20 esempi di automazione dei flussi di lavoro da attivare questa settimana

La maggior parte degli articoli sull'automazione resta all'altitudine di "automatizza le attività ripetitive", una frase vera e del tutto inutile. Quello di cui ha davvero bisogno un'azienda sotto le 25 persone è un elenco di regole precise, scritte come trigger, condizione e azione, attivabili in un pomeriggio e valutabili quindici giorni dopo.

È esattamente ciò che trovi qui. Venti regole, raggruppate non per reparto ma per il punto in cui il denaro se ne va, perché le perdite non rispettano gli organigrammi. Ognuna dice cosa la sveglia, cosa deve essere vero perché giri, cosa fa e più o meno quanto vale. Sei di queste esistono come ricette pronte dentro le automazioni dei flussi di lavoro di Zoye; le altre le descriveresti tu stesso in una frase, e tutte e venti sono alla portata di un team senza persone tecniche.

Leggilo come un menù, non come una lista di cose da fare. Nessuno dovrebbe attivare venti regole in una volta, e le ultime sezioni spiegano quali due costruire per prime e quale quasi tutti costruiscono decisamente troppo presto.

Come leggere ciascun esempio

Ogni regola qui sotto ha le stesse quattro parti, e vale la pena essere pignoli, perché la maggior parte delle automazioni fallite cade sulla seconda.

Il trigger è l'evento che sveglia la regola. Nasce un record, cambia un campo, passa una data, si muove una fase.

La condizione è ciò che deve essere vero perché la regola faccia effettivamente qualcosa. È qui che le cose vanno storte. Un trigger senza condizione scatta su tutto, compreso il record di prova creato martedì e il lead duplicato che la piattaforma pubblicitaria ha mandato due volte. Una condizione troppo stretta non scatta mai, il che è peggio, perché la regola sullo schermo sembra viva mentre non fa nulla.

Le azioni sono ciò che accade. Di solito più di una: inviare qualcosa, creare un'attività, aggiornare un campo, avvisare una persona.

Quanto vale è la parte onesta. Alcune di queste regole fanno risparmiare un quarto d'ora a settimana. Due valgono più di tutte le altre messe insieme.

Gruppo 1: risposta ai lead, dove vive la perdita più costosa

Hai pagato per generare queste richieste. Ogni ora di silenzio le svaluta.

1. Prima risposta immediata a un nuovo lead

Trigger: viene creato un record lead da qualunque fonte. Condizione: il lead ha un canale raggiungibile e non ha ricevuto messaggi nelle ultime 24 ore. Azioni: inviare il messaggio di primo contatto, assegnare un referente, creare un'attività di follow up per il giorno lavorativo successivo. Valore: la regola più redditizia dell'elenco. Le richieste che non diventano mai clienti quasi mai hanno detto di no; semplicemente non hanno mai ricevuto un secondo messaggio mentre ancora ricordavano di aver mandato il primo.

La clausola antiduplicati nella condizione non è facoltativa. Senza, chi compila il modulo e poi ti scrive su WhatsApp riceve due benvenuti identici, cosa che si legge come sciatteria e non come prontezza.

2. Smistamento per fonte, poi per referente

Trigger: viene creato un record lead. Condizione: il campo fonte corrisponde a un canale definito, per esempio annuncio a pagamento, modulo del sito, segnalazione o inserimento manuale. Azioni: impostare il referente secondo la regola di smistamento, etichettare il record con la campagna, aggiungere la fonte al titolo dell'attività di follow up. Valore: evita il fallimento più demoralizzante di un piccolo team commerciale, ossia due persone che chiamano allegramente lo stesso lead a un'ora di distanza mentre una terza richiesta resta intatta.

3. Le risposte di qualificazione finiscono nei campi, non in una chat

Trigger: un lead risponde alle domande di qualificazione. Condizione: sono presenti almeno le risposte su budget e tempistiche. Azioni: scrivere ogni risposta nel proprio campo del CRM, impostare la fase del lead e solo dopo avvisare una persona. Valore: è la differenza tra un processo di qualificazione e una trascrizione. Le risposte nei campi si filtrano, entrano nei report e si vedono sulla scheda. Le risposte in una chat sono archeologia.

Gruppo 2: igiene della pipeline, ovvero come le trattative muoiono di incuria

Una pipeline serve solo se rispecchia la realtà. La maggior parte delle pipeline delle piccole imprese è un museo di date di chiusura ottimistiche.

