Excel-Tabelle für Ferienwohnungen: Tabs, Spalten und Formeln

In der Kurzzeitvermietung gibt es eine unausgesprochene Regel: Man soll sich ein wenig dafür schämen, das Geschäft aus einer Tabelle heraus zu führen. Jede Verkaufspräsentation beginnt mit dem Bild eines unübersichtlichen Rasters und der Frage „immer noch Tabellen?". Ein guter Aufhänger und größtenteils unehrlich, denn für einen erheblichen Teil der Gastgeber und kleinen Verwalter ist die Tabelle tatsächlich das richtige Werkzeug, und sie bleibt es viel länger, als irgendjemand, der Software verkauft, laut sagen möchte.

Eine gut gebaute Tabelle kostet im Betrieb nichts, geht auf eine Weise kaputt, die Sie sehen und selbst reparieren können, ändert in zehn Sekunden ihre Form, wenn Ihr Geschäft die Form ändert, und stellt nie eine Rechnung für einen Platz, den Sie vergessen haben zu kündigen. Sie kann außerdem das Eine, was die meiste Software seltsam schwer macht: alle Ihre Zahlen auf einem Bildschirm zeigen. Wer zwei Einheiten hat und wissen will, ob der letzte Sommer den vorigen geschlagen hat, bekommt aus einer Tabelle schneller eine Antwort als aus jedem Dashboard.

Dieser Artikel tut daher zweierlei, in dieser Reihenfolge. Zuerst gibt er Ihnen eine Struktur, die Sie heute bauen können: die sechs Tabs, die Spalten jedes einzelnen, die drei Formeln, die das meiste Gewicht tragen, und die Gewohnheiten, die das Ganze ehrlich halten. Danach, wenn die Tabelle wirklich gut ist, folgt das schwierigere Argument: die vier konkreten Ausfälle, die zeigen, dass die Tabelle das richtige Werkzeug nicht mehr ist, und was zuerst herausgelöst wird, wenn dieser Tag kommt.

Die Preise entsprechen den im September 2026 veröffentlichten Tarifen; aktuelle Zahlen finden Sie auf der Preisseite des jeweiligen Anbieters.

Warum die Tabelle länger trägt, als Anbieter zugeben

Es lohnt, genau zu benennen, worin eine Tabelle gut ist, denn genau das verrät, wann sie aufhört, gut zu sein.

Rechnen über eine bekannte Zeilenmenge ist ihr Heimspiel. Umsatz je Objekt und Monat, Kosten je Kategorie, netto nach Kanalprovision, Auslastung über eine Saison. Kein Property-Management-System der Welt macht das besser als eine Tabelle, die Sie selbst gebaut haben, denn die Tabelle hat genau Ihre Kategorien und niemandes sonst.

Änderungen kosten fast nichts. Sie kaufen eine dritte Einheit, Sie fügen eine Zeile hinzu. Ein Eigentümer möchte die Abrechnung je Einheit statt zusammengefasst, Sie fügen eine Spalte hinzu. In einer Software wird derselbe Wunsch zum Supportticket oder zum Workaround. Ein kleines Portfolio ändert oft seine Form, und die Tabelle hält mit.

Sie sehen das Ganze. Vertrauen in die eigenen Zahlen entsteht daraus, sie nachvollziehen zu können. In einer Tabelle klicken Sie auf eine Zelle und lesen die Formel. Diese Transparenz ist mehr wert als die meisten Funktionen, und deshalb behalten viele, die eine Tabelle verlassen, trotzdem eine nebenher.

Der eigentliche Preis ist Ihre Aufmerksamkeit, nicht Geld. Eine Tabelle ist nicht wirklich billig; sie wird mit zwanzig Minuten pro Woche bezahlt und mit dem Risiko, dass diese zwanzig Minuten in einem vollen August ausfallen. Bei zwei Objekten ist das ein fairer Handel. Irgendwo zwischen zehn und vierzig hört er auf, fair zu sein, und der Abschnitt weiter unten hilft, Ihre eigene Linie zu finden.

Die Tabelle ist ein Werkzeug mit einem Arbeitsbereich, wie jedes andere. Bauen Sie sie gut und nutzen Sie sie innerhalb dieses Bereichs.

