20 munkafolyamat-automatizálási példa, amit már ezen a héten bekapcsolhatsz

Az automatizálásról szóló cikkek többsége megmarad az "automatizáld az ismétlődő feladataidat" magasságban, ami igaz és teljesen használhatatlan. Egy 25 főnél kisebb cégnek valójában konkrét szabályok listájára van szüksége, triggerként, feltételként és műveletként leírva, amelyek egy délután alatt bekapcsolhatók és két hét múlva értékelhetők.

Pontosan ez van itt. Húsz szabály, nem osztályok, hanem a pénzszivárgás helyszínei szerint csoportosítva, mert a szivárgások nem tartják tiszteletben a szervezeti ábrát. Mindegyik megmondja, mi indítja el, minek kell igaznak lennie a lefutáshoz, mit csinál, és nagyjából mennyit ér. Hat közülük kész receptként érkezik a Zoye munkafolyamat-automatizálásaiban, a többit magad írnád meg egy mondatban, és mind a húsz elérhető egy technikai szakember nélküli csapatnak.

Étlapként olvasd, ne feladatlistaként. Senkinek nem szabad húsz szabályt egyszerre bekapcsolnia, az utolsó fejezetek pedig elmagyarázzák, melyik kettőt építsd elsőként és melyik az, amit szinte mindenki túl korán épít meg.

Hogyan olvasd az egyes példákat

Minden szabálynak ugyanaz a négy része van, és érdemes szőrszálhasogatónak lenni, mert a kudarcba fulladt automatizálások többsége a másodikon bukik el.

A trigger az az esemény, ami felébreszti a szabályt. Létrejön egy rekord, változik egy mező, elmúlik egy dátum, mozdul egy szakasz.

A feltétel az, aminek igaznak kell lennie ahhoz, hogy a szabály egyáltalán csináljon valamit. Itt szoktak elromlani a dolgok. A feltétel nélküli trigger mindenre lefut, beleértve a keddi tesztrekordot és a duplikált leadet, amit a hirdetési rendszer kétszer küldött be. A túl szűk feltétel viszont soha nem fut le, ami rosszabb, mert a szabály élőnek látszik a képernyőn, miközben semmit sem csinál.

A műveletek azok, amik történnek. Rendszerint több is: küldeni valamit, feladatot létrehozni, mezőt frissíteni, embert értesíteni.

Mennyit ér az őszinte rész. Néhány szabály negyed órát spórol hetente. Kettő közülük többet ér, mint az összes többi együtt.

1. csoport: leadválasz, ahol a legdrágább szivárgás lakik

Fizettél azért, hogy ezek a megkeresések létrejöjjenek. Minden óra csend leértékeli őket.

1. Azonnali első válasz az új leadre

Trigger: bármely forrásból létrejön egy leadrekord. Feltétel: a leadnek van elérhető csatornája, és az elmúlt 24 órában nem kapott üzenetet. Műveletek: kiküldeni az első üzenetet, felelőst rendelni, és a következő munkanapra követési feladatot létrehozni. Érték: a lista legjövedelmezőbb szabálya. Azok a megkeresések, amelyekből soha nem lesz ügyfél, jellemzően nem mondtak nemet. Egyszerűen nem kaptak második üzenetet, amíg még emlékeztek arra, hogy elküldték az elsőt.

A duplikációt kizáró feltétel nem opcionális. Nélküle az, aki kitölti az űrlapot, majd ír WhatsAppon, két azonos üdvözlőüzenetet kap, ami hanyagságnak hat, nem gyorsaságnak.

2. Irányítás forrás, majd felelős szerint

Trigger: létrejön egy leadrekord. Feltétel: a forrásmező egy meghatározott csatornának felel meg, például fizetett hirdetés, weboldali űrlap, ajánlás vagy kézi rögzítés. Műveletek: felelőst beállítani az irányítási szabály szerint, a rekordot kampánnyal címkézni, a forrást a követési feladat címébe írni. Érték: megelőzi egy kicsi értékesítői csapat legkedvetlenítőbb kudarcát, amikor ketten vidáman felhívják ugyanazt a leadet egy óra különbséggel, miközben egy harmadik megkeresés érintetlenül áll.