4. Trattativa ferma da sette giorni

Trigger: un controllo giornaliero pianificato. Condizione: la trattativa è aperta, non è in una fase in cui attendere è normale e non ha attività da sette giorni. Azioni: avvisare il referente con nome della trattativa e data dell'ultima attività, creare un'attività di ripresa del contatto e segnalare la trattativa sulla board. Valore: seconda solo alla risposta ai lead. Le trattative raramente muoiono per un rifiuto. Muoiono perché nessuno è sicuro di chi tocchi parlare.

La clausola sulla "fase in cui attendere è normale" conta. Se una trattativa attende legittimamente il consiglio di amministrazione del cliente, insistere ogni settimana insegna al team a ignorare la notifica, e una notifica che tutti ignorano è peggio di nessuna notifica.

5. L'ingresso in una fase crea la propria lista di controllo

Trigger: una trattativa passa a una certa fase, per esempio Proposta inviata. Condizione: la trattativa non ha già la lista allegata. Azioni: creare le attività standard della fase con referenti e scadenze relative, allegare il documento pertinente, fissare la data del passo successivo. Valore: trasforma il nome di una fase in un processo reale. I team piccoli di solito sanno cosa dovrebbe accadere in ciascuna fase e lo fanno circa nel 60 per cento dei casi. Questa regola porta il dato a cento, senza una riunione sull'argomento.

6. Nessun passo successivo su una trattativa attiva

Trigger: un controllo giornaliero. Condizione: la trattativa è in una fase attiva e non ha alcuna attività o riunione futura collegata. Azioni: creare un'attività che chieda al referente di definire il passo successivo, con scadenza oggi. Valore: più forte di quanto sembri. "Qual è il passo successivo" è la domanda che separa nel modo più affidabile una trattativa reale da una speranza, e questa regola la pone da sola invece di aspettare la revisione della pipeline.

Gruppo 3: il passaggio dopo la vittoria, la parte meno automatizzata della maggior parte delle aziende

Tutti automatizzano l'inseguimento. Quasi nessuno automatizza il momento in cui l'inseguimento riesce, che è esattamente il momento in cui un cliente si forma un'opinione su di te.

7. L'avvio del cliente parte con la vittoria

Trigger: una trattativa passa a Vinta. Condizione: la trattativa ha contatto e azienda collegati. Azioni: creare il pacchetto di attività di avvio con i referenti, inviare il messaggio di benvenuto, fissare la riunione iniziale, generare la bozza della prima fattura e avvisare il lato operativo. Valore: alto e in gran parte invisibile. Lo scarto tra "abbiamo vinto" e "qualcuno ha iniziato a lavorare" è esattamente il punto in cui un nuovo cliente ti declassa in silenzio da notevole a ordinario.

8. Il pacchetto di avvio si compone da solo

Trigger: viene fissata la riunione iniziale. Condizione: la riunione è collegata a una trattativa vinta. Azioni: creare il documento di progetto dal modello, precompilarlo con i dati della trattativa, agganciarlo al contatto e all'azienda e condividerlo con il team assegnato. Valore: elimina i venti minuti di ricopiatura che nessuno pianifica e tutti detestano, e garantisce che l'avvio poggi sugli stessi fatti su cui è stata chiusa la vendita.

9. Il motivo della perdita si registra finché è ancora vero

Trigger: una trattativa passa a Persa. Condizione: il campo motivo della perdita è vuoto. Azioni: creare un'attività per il referente con scadenza in giornata e tenere la trattativa in stato di revisione finché il motivo non viene inserito. Valore: piccolo caso per caso, notevole nell'arco di un anno. Un motivo di perdita annotato un mese dopo è finzione. Annotato in giornata è la ricerca di prodotto più economica che farai mai.

10. Primo controllo dopo l'avvio della consegna

Trigger: un numero definito di giorni dopo la data di vittoria. Condizione: il cliente è ancora attivo e non c'è stato alcun controllo. Azioni: creare un'attività di controllo per chi segue il cliente e preparare il messaggio. Valore: la prossima vendita più economica è quella al cliente già conquistato. Un controllo pianificato toglie tutto questo dalla memoria di qualcuno.

Gruppo 4: solleciti di pagamento, la perdita con un numero accanto

È l'unico gruppo il cui valore è banalmente misurabile, perché si conta in giorni di cassa.

