkse planning. Voorwaarde: geen, behalve een actieve werkruimte. Acties: nieuwe leads, deals die zijn opgeschoven, deals die stil zijn gevallen, deals die deze week sluiten en onbetaalde facturen samenvoegen tot één bericht en dat afleveren waar het team toch al leest. Waarde: het vervangt de vergadering die alleen bestaat om feiten vast te stellen, zodat de vergadering die overblijft over besluiten kan gaan.

19. Het maandoverzicht dat zichzelf schrijft

Trigger: de eerste werkdag van de maand. Voorwaarde: geen. Acties: omzet, aantal gewonnen en verloren deals, gemiddelde doorlooptijd, activiteit per persoon en openstaande vorderingen produceren en in de werkruimte opslaan. Waarde: de rapportageregel met het grootste verschil tussen bespaarde moeite en bouwmoeite. Meestal een uur per maand uit iemands leven, definitief teruggewonnen.

20. Contacten met wie niemand heeft gesproken

Trigger: een wekelijkse planning. Voorwaarde: het contact is klant of gekwalificeerde lead zonder activiteit gedurende een vastgestelde periode. Acties: de lijst samenstellen, een lichte taak voor hernieuwd contact toewijzen en het overzicht naar de eigenaar sturen. Waarde: het zet de vage zorg dat je mensen verwaarloost om in een concrete lijst van acht namen, waar je wel iets mee kunt.

Waar Zoye in past

Dat de meeste van deze regels nooit worden gebouwd komt niet doordat iemand het ermee oneens is. Het komt doordat ze op de klassieke manier bouwen betekent: een trigger kiezen uit een uitklaplijst, filtervoorwaarden toevoegen, velden koppelen tussen applicaties, testen met een nepbericht en dat leidingwerk vervolgens voor altijd bezitten terwijl de gekoppelde applicaties eronder veranderen.

Zoye haalt de bouwstap weg in plaats van hem mooier te maken. Je beschrijft de regel in één zin, in de app, via WhatsApp of in Slack. Zoye maakt er een echte trigger, echte voorwaarden en echte acties van, laat je de afgeronde regel terugzien in gewone taal, en er draait niets voordat jij akkoord gaat. Er is een visuele editor als je de vorm van een regel wilt zien of wilt bijstellen, en je bent nooit verplicht die te openen.

Het takenbord van Zoye: wat de automatiseringen opleveren komt binnen als gewone taken met prioriteitslabels, zodat het team op hetzelfde bord werkt als altijd

Twee structurele details wegen zwaarder dan de stap van zin naar regel. Het eerste is dat triggers en acties tot acht van de werkruimtetools reiken, en dat elk record al aan de andere gekoppeld is, zodat een deal zijn contact, zijn taken, zijn bestanden en zijn facturen kent zonder integratie ertussen. Daarom kan regel 7 hierboven taken aanmaken, een bespreking inplannen, een factuur voorbereiden en de klant aanschrijven als één set acties, in plaats van vier gekoppelde ketens die elk hun eigen manier hebben om stilletjes te breken.

Het tweede is het uitvoeringslogboek. Elke uitvoering legt vast wat er afging, wat er veranderde en wat er verzonden werd, en is terug te draaien. Dat is weinig glamoureus en precies wat automatiseringen die je vertrouwt scheidt van automatiseringen die je uiteindelijk uitzet. Wanneer een regel op een verkeerd record afgaat, wil je het zien, begrijpen en ongedaan maken, niet er drie weken later via een klantklacht achter komen.

Zes van de bovenstaande regels komen als recepten die je direct kunt aanzetten: directe leadopvolging, de deal die zeven dagen stil ligt, onboarding na een gewonnen deal, achterstallige facturen najagen, geblokkeerde taken zichtbaar maken en de hoofdtaak die sluit na haar subtaken. Ze komen overeen met de regels 1, 4, 7, 12, 15 en 16 op deze lijst, en dat is geen toeval: het zijn de zes waar een klein bedrijf het meest aan heeft.

Over de grenzen kun je maar beter helder zijn. Zoye is geen boekhoudgrootboek, dus de factuurregels jagen na en leggen vast in plaats van je boeken af te stemmen. Het is ook geen ticketsysteem voor support. En Zoye draait je advertenties niet; het vangt de leads op die je advertenties opleveren en werkt ze af.

De twee die je als eerste bouwt

Bouw de directe leadreactie en het seintje voor stilgevallen deals, in die volgorde, en bouw twee weken lang niets anders.

Ze staan om dezelfde reden vooraan. Beide zitten direct op omzet waarvoor je al hebt betaald, beide zijn binnen twee weken meetbaar, en geen van beide vraagt iemand om anders te werken. De leadreactie beschermt het geld dat je hebt uitgegeven om aanvragen te genereren. Het seintje voor stilgevallen deals beschermt het geld dat al in de pijplijn ligt, en dat is de goedkoopste omzet in het bedrijf omdat het dure deel al gedaan is.