3. A minősítési válaszok mezőkbe kerülnek, nem chatnaplóba

Trigger: egy lead válaszol a minősítő kérdésekre. Feltétel: legalább a költségvetésre és az időzítésre adott válasz megvan. Műveletek: minden választ a saját CRM-mezőjébe írni, beállítani a lead szakaszát, és csak ezután értesíteni embert. Érték: ez a különbség egy minősítési folyamat és egy jegyzőkönyv között. A mezőkben lévő válaszok szűrhetők, riportolhatók és látszanak a kartonon. A chatnaplóban lévő válaszok régészet.

2. csoport: pipeline-higiénia, avagy hogyan halnak meg az üzletek elhanyagolásból

Egy pipeline csak akkor hasznos, ha a valóságot tükrözi. A kisvállalkozások pipeline-jainak nagy része optimista zárási dátumok múzeuma.

4. Hét napja elakadt üzlet

Trigger: ütemezett napi ellenőrzés. Feltétel: az üzlet nyitott, nem olyan szakaszban van, ahol a várakozás természetes, és hét napja nem történt rajta semmi. Műveletek: értesíteni a felelőst az üzlet nevével és az utolsó aktivitás dátumával, újrafelvételi feladatot létrehozni, és megjelölni az üzletet a táblán. Érték: csak a leadválasz előzi meg. Az üzletek ritkán halnak bele az elutasításba. Abba halnak bele, hogy senki nem biztos benne, kin van a sor.

A "szakasz, ahol a várakozás természetes" kitétel fontos. Ha egy üzlet jogosan vár az ügyfél igazgatósági ülésére, a heti nyaggatás megtanítja a csapatot, hogy figyelmen kívül hagyja az értesítést, egy mindenki által figyelmen kívül hagyott értesítés pedig rosszabb, mint a semmi.

5. A szakaszba lépés magától létrehozza a saját ellenőrzőlistáját

Trigger: egy üzlet adott szakaszba lép, például "Ajánlat elküldve". Feltétel: az üzlethez még nincs csatolva az ellenőrzőlista. Műveletek: a szakasz szokásos feladatait létrehozni felelősökkel és relatív határidőkkel, csatolni a vonatkozó dokumentumot, beállítani a következő lépés dátumát. Érték: valódi folyamattá alakítja a szakasz nevét. A kis csapatok általában tudják, minek kellene történnie az egyes szakaszokban, és nagyjából az esetek 60 százalékában meg is teszik. Ez a szabály százra viszi, értekezlet nélkül.

6. Nincs következő lépés egy aktív üzleten

Trigger: napi ellenőrzés. Feltétel: az üzlet aktív szakaszban van, és nincs hozzá jövőbeli feladat vagy találkozó rendelve. Műveletek: feladatot létrehozni, amely a mai napra kéri a felelőstől a következő lépés kijelölését. Érték: erősebb, mint amilyennek látszik. A "mi a következő lépés" az a kérdés, amely a legmegbízhatóbban választja el a valódi üzletet a reménytől, és ez a szabály magától felteszi, ahelyett hogy megvárná a pipeline-átnézést.

3. csoport: az átadás a győzelem után, a legtöbb cég legkevésbé automatizált része

Mindenki automatizálja az utánajárást. Szinte senki nem automatizálja azt a pillanatot, amikor az utánajárás sikerül, pedig pontosan akkor alakítja ki rólad a véleményét az ügyfél.

7. Az ügyfélbevezetés a győzelemmel indul

Trigger: egy üzlet Megnyert állapotba kerül. Feltétel: az üzlethez kapcsolódik kontakt és cég. Műveletek: létrehozni a bevezetési feladatcsomagot felelősökkel, kiküldeni az üdvözlő üzenetet, ütemezni az indító megbeszélést, elkészíteni az első számla vázlatát, és értesíteni a végrehajtó oldalt. Érték: magas és nagyrészt láthatatlan. A "megnyertük" és a "valaki elkezdett dolgozni rajta" közötti rés az a hely, ahol az új ügyfél csendben lefokoz lenyűgözőből átlagossá.

