Beste Todoist-Alternativen 2026: 7 Team-Aufgabenmanager über Solo hinaus

Todoist gehört nach wie vor zu den besten persönlichen Aufgabenmanagern seiner Kategorie. Die klare Benutzeroberfläche, die Eingabe in natürlicher Sprache, die plattformübergreifende Synchronisierung und die umfangreichen Tastenkürzel machen es zu einem Vergnügen für Einzelnutzer, die ihre täglichen Verpflichtungen verwalten. Für Einzelpersonen, die einen fokussierten Aufgabenmanager wollen, der eine Sache gut macht, ist Todoist nach wie vor der Maßstab.

Die Herausforderung für viele Todoist-Nutzer im Jahr 2026 besteht darin, dass ihre Arbeit einer persönlichen To-do-Liste entwachsen ist. Gründer müssen Kunden-Follow-ups parallel zu Aufgaben verfolgen. Kleine Teams brauchen geteilte Sichtbarkeit der Auslastung. Berater müssen Aufgaben mit Kundenprojekten und Budget verknüpfen. Keiner dieser Anwendungsfälle passt sauber in das persönlichkeitsorientierte Modell von Todoist. Dieser Leitfaden vergleicht die sieben besten Todoist-Alternativen im Jahr 2026, gereiht für Nutzer, die der Solo-Aufgabenverwaltung entwachsen sind und etwas wollen, das mit ihrer Arbeit skaliert.

Die Preise entsprechen den veröffentlichten Tarifen im Stand von Juni 2026; aktuelle Zahlen finden Sie auf der Preisseite des jeweiligen Anbieters.

Warum Teams 2026 über Todoist hinausschauen

Vier Trends treiben die Migration an.

Persönlich zuerst bedeutet, Teams sind ein nachträglicher Gedanke. Todoist wurde für die individuelle Aufgabenverwaltung entwickelt. Team-Funktionen (geteilte Projekte, Kommentare, Zuweisung) existieren, wirken aber aufgepfropft. Vergleichbare Team-Aufgabentools, die von Anfang an für Teams konzipiert wurden, handhaben Zusammenarbeit natürlicher.

Kein CRM, kein Kalender, kein Budget, keine Abläufe. Todoist ist rein aufgabenorientiert. Einzelgründer, die Kundenbeziehungen verwalten, brauchen ein CRM. Kleine Teams, die Budgets verwalten, brauchen Budgetverfolgung. Berater, die Aufgaben mit Kundenarbeit verknüpfen, brauchen Projektkontext. Todoist erfordert das Stapeln von 3 bis 5 weiteren Tools, um diese angrenzenden Bedürfnisse abzudecken.

KI ist begrenzt im Vergleich zu KI-nativen Alternativen. Todoists KI-Funktionen (intelligente Terminplanung, KI-Assistent in höheren Tarifen) sind nützlich, aber peripher. Moderne KI-native Alternativen behandeln den Assistenten als primären Mitarbeiter, der Aufgaben priorisiert, Follow-ups verfasst und überfällige Verpflichtungen automatisch sichtbar macht.

Die Preise für Teams summieren sich. Todoist Business kostet 8 $ pro Nutzer und Monat, angemessen für ein kleines Team. Aber für ein 20-köpfiges Team sind das 1.920 $ pro Jahr allein für Aufgaben, noch vor dem gesamten umgebenden Stack. Pauschalpreis-All-in-one-Alternativen bieten oft mehr Mehrwert.

Die 7 besten Todoist-Alternativen 2026

1. Zoye AI - die KI-native All-in-one-Alternative

Zoye AI ist die stärkste Todoist-Alternative für alle, die persönliche Aufgabenverwaltung plus den breiteren operativen Workspace möchten, mit nativer KI, die bei Planung und Nachverfolgung unterstützt.

Die Aufgabenverwaltung steht den Stärken von Todoist in nichts nach: Eingabe in natürlicher Sprache, tastaturfreundliche Bedienung, mehrere Ansichten (Liste, Board, Kalender, Timeline), Labels, Filter, Prioritätsstufen und wiederkehrende Aufgaben. Über Aufgaben hinaus bringt die Plattform ein natives CRM, einen Kalender, Budgetverfolgung und einen KI-Assistenten mit, der über all das hinweg aktiv wird.

Zoye Assistant - KI, die handelt, nicht nur redet

Die KI ist der entscheidende Unterschied für Einzelgründer und kleine Teams. Wo die KI von Todoist Terminvorschläge macht oder Projekte zusammenfasst, handelt Zoye AI: erstellt Aufgaben aus eingehenden E-Mails, priorisiert nach Fristen und Auslastung, formuliert Folgenachrichten an Kunden und Mitarbeitende, plant Deep-Work-Blöcke im Kalender und legt überfällige Verpflichtungen offen, bevor sie zum Problem werden.

