SOP-Vorlage: 12 kopierfertige Arbeitsanweisungen für kleine Firmen (2026)

Kurz gesagt: Eine SOP-Vorlage (Standardarbeitsanweisung) ist eine einzige Seite, die beschreibt, wie eine wiederkehrende Aufgabe erledigt wird, damit jede Person im Team sie gleich macht. Eine gute Anweisung hat sieben Teile: Zweck, Geltungsbereich, Verantwortliche Rolle, Auslöser, Schritte, Erledigt-Kriterium und Überprüfungsdatum. Unten finden Sie die leere Vorlage, eine Methode, sie in 30 Minuten auszufüllen, und 12 fertige Anweisungen, die ein kleines Unternehmen heute übernehmen kann.

Das Wichtigste (Oktober 2026)

• Sieben Teile machen eine Anweisung brauchbar: Zweck, Geltungsbereich, Verantwortliche Rolle, Auslöser, Schritte, Erledigt-Kriterium und Überprüfungsdatum. Fehlt einer, wird geraten.
• Halten Sie jede Anweisung bei 5 bis 10 nummerierten Schritten auf einer Seite. Über 12 Schritte sind es meist zwei Anweisungen.
• Ein erster Entwurf dauert etwa 30 Minuten, wenn Sie ihn bei der Arbeit schreiben und nicht aus dem Gedächtnis.
• Die 12 Vorlagen unten decken die Aufgaben ab, bei denen kleine Teams am häufigsten einen Kunden oder eine Zahlung verlieren, von der neuen Anfrage bis zum Monatsabschluss.
• Prüfen Sie jede Anweisung mindestens alle 6 Monate und in derselben Woche, in der sich am Ablauf etwas ändert.

Was ist eine SOP?

Eine SOP, also eine Standardarbeitsanweisung, ist eine kurze schriftliche Anleitung für eine Aufgabe, die das Unternehmen immer wieder erledigt, damit sie jedes Mal gleich läuft, egal wer sie übernimmt. Sie nennt die verantwortliche Rolle, das auslösende Ereignis, die Schritte der Reihe nach und woran man erkennt, dass die Arbeit fertig ist. So wird aus einer Gewohnheit im Kopf einer Person ein Prozess.

Große Unternehmen schreiben Arbeitsanweisungen für Audits und Zertifizierungen. Ein kleines Team braucht sie aus einem einfacheren Grund: Wer weiß, wie eine Aufgabe funktioniert, ist meist die beschäftigtste Person, und wenn sie fehlt, bleibt die Aufgabe liegen oder wird auf drei verschiedene Arten erledigt.

Eine Arbeitsanweisung ist weder Richtlinie noch Stellenbeschreibung. Die Richtlinie legt die Regel fest („Rückerstattung innerhalb von 14 Tagen nach dem Kauf“). Die Anweisung sagt, wie die Arbeit tatsächlich abläuft („Wenn eine Rückerstattungsanfrage eingeht, Kaufdatum in der Bestellung prüfen, dann...“). Der Test ist einfach: Geben Sie das Blatt einer neuen Kollegin. Erledigt sie die Aufgabe, ohne Sie etwas zu fragen, ist die Anweisung fertig.

Die 7 Teile einer guten SOP-Vorlage

Jede brauchbare Anweisung beantwortet sieben Fragen: warum es die Aufgabe gibt, wo sie beginnt und endet, wer verantwortlich ist, welches Ereignis sie auslöst, welche Schritte in welcher Reihenfolge folgen, wie „erledigt“ aussieht und wann jemand das Blatt wieder prüft. Die Tabelle zeigt jeden Teil mit einer Beispielzeile zum Anpassen.

Vier Schreibregeln halten eine Anweisung lebendig:

• Nennen Sie eine Rolle, keine Person. „Wer diese Woche den Posteingang betreut“ übersteht eine Kündigung.
• Beginnen Sie jeden Schritt mit einem Verb. Prüfen, senden, speichern, verschieben, buchen. Ein Schritt ohne Verb ist eine Notiz.
• Machen Sie das Erledigt-Kriterium sichtbar. „Rechnung als bezahlt markiert“ lässt sich prüfen. „Kunde zufrieden“ nicht.
• Ausnahmen gehören ans Ende, damit sich der Hauptweg in einem Zug liest.