8. Az indítócsomag magától összeáll

Trigger: megtörténik az indító megbeszélés ütemezése. Feltétel: a megbeszélés megnyert üzlethez kapcsolódik. Műveletek: létrehozni a projektdokumentumot a sablonból, előre kitölteni az üzlet adataival, hozzácsatolni a kontakthoz és a céghez, megosztani a kijelölt csapattal. Érték: megszünteti azt a húsz perc másolást, amit senki nem ütemez be és mindenki utál, és biztosítja, hogy az indítás ugyanazokra a tényekre épüljön, amelyekre az üzletet megkötötték.

9. A vesztés oka még akkor rögzül, amikor még igaz

Trigger: egy üzlet Elvesztett állapotba kerül. Feltétel: a vesztés oka mező üres. Műveletek: aznapi határidejű feladatot létrehozni a felelősnek, és felülvizsgálati állapotban tartani az üzletet, amíg az ok be nem kerül. Érték: esetenként kicsi, egy év alatt jelentős. Az egy hónappal később rögzített vesztésok fikció. Az aznap rögzített a legolcsóbb termékkutatás, amit valaha végzel.

10. Első visszajelzés a szállítás megkezdése után

Trigger: meghatározott számú nappal a győzelem dátuma után. Feltétel: az ügyfél még aktív, és nem volt visszajelző beszélgetés. Műveletek: visszajelzési feladatot létrehozni az ügyfélgazdának, és megfogalmazni az üzenetet. Érték: a legolcsóbb következő eladás a már megnyert ügyfélnél van. Az ütemezett visszajelzés kiveszi ezt valakinek a memóriájából.

4. csoport: számlabehajtás, a szivárgás, amihez szám tartozik

Ez az egyetlen csoport, amelynek értéke triviálisan mérhető, mert pénznapokban számolható.

11. Barátságos emlékeztető a határidő előtt

Trigger: három munkanappal a fizetési határidő előtt. Feltétel: a számla kifizetetlen. Műveletek: rövid emlékeztetőt küldeni az összeggel és a dátummal, és rögzíteni a küldést a számla kartonján. Érték: a késedelmes fizetések jelentős része nem szándékos. Egy számla, ami zsúfolt hétre esett. A határidő előtti puha jelzés ezek jó részét visszahozza mindenféle kellemetlenség nélkül.

12. Lejárt számla behajtása

Trigger: napi ellenőrzés. Feltétel: a számla lejárt és kifizetetlen. Műveletek: a késés mértékének megfelelő fokozatú emlékeztetőt küldeni, megadott küszöböknél feladatot létrehozni az ügyfélgazdának, és minden lépést rögzíteni a számlán. Érték: a lista pénzben legjobban mérhető szabálya. A következetesség maga a mechanizmus. Az a behajtás, ami megbízhatóan és érzelemmentesen történik, gyorsabban térül meg, mint az, ami akkor történik, amikor valaki eléggé bosszús ahhoz, hogy eszébe jusson.

13. Komoly eszkaláció és döntés a munka leállításáról

Trigger: a számla átlép egy meghatározott kort, jellemzően 30 vagy 45 napos késést. Feltétel: kifizetetlen, és a korábbi emlékeztetők kézbesültek. Műveletek: értesíteni a felelőst és a pénzügyekért felelő embert, döntési feladatot létrehozni a munka szüneteltetéséről, és látható jelölést tenni az ügyfélkartonra. Érték: ez a szabály azért van, hogy a döntést ember hozza meg, időben, a tényekkel maga előtt. Az eszkalációt automatizálni helyes. A döntést nem.

14. A beérkezett fizetés lezárja a kört

Trigger: egy számla kifizetettként megjelölésre kerül. Feltétel: vannak nyitott behajtási feladatok az adott számlához. Műveletek: lezárni a behajtási feladatokat, leállítani az emlékeztető-sorozatot, és frissíteni az ügyfélkartont. Érték: megelőzi azt a hibát, ami mindennél gyorsabban rombolja le az automatizálásba vetett bizalmat: az emlékeztetőt, ami a múlt héten fizető ügyfélnek megy ki.