11. Promemoria cordiale prima della scadenza

Trigger: tre giorni lavorativi prima della data di scadenza. Condizione: la fattura non è pagata. Azioni: inviare un breve promemoria con importo e data e annotare l'invio sulla scheda della fattura. Valore: una quota rilevante dei ritardi non è intenzionale. È una fattura arrivata in una settimana piena. Un promemoria prima della scadenza ne recupera una buona parte senza alcun imbarazzo.

12. Sollecito di fattura scaduta

Trigger: un controllo giornaliero. Condizione: la fattura ha superato la scadenza e non è pagata. Azioni: inviare il promemoria del grado adatto al ritardo, creare un'attività per chi segue il cliente a soglie definite e registrare ogni passo sulla fattura. Valore: la regola con il ritorno più misurabile in denaro dell'intero elenco. La costanza è tutto il meccanismo. Un sollecito che avviene in modo affidabile e senza emotività viene pagato prima di un sollecito che avviene quando qualcuno è abbastanza irritato da ricordarsene.

13. Escalation seria e decisione di sospendere il lavoro

Trigger: la fattura supera un'anzianità definita, di solito 30 o 45 giorni di ritardo. Condizione: non pagata e con i promemoria precedenti consegnati. Azioni: avvisare il referente e chi si occupa delle finanze, creare un'attività di decisione sulla sospensione del lavoro e mettere una segnalazione visibile sulla scheda del cliente. Valore: questa regola esiste perché la decisione la prenda una persona, per tempo e con i fatti davanti. Automatizzare l'escalation è giusto. Automatizzare la decisione no.

14. Il pagamento ricevuto chiude il cerchio

Trigger: una fattura viene segnata come pagata. Condizione: esistono attività di sollecito aperte su quella fattura. Azioni: chiudere quelle attività, fermare la sequenza di promemoria e aggiornare la scheda cliente. Valore: evita il guasto che distrugge la fiducia nell'automazione più in fretta di qualunque altro, cioè un sollecito inviato a un cliente che ha pagato la settimana scorsa.

Gruppo 5: sbloccare le attività, dove il lavoro interno si impantana

15. Un'attività bloccata arriva a una persona

Trigger: un'attività viene segnata come bloccata, oppure resta intatta oltre la scadenza. Condizione: l'attività è ancora aperta e assegnata. Azioni: avvisare chi la ha in carico e il suo responsabile, aggiungerla all'elenco dei blocchi sulla board ed effettuare escalation se resta bloccata oltre un periodo definito. Valore: il lavoro bloccato non è visibile per impostazione predefinita. Qualcuno sa di essere fermo e tutti gli altri danno per scontato che si stia avanzando. Questa regola sostituisce la domanda della riunione quotidiana, che viene posta solo nei giorni in cui la riunione c'è.

16. L'attività principale si chiude quando le sottoattività finiscono

Trigger: viene completata l'ultima sottoattività aperta. Condizione: tutte le sottoattività sono completate e l'attività principale è ancora aperta. Azioni: chiudere l'attività principale, avvisare il suo referente e far partire ciò che ne dipendeva. Valore: piccolo isolatamente, grande in aggregato. È il residuo amministrativo del lavoro strutturato ed esattamente il genere di cosa che si dimentica finché la board non si riempie di attività principali finite settimane prima.

17. Un'attività senza assegnatario riceve un referente

Trigger: un'attività è senza assegnatario da 24 ore. Condizione: l'attività è aperta e ha una scadenza. Azioni: assegnarla secondo la regola di smistamento oppure avvisare una persona designata perché la assegni. Valore: un'attività senza assegnatario è un'attività che nessuno sta facendo. Nei team sotto le 25 persone succede di continuo, perché tutti danno per scontato che se ne occupi chi l'ha creata.

Gruppo 6: reportistica, ovvero come riprendersi il lunedì

18. Riepilogo della pipeline del lunedì

Trigger: una pianificazione settimanale. Condizione: nessuna oltre a uno spazio di lavoro attivo. Azioni: raccogliere lead nuovi, trattative che si sono mosse, trattative che si sono zittite, trattative in chiusura questa settimana e fatture non pagate in un unico messaggio e recapitarlo dove il team già legge. Valore: sostituisce la riunione che esiste solo per stabilire fatti, così la riunione che resta può riguardare decisioni.