SOP-Format: die leere Vorlage auf einer Seite

Das beste SOP-Format für ein kleines Unternehmen ist eine einzige Seite: ein Kopfblock mit Titel, Zweck, Geltungsbereich, Verantwortlicher Rolle und Auslöser, danach eine nummerierte Schrittliste, das Erledigt-Kriterium, eine kurze Ausnahmenotiz und ein Überprüfungsdatum. Kopieren Sie die leere Fassung in das Werkzeug, das Ihr Team jeden Tag öffnet, damit die Schritte direkt neben der Arbeit stehen.

Arbeitsanweisung: {Name der Aufgabe}

• Zweck: {ein Satz dazu, warum diese Aufgabe wichtig ist}
• Geltungsbereich: beginnt, wenn {erster Moment}, endet, wenn {letzter Moment}. Nicht enthalten: {Ausschlüsse}
• Zuständig: {Rolle}. Vertretung: {Ersatzrolle}
• Auslöser: {das Ereignis, das die Aufgabe startet}
• Schritte: 1. {Verb + Handlung + wo sie stattfindet} 2. {nächste Handlung} 3. {und so weiter, insgesamt 5 bis 10}
• Erledigt, wenn: {etwas, das jeder prüfen kann}
• Ausnahmen: wenn {Situation}, dann {was stattdessen zu tun ist}
• Überprüfung: {Datum}. Zuletzt geändert von: {Rolle}

Wo das Dokument liegt, zählt so viel wie sein Inhalt: Legen Sie es neben die Datensätze, die es betrifft, nicht in einen Ordner, den niemand öffnet.

Wie man eine SOP in 30 Minuten schreibt

Um eine Arbeitsanweisung in 30 Minuten zu schreiben, erledigen Sie die Aufgabe einmal und notieren jeden Handgriff, kürzen die Notizen auf die wichtigen Schritte, ergänzen Zuständigkeit, Auslöser und Erledigt-Kriterium und testen das Blatt an einer Kollegin. Wer aus dem Gedächtnis schreibt, lässt den Schritt aus, den alle vergessen, und genau der ist meist der wichtigste.

Minute 0 bis 5: eine Aufgabe wählen und den Auslöser aufschreiben. Nehmen Sie etwas Wöchentliches, das wehtut, wenn es schiefgeht. Eine Anweisung ohne klaren Startpunkt wird nie benutzt.

Minute 5 bis 15: die Aufgabe erledigen und dabei erzählen. Machen Sie es echt und notieren Sie jeden Handgriff, auch die kleinen: welchen Bildschirm Sie öffnen, was Sie kopieren, wem Sie Bescheid geben. Rechnen Sie mit 15 bis 25 Rohzeilen.

Minute 15 bis 22: kürzen und ordnen. Fassen Sie Kleinigkeiten zusammen, streichen Sie Selbstverständliches, behalten Sie 5 bis 10 Schritte mit einem Verb am Anfang. Seltene Fälle wandern in die Ausnahmezeile.

Minute 22 bis 27: den Kopf ausfüllen. Zweck, Geltungsbereich mit Anfang und Ende, Zuständigkeit und Vertretung als Rollen, ein prüfbares Erledigt-Kriterium und ein Überprüfungsdatum in sechs Monaten.

Minute 27 bis 30: übergeben. Bitten Sie jemanden, der die Aufgabe sonst nicht macht, sie beim nächsten Mal nach dem Blatt zu erledigen, ohne Sie zu fragen. Jede Rückfrage ist eine fehlende Zeile.

12 SOP-Vorlagen für kleine Unternehmen

Diese 12 SOP-Beispiele decken die wiederkehrenden Aufgaben ab, bei denen kleine Unternehmen am häufigsten einen Kunden, eine Zahlung oder einen ganzen Nachmittag verlieren. Jedes folgt den sieben Teilen oben. Ersetzen Sie die Wörter in geschweiften Klammern durch Ihre eigenen, streichen Sie Schritte, die nicht zu Ihrer Arbeitsweise passen, und tragen Sie als Zuständigkeit immer eine Rolle ein, nie einen Namen.