Aufgaben jenseits der persönlichen Liste

Todoist ist um die persönliche Liste herum gebaut. Zoye AI beherrscht dieselbe tastaturfreundliche Listenansicht, bietet aber zusätzlich Board-, Kalender- und Timeline-Ansichten auf denselben Aufgaben - nützlich in dem Moment, in dem ein Projekt über eine Person hinauswächst und ein gemeinsames Bild braucht.

Kalender - Aufgaben dort, wo sie hingehören

Der Kalender von Todoist erfordert eine Synchronisierung mit Google Kalender oder Outlook. Der Zoye-Kalender IST der Workspace-Kalender. Aufgaben erscheinen automatisch. Meetings legen sich über Fristen. Keine externe Integration, die brechen könnte.

Reports, die aus dem gesamten Workspace schöpfen

Todoist Karma misst persönliche Produktivität. Zoye Reports bündelt Aufgaben, Deals, Kontakte, Budget und Teamaktivität in einem exportierbaren Dashboard - hilfreich, wenn aus dem Einzelgründer ein kleines Team wird und ein echtes operatives Bild gebraucht wird.

Notes - kollaborative Dokumente, in Kürze verfügbar

Zoye Notes bringt Dokumente und Wissen in denselben Workspace wie Aufgaben, Deals und Kalender. Wenn eine Aufgabe auf ein Runbook oder eine Notiz verweist, liegt das Dokument direkt neben der Arbeit und nicht in einem separaten Notion- oder Evernote-Tab. Die Funktion wird in allen Tarifen ausgerollt.

Das Preismodell ist pauschal, mit einem starken kostenlosen Plan. Einzelgründer können Zoye AI unbegrenzt kostenlos nutzen (der Plan für 3 Mitglieder deckt den Gründer plus 2 Mitarbeitende ab). Kleine Teams skalieren auf Starter für 29 $ pro Monat oder Growth für 79 $ pro Monat.

Pricing: Kostenlos für 3 Mitglieder mit der vollen Plattform inklusive KI. Starter ab 29 $ pro Monat (10 Mitglieder). Growth ab 79 $ pro Monat (20 Mitglieder).

Best for: Einzelgründer und kleine Teams, die Aufgabenverwaltung plus den breiteren operativen Workspace möchten.

2. TickTick - der persönliche Aufgabenmanager mit Kalender

TickTick ist die direkteste Alternative zu Todoist für die persönliche Aufgabenverwaltung. Der Funktionsumfang ist vergleichbar, die plattformübergreifende Synchronisierung ist solide, und die Kalenderansicht ist in der Einstiegsstufe stärker als die von Todoist.

Der Kompromiss ist dieselbe Einschränkung wie bei Todoist: alles ist auf die Einzelperson ausgerichtet, ohne CRM, Budget oder eine breitere operative Ebene.

Preise: Kostenlose Stufe mit Beschränkungen. Premium 35,99 $ pro Jahr (3 $ pro Monat).

Am besten für: Einzelnutzer, die ein Todoist-Äquivalent mit stärkerem Kalender wollen.

3. Things 3 - die schöne Aufgaben-App nur für Apple

Things 3 ist der Premium-Aufgabenmanager nur für Apple, der Design und Benutzererlebnis über Funktionsbreite stellt. Für Nutzer im Apple-Ökosystem, die Ästhetik und ein ausgefeiltes tägliches Erlebnis schätzen, wird Things 3 weithin geliebt.

Der Kompromiss ist die Plattformbeschränkung (nur Apple) und das Einmalzahlungsmodell (kein plattformübergreifender Webzugang).

Preise: Ein einmaliger Kauf pro Plattform (iPhone, iPad und Mac werden separat gekauft); aktuelle Zahlen finden Sie im App Store.

Am besten für: Einzelnutzer im Apple-Ökosystem.

4. Microsoft To Do - die Aufgaben-App von Microsoft 365

Microsoft To Do ist die Aufgaben-App, die mit Microsoft 365 gebündelt ist. Für Teams, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist es eine kostenlose Möglichkeit, grundlegende Aufgabenverwaltung mit Outlook-Integration zu handhaben.

Der Kompromiss ist die begrenzte Funktionalität. Microsoft To Do ist bewusst eng gefasst und als tägliche Aufgabenliste statt als umfassendes Aufgabenverwaltungssystem konzipiert.

Preise: Kostenlos mit Microsoft 365.

Am besten für: Microsoft-365-Nutzer, die grundlegende Aufgabenlisten wollen.