Drei Entscheidungen, bevor Sie irgendetwas bauen

Die meisten Tabellen für die Kurzzeitvermietung gehen in den ersten zehn Minuten schief, nicht im zehnten Monat. Drei Entscheidungen setzen die Obergrenze dessen, wie weit Ihre kommt.

Eine Zeile pro Ereignis, immer. Jeder Tab hält genau eine Art von Sache, eine pro Zeile, und nichts sonst. Eine Zeile pro Buchung, eine pro Ausgabe, eine pro Wechsel. Die Versuchung ist, Buchung, Reinigungskosten und Eigentümerauszahlung in dieselbe Zeile zu packen, weil Sie so darüber denken. Tun Sie es nicht. Gemischte Zeilen lassen sich nicht filtern, nicht summieren und nicht pivotieren, und an dem Tag, an dem Sie eine neue Frage beantworten wollen, tippen Sie den ganzen Tab neu.

Kürzel statt Namen. Geben Sie jedem Objekt und jedem Eigentümer ein kurzes Kürzel und verwenden Sie es überall. Ein Objekt heißt MEE-02, nicht „die Zweizimmerwohnung mit Meerblick (die von Anna)". Namen werden jedes Mal anders geschrieben, und ein SUMMEWENNS, das eine Variante verfehlt, gibt still eine falsche Zahl zurück, ganz ohne Fehlermeldung. Mit Kürzeln füllt eine Verweisformel den lesbaren Namen für Sie aus.

Datum als Datum, Geld als Zahl. Stellen Sie die Spaltenformate ein, bevor Sie eine einzige Zeile erfassen. Text, der wie ein Datum aussieht, sortiert nicht, subtrahiert nicht und filtert nicht. Ein Betrag mit in die Zelle getipptem Währungszeichen ist ebenfalls Text. Das ist langweilig und es ist der häufigste Grund, warum eine Tabelle mitten im Jahr falsch zu rechnen beginnt.

Machen Sie diese drei Dinge richtig, und alles Folgende funktioniert. Machen Sie sie falsch, bauen Sie in sechs Monaten neu.

Die sechs Tabs und ihre Spalten

Hier die Struktur. Sie funktioniert für einen Gastgeber mit zwei Inseraten und streckt sich bis zum Verwalter mit dreißig Einheiten anderer Eigentümer.

1. Objekte

Eine Zeile pro Einheit. Das ist Ihre Referenztabelle, alle anderen Tabs schlagen hier nach.

Spalten: property_id (Ihr kurzes Kürzel), nickname, address, owner_id, bedrooms, max_guests, base_cleaning_fee, management_fee_pct, channels_listed, active_from, active_to, notes.

Das Paar active_from und active_to zählt mehr, als es aussieht. Auslastung ist bedeutungslos, wenn Sie eine Einheit, die Sie erst im April übernommen haben, durch 365 Tage teilen. Behalten Sie die Daten, dann kann Ihre Auslastungsformel sie nutzen.

2. Eigentümer

Nur nötig, wenn Sie für andere verwalten. Eine Zeile pro Eigentümer, nicht pro Objekt, denn ein Eigentümer kann Ihnen drei Einheiten übergeben.

Spalten: owner_id, owner_name, email, phone, preferred_contact, agreement_start, agreement_end, fee_model, fee_value, payout_method, statement_day, notes.

statement_day ist der Tag im Monat, an dem Sie die Abrechnung schulden. Schreiben Sie ihn in die Tabelle, denn das ist das Versprechen, das Sie am ehesten brechen.

3. Buchungen

Das Herz des Ganzen. Eine Zeile pro Aufenthalt.

Spalten: booking_id, property_id, channel, guest_name, booked_on, check_in, check_out, nights, guests, gross_booking_value, channel_commission, cleaning_fee_charged, taxes_collected, net_payout, payout_date, status.

Zwei davon werden weggelassen und später bereut. payout_date ermöglicht den Bankabgleich, denn das Geld für einen Augustaufenthalt landet oft im September, und jede Abweichung, der Sie jemals nachjagen, wohnt in dieser Lücke. status (bestätigt, storniert, geändert, erstattet) verhindert, dass eine stornierte Buchung Ihr Jahr still aufbläht.

4. Ausgaben

Eine Zeile pro Kosten. Widerstehen Sie dem Drang zu gruppieren.