1. Neue Anfrage annehmen

• Zweck: Jede neue Anfrage bekommt am selben Arbeitstag eine Antwort und eine zuständige Person.
• Geltungsbereich: vom ersten Kontakt bis zum ersten vereinbarten Gespräch.
• Zuständig: {Rolle Posteingang}. Vertretung: {Inhaber}
• Auslöser: eine Nachricht, ein Anruf, ein Formular oder ein Kommentar von jemandem, der nicht in Ihren Kontakten steht.

1. Name, Telefon und E-Mail in den Kontakten suchen, bevor etwas angelegt wird.
2. Kontakt mit Quelle (Anzeige, Website, Empfehlung, Social Media, persönlich) und Anliegen anlegen.
3. Innerhalb von {Zielzeit} antworten: ein Dank, eine Frage zum Bedarf und zwei Gesprächstermine.
4. Zuständigkeit setzen und eine Nachfass-Aufgabe für den nächsten Arbeitstag anlegen.
5. Kommt nach 48 Stunden keine Antwort, genau eine kurze Erinnerung senden.

Erledigt, wenn: Kontakt gespeichert, Zuständigkeit gesetzt, Nachfassen datiert. Warum die ersten Stunden zählen: wie Sie keine Leads mehr verlieren.

2. Angebot nachfassen

• Zweck: Kein Angebot versandet ohne drei Versuche, eine Entscheidung zu bekommen.
• Geltungsbereich: vom versendeten Angebot bis zu Ja, Nein oder Abschluss als verloren.
• Zuständig: {wer das Angebot verschickt hat}
• Auslöser: Ein Angebot oder Kostenvoranschlag wird verschickt.

1. Betrag, Versanddatum und Gültigkeitsdatum beim Deal erfassen.
2. Tag 2: kurze Nachricht, ob das Angebot die Frage des Kunden beantwortet.
3. Tag 5: Anruf oder Sprachnachricht zum Zeitplan und dazu, was die Entscheidung bremst.
4. Tag 10: letzte Nachricht mit dem Gültigkeitsdatum: „Soll ich das Angebot offen lassen oder vorerst schließen?“
5. Deal auf gewonnen, auf verloren mit Grund oder auf ein neues datiertes Nachfassen setzen. Bei Gewinn Anweisung 3 starten.

Erledigt, wenn: gewonnen, verloren mit Grund oder ein datierter nächster Schritt. Formulierungsideen: Vorlagen für Nachfass-E-Mails.

3. Neue Kunden an Bord holen

• Zweck: Eine neue Kundin weiß innerhalb von 24 Stunden nach ihrem Ja, was als Nächstes passiert.
• Geltungsbereich: von Unterschrift oder Zahlung bis zum bestätigten ersten Liefertermin.
• Zuständig: {Rolle Kundenbetreuung}
• Auslöser: Ein Deal wird auf gewonnen gesetzt.

1. Willkommensnachricht mit dem Namen der Ansprechperson, den nächsten drei Terminen und dem Kontaktweg senden.
2. Projekt der Kundin mit einer Aufgabe pro Lieferschritt anlegen.
3. In einer einzigen Liste mit Frist alles anfordern, was von der Kundin gebraucht wird (Dateien, Zugänge, Angaben).
4. Kick-off-Termin buchen und die Einladung senden.
5. Anzahlungsanfrage oder erste Rechnung senden, wenn Ihre Bedingungen das vorsehen (Anweisung 4).
6. An Tag 7 prüfen, was auf beiden Seiten noch fehlt.

Erledigt, wenn: Willkommen gesendet, Projekt angelegt, Kick-off gebucht, Unterlagen erhalten oder angemahnt.

4. Rechnungen stellen und Zahlungen nachverfolgen

• Zweck: Jede abgeschlossene Arbeit wird innerhalb von {Anzahl} Tagen berechnet und nach Plan nachverfolgt, nicht nach Laune.
• Geltungsbereich: von der Übergabe der Arbeit bis zur vollständigen Zahlung.
• Zuständig: {Rolle Finanzen}. Vertretung: {Inhaber}
• Auslöser: Eine Arbeit ist als erledigt markiert oder ein vereinbarter Rechnungstermin ist erreicht.

1. Rechnung mit Referenz des Kunden, Fälligkeitsdatum und Zahlungslink erstellen.
2. Drei Tage vor Fälligkeit: freundliche Erinnerung mit dem Link.
3. Einen Tag danach: höflicher Hinweis, dass die Rechnung fällig ist.
4. Sieben Tage danach: persönliche Nachricht oder Anruf der Kundenbetreuung.
5. Vierzehn Tage danach: an den Inhaber eskalieren.
6. Am Tag des Zahlungseingangs als bezahlt markieren und dem Kunden danken.