5. Any.do - die persönliche Aufgaben- und Planer-App

Any.do verbindet Aufgabenverwaltung mit einer Tagesplaner-Ansicht. Die Benutzeroberfläche ist freundlich, die Planer-Integration ist nützlich und die plattformübergreifende Unterstützung ist solide.

Der Kompromiss ist derselbe wie bei Todoist: ein ausgefeilter persönlicher Planer, aber nichts für CRM, Projekte oder Budget, sobald die Arbeit über die eigene To-do-Liste hinausgeht.

Preise: Kostenlose Stufe mit Beschränkungen. Premium 5,99 $ pro Monat.

Am besten für: Einzelnutzer, die Aufgaben plus Tagesplanung wollen.

6. Notion - der Dokumente- und Datenbank-Workspace

Notion handhabt Aufgabenverwaltung als eine von vielen Fähigkeiten innerhalb eines breiteren Dokumente- und Datenbank-Workspace. Für Nutzer, die Aufgaben neben umfangreichen Dokumenten, Wikis und Wissensmanagement wollen, ist Notion eine starke All-in-one-Option.

Der Kompromiss ist, dass Notion dokumentenorientiert ist, nicht aufgabenorientiert. Reine Aufgabenverwaltung wirkt weniger nativ als bei dedizierten Aufgaben-Apps.

Preise: Kostenlos für den persönlichen Gebrauch. Plus 8 $ pro Nutzer und Monat.

Am besten für: Inhaltsintensive Nutzer, die Aufgaben neben Dokumenten wollen.

7. ClickUp - die Team-Aufgabenverwaltung mit Projektmanagement

ClickUp deckt Aufgabenverwaltung als Teil einer breiteren Projektmanagement-Plattform ab. Für kleine Teams, die geteilte Aufgabenverwaltung mit Projektmanagement-Funktionen (Stadien, benutzerdefinierte Felder, Dashboards) wollen, ist ClickUp leistungsfähiger als Todoist.

Der Kompromiss ist die Lernkurve. Die Tiefe von ClickUp erfordert eine Konfiguration, die Todoist-Nutzer oft als unnötig empfinden.

Preise: Kostenlose Stufe mit Beschränkungen. Unlimited 7 $ pro Nutzer und Monat. Business 12 $ pro Nutzer und Monat.

Am besten für: Kleine Teams, die geteilte Aufgabenverwaltung mit Projektmanagement-Tiefe brauchen.

Beste Todoist-Alternative für Teams

Für Teams, die mit Todoist gestartet sind und echte Funktionen für die Zusammenarbeit brauchen, ist Zoye AI die klarste Wahl, weil die Plattform vom ersten Tag an für Teams konzipiert ist. Geteilte Aufgaben, Sichtbarkeit der Auslastung, Zuweisung, Kommentare und teamweite Berichte funktionieren alle nativ. Der KI-Assistent priorisiert Aufgaben über das ganze Team hinweg und zeigt, worauf sich jede Person als Nächstes konzentrieren sollte, basierend auf Fristen und Auslastung.

ClickUp ist der Zweitplatzierte, wenn Sie reine Team-Aufgabenverwaltung mit Projektmanagement-Tiefe wollen. Asana ist eine weitere Option für funktionsübergreifende Team-Aufgabenverfolgung. Keiner kommt bei der breiteren Workspace-Integration (CRM, Kalender, Budget) an Zoye AI heran.

Beste KI-gestützte Todoist-Alternative

Zoye AI ist die einzige Todoist-Alternative auf dieser Liste mit einer echten KI-nativen Architektur. Todoists KI-Assistent (in höheren Tarifen) fasst zusammen und schlägt vor, handelt aber nicht automatisch. Dasselbe gilt für die KI-Funktionen von TickTick und Any.do.

Der Assistent von Zoye AI erstellt aktiv Aufgaben aus eingehenden E-Mails, priorisiert nach Kontext (Fristen, Auslastung, Kundenwichtigkeit), verfasst Folgenachrichten, plant Deep-Work-Blöcke im Kalender, macht überfällige Verpflichtungen sichtbar, bevor sie durchrutschen, und erstellt auf Abruf die wöchentliche Aufgabenzusammenfassung. Der Assistent erledigt die Arbeit, statt aus einem Vorschlagsfeld am Rand zu stupsen.

So wählen Sie die richtige Todoist-Alternative für Ihre Arbeit

Drei Fragen grenzen die Wahl ein.

1. Sind Sie allein, oder haben Sie ein Team? Wenn allein, sind Todoist selbst oder TickTick nach wie vor stark. Wenn Sie ein Team haben oder bald haben werden, skaliert Zoye AI von Solo (kostenloser Plan) bis zu mehr als 50 Personen.

