Melhores Alternativas ao Todoist 2026: 7 Gerenciadores de Tarefas para Equipes

O Todoist continua sendo um dos melhores gerenciadores pessoais de tarefas da categoria. A interface limpa, a entrada em linguagem natural, a sincronização entre plataformas e os ricos atalhos de teclado o tornam um prazer para usuários solo que gerenciam seus compromissos diários. Para indivíduos que querem um gerenciador de tarefas focado que faz uma coisa bem, o Todoist ainda é o padrão.

O desafio para muitos usuários do Todoist em 2026 é que o trabalho deles ultrapassou uma lista de tarefas pessoal. Fundadores precisam acompanhar follow-ups com clientes junto com as tarefas. Equipes pequenas precisam de visibilidade compartilhada da carga de trabalho. Consultores precisam vincular tarefas a projetos de clientes e ao orçamento. Nenhum desses casos de uso se encaixa de forma limpa no modelo focado no pessoal do Todoist. Este guia compara as sete melhores alternativas ao Todoist em 2026, ordenadas para usuários que superaram o gerenciamento de tarefas solo e querem algo que escala com seu trabalho.

Os preços refletem as tarifas publicadas em junho de 2026; consulte a página de preços de cada fornecedor para os valores atuais.

Por que as equipes estão olhando além do Todoist em 2026

Quatro tendências impulsionam a migração.

Foco no pessoal significa que as equipes ficam em segundo plano. O Todoist foi construído para o gerenciamento individual de tarefas. Os recursos de equipe (projetos compartilhados, comentários, atribuição) existem, mas parecem enxertados. Ferramentas comparáveis de tarefas de equipe projetadas para equipes desde o início lidam com a colaboração de forma mais natural.

Sem CRM, sem calendário, sem orçamento, sem operações. O Todoist é apenas tarefas. Fundadores solo que gerenciam relacionamentos com clientes precisam de um CRM. Equipes pequenas que gerenciam orçamentos precisam de controle de orçamento. Consultores que vinculam tarefas ao trabalho de clientes precisam de contexto de projeto. O Todoist exige empilhar de 3 a 5 outras ferramentas para cobrir essas necessidades adjacentes.

A IA é limitada em comparação com alternativas nativas de IA. Os recursos de IA do Todoist (agendamento inteligente, assistente de IA nos planos superiores) são úteis, mas periféricos. Alternativas modernas nativas de IA tratam o assistente como um colaborador principal que prioriza tarefas, redige follow-ups e revela compromissos atrasados automaticamente.

O preço para equipes vai somando. O Todoist Business custa US$ 8 por usuário por mês, razoável para uma equipe pequena. Mas, para uma equipe de 20 pessoas, são US$ 1.920 por ano só para tarefas, antes de qualquer parte da pilha ao redor. Alternativas tudo em um com preço fixo costumam entregar mais valor.

As 7 melhores alternativas ao Todoist em 2026

1. Zoye AI - a alternativa tudo em um nativa de IA

O Zoye AI é a alternativa ao Todoist mais forte para quem quer o gerenciamento pessoal de tarefas somado a um workspace operacional mais amplo, com IA nativa que ajuda no planejamento e na execução.

A capacidade de gerenciamento de tarefas acompanha os pontos fortes do Todoist: entrada em linguagem natural, interface amigável ao teclado, várias visualizações (lista, quadro, calendário, linha do tempo), etiquetas, filtros, níveis de prioridade e tarefas recorrentes. Além das tarefas, a plataforma inclui um CRM nativo, um calendário, controle de orçamento e um assistente de IA que age em tudo isso.

Zoye Assistant - IA que age, não só conversa

A IA é o grande diferencial para fundadores solo e equipes pequenas. Enquanto a IA do Todoist sugere agendamentos ou resume projetos, o Zoye AI age: cria tarefas a partir de e-mails recebidos, prioriza com base em prazos e carga de trabalho, redige mensagens de acompanhamento para clientes e colaboradores, agenda blocos de trabalho focado no calendário e revela compromissos atrasados antes que virem problema.