Er is een tweede reden om hier te beginnen. Deze twee regels leveren snel zichtbaar resultaat, en dat telt enorm voor de interne politiek rond automatisering in een klein team. Wie er stilletjes van overtuigd is dat automatisering het bedrijf robotachtig maakt, heeft een teruggehaalde deal nodig, geen schema. Voor een diepere behandeling van de opvolgmechaniek, zie de gids over hoe je opvolging automatiseert, en voor de saleskant het stuk over salesautomatisering voor kleine bedrijven.

De ene die iedereen te vroeg bouwt

Leadscoring.

Het is onweerstaanbaar. Het klinkt als de geavanceerde versie van routeren, het levert een bevredigend getal op elke kaart, en het laat een kleine operatie serieus ogen. Het is tegelijk, in een bedrijf dat een paar dozijn deals per kwartaal sluit, vrijwel volledig willekeurig.

Scoring werkt door te leren welke kenmerken samenhangen met sluiten. Daarvoor zijn genoeg gesloten deals nodig om die samenhang iets te laten betekenen. Bij een kleine steekproef weerspiegelen de gewichten uiteindelijk wat degene die het model bouwde die dag geloofde, en de score verhardt dat geloof tot een getal dat iedereen als bewijs behandelt. Erger nog: mensen gaan ernaar handelen. Een lead met 34 krijgt minder aandacht dan een lead met 71 terwijl het verschil ruis is, en het model wordt zelfvervullend, want laag gescoorde leads converteren daadwerkelijk slechter zodra je ze niet meer belt.

Routeer in plaats daarvan op bron en eigenaar. Dat is een feit, geen gevolgtrekking. Keer terug naar scoring wanneer je enkele honderden gesloten deals hebt om van te leren, en toets het dan een kwartaal lang aan de uitkomsten voordat je het iemands gedrag laat veranderen.

Dezelfde discipline geldt voor uitgebreide vertakkingen. Een regel met negen voorwaarden en vier paden is niet krachtiger dan drie eenvoudige regels; hij is lastiger te debuggen, lastiger over te dragen en veel vatbaarder om stilletjes nergens meer op te passen.

Een verstandig tempo om ze aan te zetten

Eén regel per twee weken is een goed tempo voor een klein team, en dat is sneller dan het klinkt: twaalf automatiseringen in een halfjaar, meer dan de meeste bedrijven van deze omvang ooit in bedrijf krijgen.

Doe bij elke regel drie dingen. Houd de eerste twee weken het uitvoeringslogboek in de gaten en bevestig dat hij zo vaak is afgegaan als je verwachtte, want een regel die nul keer afgaat ziet er precies zo uit als een regel die werkt. Geef hem een eigenaar bij naam, want een regel zonder eigenaar is een regel die niemand gaat repareren. En schrijf in één zin op wat hij moet veranderen, zodat je over een maand kunt vaststellen of dat gebeurd is.

Neem daarna elk kwartaal de hele set door. Trek regels terug die niet meer bij jullie manier van werken passen, want een verouderde automatisering die op een dood proces afgaat is een duurder probleem dan een ontbrekende. Wil je de theorie achter het kiezen van geschikte processen, lees dan wat bedrijfsprocesautomatisering is.

Een opmerking over sjablonen en samenvoegvelden

Verschillende van deze regels versturen een bericht en gebruiken dus plaatshouders. Twee principes voorkomen gêne.

Zorg altijd voor een terugvalwaarde bij een leeg veld. Een bericht dat begint met "Hoi {first_name}," gaat prima tot het record afkomstig is van een formulier waar iemand alleen een bedrijfsnaam invulde, en je zojuist een leegte hebt begroet. Stel een standaardwaarde in en test de regel op een bewust onvolledig record voordat hij live gaat.

En behandel elke uitgaande regel alsof een echte klant hem hardop aan een collega gaat voorlezen, want ooit doet iemand dat. De toon die op schaal efficiënt oogt, klinkt voor de individuele ontvanger vaak onpersoonlijk. Automatisering hoort het moment betrouwbaar te maken, niet het bericht machinaal.

Begin bij het lek, niet bij het gereedschap

Het instinct bij automatisering is een editor openen en kijken wat hij kan. Het betere instinct is twintig minuten besteden aan een lijstje van de laatste vijf dingen die in je bedrijf misgingen, en vervolgens in deze lijst de regel zoeken die elk daarvan zou hebben opgevangen.

Dat lijstje is bijna altijd korter dan mensen verwachten, en het wijst bijna altijd naar dezelfde handvol lekken: een aanvraag die onbeantwoord bleef, een deal die niemand opvolgde, een overdracht die te laat begon, een factuur waar niemand achteraan ging. Vier of vijf regels zijn genoeg om het grootste deel te dichten.

Probeer Zoye en beschrijf je eerste regel in één zin.

Voor meer context, zie het overzicht van de workflowautomatiseringen, de gids over wat bedrijfsprocesautomatisering is en de praktische uitleg over hoe je opvolging automatiseert.