Erledigt, wenn: bezahlt und als bezahlt markiert. Texte für jede Stufe: Zahlungserinnerungen per WhatsApp.

5. Um eine Bewertung bitten

• Zweck: Zufriedene Kunden werden um eine Bewertung gebeten, solange der Eindruck frisch ist.
• Geltungsbereich: abgeschlossene Aufträge ohne offene Reklamation.
• Zuständig: {Rolle Kundenbetreuung}
• Auslöser: Ein Auftrag ist abgeschlossen und bezahlt.

1. In der Kundenakte prüfen, ob ein Problem offen ist. Wenn ja, anhalten und Anweisung 7 folgen.
2. Innerhalb von drei Tagen einen kurzen Dank mit genau einem direkten Link zur Bewertungsseite senden: „Nochmals danke, dass Sie uns {Auftrag} anvertraut haben.“
3. Nach sieben Tagen keine Bewertung: eine Erinnerung. Nie eine dritte Nachricht.
4. Jede Bewertung innerhalb von zwei Arbeitstagen öffentlich beantworten und in der Akte vermerken.

Erledigt, wenn: Bitte gesendet, höchstens eine Erinnerung, jede Bewertung beantwortet.

6. Termine buchen und erinnern

• Zweck: Jeder Termin wird bestätigt, erinnert und dann wahrgenommen oder verschoben.
• Geltungsbereich: von der Terminanfrage bis zum Ende des Termins.
• Zuständig: {Rolle Empfang}
• Auslöser: Ein Kunde fragt nach einem Termin.

1. Zwei oder drei echte freie Zeitfenster aus dem gemeinsamen Kalender anbieten, nicht „wann es Ihnen passt“.
2. Den gewählten Termin mit Namen, Leistung und Kontaktdaten des Kunden buchen.
3. Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Ort oder Videolink und dem Weg zum Verschieben senden.
4. Erinnerung 24 Stunden vorher senden, bei sehr frühen Terminen eine zweite 2 Stunden vorher.
5. Bei einer Absage in derselben Antwort zwei neue Termine anbieten.
6. Erscheint der Kunde nicht, innerhalb von 30 Minuten mit einem neuen Terminangebot schreiben und das Nichterscheinen vermerken.

Erledigt, wenn: Termin wahrgenommen, verschoben oder mit Grund geschlossen.

7. Reklamationen bearbeiten

• Zweck: Ein unzufriedener Kunde hört schnell von einem Menschen und bekommt eine Antwort mit Datum.
• Geltungsbereich: jede Reklamation, auf jedem Kanal.
• Zuständig: {leitende Rolle}. Vertretung: {Inhaber}
• Auslöser: Ein Kunde meldet, dass etwas schiefgelaufen ist.

1. Eingang innerhalb von {Zielzeit} bestätigen: danken, sagen, wer sich kümmert und wann er Antwort bekommt.
2. Die Reklamation mit seinen eigenen Worten in der Kundenakte festhalten.
3. Fakten sammeln: was versprochen wurde, was passiert ist, wer beteiligt war.
4. Jede Lösung, die Geld kostet (Erstattung, Nacharbeit, Rabatt), mit dem Inhaber abstimmen.
5. Antworten, was passiert ist, was Sie tun und bis wann, ohne jemanden namentlich zu beschuldigen.
6. Lösung umsetzen, bestätigen und die Ursache in den Wochenbericht aufnehmen.

Erledigt, wenn: Ergebnis mitgeteilt, Lösung umgesetzt, Ursache erfasst.

8. Wochenbericht

• Zweck: Das Team schaut jede Woche auf dieselben Zahlen und handelt danach.
• Geltungsbereich: eine Seite, Montag bis Sonntag.
• Zuständig: {Rolle Betrieb}
• Auslöser: jeden {Tag} um {Uhrzeit}.

1. Neue Anfragen nach Quelle zusammenstellen.
2. Versendete, gewonnene und verlorene Angebote mit dem häufigsten Verlustgrund zusammenstellen.
3. Berechneten, eingegangenen und überfälligen Umsatz zusammenstellen.
4. Offene Reklamationen und überfällige Aufgaben je zuständiger Person zusammenstellen.
5. Drei Zeilen schreiben: was gestiegen ist, was gesunken ist und eine Maßnahme mit Zuständigkeit.