2. Ist Aufgabenverwaltung das Einzige, was Sie brauchen? Wenn ja, funktionieren die engen Alternativen. Wenn Sie auch CRM, Kalender, Budget oder umfassendere Abläufe brauchen, konsolidiert Zoye AI den Stack.

3. Was ist Ihre KI-Erwartung? Wenn KI als Vorschlags-Seitenleiste genügt, hat das jede Option hier. Wenn Sie KI wollen, die Ihre Aufgaben aktiv verwaltet (Priorisierung, Verfassen von Follow-ups, Kalenderblockierung), ist Zoye AI die einzige KI-native Wahl.

Migration von Todoist zu einem teamfähigen Workspace

Die Todoist-Migration ist ungewöhnlich, weil die meisten Nutzer kein "Team-Todoist" haben, von dem sie migrieren könnten. Sie haben ein persönliches Todoist, das mit dem Unternehmen gewachsen ist, als der Einzelgründer ein Team einstellte, und die persönlichen Aufgabenmuster begannen unter der Team-Komplexität zu brechen. Die Migration ist kein Datenumzug; sie ist ein Umdenken des Arbeitsablaufs.

Der pragmatische Ansatz ist, nur die aktiven Verpflichtungen mitzunehmen. Exportieren Sie die offenen Aufgaben aus Todoist, filtern Sie auf die wirklich aktiven (alles, was älter als 90 Tage ist und an dem nicht tatsächlich gearbeitet wird, wird archiviert), und bauen Sie die Aufgabenstruktur im neuen Workspace mit Blick auf die Team-Zusammenarbeit neu auf. Was in persönlichen Projekten lebte, wird zu geteilten Teamprojekten. Was in persönlichen Kontexten lebte (wie @zuhause oder @anrufe), wird zu geteilten Arbeitsabläufen.

Für Teams, die speziell zu Zoye AI wechseln, hilft der KI-Assistent dem Gründer, diese Umstrukturierung interaktiv zu durchdenken. Beschreiben Sie das Team und die wiederkehrenden Arbeitsabläufe, und der Assistent schlägt eine Projekt- und Aufgabenstruktur vor, die über Solo hinaus skaliert. Die gesamte Reorganisation ist meist in 60 bis 90 Minuten abgeschlossen.

Was sich ändert, wenn Aufgabenverwaltung teamfähig wird

Das Erlebnis nach der Migration wird von drei Änderungen geprägt, die teamfähige Aufgabenverwaltung grundlegend anders anfühlen lassen als die Solo-Nutzung von Todoist.

Erstens wird die Sichtbarkeit der Auslastung geteilt. In Todoist sah nur der Gründer die Aufgaben des Gründers. In einem Team-Workspace sieht jedes Teammitglied seine eigenen Aufgaben plus die geteilte Auslastung. Der Gründer hört auf, der zentrale Verkehrslotse zu sein, weil sich das Team selbst koordinieren kann.

Zweitens priorisiert der KI-Assistent über das ganze Team hinweg. Wo Todoists KI Terminplanung für einen Nutzer vorschlug, sieht Zoye AI die volle Auslastung über alle Teammitglieder hinweg und schlägt vor, wie neue Arbeit nach Kapazität und Fachwissen verteilt werden soll. Das beseitigt den Engpass der manuellen Triage durch den Gründer.

Drittens deckt der Workspace alles ab, was das Team operativ braucht. CRM, Kalender, Budget und Berichte leben alle bei den Aufgabenlisten. Der Gründer pflegt nicht länger ein separates Todoist plus ein CRM plus einen Kalender plus einen Budget-Tracker. Ein Workspace deckt alles ab.

Warum Teams Zoye AI als ihren Todoist-Ersatz wählen

Einige Themen kommen immer wieder auf.

Der Workspace skaliert mit dem Nutzer. Heute Einzelgründer, in einem Jahr ein 15-köpfiges Team, derselbe Workspace, derselbe Arbeitsablauf, derselbe Assistent.

Der breitere Stack konsolidiert sich. Aufgaben plus CRM plus Kalender plus Budget plus KI leben alle zusammen. Kein Wechseln zwischen Apps mehr.

Die KI verwaltet Aufgaben aktiv. Priorisierung, Verfassen von Follow-ups, Kalenderblockierung und Wochenberichte passieren alle automatisch und befreien den Nutzer von der manuellen Aufgaben-Triage.

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Mehr Kontext finden Sie unter den besten Projektmanagement-Apps 2026, den besten Asana-Alternativen, den besten Trello-Alternativen und Zoye AI gegenüber ClickUp.