19. Il riepilogo mensile che si scrive da solo

Trigger: il primo giorno lavorativo del mese. Condizione: nessuna. Azioni: produrre fatturato, numero di vinte e perse, durata media del ciclo, attività per persona e crediti in essere, poi archiviare il tutto nello spazio di lavoro. Valore: la regola di reportistica con il divario più ampio tra fatica risparmiata e difficoltà di costruzione. Di solito un'ora al mese della vita di qualcuno, recuperata per sempre.

20. Contatti con cui nessuno ha parlato

Trigger: una pianificazione settimanale. Condizione: il contatto è cliente o lead qualificato senza attività per un periodo definito. Azioni: comporre l'elenco, assegnare una leggera attività di ripresa del contatto e inviare il riepilogo al referente. Valore: converte il vago timore di trascurare qualcuno in un elenco concreto di otto nomi, sul quale si può agire come il timore non ha mai permesso.

Dove si inserisce Zoye

Il motivo per cui la maggior parte di queste regole non viene mai costruita non è che qualcuno le contesti. È che costruirle nel modo tradizionale significa scegliere un trigger da un menù a tendina, aggiungere condizioni di filtro, mappare campi tra applicazioni, provare con un record finto e poi possedere quell'impianto per sempre mentre le applicazioni collegate cambiano sotto.

Zoye elimina il passaggio di costruzione invece di abbellirlo. Descrivi la regola in una frase, nell'app, su WhatsApp o su Slack. Zoye la trasforma in un trigger, condizioni e azioni reali, ti rimostra la regola finita in linguaggio semplice, e niente parte finché non approvi. Un editor visuale esiste se vuoi vedere la forma di una regola o correggerla, e non sei mai obbligato ad aprirlo.

La board delle attività di Zoye: ciò che producono le automazioni arriva come normali attività con etichette di priorità, così il team lavora sulla stessa board di sempre

Due dettagli strutturali pesano più del passaggio dalla frase alla regola. Il primo è che trigger e azioni arrivano a otto degli strumenti dello spazio di lavoro, e ogni record è già collegato agli altri, così una trattativa conosce il suo contatto, le sue attività, i suoi file e le sue fatture senza integrazioni di mezzo. È per questo che la regola 7 qui sopra può creare attività, fissare una riunione, preparare una fattura e scrivere al cliente come un unico blocco di azioni invece che come quattro catene collegate, ognuna con il proprio modo di rompersi in silenzio.

Il secondo è il registro delle esecuzioni. Ogni esecuzione annota cosa è scattato, cosa è cambiato e cosa è stato inviato, ed è reversibile. Non è affascinante ed è esattamente ciò che separa le automazioni di cui ti fidi da quelle che alla fine spegni. Quando una regola scatta su un record sbagliato, vuoi vederlo, capirlo e annullarlo, non scoprirlo tre settimane dopo dentro un reclamo.

Sei delle regole sopra arrivano come ricette attivabili direttamente: follow up immediato del lead, trattativa ferma da sette giorni, avvio del cliente dopo la vittoria, sollecito di fattura scaduta, emersione delle attività bloccate e attività principale che si chiude dopo le sottoattività. Corrispondono alle regole 1, 4, 7, 12, 15 e 16 di questo elenco, e non è un caso: sono le sei da cui una piccola impresa trae il beneficio maggiore.

Vale la pena essere schietti sui limiti. Zoye non è un libro contabile, quindi le regole sulle fatture sollecitano e registrano invece di riconciliare la contabilità. Non è nemmeno una suite di ticket per l'assistenza. E Zoye non pubblica le tue campagne pubblicitarie; raccoglie e lavora i lead che quelle campagne producono.

Le due da costruire per prime

Costruisci la risposta immediata al lead e l'avviso sulla trattativa ferma, in quest'ordine, e per quindici giorni non costruire altro.

Vengono prima per lo stesso motivo. Entrambe poggiano direttamente su fatturato che hai già pagato, entrambe sono misurabili in due settimane e nessuna chiede a qualcuno di cambiare modo di lavorare. La risposta al lead protegge il denaro speso per generare richieste. L'avviso sulla trattativa ferma protegge il denaro già presente nella pipeline, che è il fatturato più economico dell'azienda perché la parte costosa è già fatta.

C'è una seconda ragione per iniziare da qui. Queste due regole producono risultati visibili in fretta, cosa che conta enormemente per la realtà politica dell'automazione in un team piccolo. Chi è silenziosamente convinto che l'automazione renda l'azienda robotica ha bisogno di vedere una trattativa recuperata, non uno schema. Per un approfondimento sulla meccanica dei solleciti commerciali, vedi la guida su come automatizzare il follow up, e sul lato vendite l'articolo sull'automazione delle vendite per piccole imprese.