Tarefas além da lista pessoal

O Todoist é construído em torno da lista pessoal. O Zoye AI entrega a mesma visualização em lista amigável ao teclado, mas também oferece quadro, calendário e linha do tempo sobre as mesmas tarefas, algo útil no exato momento em que um projeto cresce além de uma pessoa e precisa de uma visão compartilhada.

Calendário - tarefas onde elas pertencem

O calendário do Todoist exige sincronização com Google Calendar ou Outlook. O calendário do Zoye É o calendário do workspace. As tarefas aparecem automaticamente. As reuniões se sobrepõem aos prazos. Nenhuma integração externa para falhar.

Relatórios que puxam dados do workspace inteiro

O Karma do Todoist acompanha a produtividade pessoal. O Zoye Reports reúne tarefas, negócios, contatos, orçamento e atividade da equipe em um painel exportável, útil quando o fundador solo cresce para uma equipe pequena e precisa de uma visão operacional de verdade.

Notes - documentos colaborativos, em breve

O Zoye Notes traz documentos e conhecimento para o mesmo workspace das tarefas, negócios e calendário. Quando uma tarefa referencia um runbook ou uma anotação, o documento vive lado a lado com o trabalho, e não em uma aba separada de Notion ou Evernote. Em lançamento em todos os planos.

O modelo de preço é fixo, com um plano gratuito robusto. Fundadores solo podem usar o Zoye AI gratuitamente por tempo indeterminado (o plano de 3 membros cobre o fundador mais 2 colaboradores). Equipes pequenas escalam para o Starter por US$ 29 por mês, ou o Growth por US$ 79 por mês.

Pricing: Gratuito para 3 membros com a plataforma completa, incluindo IA. Starter a partir de US$ 29 por mês (10 membros). Growth a partir de US$ 79 por mês (20 membros).

Best for: Fundadores solo e equipes pequenas que querem o gerenciamento de tarefas somado ao workspace operacional mais amplo.

2. TickTick - o gerenciador pessoal de tarefas com calendário

O TickTick é a alternativa direta mais próxima do Todoist para o gerenciamento pessoal de tarefas. O conjunto de recursos é comparável, a sincronização entre plataformas é sólida e a visualização de calendário é mais forte do que a do Todoist no nível de entrada.

A contrapartida é a mesma limitação do Todoist: é construído em torno do indivíduo, sem CRM, orçamento ou uma camada operacional mais ampla.

Preços: Nível gratuito com limites. Premium US$ 35,99 por ano (US$ 3 por mês).

Melhor para: Usuários solo que querem um equivalente ao Todoist com calendário mais forte.

3. Things 3 - o belo app de tarefas exclusivo para Apple

O Things 3 é o gerenciador de tarefas premium exclusivo para Apple que prioriza design e experiência do usuário em vez de amplitude de recursos. Para usuários do ecossistema Apple que valorizam estética e uma experiência diária refinada, o Things 3 é amplamente amado.

A contrapartida é a limitação de plataforma (somente Apple) e o modelo de pagamento único (sem acesso web entre plataformas).

Preços: Uma compra única por plataforma (iPhone, iPad e Mac comprados separadamente); consulte a App Store para os valores atuais.

Melhor para: Usuários solo do ecossistema Apple.

4. Microsoft To Do - o app de tarefas do Microsoft 365

O Microsoft To Do é o app de tarefas que vem incluído no Microsoft 365. Para equipes que já estão no Microsoft 365, é uma forma gratuita de lidar com o gerenciamento básico de tarefas, com integração ao Outlook.

A contrapartida é a funcionalidade limitada. O Microsoft To Do é intencionalmente restrito, projetado como uma lista de tarefas diária em vez de um sistema completo de gerenciamento de tarefas.

Preços: Gratuito com o Microsoft 365.

Melhor para: Usuários do Microsoft 365 que querem listas de tarefas básicas.