Spalten: expense_id, date, property_id, category, vendor, amount, payment_method, owner_recharged (ja oder nein), receipt_link, notes.

owner_recharged ist die Spalte, die aus diesem Tab die halbe Eigentümerabrechnung macht. Kosten, die Sie weiterberechnen, und Kosten, die Sie selbst tragen, sind zwei verschiedene Tiere, und wenn Sie sie nicht bei der Erfassung trennen, trennen Sie sie jeden Monat von Hand. Kategorien sollten kurz und fest sein: Reinigung, Wäsche, Verbrauchsmaterial, Instandhaltung, Nebenkosten, Inseratsgebühren, Software, Fahrten, Sonstiges. Zehn Kategorien, die Sie nutzen, schlagen vierzig, die Sie raten.

5. Wechsel

Eine Zeile pro Reinigung oder Arbeit. Das ist der operative Tab, und er rettet Ihre Wochenenden.

Spalten: turnover_id, property_id, booking_out_id, date_due, time_due, assigned_to, type (Reinigung, Grundreinigung, Wäsche, Instandhaltung, Kontrolle), status, cost, confirmed_by_cleaner, notes.

assigned_to und status sind nicht verhandelbar. Ein Wechsel ohne Namen daneben ist nicht geplant, sondern erhofft. Eine bedingte Formatierung, die die Zeile rot färbt, wenn date_due heute ist und status nicht erledigt, rechnet sich in der ersten Woche.

6. Eigentümerabrechnungen

Ein Übersichts-Tab, vollständig aus Formeln gebaut. Hier tippen Sie nie eine Zahl hinein.

Spalten: owner_id, property_id, month, gross_income, channel_fees, recharged_expenses, management_fee, net_to_owner, sent_on.

Die ganze Disziplin dieses Tabs besteht darin, dass jeder Wert ein SUMMEWENNS ist, das auf Buchungen und Ausgaben zeigt. In dem Moment, in dem Sie hier eine Zahl eintippen, weil eine Formel unbequem war, ist die Abrechnung nicht mehr reproduzierbar und Sie verlieren die Nachvollziehbarkeit, die die Tabelle vertrauenswürdig gemacht hat.

Die drei Formeln, die die Arbeit machen

Sie müssen kein fortgeschrittener Tabellennutzer sein. Drei Muster tragen fast alles.

SUMMEWENNS, für jede Summe, die Sie je wollen. Das ist der Motor der Eigentümerabrechnung. Bruttosumme eines Objekts in einem Monat:

=SUMIFS(Bookings!J:J, Bookings!B:B, $A2, Bookings!F:F, ">="&$C2, Bookings!F:F, "<="&EOMONTH($C2,0), Bookings!P:P, "confirmed")

Lesen Sie es so: Summiere die Bruttospalte, wo das Objekt passt, die Anreise in den Monat fällt und der Status bestätigt ist. Tauschen Sie die summierte Spalte, und Sie erhalten Provisionen, Steuern oder Ausgaben in derselben Bauform. Wenn Sie eine einzige Formel lernen, lernen Sie diese.

XVERWEIS, damit Sie ein Kürzel nur einmal tippen. Lesbaren Namen und Eigentümer aus dem Objekte-Tab holen:

=XLOOKUP($B2, Properties!$A:$A, Properties!$B:$B, "UNKNOWN ID")

Das vierte Argument zählt. UNKNOWN ID statt eines Fehlers bedeutet, dass ein Tippfehler als sichtbare Markierung in der Zeile auftaucht statt als #N/A, über das Sie hinwegscrollen. In älteren Dateien leisten INDEX und VERGLEICH dasselbe.

Nächte in einem bestimmten Monat, damit ein Aufenthalt über den Monatswechsel richtig landet. Ein Gast, der am 29. August anreist und am 3. September abreist, hat Ihnen drei Augustnächte und drei Septembernächte gebracht. Diese Aufteilung ist der Unterschied zwischen einer Auslastung, der Sie trauen, und einer geschönten:

=MAX(0, MIN($D2, EOMONTH($F$1,0)+1) - MAX($C2, $F$1))

wobei C2 die Anreise, D2 die Abreise und F1 der erste Tag des gemessenen Monats ist. Die Auslastung ist diese Summe geteilt durch die verfügbaren Nächte, und hier zahlen sich die Spalten active_from und active_to aus dem Objekte-Tab aus.