Erledigt, wenn: Bericht vor dem Wochentermin geteilt, Maßnahme mit Zuständigkeit und Datum.

9. Beim Lieferanten nachbestellen

• Zweck: Nie geht aus, was die Arbeit stoppt.
• Geltungsbereich: alles auf der Nachbestellliste.
• Zuständig: {Rolle Einkauf}
• Auslöser: Ein Artikel erreicht seinen Meldebestand, oder die wöchentliche Zählung.

1. Eine einzige Liste führen: Artikel, Lieferant, Meldebestand, Bestellmenge, Lieferzeit.
2. Jeden {Tag} die Artikel auf der Liste zählen.
3. Alles beim üblichen Lieferanten bestellen, was am Meldebestand oder darunter liegt.
4. Die erwartete Lieferung als datierte Aufgabe erfassen.
5. Bei Lieferung Menge und Zustand vor der Unterschrift prüfen.
6. Unvollständige oder beschädigte Lieferungen am selben Tag melden und beim Lieferanten vermerken.

Erledigt, wenn: Bestellung vollständig eingetroffen, oder die Lücke wird mit Datum verfolgt.

10. Neue Teammitglieder einarbeiten

• Zweck: Eine neue Person erledigt bis zum Ende der ersten Woche echte Arbeit.
• Geltungsbereich: von der Zusage bis zum Ende des ersten Monats.
• Zuständig: {Führungskraft der neuen Person}
• Auslöser: Ein Stellenangebot wird angenommen.

1. Vor dem ersten Tag Zugänge anlegen und die Anweisungen der Rolle teilen.
2. Am ersten Tag die fünf Anweisungen durchgehen, die sie am häufigsten braucht.
3. Eine Patin oder einen Paten für kleine Fragen zuordnen.
4. In der ersten Woche jede Anweisung einmal beobachten, dann einmal unter Aufsicht ausführen.
5. Am Ende der zweiten Woche die Zeilen umschreiben, die verwirrt haben.
6. An Tag 30 kurz besprechen, was funktioniert und wo mehr Schulung nötig ist.

Erledigt, wenn: Sie hat jede Anweisung ihrer Rolle ohne Hilfe ausgeführt.

11. Nachrichten in sozialen Netzwerken beantworten

• Zweck: Nachrichten auf Instagram und Facebook werden beantwortet, solange die Person noch interessiert ist.
• Geltungsbereich: Direktnachrichten, Antworten auf Storys und Kommentare mit einer Frage.
• Zuständig: {Rolle Posteingang}
• Auslöser: eine neue Direktnachricht, Story-Antwort oder Frage in den Kommentaren.

1. Den Social-Media-Posteingang mindestens dreimal pro Arbeitstag prüfen. Nach Metas Messaging-Richtlinie darf ein Unternehmen nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht der Person frei antworten.
2. Häufige Fragen mit gespeicherten Antworten beantworten und eine Zeile persönlich machen.
3. Wirkt jemand kaufbereit, nach Namen und bestem Kontaktweg fragen und Anweisung 1 starten.
4. Preise und persönliche Daten aus öffentlichen Kommentaren in eine Direktnachricht verlagern.
5. Alles Verärgerte oder Heikle innerhalb einer Stunde an die Zuständigkeit von Anweisung 7 übergeben.

Erledigt, wenn: jede Nachricht beantwortet oder übergeben, Kaufinteressierte in den Kontakten.

12. Monatsabschluss

• Zweck: Geld und Daten des Monats sind sauber, bevor der nächste beginnt.
• Geltungsbereich: vom letzten Arbeitstag des Monats bis zum dritten Arbeitstag des Folgemonats.
• Zuständig: {Rolle Finanzen}
• Auslöser: der letzte Arbeitstag des Monats.

1. Prüfen, dass jede abgeschlossene Arbeit eine Rechnung hat (Anweisung 4).
2. Zahlungseingänge den Rechnungen zuordnen und als bezahlt markieren.
3. Auflisten, was noch überfällig ist, mit Zuständigkeit und Datum der nächsten Erinnerung.
4. Jeden Ausgabenbeleg der richtigen Budgetposition zuordnen.
5. Deals schließen oder neu datieren, deren geplantes Abschlussdatum vorbei ist.
6. Eine Übersicht (berechnet, eingegangen, überfällig, ausgegeben) an den Inhaber und an die Person schicken, die Ihre Bücher führt.