5. csoport: feladatok kiszabadítása, ahol a belső munka megreked

15. Az elakadt feladat emberhez kerül

Trigger: egy feladat elakadtként lesz megjelölve, vagy érintetlenül áll a határideje után. Feltétel: a feladat még nyitott és hozzárendelt. Műveletek: értesíteni a felelőst és a vezetőjét, felvenni a tábla elakadás-listájára, és eszkalálni, ha adott idő után is elakadt. Érték: az elakadt munka alapból nem látható. Valaki tudja, hogy megrekedt, mindenki más pedig haladást feltételez. Ez a szabály kiváltja a napi megbeszélés kérdését, amit csak akkor tesznek fel, ha van napi megbeszélés.

16. A szülőfeladat lezárul, amikor az alfeladatai elkészülnek

Trigger: elkészül az utolsó nyitott alfeladat. Feltétel: minden alfeladat kész, és a szülőfeladat még nyitott. Műveletek: lezárni a szülőfeladatot, értesíteni a gazdáját, és elindítani, ami tőle függött. Érték: önmagában kicsi, összeadva nagy. Ez a strukturált munka adminisztratív maradéka, pontosan az, amiről elfeledkeznek, amíg a tábla meg nem telik hetekkel korábban befejezett szülőfeladatokkal.

17. A gazdátlan feladat felelőst kap

Trigger: egy feladat 24 órája hozzárendelés nélkül áll. Feltétel: a feladat nyitott és van határideje. Műveletek: hozzárendelni az irányítási szabály szerint, vagy értesíteni egy kijelölt embert, hogy rendelje hozzá. Érték: a gazdátlan feladat olyan feladat, amit senki nem csinál. A 25 főnél kisebb csapatokban ez folyamatosan előfordul, mert mindenki azt feltételezi, hogy a létrehozó majd elintézi.

6. csoport: riportálás, avagy hogyan kapd vissza a hétfődet

18. Hétfői pipeline-összefoglaló

Trigger: heti ütemezés. Feltétel: az aktív munkaterületen túl semmi. Műveletek: egy üzenetbe gyűjteni az új leadeket, a mozdult üzleteket, az elcsendesedetteket, az ezen a héten záruló üzleteket és a kifizetetlen számlákat, és odaküldeni, ahol a csapat úgyis olvas. Érték: kiváltja azt az értekezletet, ami csak a tények rögzítéséért van, így a megmaradó értekezlet szólhat döntésekről.

19. Havi összefoglaló, ami megírja magát

Trigger: a hónap első munkanapja. Feltétel: nincs. Műveletek: előállítani a bevételt, a megnyert és elvesztett üzletek számát, az átlagos ciklusidőt, a személyenkénti aktivitást és a kinnlevőséget, majd elhelyezni a munkaterületen. Érték: a riportálási szabályok közül itt a legnagyobb a különbség a megspórolt munka és az építés nehézsége között. Általában havi egy óra valakinek az életéből, véglegesen visszakapva.

20. Kontaktok, akikkel senki nem beszélt

Trigger: heti ütemezés. Feltétel: a kontakt ügyfél vagy minősített lead, és meghatározott ideje nincs rajta aktivitás. Műveletek: összeállítani a listát, könnyű újrafelvételi feladatot rendelni hozzá, és elküldeni az összefoglalót a felelősnek. Érték: a homályos aggodalmat, hogy elhanyagolsz embereket, nyolc név konkrét listájává alakítja, amivel már lehet kezdeni valamit.

Hol jön be a Zoye

A legtöbb ilyen szabály nem azért nem épül meg, mert bárki vitatná. Hanem mert hagyományos módon megépíteni annyit tesz, hogy triggert választasz egy legördülő listából, szűrőfeltételeket adsz hozzá, mezőket feleltetsz meg alkalmazások között, tesztelsz egy hamis rekorddal, majd örökre birtoklod ezt a vízvezetéket, miközben a bekötött alkalmazások alatta változnak.

A Zoye nem megszépíti, hanem eltünteti az építési lépést. Egy mondatban leírod a szabályt: az alkalmazásban, WhatsAppon vagy Slacken. A Zoye valódi triggerré, feltételekké és műveletekké alakítja, visszamutatja a kész szabályt hétköznapi nyelven, és semmi nem fut le, amíg jóvá nem hagyod. Vizuális szerkesztő is van, ha látni akarod egy szabály alakját vagy módosítanád, de soha nem kötelező megnyitnod.