Aus diesen dreien folgt der Rest. ADR ist Umsatz geteilt durch verkaufte Nächte. RevPAR ist Umsatz geteilt durch verfügbare Nächte. Keine der beiden braucht eine neue Formel, nur einen anderen Nenner.

Gewohnheiten, die eine Tabelle ehrlich halten

Die Struktur ist die Hälfte. Diese fünf Gewohnheiten sind die andere Hälfte, und sie trennen eine Tabelle, die drei Jahre hält, von einer, die im März aufgegeben wird.

Erfassen Sie nach Plan, nicht nach Laune. Fünfzehn Minuten am selben Wochentag schlagen eine Stunde, wann immer es Ihnen einfällt. Eine Tabelle verfällt ab dem Moment, in dem Sie im Rückstand sind, weil das Aufholen sich wie ein Projekt anfühlt.

Bearbeiten Sie nie eine Formel in einer Datenzeile. Wenn eine einzelne Zeile andere Logik braucht, haben Sie eine fehlende Spalte gefunden, keine Ausnahme. Fest eingetippte Werte, vergraben in einer Formelspalte, sind Ursache Nummer eins für eine still falsche Summe.

Gleichen Sie monatlich mit der Bank ab. Nehmen Sie die tatsächlich eingegangenen Auszahlungen, ordnen Sie sie payout_date in den Buchungen zu und finden Sie jede Differenz. Monatlich dauert das zehn Minuten. Zweimal im Jahr dauert es ein Wochenende, und dem Ergebnis trauen Sie trotzdem nicht ganz.

Schützen Sie die Referenz-Tabs. Sperren Sie Objekte, Eigentümer und die Abrechnungsformeln. Die häufigste Datenkatastrophe ist kein Angriff, sondern jemand, der eine Spalte statt des ganzen Bereichs sortiert und damit alle Zeilen verschiebt.

Legen Sie monatlich eine datierte Kopie an. Eine Datei pro Jahr mit Monatsständen. Wenn ein Eigentümer eine Abrechnung von vor vier Monaten hinterfragt, müssen Sie zeigen, was Sie geschickt haben, nicht, was die lebenden Formeln heute ausgeben würden.

Die vier Ausfälle, die den Umstieg anzeigen

Nichts davon sagt, die Tabelle sei primitiv. Es geht um vier konkrete Dinge, die ein Zellenraster strukturell nicht kann. Eines genügt. Wenn Sie zwei wiedererkennen, bezahlen Sie den Umstieg längst in unbezahlten Stunden.

1. Zwei Personen müssen gleichzeitig bearbeiten. Sobald eine Reinigungskraft, ein Mitverwalter oder eine Assistenz dieselbe Datei braucht, wird die Tabelle zum Koordinationsproblem. Gemeinsames Bearbeiten hilft, bis zwei Menschen benachbarte Dinge anfassen, und dann gibt es überschriebene Zeilen, eine versehentliche Sortierung oder eine Filteransicht, die einer gesetzt und ein anderer für die echten Daten gehalten hat. Es gibt in einer Tabelle kein Rechtemodell, das fein genug wäre, um zu sagen „diese Person darf den Wechselstatus ändern und sonst nichts".

2. Eine Nachfassaufgabe existiert, aber niemand besitzt sie. Das ist die große, und sie kostet echtes Geld. Ein Eigentümer stellt am Dienstag eine Frage per WhatsApp. Ein Interessent sagt, ruf mich im Frühjahr an. Ein Vertrag verlängert sich in neunzig Tagen. Nichts davon ist eine Zeile in irgendeinem Tab, denn eine Tabelle speichert, was passiert ist, nicht, was als Nächstes passieren soll. Also lebt es in Ihrem Kopf und Ihrem Telefon, und was durchfällt, ist unsichtbar: Sie erfahren nie von dem Eigentümer, der zu jemand anderem ging, weil Sie nicht angerufen haben.

3. Sie bauen die Eigentümerabrechnung monatlich von Hand. Wenn der Abrechnungs-Tab keine reinen Formeln mehr sind, wenn es eine Spalte für manuelle Korrekturen gibt, wenn Sie Zahlen zum Versenden in ein Dokument kopieren, dann leisten Sie jeden Monat auf Dauer qualifizierte Dateneingabe, und der Aufwand wächst mit dem Portfolio. Hier ist die Tabelle zur Arbeit geworden statt zum Werkzeug.