Quella che tutti costruiscono troppo presto

Il punteggio dei lead.

È irresistibile. Sembra la versione sofisticata dello smistamento, produce un numero soddisfacente su ogni scheda e fa apparire seria una struttura piccola. È anche, in un'azienda che chiude qualche decina di trattative a trimestre, quasi del tutto arbitrario.

Il punteggio funziona imparando quali attributi correlano con la chiusura. Servono abbastanza trattative chiuse perché quella correlazione significhi qualcosa. Su un campione piccolo, i pesi finiscono per riflettere ciò che credeva la persona che ha costruito il modello il giorno in cui lo ha costruito, e il punteggio irrigidisce quella convinzione in un numero che tutti trattano come prova. Peggio ancora, le persone iniziano ad agire di conseguenza. Un lead da 34 riceve meno attenzione di uno da 71 pur essendo rumore la differenza, e il modello diventa una profezia che si autoavvera, perché i lead con punteggio basso convertono davvero peggio nel momento in cui smetti di chiamarli.

Smista invece per fonte e referente. Quello è un fatto, non un'inferenza. Torna al punteggio quando avrai diverse centinaia di trattative chiuse da cui imparare e, quando lo farai, confrontalo con i risultati per un trimestre prima di lasciargli cambiare il comportamento di chiunque.

La stessa disciplina vale per le ramificazioni elaborate. Una regola con nove condizioni e quattro percorsi non è più potente di tre regole semplici; è più difficile da correggere, più difficile da passare ad altri e molto più incline a smettere silenziosamente di corrispondere a qualsiasi cosa.

Un ritmo sensato per attivarle

Una regola ogni due settimane è un buon ritmo per un team piccolo, ed è più veloce di quanto sembri: dodici automazioni in sei mesi, più di quante la maggior parte delle aziende di questa dimensione arrivi mai a mettere in funzione.

Per ciascuna fai tre cose. Guarda il registro delle esecuzioni nelle prime due settimane e verifica che sia scattata il numero di volte che ti aspettavi, perché una regola che scatta zero volte è identica a una regola che funziona. Dalle un referente con nome e cognome, perché una regola senza referente è una regola che nessuno sistemerà. E scrivi in una frase cosa ti aspetti che cambi, così tra un mese potrai dire se è successo.

Poi rivedi l'intero insieme ogni trimestre. Ritira le regole che non corrispondono più al modo in cui lavorate, perché un'automazione obsoleta che scatta su un processo morto è un problema più costoso di un'automazione mancante. Se vuoi la teoria dietro la scelta dei processi adatti, leggi che cos'è l'automazione dei processi aziendali.

Una nota su modelli e campi variabili

Diverse di queste regole inviano un messaggio, quindi usano segnaposto. Due principi ti evitano imbarazzi.

Prevedi sempre un valore di riserva per il campo vuoto. Un messaggio che inizia con "Ciao {first_name}," va benissimo finché il record non arriva da un modulo in cui qualcuno ha scritto solo il nome di un'azienda, e hai appena salutato un vuoto. Imposta un valore predefinito e prova la regola contro un record volutamente incompleto prima di metterla in funzione.

E tratta ogni regola in uscita come se un cliente vero dovesse leggerla ad alta voce a un collega, perché prima o poi qualcuno lo farà. Il tono che su larga scala sembra efficiente spesso suona impersonale a chi lo riceve. L'automazione deve rendere affidabile il momento, non rendere il messaggio meccanico.

Parti dalla perdita, non dallo strumento

L'istinto con l'automazione è aprire un editor e vedere cosa sa fare. L'istinto migliore è dedicare venti minuti a elencare le ultime cinque cose andate storte nella tua azienda e poi cercare in questo elenco la regola che le avrebbe intercettate.

Quell'elenco è quasi sempre più corto di quanto la gente si aspetti e quasi sempre punta alla stessa manciata di perdite: una richiesta rimasta senza risposta, una trattativa che nessuno ha seguito, un passaggio partito in ritardo, una fattura che nessuno ha sollecitato. Quattro o cinque regole bastano a chiudere quasi tutto.

Prova Zoye e descrivi la tua prima regola in una frase.

Per approfondire, vedi la panoramica delle automazioni dei flussi di lavoro, la guida su che cos'è l'automazione dei processi aziendali e il percorso pratico su come automatizzare il follow up.