A Zoye feladattáblája: az automatizálások eredménye hétköznapi feladatként érkezik prioritáscímkékkel, a csapat ugyanazon a táblán dolgozik, mint eddig

Két szerkezeti részlet fontosabb, mint maga a mondatból szabály lépés. Az első, hogy a triggerek és a műveletek a munkaterület nyolc eszközéig érnek el, és minden rekord már eleve kapcsolódik a többihez, így egy üzlet ismeri a kontaktját, a feladatait, a fájljait és a számláit anélkül, hogy integráció lenne közöttük. Ezért tud a fenti 7. szabály feladatokat létrehozni, megbeszélést ütemezni, számlát előkészíteni és üzenetet írni az ügyfélnek egyetlen műveletcsomagként, nem pedig négy összekötött láncként, amelyek mindegyike a maga módján tud csendben eltörni.

A második a futásnapló. Minden futás rögzíti, mi indult el, mi változott és mi ment ki, és visszavonható. Ez nem látványos, és pontosan ez választja el a megbízható automatizálásokat azoktól, amelyeket az ember végül kikapcsol. Ha egy szabály rossz rekordon fut le, látni, érteni és visszavonni akarod, nem pedig három héttel később, egy ügyfélpanaszból megtudni.

A fenti szabályok közül hat kész receptként, közvetlenül bekapcsolható: azonnali leadkövetés, hét napja elakadt üzlet, ügyfélbevezetés győzelem után, lejárt számla behajtása, elakadt feladatok felszínre hozása, és a szülőfeladat, ami lezárul az alfeladatai után. Ezek a lista 1., 4., 7., 12., 15. és 16. szabályának felelnek meg, és ez nem véletlen: ez az a hat, amelyből egy kisvállalkozás a legtöbbet profitálja.

Érdemes őszintén szólni a határokról. A Zoye nem könyvelési főkönyv, így a számlaszabályok emlékeztetnek és rögzítenek, nem pedig könyvelést egyeztetnek. Nem is ügyfélszolgálati ticketrendszer. És a Zoye nem futtat hirdetéseket, hanem befogadja és kezeli azokat a leadeket, amelyeket a hirdetéseid termelnek.

A kettő, amit elsőként érdemes megépíteni

Építsd meg az azonnali leadválaszt és az elakadt üzlet emlékeztetőjét, ebben a sorrendben, és két hétig ne építs semmi mást.

Ugyanazért elsők. Mindkettő közvetlenül olyan bevételen ül, amiért már fizettél, mindkettő két hét alatt mérhető, és egyik sem kér senkitől munkamódszer-változtatást. A leadválasz azt a pénzt védi, amit a megkeresések előállítására költöttél. Az elakadt üzlet emlékeztetője azt a pénzt védi, ami már a pipeline-ban ül, és ez a cég legolcsóbb bevétele, mert a drága rész már megvan.

Van egy második ok is arra, hogy itt kezdd. Ez a két szabály gyorsan látható eredményt hoz, ami rendkívül sokat számít az automatizálás belső politikájában egy kis csapatnál. Aki csendben meg van győződve róla, hogy az automatizálás robotikussá teszi a céget, annak visszaszerzett üzletet kell látnia, nem ábrát. A követés mechanikájáról bővebben lásd a hogyan automatizáld a leadkövetést útmutatót, az értékesítési oldalról pedig az értékesítés automatizálása kisvállalkozásoknak cikket.

Az egy, amit mindenki túl korán épít meg

A leadpontozás.

Ellenállhatatlan. Az útválasztás kifinomult változatának hangzik, minden kartonra kirak egy kielégítő számot, és egy kicsi működést komollyá varázsol. Ugyanakkor egy negyedévente pár tucat üzletet záró cégben szinte teljesen önkényes.