Erledigt, wenn: jede Arbeit berechnet, Zahlungen zugeordnet, Übersicht verschickt.

Die 12 Anweisungen auf einen Blick

Wann wird aus einer SOP eine Automatisierung?

Eine Arbeitsanweisung ist reif für die Automatisierung, wenn sie einige Wochen gleich gelaufen ist, ihr Auslöser ein Ereignis ist, das Software erkennt, und die meisten Schritte etwas anlegen, verschieben oder senden. In Zoye beschreiben Sie diese Anweisung; Zoye baut die Regel, zeigt sie Ihnen, und nichts läuft, bevor Sie zustimmen.

Zoye ist ein AI Business Operator: eine Agentin, die im Unternehmen arbeitet, in Kontakten, Deals, Aufgaben, Kalender, Dokumenten und Rechnungen. Eine Anweisung in eine Workflow-Automatisierung zu verwandeln, ist ein Gespräch, in der Web-App, auf WhatsApp oder in Slack: „Wenn ein Deal auf gewonnen geht, sende die Willkommensnachricht, lege die Onboarding-Aufgaben an und buche einen Kick-off.“ Zoye macht daraus Auslöser, Bedingungen und Aktionen, zeigt Ihnen die fertige Regel Schritt für Schritt und wartet auf Ihre Freigabe. Es gibt einen visuellen Editor, aber Sie müssen ihn nie öffnen. Jeder Lauf wird protokolliert, mit dem, was ihn ausgelöst hat, was sich geändert hat und was gesendet wurde, und ein Lauf lässt sich rückgängig machen.

Mehrere Vorlagen entsprechen Rezepten, die Zoye bereits mitbringt: sofortiges Nachfassen bei einer neuen Anfrage (Anweisung 1), ein Hinweis, wenn ein Deal seit 7 Tagen stillsteht (Anweisung 2), Onboarding nach einem gewonnenen Deal (Anweisung 3) und das Nachverfolgen einer überfälligen Rechnung (Anweisung 4). Zoye bietet freie Zeiten aus einer einzigen Buchungsliste an und verschickt die Erinnerungen automatisch (Anweisung 6). Auf Instagram und Facebook beantwortet Zoye Direktnachrichten und Story-Antworten sofort und übergibt alles, worauf sie nicht antworten soll, an einen Menschen, mit dem ganzen Chat in der Akte des Leads (Anweisung 11). Auf WhatsApp läuft Zoye über die offizielle WhatsApp Business Platform und führt dort die Gespräche mit Ihren Leads; die Anbindung Ihrer eigenen geschäftlichen WhatsApp-Nummer kommt bald.

Die Anweisung selbst sollte neben der Arbeit liegen. Docs bewahrt Dokumente in Ordnern auf und hängt Dateien an den Kontakt, Deal oder die Aufgabe, zu denen sie gehören. Notes, ein gemeinsamer Bereich für Teamdokumente, wird noch eingeführt und trägt in der App ein „Bald verfügbar“-Abzeichen. Liegen Ihre Checklisten in Trello, Monday.com oder einer Tabelle, importiert Zoye sie schon heute; Importe aus Jira, Notion und ClickUp kommen bald. Sie können Zoye auch ein PDF oder einen Screenshot einer Checkliste schicken, und sie liest die Datensätze daraus aus.

Notes gibt dem Team gemeinsame Ordner für Anweisungen wie diese; der Bereich wird noch eingeführt, bis dahin hält Docs sie am richtigen Datensatz.

Preise (Stand Oktober 2026): Der Einstiegsplan Almost Free kostet 5 $ im Monat oder 4 $ im Monat bei jährlicher Zahlung, für ein Mitglied und die Kernwerkzeuge; Automatisierungen sind nicht enthalten. Darüber: Starter für 29 $ monatlich oder 23 $ jährlich mit 5 Mitgliedern, Growth für 59 $ oder 47 $ mit 10, Scale für 119 $ oder 95 $ mit 30 und Customize auf Anfrage. Die Preisseite zeigt, was jeder Plan umfasst.