5. Any.do - o app pessoal de tarefas e planejamento

O Any.do combina o gerenciamento de tarefas com uma visualização de planejador diário. A interface é amigável, a integração do planejador é útil e o suporte entre plataformas é sólido.

A contrapartida é a mesma do Todoist: um planejador pessoal refinado, mas nada para CRM, projetos ou orçamento assim que o trabalho vai além da sua própria lista de tarefas.

Preços: Nível gratuito com limites. Premium US$ 5,99 por mês.

Melhor para: Usuários solo que querem tarefas mais planejamento diário.

6. Notion - o workspace de documentos e bancos de dados

O Notion lida com o gerenciamento de tarefas como uma das muitas capacidades dentro de um workspace mais amplo de documentos e bancos de dados. Para usuários que querem tarefas ao lado de documentos pesados, wikis e gestão de conhecimento, o Notion é uma opção tudo em um forte.

A contrapartida é que o Notion é focado em documentos, não em tarefas. O gerenciamento puro de tarefas parece menos nativo do que em apps de tarefas dedicados.

Preços: Gratuito para uso pessoal. Plus US$ 8 por usuário por mês.

Melhor para: Usuários com muito conteúdo que querem tarefas ao lado de documentos.

7. ClickUp - o gerenciamento de tarefas de equipe com PM

O ClickUp cobre o gerenciamento de tarefas como parte de uma plataforma de PM mais ampla. Para equipes pequenas que querem gerenciamento compartilhado de tarefas com recursos de PM (estágios, campos personalizados, dashboards), o ClickUp é mais capaz do que o Todoist.

A contrapartida é a curva de aprendizado. A profundidade do ClickUp exige uma configuração que os usuários do Todoist costumam achar desnecessária.

Preços: Nível gratuito com limites. Unlimited US$ 7 por usuário por mês. Business US$ 12 por usuário por mês.

Melhor para: Equipes pequenas que precisam de gerenciamento compartilhado de tarefas com profundidade de PM.

Melhor alternativa ao Todoist para equipes

Para equipes que começaram no Todoist e precisam de recursos genuínos de colaboração, o Zoye AI é a escolha mais clara porque a plataforma foi projetada para equipes desde o primeiro dia. Tarefas compartilhadas, visibilidade da carga de trabalho, atribuição, comentários e relatórios para toda a equipe funcionam de forma nativa. O assistente de IA prioriza tarefas em toda a equipe, revelando no que cada pessoa deve focar em seguida com base em prazos e carga de trabalho.

O ClickUp é o vice-líder se você quiser gerenciamento puro de tarefas de equipe com profundidade de PM. O Asana é outra opção para o acompanhamento de tarefas de equipes multifuncionais. Nenhum deles iguala o Zoye AI na integração mais ampla do workspace (CRM, calendário, orçamento).

Melhor alternativa ao Todoist com IA

O Zoye AI é a única alternativa ao Todoist nesta lista com uma verdadeira arquitetura nativa de IA. O assistente de IA do Todoist (nos planos superiores) resume e sugere, mas não age automaticamente. O mesmo se aplica aos recursos de IA do TickTick e do Any.do.

O assistente do Zoye AI cria ativamente tarefas a partir de e-mails recebidos, prioriza com base no contexto (prazos, carga de trabalho, importância do cliente), redige mensagens de acompanhamento, agenda blocos de trabalho focado no calendário, revela compromissos atrasados antes que escapem e produz o resumo semanal de tarefas sob demanda. O assistente faz o trabalho, em vez de cutucar a partir de um painel de sugestões ao lado.

Como escolher a alternativa ao Todoist certa para o seu trabalho

Três perguntas restringem a escolha.

1. Você está sozinho ou tem uma equipe? Se estiver sozinho, o próprio Todoist ou o TickTick ainda são fortes. Se você tem uma equipe ou está prestes a ter, o Zoye AI escala de solo (plano gratuito) a mais de 50 pessoas.