A pontozás úgy működik, hogy megtanulja, mely jellemzők korrelálnak a zárással. Ehhez elég lezárt üzlet kell ahhoz, hogy a korreláció jelentsen valamit. Kis mintán a súlyok végül azt tükrözik, amit a modellt megépítő ember azon a napon gondolt, a pontszám pedig ezt a hitet olyan számmá keményíti, amit mindenki bizonyítéknak tekint. Ami rosszabb: az emberek cselekedni kezdenek szerinte. A 34 pontos lead kevesebb figyelmet kap, mint a 71 pontos, holott a különbség zaj, és a modell önbeteljesítővé válik, mert az alacsonyra pontozott leadek tényleg rosszabbul konvertálnak, amint abbahagyod a hívásukat.

Helyette forrás és felelős szerint irányíts. Az tény, nem következtetés. A pontozáshoz akkor térj vissza, amikor több száz lezárt üzletből tanulhatsz, és amikor visszatérsz, egy negyedévig vesd össze az eredményekkel, mielőtt bárki viselkedését befolyásolni hagynád.

Ugyanez a fegyelem vonatkozik a bonyolult elágazásokra. Egy kilenc feltételes, négy útvonalas szabály nem erősebb három egyszerű szabálynál. Nehezebb hibát keresni benne, nehezebb átadni, és sokkal valószínűbb, hogy csendben megszűnik bármire is illeszkedni.

Épeszű ütem a bekapcsolásra

Két hetente egy szabály jó tempó egy kis csapatnak, és gyorsabb, mint amilyennek hangzik: tizenkét automatizálás fél év alatt, több, mint amennyit az ekkora cégek többsége valaha üzembe helyez.

Mindegyiknél tegyél meg három dolgot. Az első két hétben figyeld a futásnaplót, és győződj meg róla, hogy annyiszor futott, ahányszor vártad, mert a nullaszor lefutó szabály pontosan úgy néz ki, mint a működő. Adj neki gazdát névvel, mert a gazdátlan szabályt senki nem fogja megjavítani. És írd le egy mondatban, mit vársz tőle, hogy egy hónap múlva meg tudd mondani, megtörtént-e.

Utána negyedévente nézd át az egész készletet. Vonj ki minden szabályt, ami már nem illik a munkamódotokhoz, mert egy elavult folyamaton futó automatizálás drágább probléma, mint egy hiányzó. Ha érdekel az elmélet arról, mely folyamatok jönnek egyáltalán szóba, olvasd el, mi az üzleti folyamatautomatizálás.

Megjegyzés a sablonokról és az összefűzött mezőkről

Több szabály üzenetet küld, tehát helyőrzőket használ. Két elv megóv a kínos helyzettől.

Mindig legyen tartalék érték az üres mezőre. A "Szia {first_name}," kezdetű üzenet remek, amíg a rekord nem olyan űrlapról jött, ahol valaki csak cégnevet írt be, és épp a semmit köszöntötted. Állíts be alapértelmezést, és éles indítás előtt teszteld a szabályt egy szándékosan hiányos rekordon.

És minden kimenő szabályt úgy kezelj, mintha egy valódi ügyfél hangosan felolvasná egy kollégájának, mert egyszer valaki meg fogja tenni. Az a hangnem, ami nagy tömegben hatékonynak hat, a fogadó egyénnek gyakran személytelen. Az automatizálás tegye megbízhatóvá az időzítést, ne gépivé az üzenetet.

A szivárgással kezdd, ne az eszközzel

Az automatizálásnál az ösztön az, hogy megnyitunk egy szerkesztőt és megnézzük, mit tud. A jobb ösztön az, hogy húsz percet szánsz arra, hogy felírd az utolsó öt dolgot, ami rosszul sült el a cégedben, majd megkeresed ebben a listában azt a szabályt, amelyik mindegyiket elkapta volna.

Ez a lista szinte mindig rövidebb, mint várnánk, és szinte mindig ugyanarra a maroknyi szivárgásra mutat: megválaszolatlan megkeresés, üzlet, amit senki nem követett, késve indult átadás, számla, amiért senki nem ment el. Négy-öt szabály elég a nagy részének lezárásához.

Próbáld ki a Zoye-t, és írd le az első szabályodat egy mondatban.

További kontextusért lásd a munkafolyamat-automatizálások áttekintését, a mi az üzleti folyamatautomatizálás útmutatót, és a hogyan automatizáld a leadkövetést gyakorlati végigvezetést.