Was sollte manuell bleiben?

Lassen Sie einen Schritt manuell, wenn er Urteilsvermögen, Einfühlung oder eine Geldentscheidung im Einzelfall verlangt: was man einem unzufriedenen Kunden anbietet, eine Erstattung, eine Preisausnahme, ein Anruf bei einem Kunden, der sich entfernt, und alles, was öffentlich über einen Fehler gesagt wird. Automatisieren Sie die Erinnerungen und Aufzeichnungen rund um diese Schritte, nicht die Entscheidung selbst.

• Ergebnis einer Reklamation (Anweisung 7): Eingangsbestätigung und Erfassung können automatisch laufen; Lösung und Entschuldigung gehören einem Menschen.
• Der Anruf an Tag 5 (Anweisung 2): Die Erinnerung anzurufen kann automatisch sein, das Gespräch nicht.
• Zahlungsverzug über 14 Tage (Anweisung 4): Die Arbeit für einen Kunden zu pausieren ist eine Beziehungsentscheidung.
• Lieferantenwechsel (Anweisung 9): Ein Hinweis auf niedrigen Bestand ist mechanisch; ein Wechsel nach einem Qualitätsproblem nicht.
• Die erste Woche einer neuen Person (Anweisung 10): Zugänge lassen sich automatisch vorbereiten; die Begrüßung kommt von einem Menschen.
• Antworten auf negative Bewertungen (Anweisung 5): Ein Entwurf mit Unterstützung ist in Ordnung, aber ein Mensch liest und sendet.

Ein Test deckt die meisten Fälle ab: Wenn eine falsche automatische Aktion eine Entschuldigung nötig machen würde, behalten Sie bei diesem Schritt eine menschliche Freigabe.

Häufige Fehler bei SOPs

Die häufigsten Fehler sind, den idealen statt den tatsächlichen Ablauf zu beschreiben, zu lang zu schreiben, Namen statt Rollen einzutragen, den Auslöser zu vergessen und die Anweisung nie zu prüfen. Jeder davon macht das Blatt leise wertlos, und das Team fragt wieder die Person, die es weiß.

• Ideal statt Realität. Schreiben Sie auf, was heute passiert; verbessern Sie in Version zwei.
• Dreißig Schritte. Lange Anweisungen werden überflogen. Trennen Sie an der Übergabestelle.
• Vornamen als Zuständigkeit. Die Anweisung bricht an dem Tag, an dem die Person fehlt.
• Kein Auslöser. „Bei Kunden nachfassen“ passiert nie. „Zwei Tage nach Versand eines Angebots“ schon.
• Nie geprüft. Ein Überprüfungsdatum mit Zuständigkeit hält das Blatt ehrlich.
• Zu früh automatisiert. Ein Ablauf, der sich jede Woche ändert, ergibt eine Regel, die jede Woche bricht.

Wie man SOPs in einem kleinen Team einführt

Beginnen Sie diese Woche mit drei Anweisungen, nicht mit zwölf: neue Anfragen, Rechnungen und Zahlungen sowie die Aufgabe, die im letzten Monat am meisten Ärger gemacht hat. Lassen Sie jede zwei Wochen laufen, korrigieren Sie die Zeilen, die Fragen ausgelöst haben, und nehmen Sie dann die nächsten drei dazu. In diesem Tempo hat ein kleines Team alle zwölf in etwa zwei Monaten im Einsatz.

1. Woche 1: Anweisungen 1 und 4 sowie Ihre schwierigste Aufgabe mit der 30-Minuten-Methode schreiben.
2. Woche 2 bis 3: sie echt anwenden und jede Frage notieren.
3. Woche 3: unklare Zeilen korrigieren und Überprüfungsdaten festlegen.
4. Woche 4 bis 8: alle zwei Wochen drei Anweisungen ergänzen, sortiert nach dem Geld oder den Kunden, die sie schützen.
5. Nach zwei stabilen Monaten: die in der Tabelle mit „Ja“ markierten Schritte in Automatisierungen verwandeln, die Sie einzeln freigeben.

Wenn Ihre Anweisungen schon in einer Tabelle oder auf einem Board liegen, buchen Sie eine Zoye-Demo und bringen Sie eine Anweisung mit: Sie sehen die Regel, die Zoye daraus baut, bevor irgendetwas läuft.

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