4. Eine Zahl widerspricht der Bank und niemand weiß, welche stimmt. Der schwerwiegendste Punkt. Wenn die Tabelle das eine sagt und das Konto das andere, und es gibt keinen Versionsverlauf und kein Eingabeprotokoll zum Nachverfolgen, haben Sie das Vertrauen verloren, für das die Tabelle überhaupt gebaut wurde. Sobald Sie den eigenen Summen nicht mehr glauben, ist jede daraus abgeleitete Entscheidung eine Vermutung.

Beachten Sie das Gemeinsame dieser vier. Keines wird durch eine bessere Vorlage, ein aufgeräumteres Layout oder mehr Disziplin gelöst. Es sind Grenzen des Formats: keine parallele Bearbeitung mit Rollen, kein Begriff einer künftigen Verpflichtung mit Verantwortlichem und Frist, keine wiederverwendbare Dokumentausgabe, keine Prüfhistorie. Software zu kaufen lohnt genau dann, wenn Sie an eine davon stoßen, und eigentlich nicht früher.

Was zuerst umzieht und was bleibt

Wenn es soweit ist, migrieren Sie nicht alles auf einmal und beginnen Sie nicht mit dem Geld. Die Reihenfolge, die funktioniert, ist die umgekehrte zu der, die die meisten versuchen.

Zuerst ziehen die Menschen und die Zusagen um. Eigentümer, potenzielle Eigentümer, jedes Gespräch mit einem nächsten Schritt und die Vertragsdaten. Das ist der Teil, der in Ihrem Kopf lebt, also der mit der höchsten Verlustwahrscheinlichkeit und der geringsten Gefahr, beim Umzug etwas zu zerbrechen. Hier zahlt sich eine Geschäftsschicht sofort aus, denn eine Nachfassaufgabe mit Eigentümer und Frist kann ein System zu Ende bringen, eine Zelle nicht.

Danach die Dokumente. Verwaltungsverträge, Versicherungsnachweise, Inventarlisten, Garantien. An dem Eigentümer oder Objekt hängend, zu dem sie gehören, statt in einem Ordnerbaum, in dem sich nur Sie zurechtfinden.

Als Drittes Rechnungsstellung und Mahnwesen. Eigentümerrechnungen, Verwaltungshonorare, die Zahlungserinnerung, die niemand gern verschickt.

Als Viertes das Reporting, wenn die drei davor saubere Daten liefern.

Den operativen Kern lassen Sie genau dort, wo er ist. Kalender, Kanalsynchronisierung, Nachtpreise und OTA-Gästekommunikation gehören zu Ihrem Property-Management-System. Wenn Sie das bei echtem Volumen noch aus der Tabelle heraus führen, ist ein PMS die dringendere Anschaffung als alles auf dieser Liste. Und behalten Sie eine persönliche Tabelle für schnelle Auswertungen, wenn Sie mögen. Viele gute Verwalter tun das.

Zoye: die Geschäftsschicht nach der Tabelle

Zoye ist der Ort, an den die ersten vier Punkte dieser Liste ziehen. Es ist ein AI Business Operator: ein Arbeitsbereich mit Kontakten, Deals, Aufgaben, Kalender, Dokumenten, Rechnungen und Auswertungen, die bereits miteinander verknüpft sind, plus ein Assistent, der sie für Sie bedient statt nur Vorschläge zu machen.

Eigentümer, Anfragen, Aufgaben und Rechnungen in einem verknüpften Arbeitsbereich, der Assistent hält die Datensätze aktuell.

Die Grenze gehört klar benannt, denn sie entscheidet, ob das für Sie nützlich ist. Zoye ist kein Property-Management-System und gibt auch nicht vor, eines zu sein. Kein Channel Manager, keine OTA-Synchronisierung, kein Verfügbarkeitskalender, keine Nachtpreise, keine Buchungsmaschine, kein OTA-Gästepostfach und keine Treuhandbuchhaltung. Guesty, Hostaway, Lodgify, OwnerRez und Smoobu leisten diese Arbeit, und das von Ihnen genutzte System sollten Sie behalten. Zoye stellt sich daneben und führt die Seite, die Ihre Tabelle abgedeckt hat, also genau die Seite, die gebrochen ist.