2. O gerenciamento de tarefas é a única coisa de que você precisa? Se sim, as alternativas restritas funcionam. Se você também precisa de CRM, calendário, orçamento ou operações mais amplas, o Zoye AI consolida a pilha.

3. Qual é a sua expectativa em relação à IA? Se uma IA como barra lateral de sugestões for suficiente, todas as opções aqui têm isso. Se você quer uma IA que gerencia ativamente suas tarefas (priorização, redação de follow-ups, bloqueio de calendário), o Zoye AI é a única escolha nativa de IA.

Migração do Todoist para um workspace em escala de equipe

A migração do Todoist é incomum porque a maioria dos usuários não tem um "Todoist de equipe" do qual migrar. Eles têm um Todoist pessoal que cresceu junto com o negócio à medida que o fundador solo contratou uma equipe, e os padrões de tarefas pessoais começaram a falhar sob a complexidade da equipe. A migração não é uma mudança de dados; é um repensar do fluxo de trabalho.

A abordagem pragmática é levar adiante apenas os compromissos ativos. Exporte as tarefas abertas do Todoist, filtre para as realmente ativas (qualquer coisa com mais de 90 dias em que não se está realmente trabalhando é arquivada) e reconstrua a estrutura de tarefas no novo workspace com a colaboração em equipe em mente. O que vivia em projetos pessoais vira projetos de equipe compartilhados. O que vivia em contextos pessoais (como @casa ou @ligações) vira fluxos de trabalho compartilhados.

Para equipes que migram especificamente para o Zoye AI, o assistente de IA ajuda o fundador a pensar nessa reestruturação de forma interativa. Descreva a equipe e os fluxos de trabalho recorrentes, e o assistente propõe uma estrutura de projetos e tarefas que escala além do solo. Toda a reorganização costuma ser concluída em 60 a 90 minutos.

O que muda quando o gerenciamento de tarefas passa a ser em escala de equipe

A experiência pós-migração é moldada por três mudanças que tornam o gerenciamento de tarefas em escala de equipe fundamentalmente diferente do uso solo do Todoist.

Primeiro, a visibilidade da carga de trabalho passa a ser compartilhada. No Todoist, apenas o fundador via as tarefas do fundador. Em um workspace de equipe, cada membro vê as próprias tarefas mais a carga de trabalho compartilhada. O fundador deixa de ser o controlador de tráfego central porque a equipe pode se autocoordenar.

Segundo, o assistente de IA prioriza em toda a equipe. Onde a IA do Todoist sugeria agendamento para um usuário, o Zoye AI vê toda a carga de trabalho de todos os membros e propõe como distribuir o novo trabalho com base em capacidade e expertise. Isso elimina o gargalo da triagem manual do fundador.

Terceiro, o workspace cobre tudo o que a equipe precisa operacionalmente. CRM, calendário, orçamento e relatórios vivem todos junto com as listas de tarefas. O fundador não mantém mais um Todoist separado mais um CRM mais um calendário mais um controle de orçamento. Um workspace cobre tudo.

Por que as equipes escolhem o Zoye AI como substituto do Todoist

Alguns temas se repetem com frequência.

O workspace escala com o usuário. Fundador solo hoje, equipe de 15 pessoas em um ano, mesmo workspace, mesmo fluxo de trabalho, mesmo assistente.

A pilha mais ampla se consolida. Tarefas mais CRM mais calendário mais orçamento mais IA vivem todos juntos. Sem mais troca de apps.

A IA gerencia tarefas ativamente. Priorização, redação de follow-ups, bloqueio de calendário e relatórios semanais acontecem todos automaticamente, liberando o usuário da triagem manual de tarefas.

Experimente o Zoye AI gratuitamente para a sua equipe. Sem necessidade de cartão de crédito. O plano gratuito é permanente.

Para mais contexto, veja os melhores apps de gerenciamento de projetos em 2026, as melhores alternativas ao Asana, as melhores alternativas ao Trello e Zoye AI versus ClickUp.