In der Praxis heißt das eine Eigentümer-Pipeline mit echten Stufen, sodass ein Interessent, der „ruf mich im Frühjahr an" gesagt hat, ein Datensatz mit Datum ist statt einer Erinnerung. Jede Anfrage trägt ihre Quelle, so lernen Sie, welcher Ihrer Kanäle tatsächlich Eigentümer bringt. Aufgaben tragen Verantwortlichen und Frist und lassen sich als Liste, Board, Kalender oder Zeitstrahl ansehen, was die Wechselkoordination abdeckt, ohne eine geteilte Datei, die jeder versehentlich sortieren kann. Dokumente hängen an dem Eigentümer oder Objekt, zu dem sie gehören. Rechnungen und Mahnungen leben neben der Beziehung statt in einem separaten Werkzeug. Auswertungen schöpfen aus all dem, und genau das beendet den monatlichen Neuaufbau der Abrechnung.

Der Assistent verändert den Alltagstakt. Er legt Datensätze aus einem einfachen Satz an und aktualisiert sie, formuliert das Nachfassen und arbeitet in WhatsApp genauso wie in der App, auch aus einer Sprachnachricht, die zwischen zwei Wechseln diktiert wurde. Schicken Sie ihm ein Foto einer Visitenkarte von einem Eigentümertreffen, und Sie bekommen einen Kontakt. Schicken Sie ihm eine Tabelle, und er extrahiert die Datensätze, was eine recht bequeme Art ist, die oben beschriebenen Tabs herüberzuholen. Jede zerstörende oder massenhafte Aktion fragt vorher nach Ihrer Bestätigung, und Automatisierungsregeln, die Sie in einem Satz beschreiben, werden Ihnen in klarer Sprache zurückgezeigt, bevor irgendetwas läuft.

Preise: Pauschale, nicht pro Platz. Almost Free für 5 US-Dollar pro Monat, oder 4 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Abrechnung, für 1 Teammitglied und 1 GB Speicher. Starter für 29 US-Dollar pro Monat, oder 23 US-Dollar jährlich, für 10 Mitglieder und 5 GB. Growth für 59 US-Dollar pro Monat, oder 47 US-Dollar jährlich, für 20 Mitglieder und 10 GB. Scale für 119 US-Dollar pro Monat, oder 95 US-Dollar jährlich, für 100 Mitglieder und 25 GB. Eine Customize-Option wird für größeren Bedarf angeboten. Alle Details auf der Preisseite.

Am besten geeignet für: Gastgeber und Mitverwalter, deren Tabelle die Zahlen noch gut beherrscht, in der aber kein Platz mehr für die Eigentümerbeziehungen, das Nachfassen und den Papierkram drumherum ist.

Warum Gastgeber und Verwalter Zoye wählen

Es sind immer dieselben drei Gründe.

Es übernimmt den Teil, den die Tabelle wirklich nicht halten kann. Künftige Verpflichtungen gegenüber einem Eigentümer mit Frist, Gespräche mit hinterlegter Quelle, auslaufende Verträge. Nichts davon ist eine Zeile in einem Raster, und alles davon ist Geld.

Es stellt sich neben das PMS statt sich mit ihm zu streiten. Niemand muss seinen Channel Manager herausreißen oder einen Buchungskalender migrieren. Der operative Kern bleibt exakt, wo er ist, und die Geschäftsschicht kommt außen herum dazu.

Der Assistent erledigt die Verwaltung, die die Tabelle von Hand verlangt hat, und er erledigt sie aus WhatsApp heraus, wo diese Arbeit tatsächlich passiert, wenn Sie im Hauseingang auf die Reinigungskraft warten.

Holen Sie Objekte und Eigentümer in Zoye und sehen Sie, wie viel monatliche Verwaltung verschwindet. Der Einstiegstarif ist Almost Free für 5 US-Dollar pro Monat, mit der vollständigen Plattform einschließlich KI.

Mehr Kontext finden Sie unter CRM für Ferienvermietung, Marketing für Ferienwohnungen, CRM ohne Dateneingabe und die beste Software für Ferienvermietung.